Por qué un emprendedor necesita un software de gestión

¿Estás comenzando a facturar en tu negocio y necesitas, desde ya, controlar la información? ¡No te preocupes! Aquí encontrarás todo lo que debes saber sobre un software de gestión ideal.

El éxito empresarial, como sabes, demanda control y colaboración en el manejo de la información. Y esto lo puedes lograr de varias formas. Pero, sin duda, la mejor es con un software de gestión.

Como emprendedor debes saber que el crecimiento creará «caos» en la organización. Si no tratas los datos y la información como un activo, ¡pronto tendrás problemas!

Entonces, para lograr el propósito de esta lectura, pon atención a este contenido:

  • ¿Qué es un software de gestión y por qué lo necesitas?
    • ¿Cuál es el mejor software de gestión?
    • Ventajas de un software de gestión.
  • Tipos y características de un software de gestión.
  • Comentarios de cierre.

Empezamos con una definición.

¿Qué es un software de gestión y por qué lo necesitas?

Un software de gestión es un «sistema informático», integrado por un conjunto de herramientas, que permite controlar una organización, en cuanto a información e indicadores.

El conjunto de herramientas atiende todas o parte de las áreas de la organización, permitiendo su control integrado.

Por lo tanto, un software de gestión adaptado a la empresa, siempre favorecerá y simplificará el flujo de datos y las decisiones en los procesos de la organización.

Ten presente esta afirmación: «si quieres tener una empresa exitosa, cualquiera sea su tamaño y propósito, un pilar clave será el software de gestión».

Y algo más…

Crear una empresa no es realmente lo difícil.

El verdadero reto será mantenerla en funcionamiento; en particular, durante las fases que demandan un crecimiento constante.

En las empresas exitosas un pilar clave son las herramientas de control.
En las empresas exitosas un pilar clave es el software de gestión.

¿Cuál es el mejor software de gestión?

El mejor software para gestionar una empresa es el que se integra de manera “natural” con las actividades de la organización.

Debe ser un software capaz de dar servicio y adaptarse a las necesidades de información del equipo de trabajo.

Por ejemplo, debe apoyar en tareas y actividades como las siguientes:

  • Facilitar la gestión de la relación con prospectos y clientes (registro de negociaciones, contactos, automatización de venta, etc.). 
  • Permitir el fácil seguimiento de las cuentas por pagar y por cobrar.
  • Controlar las entradas y salidas de dinero (flujo de caja).
  • Apoyar la gestión de proyectos (tareas, gráficos Kanban, tiempos, seguimiento, etc.). 
  • Apoyar en todas las actividades operativas necesarias, según sea el proceso de realización del producto o servicio.

Dicho esto, la buena noticia es que hoy día existen soluciones de bajo coste, tanto para grandes empresas como para la mipyme (micro, pequeña y mediana empresa).

Y esto, con una ventaja adicional. Existe software de gestión que provee acceso a los datos a través de dispositivos móviles, en todo momento y desde cualquier lugar.

¿Quieres un ejemplo de software de gestión de este tipo?

Aquí lo tienes. Conoce la plataforma de gestión Bitrix24. Tiene funcionalidades muy interesantes.

Bitrix24 te provee un espacio de trabajo para controlar las operaciones diarias, además de brindarte una plataforma de colaboración para la gestión exitosa.

Ventajas de tener un software de gestión

Un software de gestión en la nube, como Bitrix24, reporta beneficios por la reducción de costes que implica, y por el mínimo tiempo de implementación y aprendizaje que demanda. 

Son algunas ventajas las siguientes:

  • Aumenta la productividad. Mejora las capacidades de los procesos y de los equipos  de trabajo.
  • Disminuye los tiempos de respuesta. Con los datos centralizados y en la nube, las necesidades de información se atienden en tiempo real.
  • Mejora los procesos de toma de decisiones en todos los niveles de la organización. 
  • Mejora la colaboración. Proveedores, colaboradores y clientes se encuentran integrados en el mismo flujo. Promueve el trabajo en equipo.
  • Protege la información. Un software de gestión permite controlar quién accede a la información. Además de definir los protocolos de seguridad de los datos de la organización.
Un software de gestión permite controlar quién accede a la información.
Un software de gestión permite controlar quién accede a la información.

Tipos de software de gestión empresarial

De los tipos de software de gestión, en mi criterio, la mejor opción es el tipo SaaS (en inglés: Software as a Service) o “software como servicio”.

Sin embargo, debes tener claro que cada empresa es un «ente» único. Así que como emprendedor o empresario novel, no debes descartar otras opciones.

Una clasificación sencilla involucra 2 tipos, principalmente.

1. Software de gestión a la medida: 

El caso de software «a la medida» supone su construcción desde “cero”, en función de las necesidades particulares de la empresa.

Sin duda, es una opción más costosa y exige encontrar una compañía adecuada para llevar a cabo la construcción.

Contratar la construcción de software no es algo simple o sencillo, ¡para nada! 

