La administración de negocios

La administración de negocios, es sin duda una disciplina  clave en cualquier organización que busque lucro.

También lo es para las que no lo tienen y en general, para cualquier actividad humana.  De allí, que esté presente en la mayoría de pensa de estudios universitarios. 

Es una disciplina dirigida a lograr objetivos, a través de las habilidades y destrezas de las personas y utilizando técnicas de gerencia.

Es tal su pertinencia que profesionales de otras áreas buscan maestrías en administración de negocios.

En este espacio, te invito a conocer los aspectos más importantes de la disciplina.

En concreto estudiamos:

  • Qué es la administración
  • Origen de la administración
  • Características de la administración de negocios
  • El proceso administrativo
    • Planificación
    • Organización
    • Dirección
    • Control

A empezar…

Administración de negocios
La Administración de negocios

Qué es la administración de negocios

La administración es la disciplina que estudia las organizaciones.

Administrar se entiende como la capacidad de guiar a las personas que forman parte de la empresa.

El fin último será alcanzar los objetivos de la manera más eficaz y eficientemente posible.

Para lograr esos objetivos es requisito, administrar los recursos de la organización (financieros, humanos, materiales, tecnológicos).

Asimismo, es un proceso cuyas etapas pasan por la planeación, organización, dirección, ejecución y control.

Todas estas etapas se desarrollan en coordinación para así formular y lograr los objetivos del negocio.

En ese sentido, estas fases responden al llamado proceso administrativo.

Por su parte el administrador es el director de orquesta de turno o el dueño de la brújula.

Ahora bien ¿por qué es importante la administración de negocios?

La administración es importante pues coordina las habilidades humanas buscando efectividad en el desarrollo las áreas funcionales del negocio.

Son estas, por ejemplo, marketing, recursos humanos, producción, finanzas e investigación y desarrollo.

En ese sentido,  la competitividad de la empresa en el mercado  y el equilibrio y coordinación interno dependerá de la calidad y eficiencia de su administración.

En síntesis, el éxito dependerá de la administración del negocio.

Origen de la administración de negocios

Aunque no es la intención estudiar las teorías que han marcado la evolución de la ciencia administrativa, es interesante hacer un pequeño recorrido por algunas posturas.

La disciplina surge en las primeras etapas de la vida social. El hombre se asocia para trabajar con otras personas para satisfacer sus necesidades.

En la medida en que se hacen más complejos los grupos, surgen ideas de organización.

Mientras que la sociedad avanzaba, también lo hacía la administración. 

Y en ese orden de ideas, empiezan a surgir principios, procesos y controles.

Incluso, se aplica el método científico para el  estudio de los procesos. Hay mejoras y se crean soluciones a los problemas del negocio.

Así, aparecen diferentes posturas que han marcado la evolución de la administración como ciencia y técnica. Entre otras, las teorías clásicas, las orientadas a las personas y a los sistemas.

Teorías Clásicas

Estas propuestas se enfocan en la estructura de la organización para lograr eficiencia.

En este marco, se proponen  los principios de la organización del trabajo, la selección científica del trabajador y la división del trabajo.

También son útiles, la Gráfica de Gantt, estudio de movimientos, la definición de principios administrativos, funciones, entre otros.

Teorías orientadas a las personas

Enfocadas en las relaciones humanas y el respeto a los trabajadores.

En esta teoría se considera el comportamiento de las personas y las relaciones como elementos clave del negocio.

Así también, se estudia la motivación como elemento que aporta a la productividad de la empresa.

En este contexto, surgen las primeras posturas que orientan hacia la responsabilidad social.

Teorías de Sistemas

La Teoría General de Sistemas entiende a la empresa como un sistema abierto.

Se trata de un conjunto de partes que funcionan conectadas logrando sinergias entre todas. En conjunto buscan un fin de mayor alcance.

Esas partes, por ejemplo, son las áreas funcionales que a su vez, forman parte de un sistema mayor, que es la empresa.

