Técnica de los 5 por qués: Analiza la causa raíz de un problema

Los 5 por qués es una técnica muy utilizada por las organizaciones cuando desean conocer las principales causas de un problema.

Por ejemplo, Eco Pro es una reconocida agencia de publicidad, actualmente cuenta con dos empleados, Carlos y Juan, sin embargo, ambos tienen muchos conflictos al momento de trabajar juntos.

P1. ¿Por qué tienen conflictos Juan y Carlos?

Porque no se ponen de acuerdo al momento de establecer una idea para la publicidad.

P2. ¿Por qué nunca están de acuerdo con ninguna idea?

Porque ninguno cede ante la propuesta del otro.

P3. ¿Por qué no ceden ante la propuesta de su compañero?

Porque ambos se enfocan en llevar a cabo su idea, más no en alcanzar los mejores resultados en conjunto.

P4. ¿Por qué ambos están enfocados en su idea y no en los resultados?

Porque cada uno quiere beneficiar su propia área de la agencia sin importar cómo puede afectar a su compañero.

P5. ¿Por qué no les importa si la otra área sale afectada?

Porque desconocen el proceso global de la agencia y únicamente se enfocan en sus propias actividades.

¿Te gustaría conocer más sobre esta técnica?

Entonces, presta atención para que saques el máximo provecho al contenido que he preparado para ti:

  • ¿Qué es la técnica de los 5 por qués?
  • ¿De qué trata la técnica de los 5 por qués?
  • Conoce el ejemplo de la fábrica V & C.

¡Comencemos!

¿De qué trata la técnica de los 5 por qués?

Los 5 por qués es una técnica sistemática de preguntas, que se utiliza con el fin de conocer cuál es la causa raíz de un problema que está enfrentando la organización.

En este caso, es necesario aclarar que “cinco” es solo un número sugerido por el método.

Sin embargo, existirán casos en que será relevante continuar más allá de las cinco preguntas, o por el contrario, será posible llegar a la causa raíz del problema antes del quinto por qué.

De este modo, la técnica sugiere que se pregunte al equipo de trabajo “por qué” se originó el problema, al menos cinco veces.

Una vez que sea difícil para ellos responder al “por qué”, se considera que la causa más probable fue identificada.

Sin embargo, es normal que las preguntas causen incomodidad en los miembros de equipo, pero como te mencioné en el apartado anterior, el fin de la técnica no es conocer quiénes son las personas involucradas en el problema, sino determinar su causa raíz para generar soluciones.

Ahora bien, una vez que has comprendido de qué trata esta herramienta, te invito a conocer las ventajas que aporta a la organización.

¡Presta atención a la siguiente imagen!

La técnica de los 5 por qués: Analiza la causa raíz de un problema
La técnica de los 5 por qués: Analiza la causa raíz de un problema

Interesante ¿cierto?                                       

Ahora bien, el creador de esta técnica fue Sakichi Toyada, el padre de la Revolución Industrial japonesa y fundador de la compañía Toyota Industries.

Toyada aplicó esta técnica como un componente vital para la resolución de problemas de manufactura en Toyota.

Luego, fue Taiichi Ohno un ingeniero industrial japonés, conocido por diseñar el sistema de producción Toyota, quien continuó implementando la técnica.

Pasos para aplicar los 5 por qués

La aplicación de la técnica es bastante simple.

¡Presta atención!

Paso 1: Recopilar información relevante

En primer lugar, para entender realmente cuál es el problema, necesitas tener evidencia y argumentos válidos sobre lo que sucedió.

Por ello, te recomiendo asignar a una persona dentro del equipo de trabajo que recopile información relacionada con el incidente.

Pues cuanta más información poseas, con mayor seguridad podrás determinar la causa raíz.

Paso 2: Reúne al equipo de trabajo

Seguidamente, debes reunir a las personas que presenciaron el problema o que conozcan el proceso en donde se originó, para que formen parte de la reunión.

A su vez, puedes asignar un facilitador capacitado en el área para que lidere la reunión y pueda mantener una postura imparcial sobre el problema.

Paso 3: Describe el problema

Durante la reunión, debes especificar de forma clara cuál es el problema, de ser posible, muestra el contexto en el que se originó e incluye información de cuándo y dónde sucedió.

Paso 4: Pregunte ¿por qué?

Seguidamente, realice al equipo de trabajo el primer ¿por qué?

Puede sonar algo simple, sin embargo, la respuesta exige al grupo, pensar en lo que realmente sucedió y dar una opinión fundamentada y organizada, dejando a un lado las suposiciones y opiniones personales.

Recuerde, debe preguntar ¿por qué? hasta que haya encontrado la causa raíz.

Surgirán ocasiones donde se podrá ir más allá para poder obtener las causas principales.