Pero esta opción tiene una ventaja: ofrece la máxima adaptabilidad para la organización, siempre que se haga bien. 

2. Software de gestión adaptable: 

Dentro de este segundo tipo de solución, que implica adquirir un software y ajustarlo, hay dos opciones.

  • Una primera opción es adquirir un software de gestión e instalarlo en la Intranet de la propia empresa.
  • Y una segunda opción, es adoptar un software alojado en la nube.

La opción «en la nube» supone una serie de ventajas, como el hecho de que la podemos usar desde cualquier lugar, donde haya una conexión a Internet. 

Y por otro lado, el software de gestión en la nube es una opción de menor coste. ¡Mucho más barata!

En el caso del ejemplo compartido, Bitrix24, este ofrece dos opciones: 

  • Como un servicio en línea (versión en la nube, tipo SaaS).
  • Y como un producto de «caja», instalado en el propio servidor de la empresa (opción que da la oportunidad de tener acceso al código fuente). 

Aquí puedes revisar las diferencias entre Bitrix24 Nube y En Premisa.

El software como servicio es una opción interesante para todo tipo de empresa.
El software como servicio es una opción interesante para todo tipo de empresa.

Características claves que debes conocer del software tipo SaaS: 

Existen 4 características que destacan en todo tipo de software de gestión. Como emprendedor, debes conocerlas.

1. Seguridad de la información y bajo coste de infraestructura:

Una aplicación en la nube permite que tu información esté siempre accesible y minimiza los problemas típicos de seguridad en el entorno tecnológico de la empresa.

Clave: ¡Una aplicación en la nube te quita dolores de cabeza!

El proveedor de servicio será responsable de la seguridad y disponibilidad de los datos.

Tiene los medios para hacerlo y no constituye para el contratante, un coste adicional alto.

Lo común es que una empresa, en sus primeras etapas, no tenga recursos para mantener una infraestructura propia para sus aplicaciones informáticas.

En tal sentido, ¿no son las soluciones en la nube una excelente opción?

2. Eficiencia y productividad en la operación diaria:

El empresario y su equipo ganan eficiencia al realizar más operaciones en una misma cantidad de tiempo, respecto al caso en que no disponga de herramienta de gestión. 

El tiempo que se “gana” lo dedicará cada colaborador a aportar valor. Por ejemplo, a mejorar la relación con los clientes, con una mayor capacidad de respuesta.

3. Acceso cómodo e inmediato a los datos:

La experiencia señala que las empresas exitosas contratan aplicaciones en la nube, porque permiten acceder a la información desde cualquier lugar y momento, y con diversos dispositivos móviles.

En muchas situaciones, esto supone una ventaja para los colaboradores, que pueden acceder a los datos desde cualquier lugar (teletrabajo).

4. Facilidad de uso de las herramientas:

Otras de las características importantes es la relacionada con la facilidad de uso. Lo que minimiza tiempos de capacitación y costes.

Ten en cuenta que una aplicación fácil de usar, y con menos funcionalidades, puede ser preferible a una muy completa, pero complicada de utilizar bien.

Cualquier tipo de software de gestión es desarrollado con criterios de usabilidad óptimos. Este es un atributo infaltable en la actualidad.

Por otro lado, en las empresas que apenas inician sus operaciones, no hay tiempo para un aprendizaje engorroso para gestionar la información. 

Comentarios de cierre

Si nunca has tenido la experiencia de implantar un software de gestión, es claro que tendrás muchas preguntas y dudas.

¿Quién no tendría dudas al implantar un software de gestión, si nunca lo ha hecho?

El éxito está en seguir con disciplina algunos consejos.

Por ejemplo, pon atención a los siguientes consejos respecto al proveedor:

Por qué un emprendedor necesita un software de gestión
¿Por qué un emprendedor necesita un software de gestión?
  • El proveedor debe garantizar atención personalizada. De ser necesario, debe hacer una revisión de tu empresa para elegir la solución que realmente satisfaga sus necesidades de información. 
  • Por otro lado, debe mostrar capacidad y contar con los recursos para atender los problemas y/o necesidades de adaptación, cuando estas surjan. ¡Esto debe quedar demostrado, más allá de los «papeles» que se firmen!

Con relación al software de gestión empresarial, considera características como las siguientes:

  • Debe ser modular y flexible, para que se adapte a las áreas de la empresa. 
  • Debe ser intuitivo, fácil de usar y accesible. Es importante tener en cuenta que la solución escogida sea intuitiva para acortar el período de capacitación.
  • Actualizable con relación a la normativa legal. Es clave elegir un software que maneje procesos según las leyes vigentes a las que esté sujeta la empresa y que se pueda adaptar sin contratiempo.

Si quieres avanzar con buen pie, sin caos y con foco en el crecimiento, controle la información de tu empresa con un software de gestión.

Con esta lectura ya tienes razones por las que, como emprendedor, necesitas un software de gestión.

¡No permitas que el caos en el manejo de la información retrase tu éxito empresarial!

Gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


2 comentarios en “Por qué un emprendedor necesita un software de gestión”

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