¿Conoces las funciones de un Administrador de Empresas?

En cualquier tipo de negocio, las funciones de un administrador de empresas son fundamentales. Si eres emprendedor, es probable que debas contar con su labor en tu equipo de trabajo. Pero ¿Conoces las funciones de un Administrador de Empresas?

Si la respuesta es negativa, no te preocupes. Al leer este artículo, podrás contar con toda la información que requieras para saber la magnitud e importancia de su responsabilidad laboral.

Para ello, voy a desarrollar estos puntos:

  • En qué consiste la Administración de Empresas.
  • El Administrador de Empresas ¿Quién es?
  • Cuáles son sus funciones.
  • El compromiso con su equipo y con la empresa.
funciones de un administrador de empresas

¡Vamos a comenzar! Pero antes te comentaré cuáles son las habilidades más importantes que debe tener un buen administrador. Observa:

Añado algo más:

Es el profesional que tiene como misión manejar acertadamente y de manera estratégica los recursos y  el personal de una organización.

¿Su propósito?

Alcanzar los objetivos previstos, con los mayores beneficios y el mejor rendimiento .

¿En qué consiste la Administración de Empresas?

Como lo explico en el artículo ¿Qué es Administración de Empresas? Conoce los detalles, se trata de una actividad económica que tiene como finalidad administrar los recursos financieros, materiales, humanos y empresariales para que puedan producir beneficios.

Para ello, cada empresa tiene prevista la realización de sus respectivos planes estratégicos, que le permiten al personal gestionar y cumplir con cada una de las metas previstas, según los lapsos estipulados para cada proceso planificado.

La toma de decisiones acertadas es vital para que la organización pueda producir al máximo con los mínimos costos.

Para lograrlo, debe realizarse una serie de acciones que involucran procedimientos, personal, materiales, ideas innovadoras, estudios de mercado, marketing, análisis de la competencia, etc., etc.

Entonces, como afirmo en el artículo que te recomiendo para profundizar conocimientos sobre qué es la Administración de Empresas, se trata de “producir al máximo, con el mínimo costo”.

Este sería, para muchos, el principal principio de esta importante actividad empresarial y comercial. Así como el compromiso de un competitivo administrador de empresas.

El Administrador de Empresas ¿Quién es?

Es un profesional, egresado de una universidad pública o privada, con los conocimientos y capacidades necesarias para cumplir con su principal objetivo que es administrar los recursos de una empresa. Objetivo que puede lograr participando activamente en los procesos de:

funciones de un administrador de empresas

Claro está, estos procesos pueden variar en algunos aspectos, dependiendo del tipo de empresa que administra este profesional, con personal de otras especialidades.

Por ejemplo, no es lo mismo administrar una fábrica, que una agencia de publicidad. Como tampoco es lo mismo, administrar una organización con 100 empleados, que una con 20 empleados.

En lo que no existen diferencias, es en el compromiso laboral de administrar recursos y personal, sea el tipo de empresa que sea. Y esto es así, porque para un administrador lo más importante es lograr el crecimiento y la utilidad del negocio.

Esta es una de las principales filosofías a la hora de emprender.

Logro de objetivos

Se debe enfocar en el logro de objetivos que le permitan aumentar las ventas, reducir  los costos, incrementar las finanzas, manejar las operaciones y la logística, planificar las estrategias, dirigir al personal, realizar balances financieros, presupuestos y la lista de tareas se extiende…

Y al realizar todas esas funciones, debe balancear, controlar y dirigir acertadamente cada uno de los procesos anteriores. Por ello, el administrador de empresas es un perfil fundamental en una empresa.

¿Conoces las funciones de un Administrador de Empresas? 2

Sin dudas, su labor es un reto, porque al ser indispensable, debe ser capaz de coordinar todas las funciones para que la organización sea más eficiente, productiva, con empleados eficaces y con el menor nivel de rotación posible.

Además de otros compromisos que van surgiendo a medida que se desarrollan los planes de acción y gestión.

El Administrador es…

«Aquella persona encargada de llevar a niveles óptimos los recursos existentes dentro de la organización. Sus funciones se basan en la Planeación, Organización, Dirección y control de las labores dentro de la empresa, manejando de manera eficaz, los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos de la misma».

https://conceptodefinicion.de/administrador/

Entonces, se trata de un profesional, que dependiendo de sus conocimientos, experiencia y especialidad, puede trabajar en las diversas gerencias o departamentos de una empresa.

Desde las oficinas directivas; unidades Operativas, de Producción; hasta las dependencias de Planeamiento, Operaciones, Supervisión, Recursos Humanos, Compras, Ventas, Organización y Métodos, Producción, Consultoría Empresarial, Supervisión, Auditoría, Mercadeo, Gerencia, Capacitación, Contabilidad, Presupuesto, Selección de Personal, entre otras.

