Una gestión efectiva del inventario requiere monitorizar la mercancía desde que los niveles de stock necesitan ser reabastecidos hasta su entrega al cliente.
Esto implica solicitar productos a proveedores, recibir, controlar y almacenarlos adecuadamente. Para muchas empresas, el control del inventario es esencial para su éxito y forma parte de la cadena de suministro. En este artículo, exploraremos varios aspectos clave de la gestión del inventario y sus beneficios.
¡Bienvenidos!
En un previo articulo en nuestro otro blog “gestionar-facil.com” titulado “Costos asociados a la gestión de inventarios“, abordamos ciertos elementos fundamentales para el control del inventario. Os lo recomendamos también como complemento a éste.
La gestión del inventario es una actividad crítica para muchas microempresas y pymes y es, en algunos casos, parte integral de la contabilidad de costos. La definimos, en términos sencillos, como la administración adecuada del registro y control de artículos. Incluye operaciones como la planificación de compras, seguimiento y control de salidas.
Gestión del inventario y sus beneficios y puntos a destacar
¿Cuáles podrían ser las consecuencias de una mala gestión de inventario? Podría causar problemas en la producción o en las ventas, lo cual debe ser evitado al máximo.
Estas situaciones no solo acarrean costos medibles, sino también otros de mayor impacto y difícil medición, como la pérdida de la confianza de los clientes.
Puntos clave para la gestión del inventario
La falta de stock proyecta una imagen negativa y puede poner en riesgo la confianza de los clientes ganada con esfuerzo.
Además, esto le abre la puerta a la competencia. En algunos casos, esto no solo significa la pérdida de una venta, sino de muchas. Hay una gran probabilidad de que una alta proporción de los clientes decida no regresar.
Algunos puntos que debes considerar para la gestión del inventario son los siguientes:
a) Control de entradas y salidas de mercancía:
Es fundamental que se gestionen y controlen tanto los ingresos como los egresos de mercancía, para conocer en todo momento el nivel de stock disponible.
Para un control óptimo y en tiempo real, se requiere el apoyo de herramientas de trazabilidad y automatización
Así nuestra recomendación es usar siempre tecnología como por ejemplo sistemas como códigos de barras de empresas especializadas como por ejemplo Innotrev, En este sentido disponer del equpamiento de lectura y seguimiento es imprescindible.
Gracias a este control, no sólo tenemos un registro de ventas sino controlamos la capacidad del almacén, pues este es un factor relevante que puede ocasionar extravíos, costos innecesarios, retrasos, entre otros, si se encuentra saturado.
Es esencial gestionar y controlar las entradas de mercancía, así como sus salidas, para conocer en todo momento el nivel de stock existente. Para que este control sea óptimo y en tiempo real, es necesario apoyarse en herramientas automatizadas. Es decir, si la lectura la hacemos por códigos de barras, la gestión podemos realizala con un software de gestión de inventario.
b) Localización interna de productos:
Es importante que la compañía tenga una estructura organizada para mantener la ubicación de sus productos. Cada producto debe ser identificado con el fin de facilitar su reconocimiento, manejo y transporte de manera efectiva.
Esto es crucial cuando se trata de un inventario con cientos o miles de productos, tal como ocurre en el caso de una empresa que comercializa una gran variedad de tornillos y piezas similares.
Para ello, una gestión eficiente del inventario es fundamental, puesto que permite responder rápidamente a las solicitudes de los clientes y proporciona numerosos beneficios para la empresa. Trazabilidad, gestión de ventas y stock todo en uno gracias a la gestión de inventario.
c) Trazabilidad de los envíos:
En empresas de logística, es crucial implementar un sistema de seguimiento de la mercancía, tanto en el almacén interno como en el envío al cliente. Para ello, se puede utilizar tecnología automatizada de control de inventario que se basa en códigos de barras en los productos. Con ellos se puede realizar un seguimiento de las entregas en tiempo real. De esta manera, la empresa siempre sabrá dónde se encuentra la mercancía y el cliente también podrá recibir información sobre la ubicación de su pedido, lo que añade valor al servicio proporcionado.
d) Layout de almacén:
Como empresario, es esencial que maximices la rentabilidad de la gestión del inventario para evitar consecuencias negativas por el caos en tu almacén, como el deterioro de la mercancía por una manipulación más frecuente.
Por lo tanto, establecer un “layout logístico” adecuado es fundamental para maximizar tu recurso más valioso, el tiempo. Por ejemplo, asegúrate de que la mercancía esté ubicada en la zona de carga y descarga al mismo tiempo que llegue el transporte para evitar que se mueva por cualquier razón. La distribución de la mercancía debe considerar el peso y el volumen de los diferentes artículos, colocando los más pesados en los estantes inferiores y los más ligeros en los espacios superiores.
Es recomendable que la mercancía que sea complicada de transportar tenga un espacio propio que facilite su manipulación, carga o traslado al máximo.