Todas, en conjunto, trabajan de forma armónica para un fin mayor, los objetivos del negocio

Lo interesante es que todas estas teorías tienen aplicación y vigencia en el funcionamiento administrativo de nuestros negocios.

Ahora bien, dirigimos nuestros negocios, pero sabemos qué caracteriza universalmente a la administración.

Sigamos…

Evolución de la administración
La administración se ha desarrollado gracias a los aportes de los científicos de la organización

Características de la administración de negocios

Entre las principales características tenemos:

Universalidad: está presente en cualquier organización de naturaleza social, sean estas formales o informales

Flexibilidad:  se adecúa a los diferentes tipos de organizaciones

Especificidad: mantiene sus características propias, aun cuando se relacione o compenetre con otras disciplinas

Unidad temporal: se desarrolla permanentemente en el tiempo. Habrá tiempos concretos para etapas o funciones, pero la administración del negocio, no termina

Unidad jerárquica: refiere a la existencia de líneas jerárquicas de autoridad claras

Amplitud de ejercicio: la administración es transversal, se realiza a cualquier nivel del negocio

Aporte de otras disciplinas: necesita de otras ciencias para que complementen la gestión, por ejemplo, estadística, psicología, ingeniería, entre otras.

Hasta ahora he descrito aspectos generales de la disciplina, pero  cuando  hablamos de administración, es necesario profundizar en el proceso administrativo.

El proceso administrativo

Se trata del  proceso mediante el cual  el negocio se encamina para lograr los  objetivos de corto, mediano y largo plazo.

Asimismo, involucra diferentes etapas que se relacionan entre sí de forma coordinada, y a través de las cuales se lleva a cabo el arte de administrar.

Como se mencionó al principio, estas fases son: planificar, organizar, dirigir y controlar.

Cualquier decisión dentro del contexto de una de estas etapas, influirá en el resto.

En concreto, es un flujo continuo de sinergias que se retroalimentan de forma continua.

Te explico de forma breve cada una de estas etapas del proceso :

1. Planificación

En esta etapa de planificación estratégica la empresa crea su misión (qué hace), visión (que  quiere ser).

Estas propuestas están fundadas en su valores y las políticas que sirven de marco regulatorio. 

Se funda así, la cultura de la organización.

Corresponde también, formular sus objetivos y las estrategias necesarias para lograrlos.

A su vez, estas estrategias planes de acción con responsabilidades y tiempos concretos de realización. 

Adicional a esto, su cumplimiento debe ajustarse los recursos con que se cuentan, lo cual se formaliza en un presupuesto.

Planificación en la administración de negocios
La planificación en la administración de negocios

2. Organización

En esta etapa se define el diseño de la estructura organizacional. 

Siendo así, se dota al negocio de estructura,  líneas de jerarquía, funciones, responsabilidades y tareas.

Todo ello permite la ejecución de lo planificado y así, el logro de los objetivos.

Se apunta a sistematizar y hacer más simples las funciones para lo cual se usan diferentes recursos.

Entre estos se tienen, los organigramas, manuales de descripción de cargos, manuales de procedimientos, flujos de procesos, entre otros.

Podemos hablar de organizaciones lineales, funcionales o mixtas.

  • El modelo de organización lineal muestra claras líneas de jerarquía y de dependencia, autoridad y responsabilidad
  • El modelo de organizacional funcional se basa en la especialización de las funciones . Así, la persona especialista es responsable directo  ante la alta gerencia, pero igual puede recibir órdenes de varios jefes
  • El modelo de organización mixto, combina los modelos anteriores. En otras palabras, la especialización pero con claras líneas de autoridad y responsabilidad
Organización lineal
Organización lineal

3. Dirección

En esta etapa el administrador dirige a los colaboradores de la empresa (trabajadores) para que actúen y cumplan sus funciones de acuerdo a lo que se espera del negocio.

