Aprende cómo empezar la gestión por procesos, ya que se ha convertido en una parte fundamental de cualquier negocio exitoso.
Este enfoque ayuda a mejorar la eficiencia, la calidad y la productividad de una organización al centrarse en las operaciones clave y en la optimización de los procesos internos.
Si estás buscando comenzar a implementar la gestión por procesos en tu empresa, es importante tener en cuenta algunos pasos clave.
En este artículo, exploraremos la importancia de este enfoque en los negocios y cómo puedes dar tus primeros pasos hacia una gestión más eficiente, asi como también te enseñamos las herramientas necesarias para empezar.
Cómo iniciar la gestión por procesos
Para iniciar la gestión de procesos en una organización, es necesario aplicar la metodología de BPM (Business Process Management), es decir, la Gestión de Procesos de Negocios.
Esto implica la automatización de los procesos de negocio, la mejora continua a través de la automatización de procesos y la implementación de un sistema de gestión que permita controlar el flujo de trabajo en cada proceso.
Es importante considerar los procesos de apoyo, y asegurar que toda la organización esté alineada con las necesidades de los clientes, para mejorar su satisfacción, y alcanzar los objetivos a nivel organizacional.
Para iniciar la gestión por procesos en una empresa, es fundamental seguir una serie de pasos clave, orientados a identificar los procesos clave de la organización, su documentación, analisis para la mejora continua y establecer indicadores para medir el rendimiento de los procesos, a los fines de garantizar una gestión eficaz.
Consulta esta infografía para descubrir cómo implementar estos pasos en la gestión por procesos de tu empresa.
Pasos para lograrlo
Pasos para empezar la gestión por procesos
Aporta beneficios a tu empresa poniendo en práctica la gestión por procesos, siguiendo estos pasos:
1. Identifica los procesos clave en la empresa
La gestión de calidad y la estandarización de procesos son parte integral de este enfoque.
Por eso, al iniciar la aplicación de la gestión de procesos empresariales en una empresa, es fundamental identificar los procesos clave que forman parte de las actividades de la organización.
Para ello, es fundamental realizar un inventario de los procesos existentes y evaluar su importancia y rendimiento.
También se deben definir los roles y responsabilidades de los equipos multidisciplinarios que participan en la gestión de proyectos.
Esto se logra a través del análisis de todas las interacciones y actividades de la organización, adaptado a las necesidades del cliente.
Es necesario alinear los procesos con los objetivos estratégicos de la empresa y buscar constantemente la mejora de procesos para lograr resultados óptimos.
La aplicación de la metodología de la gestión de procesos de negocio permite determinar si una actividad es esencial para la empresa.
Para ello, se utilizan indicadores clave de rendimiento y se desarrolla una matriz de doble entrada que ayuda a visualizar los grupos de interés involucrados en cada proceso.
Una vez identificados los procesos clave, se pueden establecer los pasos principales para la optimización de procesos y la gestión eficiente de las operaciones.
También se puede determinar cómo mejorar la eficiencia y la calidad de los procesos dentro de las organizaciones, para que estén adaptados a las necesidades del cliente.
2. Documenta los procesos
Este paso puede ser llevado a cabo mediante la creación de un documento que visualice la relación entre las entradas y salidas de un conjunto de actividades.
En este proceso, se utilizan diagramas en bloques para organizar los proyectos de automatización.
La documentación debe pasar por varias rondas de revisión, para asegurar que cada versión sea mejor que la anterior.
La participación de todas las partes interesadas es necesaria para lograr resultados y alcanzar las metas establecidas.
Es necesario definir cómo estas se relacionan entre sí, creando un mapa de procesos que muestre la secuencia de actividades y las interacciones entre ellas.
A partir de este mapa, se pueden identificar las áreas de mejora y establecer indicadores de desempeño para medir el éxito de la implementación de procesos.
La documentación también debe incluir los roles y responsabilidades de cada persona involucrada en los procesos, así como los procedimientos y herramientas necesarios para llevar a cabo las actividades de manera eficiente.
Es necesario detallar cómo se realizan los procesos estratégicos y procesos repetitivos.
Los procesos deben ser descritos de forma clara y concisa, utilizando herramientas como software de gestión para compartir información de manera más eficiente.
La documentación permite estandarizar las actividades, identificar los indicadores de gestión clave y buscar la mejora de los procesos a lo largo del tiempo.
3. Analiza y mejora los procesos
Este paso contribuye a garantizar la eficiencia y la calidad en todas las partes de los procesos.