Y en cada una, su trabajo es fundamental, lo que le obliga a estar en constante contacto con los directivos y supervisores de la empresa (claro, dependiendo del tipo de empresa) sobre las gestiones económicas y su asesoría permanente a la hora de la toma de decisiones.

Cuando se trata de empresas medianas o pequeñas, el contacto es más directo, incluso, puede producirse sin intermediarios.

POR CIERTO, no se trata de un solo administrador.

funciones de un administrador de empresas

Funciones de un Administrador de Empresas

Son innumerables las funciones de un administrador de empresas… Claro, no siempre se puede generalizar. Todo depende de la dependencia en la cual labore, sus responsabilidades, los profesionales a su cargo, plan estratégico, los objetivos previstos y lo que logre alcanzar.

Pero, sea como sea, todo lo que haga debe ser con eficiencia y eficacia. Es el deber ser de todo profesional.

Entonces, un alto porcentaje es responsable de la acertada administración de la empresa. Y como ya te comenté, de cumplir con las metas económicas. RECUERDA, “producir al máximo, con el mínimo costo”. Digamos que es la filosofía, la frase que ninguno puede obviar y menos olvidar.

Las funciones más importantes del Administrador de Empresas son:

  • Administración financiera.
  • Planificación.
  • Dirección.
  • Control.
  • Organización.
  • Coordinación.
  • Evaluación.
  • Compras.
  • Ventas.
  • Inventarios.

Analicemos cada función…

Vamos a iniciar con las funciones más importantes, las que siempre están en la mira de accionistas y directivos de alto nivel de la empresa. Los más interesados en los resultados de los negocios. 

Administración Financiera:

Todo lo que se relacione con la administración, es su función principal. Esta, específicamente, está vinculada totalmente a la gestión presupuestaria de la organización. YA CONOCES cuál es el objetivo de esta función…

Pero, te lo repito: “Producir al máximo, con el mínimo costo”.

En este aspecto, se incluye la labor de rendición de cuentas de su gestión administrativa a los accionistas y directivos de la compañía o emprendimiento, según sea el caso. Eso también implica la rendición de cuentas a las instituciones gubernamentales correspondientes, para mantener los impuestos y demás pagos al día y evitar sanciones o multas.

Por supuesto, hay otros deberes que están a su cargo, relacionados con esta responsabilidad. Uno de los más importantes es su misión como “Guardián de los activos de la empresa”.

De hecho, en algunas organizaciones, se ha catalogado como su representante legal, en las diversas actividades a las que deba asistir. Incluso, tomar decisiones empresariales o sociales, según sea el caso.   

Planificación:

En todas las organizaciones, lo esencial es el proceso de planificación. Si no tienes nada planificado, pues nada podría salir bien. Y mucho menos se va a poder cumplir con la misión, la visión y los objetivos empresariales previstos en un lapso de tiempo determinado.

Por lo tanto, esta sería la función número dos de un administrador. Para llevarla a cabo debe tener los conocimientos necesarios para definir las estrategias correspondientes.

Con la Planificación, comienza el procedimiento que permite programar cada uno de los objetivos, los procesos, los proyectos, las metas en las áreas correspondientes. Todo lo relacionado, principalmente, con el cómo y cuándo de la producción y venta de los productos y/o servicios.  

Y ya en marcha, mientras llega a su fin y se cumple lo establecido, el administrador tiene la obligatoriedad de monitorear cada etapa. De esa manera, puede analizar los logros, las amenazas, las fortalezas y evitar conflictos o problemas que se pudieran presentar durante cada fase o en cualquier área.

Dirección:

Se encarga de canalizar las órdenes, instrucciones y toma de decisiones, con la misión de lograr el éxito del proceso administrativo, gerencial, productivo. Así como también tiene la misión de seleccionar al personal idóneo para cada cargo, con el compromiso de formarlo, estimularlo y orientarlo.

Control:

Está relacionado con la vigilancia e inspección del proceso. Se trata de un equipo de trabajo especial entre unidades como auditoría, estadística, control de calidad, contabilidad, presupuesto, entre otras. La misión es realizar una revisión constante, a fin de corregir cualquier tipo de fallas, contratiempos, riesgos, entre otros inconvenientes.

Organización:

A través de un plan bien estructurado, se establecen las responsabilidades, funciones y coordinaciones correspondientes. Además, de determinar y aprobar los recursos financieros, materiales y humanos, para cristalizar las metas, de acuerdo al método programado. Por cierto, para organizar con éxito se requiere contar con un personal capacitado y calificado para el desarrollo de cada tarea. 