Para lograrlo, es clave considerar la autoridad, el liderazgo, la comunicación y la motivación.

La autoridad

Es el poder del cargo que se ejerce en la estructura del negocio, la cual se puede delegar de acuerdo a las normas o políticas que rigen.

A su vez, esta autoridad puede ser de línea o de staff. 

En el primer caso, existe un jefe de unidad  que responde ante  la Dirección General. Este jefe, además, ejerce autoridad sobre sus  subordinados (quienes a su vez responden  ante él). 

No obstante, recae en él toda la responsabilidad de la actividad de la unidad.

En el segundo caso,  la autoridad de Staff  apoya en la toma de decisiones  a la autoridad de línea.   Por ejemplo, serían especialistas o consultores cuyo saber es muy bien valorado por la alta dirección.

Liderazgo

Cuando se describe el liderazgo,  se hace alusión a las habilidades directivas de las personas, lo que les permite influir en sus colaboradores.

Adicional a esto, les motiva a trabajar en función del logro de los objetivos del negocio.

Suele leerse en la bibliografía, tres tipos de liderazgo: autocrático, democrático y liberal.

El líder autocrático establece reglas sin contar con el grupo.

En oposición, está el líder liberal, cuya participación es mínima pues deja que las decisiones sean grupales.

En el medio, el líder democrático, que guía  el debate y la participación para la toma de decisiones.

Liderazgo en la etapa organizacional de la administración de negocios
Papel del liderazgo en la etapa de organización

Comunicación

La comunicación es un aspecto determinante en la coordinación del sistema empresarial

En este sentido, cumple con dos metas: por un lado, ofrece información; por otro, motiva al recurso humano, haciéndolo proclive hacia la cooperación y trabajo en equipo.

4. Control

La etapa de control implica todos los mecanismos que permiten medir y corregir las desviaciones de los planes estratégicos. 

Para ello, se utilizan indicadores de medición, cuyos resultados sirven para la mejora continua y la calidad de los procesos.

En específico, se hace una medición de desempeño para comparar lo planeado con lo que en efecto se logró.

Luego, se corrigen las desviaciones y se alimenta el sistema con dicha información. Esto par evitar que se repitan de nuevo los mismos errores.

El control puede ser preliminar, concurrente o de retroalimentación

Preliminar

Cuando se realiza antes de iniciar las actividades, para así prever posibles eventualidades. En este caso es proactivo pues considera los posibles escenarios y medidas correctivas.

Concurrente

Cuando se supervisa y validan los plazos y entregas a medida que se cumplen.

Y por último,

Retroalimentación

Cuando ayuda a corregir probables desviaciones futuras de acuerdo a la información recibida de procesos anteriores.

El control puede ser preliminar, concurrente o de retroalimentación
El control puede ser preliminar, concurrente o de retroalimentación

Con esto, hemos terminado un breve recorrido por los aspectos generales de  la disciplina de la Administración de Negocios o Administración de Empresas.

Sin duda un mundo que despierta mucha pasión y con gran potencial de futuro…

Resumen

La administración es un campo de conocimiento y especialización con alta demanda en el mundo académico y de negocios.

El arte y la técnica de administrar se realiza a través del proceso administrativo.

A través de este proceso, se planifica, organiza, dirige y controla las diferentes funciones de la empresa para lograr que los objetivos se cumplan tal cual se pensaron.

Como se ha se podido observar, se trata de  un flujo que no termina y que se alimenta de forma continua de su propia experiencia.

En todo momento, apuesta a la mejora continua de los procesos del negocio y a producir al máximo, con el mínimo costo.

La administración de negocios evoluciona y ofrece avances que la hacen cada vez más útil ante escenarios de cambio como los actuales.

Si quieres seguir con el estudio del tema, te invito a leer mi artículo Identificación de los diferentes tipos de administración.

Gracias por leernos

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 44 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios.


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