Pues una vez que se tiene claro el flujo de trabajo, se pueden identificar posibles cuellos de botella, tiempos muertos o redundancias que afecten la eficiencia y productividad de la empresa.
También es importante identificar las áreas de oportunidad y establecer un plan de acción.
Y es conveniente identificar las funciones de automatización que pueden implementarse para agilizar las operaciones.
Además, es importante involucrar al entorno de trabajo en este proceso de mejora continua, ya que cada uno puede aportar una visión única sobre cómo mejorar los procesos internos, buscando siempre satisfacer las necesidades del cliente de manera eficiente y efectiva.
4. Establece indicadores
Cuando una empresa comienza a aplicar la gestión por procesos, es fundamental establecer indicadores que permitan medir el desempeño y la eficacia de dichos procesos.
Para ello, es necesario identificar los objetivos de cada proceso y definir claramente qué se espera lograr con su implementación, para traducirlos en indicadores concretos y medibles.
Esto ayudará a determinar qué aspectos serán medidos y qué indicadores son relevantes para evaluar el éxito del proceso.
Luego se procede a seleccionar los indicadores más adecuados para medir el rendimiento.
Estos indicadores deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes, y estar temporizados, para poder evaluar de manera efectiva el cumplimiento de los objetivos establecidos y realizar ajustes según sea necesario.
Algunos de los indicadores que se pueden establecer en la gestión por procesos son la calidad del producto o servicio, el tiempo de ciclo de los procesos, la satisfacción del cliente, la productividad, el costo de los procesos, entre otros.
Estos indicadores ayudan a la empresa a monitorear su desempeño y tomar decisiones basadas en datos con el objetivo de mejorar continuamente.
5. Mide el rendimiento de los procesos
Medir el rendimiento de los procesos en una empresa que comienza a implementar la gestión por procesos, contribuye a garantizar el éxito y la eficiencia en todas las áreas.
La medición del rendimiento permite identificar áreas de mejora, optimizar recursos y tomar decisiones informadas para impulsar el crecimiento y la rentabilidad de la organización.
Existen diversas formas de medir el rendimiento de los procesos, como establecer indicadores clave de rendimiento (KPIs), realizar análisis de tiempo y costo, recopilar datos sobre la calidad y la satisfacción del cliente, entre otros.
Estas herramientas permiten a la empresa evaluar el desempeño de sus procesos de manera objetiva y establecer metas claras para mejorar continuamente.
Además, es importante implementar un sistema de monitoreo y seguimiento constante para evaluar el rendimiento de los procesos de forma regular y poder tomar decisiones basadas en datos con el objetivo de mejorar continuamente.
Es recomendable realizar revisiones periódicas para ajustar los indicadores si es necesario, y garantizar que se estén midiendo los aspectos más relevantes para la empresa.
Herramientas para la gestión por procesos
Cuando se trata de entender cómo empezar la gestión por procesosen una organización, resalta que es fundamental utilizar diversas herramientas mediante las cuales visualizar, medir y mejorar la ejecución de las actividades.
Entre las herramientas más utilizadas se encuentran los Diagramas de flujo, que representan de manera gráfica las etapas y actividades de un proceso.
Los Indicadores de desempeño que permiten medir el rendimiento de los procesos e identificar áreas de mejora.
Los Mapas de procesos para visualizar la secuencia y relación entre las actividades.
Por último, el Análisis de causa y efecto con el cual identificar las causas raíces de los problemas en los procesos.
Veamos cada una en detalle:
Diagramas de flujo
Los diagramas de flujo son representaciones gráficas que muestran la secuencia de pasos necesarios para completar un proceso o tarea. Como herramienta visual, facilita la comprensión y comunicación de los pasos a seguir en un proceso específico.
Los diagramas de flujo se utilizan como herramienta para la gestión de procesos al ayudar a identificar posibles problemas, cuellos de botella o ineficiencias en la ejecución de tareas.
Al visualizar el flujo de trabajo de manera gráfica, es más fácil detectar áreas de mejora y realizar ajustes que optimicen el proceso en general.
Además, los diagramas de flujo permiten estandarizar los procedimientos, lo que facilita la formación de empleados nuevos y la consistencia en la ejecución de tareas.
Es fundamental que los responsables de cada proceso sean los encargados de realizar los diagramas de flujo.
Estos diagramas no solo ayudarán a identificar posibles cuellos de botella o áreas de mejora, sino que también facilitarán la comunicación entre los diferentes departamentos y equipos, permitiendo una mayor eficiencia en la ejecución de los proyectos.