Es esencial separar físicamente los productos que, debido a su naturaleza (líquidos, químicos, frágiles), puedan dañar o afectar negativamente al resto de los artículos que se almacenan. Debe considerar las medidas de seguridad tanto para la carga como para los trabajadores que están en el almacén al planificar el diseño del mismo.
e) Equilibrio entre entradas y salidas:
Al visualizar a la empresa como un todo, una buena gestión del inventario ayuda a alcanzar el éxito de todas sus áreas funcionales: finanzas, producción y operaciones, mercadeo y ventas, etc.
Mantener un equilibrio entre entradas y salidas es crucial en la administración del inventario. Al tener un control óptimo de stock se logra minimizar:
- El impacto negativo en el flujo de caja y los costos de mantenimiento del inventario.
- Las demoras en el tiempo, así como una cadena de suministro y ciclo de venta poco eficientes. –
- La falta de atención al cliente y la pérdida de ventas. En conclusión, está claro que si no se gestiona el inventario de manera eficiente, se reducen los beneficios de ventas. La buena gestión del inventario ayuda a alcanzar el éxito en todas las áreas funcionales de la empresa, como finanzas, producción y operaciones, marketing y ventas, entre otras.
Gestión del inventario al planificar las compras:
La gestión de inventario busca planificar la adquisición de productos para anticiparse a la demanda, sin incurrir en costos por exceso de mercancía sin rotación. Esta tarea se conoce como planificación de compras, en la que las empresas utilizan diferentes planes según su sector y necesidades. Por ejemplo, una microempresa en línea puede optar por el método “justo-a-tiempo” para recibir los productos necesarios a tiempo y no tener que almacenar grandes cantidades de mercancía.
Algunos empresarios basan sus planes de compras en función de la base de datos de ventas. Si logran tener escenarios de ventas proyectadas, pueden crear un plan de reposición de inventario para satisfacer a la demanda.
Gestión del inventario: beneficios
Los beneficios de la gestión de inventario son diversos. No solo contribuye a mantener la organización empresarial, sino que también ayuda a:
- Obtener la rentabilidad necesaria para el funcionamiento de la empresa.
- Disminuir los costos del inventario.
- Analizar patrones para anticipar las ventas futuras.
- Lograr economías de escala.
- Planificar y prepararse adecuadamente ante eventualidades imprevistas. Si se cuenta con un sistema de gestión de inventario eficaz, se tendrá un respaldo fundamental para conseguir una empresa sostenible.
Gestión del inventario: Enfoques de valoración
Para concluir esta entrega, nos enfocaremos brevemente en un tema relevante: ¿cómo calcular el valor del inventario?
Es importante conocer con precisión el valor de nuestra mercancía para llevar un buen control de inventario. Para ello, existen distintos métodos.
Tres de ellos son:
-FIFO (first in, first out) o PEPS (primeras entradas primeras salidas).
-LIFO (last in, first out) o UEPS (últimas entradas primeras salidas).
-Método de promedio ponderado: PAP.
Enfoqué monos ahora en FIFO: Se aplica con la finalidad de evitar que los productos caduquen en el almacén y disminuir las posibles pérdidas.
¿Cuál es el proceso para valorar el inventario utilizando el método FIFO? Es imprescindible realizar la valoración para optimizar los procesos logísticos y cumplir con las disposiciones contables vigentes.
Para ello, se han de registrar determinados datos, como la fecha de compra o venta de los productos, el número de unidades comercializadas o adquiridas y el costo de la unidad comprada.
Usando estos datos, creamos un documento que muestre cada uno de los movimientos de entrada y salida dentro de nuestro depósito.
En la imagen proporcionada, podemos observar un ejemplo básico en el cual hay columnas para las entradas y salidas. Ejemplo del método FIFO para la valoración de almacenes Columna de entradas de productos Es indispensable que cada entrada de productos se registre en una doble columna en la que se detalle la cantidad adquirida y su valor de compra.
La multiplicación de ambos datos nos otorgará la valoración de la mercancía en el depósito.
Para conocer el valor total de nuestro almacén, es necesario sumar las cantidades de cada entrada registrada. Columna de salidas de productos Cada vez que se retire producto del almacén, será necesario descontarlo de la entrada más antigua.
En caso de que no haya suficiente producto para completar la salida, se procederá con la entrada siguiente más antigua.
El costo que tendrá nuestro inventario en el momento actual se obtendrá sumando la cantidad que aún poseemos de las existencias restantes al valor que pagamos por cada una de ellas. Cuando utilizamos el método FIFO para valorar nuestro inventario, es más relevante el precio en el cual adquirimos los productos que su precio de venta. En otra oportunidad profundizaremos más acerca de los diversos métodos de valoración de inventario.
Para concluir, los datos proporcionados en este informe nos brindan perspectivas en varios aspectos: En primer lugar, destaca la importancia de la gestión del inventario en la reducción de gastos. Por supuesto, su relevancia dependerá del tipo de empresa. En segundo lugar, se evidencia la complejidad que involucra su gestión. Esta se ve afectada por el número y tipo de productos, la cantidad de rotación y la gestión de proveedores, entre otros aspectos como el espacio disponible y movimiento de flujo de caja. En tercer lugar, es su valoración en términos contables. La aplicación de los métodos puede ser un tanto complicada, aunque herramientas automatizadas pueden simplificar significativamente estas operaciones.
Agradecemos su tiempo.
¡Hasta la próxima!
