¿Estás comenzando a facturar en tu negocio y necesitas, desde ya, controlar la información? Pues, debes saber todo sobre un software de gestión.
En el mundo empresarial actual, los emprendedores se enfrentan a numerosos desafíos a medida que buscan establecer y hacer crecer sus negocios.
La administración y la organización efectiva de todos los aspectos de la empresa son esenciales para su éxito.
Para optimizar y administrar de manera eficiente todos los procesos, un programa de gestión se ha convertido en una herramienta esencial.
Por ello, en este artículo exploraremos la importancia de un software de gestión para empresas y cómo puede ayudar a los emprendedores a alcanzar sus objetivos comerciales. Veremos:
- ¿Qué es un software de gestión y por qué lo necesitas?
- ¿Cuál es el mejor software de gestión?
- Ventajas de un software de gestión.
- Tipos y características de un software de gestión.
- Comentarios de cierre.
Empezamos con una definición.
¿Qué es un software de gestión y por qué lo necesitas?
Un software de gestión es un “sistema informático”, integrado por un conjunto de herramientas, que permite controlar una organización, en cuanto a información e indicadores.
El conjunto de herramientas atiende todas o parte de las áreas de la organización, permitiendo su control integrado.
Por lo tanto, un software de gestión adaptado a la empresa, siempre favorecerá y simplificará el flujo de datos y las decisiones en los procesos de la organización.
Ten presente esta afirmación:
“Si quieres tener una empresa exitosa, cualquiera sea su tamaño y propósito, un pilar clave será el software de gestión”.
Y, algo más…
Crear una empresa no es realmente lo difícil.
El verdadero reto será mantenerla en funcionamiento; en particular, durante las fases que demandan un crecimiento constante.
Pero, si aún no estás preparado al 100% para usar software de gestión, puedes empezar con probando algunas de las 11 mejores herramientas gratuitas de gestión de tareas, las cuales te ayudarán a tener un aterrizaje suave en la adopción de la tecnología.
¿Cuál es el mejor software de gestión?
El mejor software para gestionar una empresa es el que se integra de manera “natural” con las actividades de la organización.
Debe ser un software capaz de dar servicio y adaptarse a las necesidades de información del equipo de trabajo.
Estos programas permiten llevar a cabo tareas como gestión y facturación, control de inventario, gestión documental, entre otros.
Por ejemplo, debe apoyar en tareas y actividades como las siguientes:
- Facilitar la gestión de la relación con prospectos y clientes (registro de negociaciones, contactos, automatización de venta, etc.).
- Permitir el fácil seguimiento de las cuentas por pagar y por cobrar.
- Controlar las entradas y salidas de dinero (flujo de caja).
- Apoyar la gestión de proyectos (tareas, gráficos Kanban, tiempos, seguimiento, etc.).
- Apoyar en todas las actividades operativas necesarias, según sea el proceso de realización del producto o servicio.
Dicho esto, la buena noticia es que hoy día existen soluciones de bajo coste, tanto para grandes empresas como para la mipyme (micro, pequeña y mediana empresa).
Y esto, con una ventaja adicional. Existe software de gestión que provee acceso a los datos a través de dispositivos móviles, en todo momento y desde cualquier lugar.
Algunos ejemplos de software popular en esta área incluyen sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) que integran todas las funciones comerciales de una organización, así como software especializado en facturación y gestión documental.
Ventajas de tener un software de gestión
Un software de gestión en la nube, reporta beneficios por la reducción de costes que implica, y por el mínimo tiempo de implementación y aprendizaje que demanda.
Son algunas ventajas las siguientes:
- Aumenta la productividad. Mejora las capacidades de los procesos y de los equipos de trabajo.
- Disminuye los tiempos de respuesta. Con los datos centralizados y en la nube, las necesidades de información se atienden en tiempo real.
- Permite automatizar tareas administrativas, lo que resulta en un ahorro de tiempo y recursos.
- Mejora los procesos de toma de decisiones en todos los niveles de la organización.
- Mejora la colaboración para cualquier empresa que busque optimizar sus procesos y mejorar su rendimiento. Proveedores, colaboradores y clientes se encuentran integrados en el mismo flujo. Promueve el trabajo en equipo.
- Protege la información. Un software de gestión permite controlar quién accede a la información. Además de definir los protocolos de seguridad de los datos de la organización.
- Proporciona facilidad en la toma de decisiones estratégicas, ya que se puede acceder rápidamente a la información necesaria y contar con herramientas de análisis.
Tipos de software de gestión empresarial
De los tipos de software de gestión, en mi criterio, la mejor opción es el tipo SaaS (en inglés: Software as a Service) o “software como servicio”.
Sin embargo, debes tener claro que cada empresa es un “ente” único. Así que como emprendedor o empresario novel, no debes descartar otras opciones.
Una clasificación sencilla involucra 2 tipos, principalmente. 1. Software de gestión a la medida:
El caso de software “a la medida” supone su construcción desde “cero”, en función de las necesidades particulares de la empresa.
Sin duda, es una opción más costosa y exige encontrar una compañía adecuada para llevar a cabo la construcción.
Contratar la construcción de software no es algo simple o sencillo, ¡para nada!
Pero, esta opción tiene una ventaja: ofrece la máxima adaptabilidad para la organización, siempre que se haga bien. 2. Software de gestión adaptable:
Dentro de este segundo tipo de solución, que implica adquirir un software y ajustarlo, hay dos opciones.
- Una primera opción es adquirir un software de gestión e instalarlo en la Intranet de la propia empresa.