Conoce más de esta herramienta con el post Diagrama de flujo: ¡Simplifica los procesos de tu negocio!
Indicadores de desempeño
Los indicadores de desempeño son variables que se utilizan para medir y evaluar la eficacia y eficiencia de un proceso o actividad en una organización.
Estos indicadores proporcionan información específica sobre cómo se está desarrollando una tarea o proyecto, permitiendo a los gestores, identificar áreas de mejora y tomar decisiones informadas.
En la gestión de procesos, los indicadores de desempeño son una herramienta fundamental para monitorear el avance de las actividades, medir resultados y evaluar el cumplimiento de los objetivos establecidos.
Al analizar los indicadores de desempeño de forma continua, los responsables de la gestión pueden identificar oportunidades de mejora, detectar posibles desviaciones y tomar medidas correctivas para garantizar el éxito de los procesos.
Quienes deben determinar los indicadores de desempeño en una empresa que empieza a aplicar la gestión por procesos, son los directivos y líderes de cada área, quienes deben colaborar estrechamente para identificar los indicadores más relevantes y alineados con los objetivos estratégicos de la organización.
Sin duda, son una herramienta clave para la toma de decisiones efectiva y la mejora continua en cualquier organización.
Mapas de procesos
Los mapas de procesos son representaciones gráficas que muestran paso a paso, la secuencia de actividades que conforman un proceso específico en una organización.
Estos mapas permiten visualizar de manera clara cómo se lleva a cabo un proceso, identificando roles, responsabilidades y posibles puntos de mejora.
Los mapas de procesos se utilizan como herramienta para la gestión de los procesos, ya que facilitan la identificación de áreas de oportunidad, la optimización de flujos de trabajo y la estandarización de procedimientos.
Al tener una representación visual de los procesos, los equipos de trabajo pueden entender mejor cómo se interrelacionan las distintas actividades y tomar decisiones más efectivas para mejorar la eficiencia operativa de la organización.
Para obtener más información sobre el tema, te recomendamos leer el post Mapeo de procesos: ¡Todo lo que necesitas saber!
Análisis de causa y efecto
El análisis de causa y efecto es una herramienta utilizada en la gestión por procesos para identificar y comprender las relaciones entre distintos factores que afectan a un resultado determinado.
Consiste en analizar las causas que generan un efecto específico, permitiendo identificar de manera sistemática los factores que están contribuyendo a un problema o situación en particular.
En la gestión de procesos, el análisis de causa y efecto se utiliza para identificar las causas raíz de los problemas, determinar posibles soluciones y realizar mejoras en los procesos.
Al visualizar de manera clara las interacciones entre diferentes variables, las organizaciones pueden tomar decisiones informadas para optimizar sus operaciones y alcanzar sus objetivos de manera más eficiente.
Este análisis debe ser realizado por el equipo encargado de la gestión de procesos, que puede estar conformado por líderes de cada área de la empresa, analistas de procesos y otros expertos en el tema.
Es importante que este equipo tenga la capacidad de identificar las causas raíz de los problemas y sus efectos, para poder tomar decisiones informadas y diseñar estrategias efectivas de mejora continua.
Ya sabes cómo empezar la gestión por procesos
Recapitulando, es fundamental comenzar a implementar la gestión por procesos en cualquier empresa para mejorar la eficiencia, la productividad y la calidad de los productos o servicios ofrecidos.
Los pasos a seguir incluyen:
- Identificar los procesos clave en la empresa.
- Documentar los procesos.
- Analizar y mejorar los procesos.
- Establecer indicadores.
- Medir el rendimiento de los procesos.
Motivar a las empresas a adoptar esta metodología es clave para garantizar su competitividad en el mercado actual, ya que les permite identificar y eliminar posibles cuellos de botella, mejorar la comunicación interna y externa, y optimizar los recursos disponibles.
Como herramientas recomendadas presentamos los diagramas de flujo, los indicadores de desempeño, los mapas de procesos, el análisis de causa y efecto.
Si quieres conocer más acerca de cómo aplicar la gestión por procesos en tu empresa, te recomendamos leer los siguientes posts relacionados:
- Cadena de valor: ¿Cómo crearla para tu negocio?
- Cadena de suministro como estrategia para tu negocio.
- Gestión por procesos: ¡Una guía para iniciar!
Gracias por leernos.
¡Hasta la próxima!