Paso 5: Implementa acciones

Una vez que has conocido la causa raíz del problema, debes implementar un conjunto de acciones para solventarlo y evitar que vuelva a suceder.

Paso 6: Analiza la efectividad de las soluciones

Debes monitorear el impacto que ha tenido en la organización y en el equipo de trabajo las acciones implementadas.

Es normal que tengas que realizar algunos ajustes o probar con nuevas acciones.

Paso 7: Estandariza

Por último, es necesario que la empresa lleve registros de lo sucedido, así como actualizar los planes de capacitación del personal de la organización.

Además, si existe otro departamento en la organización en el que se podrían implementar las mejoras, hazle llegar la información y así evitar que pasen por los mismos problemas.

Conoce el ejemplo de la fábrica V & C

La fábrica V & C es un emprendimiento de Valentina y Carlos, dos trabajadores que les encanta confeccionar ropa para damas y caballeros.

Antes de renunciar a sus puestos de trabajo, se plantearon la idea de crear su propia fábrica de confección y distribución de prendas de vestir.

En este caso, Valentina, una de las propietarias y costureras, debía realizar un gran número de prendas de vestir y entregarlas los próximos días.

Sin embargo, los distribuidores no entregaron el pedido a tiempo, por ende, Valentina decidió aplicar la técnica de los 5 por qués para conocer la raíz del problema.

Para empezar, recopiló toda la evidencia que iba a enseñar a sus trabajadores, en este caso, los mensajes y quejas de sus clientes comentándole que no habían entregado a tiempo el pedido.

Seguidamente, Valentina reunió a los distribuidores encargados de la entrega y les describió el problema que estaban enfrentando.

Posteriormente, comenzó a preguntar:

P1. ¿Por qué el cliente no recibió el producto en la fecha y la hora programadas?

Respuesta 1. Porque el producto no se envió en el momento adecuado.

P2. ¿Por qué el producto no se envió en el momento adecuado?

Respuesta 2. Porque los cronogramas en el área de distribución y entrega han sido mal elaborados.

P3. ¿Por qué los cronogramas han sido mal elaborados?

Repuesta 3. Porque en el área de distribución se utiliza una tabla de tiempos para cumplir con las entregas, sin embargo, no cumple con las particularidades del proceso de distribución de la organización.

P4. ¿Por qué el departamento adopta una tabla de tiempos ineficiente?

Respuesta 4. Porque en algún momento, se consideró que podría simplificar la previsión de entrega al cliente y que podría ser entendida por todos los trabajadores.

P5. ¿Por qué se decidió que la tabla de tiempos iba a simplificar la previsión de entrega al cliente y facilitar la comprensión de los empleados?

Respuesta 5. Porque actualmente no contamos con expertos que dominen el área de logística, por ende, se hizo uso de una herramienta que tal vez, podría ayudarnos por los momentos.

Después de que Valentina formulara los 5 por qués, encontró la causa raíz del problema.

Como ves, el problema de la fábrica radica en que al no contar con un experto en el área de logística, los cronogramas de entrega han sido mal elaborados y por lo tanto, no se realizan a tiempo, incumpliendo con la satisfacción del cliente.

En este sentido, para dar solución al problema, Valentina comenzó la búsqueda de contratar un experto en el área, que se encargase de realizar los cronogramas y otras actividades.

Constantemente, Valentina estuvo monitorizando el trabajo del nuevo encargado en el área y de que todo resultara de la mejor manera posible.

Si quieres aprender más sobre herramientas para la toma de decisiones, te invito a leer el siguiente post:

Conclusiones

En este punto, ya sabes de qué trata y cómo se aplica la técnica de los 5 por qués.

Es una herramienta muy útil, cuyo fin es determinar cuál es la causa raíz del problema que está enfrentando la organización.

Por lo general, es una técnica muy sencilla de utilizar, no tiene dificultad de aplicación y se puede adaptar rápidamente a cualquier tipo de problema.

No olvides que puedes utilizar los siguientes pasos:

  • Recopila información relevante (P1): ten argumentos válidos sobre lo que sucedió.
  • Reúne al equipo de trabajo (P2): debes reunir a las personas que presenciaron el problema.
  • Describe el problema (P3): especifica al equipo de trabajo claramente cuál es el problema.
  • Pregunte ¿Por qué? (P4): comience a formular los por qués, para conocer la causa raíz.
  • Implementa acciones (P5): formula un conjunto de soluciones para que no vuelva a suceder el problema.
  • Analiza la efectividad de las soluciones (P6): observa si los cambios realizados dieron resultados o deben ser modificados.
  • Estandariza (P7): lleva registros de lo sucedido, para que todos los departamentos estén al tanto.

Por último, ponemos a tu disposición una gran herramienta para la gestión de tu negocio llamada Platzilla, ¡No te la pierdas!

Gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios.


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