- Y, una segunda opción, es adoptar un software alojado en la nube.
La opción “en la nube” supone una serie de ventajas, como el hecho de que la podemos usar desde cualquier lugar, donde haya una conexión a Internet.
Y, por otro lado, el software de gestión en la nube es una opción de menor coste.
Por otro lado, en el mercado existen diferentes tipos de software de gestión que se adaptan a las necesidades de las empresas.
Entre ellos se encuentran:
1.- El software de gestión de proyectos, que permite planificar y controlar todas las actividades y recursos involucrados en un proyecto;
2.- El software de gestión de inventario, que facilita el registro y control de los productos disponibles en una empresa;
3.- El software de gestión de recursos humanos, que ayuda a administrar y organizar todo lo relacionado con el personal de una organización;
4.- Y, el software de gestión contable, que permite llevar un registro y control de todos los aspectos financieros de una empresa.
Estas son solo algunas opciones disponibles en el mercado, cada una con sus características y beneficios específicos.
Estos software son herramientas esenciales para optimizar la gestión y el rendimiento de una empresa.
Características claves que debes conocer del software tipo SaaS:
Existen 4 características que destacan en todo tipo de software de gestión. Como emprendedor, debes conocerlas.
1. Seguridad de la información y bajo coste de infraestructura:
Una aplicación en la nube permite que tu información esté siempre accesible y minimiza los problemas típicos de seguridad en el entorno tecnológico de la empresa.
Clave: ¡Una aplicación en la nube te quita dolores de cabeza!
El proveedor de servicio será responsable de la seguridad y disponibilidad de los datos.
Tiene los medios para hacerlo y no constituye para el contratante, un coste adicional alto.
Lo común es que una empresa, en sus primeras etapas, no tenga recursos para mantener una infraestructura propia para sus aplicaciones informáticas.
En tal sentido, ¿no son las soluciones en la nube una excelente opción?
2. Eficiencia y productividad en la operación diaria:
El empresario y su equipo ganan eficiencia al realizar más operaciones en una misma cantidad de tiempo, respecto al caso en que no disponga de herramienta de gestión.
El tiempo que se “gana” lo dedicará cada colaborador a aportar valor. Por ejemplo, a mejorar la relación con los clientes, con una mayor capacidad de respuesta.
3. Acceso cómodo e inmediato a los datos:
La experiencia señala que las empresas exitosas contratan aplicaciones en la nube, porque permiten acceder a la información desde cualquier lugar y momento, y con diversos dispositivos móviles.
En muchas situaciones, esto supone una ventaja para los colaboradores, que pueden acceder a los datos desde cualquier lugar (teletrabajo).
4. Facilidad de uso de las herramientas:
Otras de las características importantes es la relacionada con la facilidad de uso. Lo que minimiza tiempos de capacitación y costes.
Ten en cuenta que una aplicación fácil de usar, y con menos funcionalidades, puede ser preferible a una muy completa, pero complicada de utilizar bien.
Cualquier tipo de software de gestión es desarrollado con criterios de usabilidad óptimos. Este es un atributo infaltable en la actualidad.
Por otro lado, en las empresas que apenas inician sus operaciones, no hay tiempo para un aprendizaje engorroso para gestionar la información.
Otras Características clave de un software de gestión para emprendedores
Existen otras características de un buen software de gestión que permite llevar la gestión de un negocio de manera eficiente y organizada, entre las que destacan:
- Permite llevar la gestión diaria de la contabilidad y finanzas, que permite llevar un registro detallado de los ingresos y gastos, así como generar informes financieros.
- La gestión de clientes y proveedores, que facilita el mantenimiento de una base de datos actualizada y el seguimiento de las transacciones comerciales;
- El control de inventario, que permite tener un control preciso de los productos disponibles en el almacén;
- Y, por último, la planificación y seguimiento de proyectos, como características de un programa de gestión, que ayuda a llevar un control exhaustivo de las tareas y plazos establecidos en cada proyecto.
Comentarios de cierre
Si nunca has tenido la experiencia de implantar un software de gestión, es claro que tendrás muchas preguntas y dudas.
¿Quién no tendría dudas al implantar un software de gestión, si nunca lo ha hecho?
El éxito está en seguir con disciplina algunos consejos.
Por ejemplo, pon atención a los siguientes consejos respecto al proveedor:
- El proveedor debe garantizar atención personalizada. De ser necesario, debe hacer una revisión de tu empresa para elegir la solución que realmente satisfaga sus necesidades de información.
- Por otro lado, debe mostrar capacidad y contar con los recursos para atender los problemas y/o necesidades de adaptación, cuando estas surjan. ¡Esto debe quedar demostrado, más allá de los “papeles” que se firmen!
Con relación al software de gestión empresarial, considera características como las siguientes:
- Debe ser modular y flexible, para que se adapte a las áreas de la empresa.
- Debe ser intuitivo, fácil de usar y accesible. Es importante tener en cuenta que la solución escogida sea intuitiva para acortar el período de capacitación.
- Actualizable con relación a la normativa legal. Es clave elegir un software que maneje procesos según las leyes vigentes a las que esté sujeta la empresa y que se pueda adaptar sin contratiempo.
Si quieres avanzar con buen pie, sin caos y con foco en el crecimiento, controle la información de tu empresa con un software de gestión.
Con esta lectura ya tienes razones por las que, como emprendedor, necesitas un software de gestión.
¡No permitas que el caos en el manejo de la información retrase tu éxito empresarial!
Gracias por leernos.
¡Hasta la próxima!