Coordinación:

Por ser un equipo de trabajo emprendedor, se trata de propiciar un buen ambiente para que todos laboren de manera coordinada (personas, grupos, unidades, departamentos, etc.). Así se obtienen mejores resultados, sin lugar a dudas. La motivación y la comunicación son imprescindibles.

Evaluación:

Se valora el resultado de los procesos desarrollados y, dependiendo de lo logrado y/o cumplido, se establecen los correctivos correspondientes. Y se agregan nuevas acciones, en el caso que sean necesarias.

Otras funciones de un Administrador de Empresas

Compras:

La supervisión constante en el proceso de compras de materiales, desde materia prima hasta artículos de oficina. Es un largo camino administrativo que incluye pasos como cotizaciones, licitaciones, pedidos, facturas, ofertas y otros requisitos hasta llegar a la compra y  su recepción.

Ventas:

Se trata de otro tipo de supervisión vinculada con las ventas que se realizan. Incluso, como administrador de personal, debe estar en constante comunicación con vendedores y pendiente de su capacitación, motivación y solución de problemas, entre otros aspectos. Y en contacto con proveedores y clientes.

Inventarios:

La realización de los inventarios es fundamental, ya que se obtiene información sobre el producto terminado, el que está preparado para almacenar, para vender, para entregar. Generalmente son tres grandes pasos que se supervisan: Inventario, Almacenamiento y Salida.

Ser Emprendedor:

A veces, al administrador de empresas le toca desempeñar el rol de emprendedor, pero no de su idea de negocio, sino de las innovaciones de la empresa que lo ha contratado.

Seguro te estarás preguntando cómo puede suceder eso.

Y yo te digo que al administrador le toca asumir ese papel, cuando le exigen ser creativo para que pueda presentar nuevos planes, procesos y estrategias, con el propósito que la empresa produzca más y tenga mayores beneficios económicos. De allí la importancia de las funciones del administrador de empresas.

funciones de un administrador de empresas
Funciones de un administrador de empresas

Ese es uno de sus retos y de sus funciones adicionales ¿Qué te parece?

El compromiso con su equipo y con la empresa

El administrador de empresas no solo debe estar rodeado de presupuestos, facturas, estados de cuentas, pagos, impuestos, liquidaciones, nóminas, números, números y más números.

Se trata de un profesional que también es capaz de desempeñar otras responsabilidades, que forman parte de su compromiso empresarial.

No solo es importante que tenga conocimiento y experiencia, o que cuente con destrezas y herramientas que lo distingan como un excelente profesional. Y como lo identifico en mi artículo: Administrador de Empresas: La Brújula de la Organización.

Es fundamental que posea una serie de habilidades interpersonales, que le permita desarrollar una buena relación con su equipo de trabajo.

Por ejemplo…

Liderazgo

¿Para qué? Pues para poder dirigir a sus compañeros de trabajo, a su equipo de emprendedores, todos esos que lo apoyan en la cristalización de los objetivos trazados.

Para ello, más que profesional, debe ser una persona especial que, aunque sepa liderar a la perfección, sea el compañero que pueda orientar, comunicar, motivar a aquellos que lo rodean. Y que nunca se sienta superior a los demás.

Se trata de conocer cuál es el momento de ejercer autoridad o brindar amistad. Todos sabemos que no es fácil, pero es el rol de un buen líder.

Y para finalizar…

Formación y Capacitación

Ningún profesional debe conformarse solo con lo aprendido en la universidad, o con tener un título en la mano. La recomendación es continuar tus estudios.

Lo ideal… Cursar un posgrado. En mi artículo ¿Te interesa una Maestría en Administración de Empresas? te recomiendo las opciones para seguir tu formación profesional.

Como lo he explicado, es importante, no solo por el valor académico que posee, sino también por los conocimientos académicos que transmite. Y un punto muy importante, un profesional al contar con una maestría, logra, además, un beneficio salarial considerable, que las empresas toman en cuenta.

Por cierto, sobre beneficios salariales, te recomiendo mi artículo ¿Cuánto gana un Administrador de Empresas? Te cuento.

Descubre esas opciones. Vale la pena. Son razones para seguir adelante, en busca de una mejor oportunidad.

Bien, espero que esta información sea provechosa para ti, tanto si eres administrador de empresas o emprendedor. Ambos son capaces de lograr sus metas en un futuro cercano.

Lo que debe quedar claro es que las funciones de un administrador son sumamente importantes para el buen funcionamiento de una empresa, emprendimiento o microemprendimiento.

Y deben desempeñarse en todas las especialidades. Este aspecto lo explico en mi artículo Identificación de los diferentes Tipos de Administración. Te lo recomiendo.

Gracias por leernos. ¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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