Uso del Diagrama de Flujo: ¿Qué es? Tipos y Ejemplos

¿Estás investigando sobre el uso del Diagrama de Flujo: Qué es, tipos y ejemplos?  Llegaste al lugar ideal. Si no has visto uno, hoy te enseñaré TODO sobre ellos.

En solo unos minutos vas a comprender cómo utilizarlos a tu favor en tu emprendimiento.

Fíjate en lo que vamos a ver… Te explicaré:

  • La forma más sencilla qué es un diagrama de flujo y su flujo de datos.
  • Por qué estos diagramas facilitan los procesos en la empresa.
  • Qué uso les puedes dar.
  • Conocerás la simbología de los diagramas de flujo cuando se crean los pasos de un proceso.
  • Te compartiré cuáles son los símbolos básicos que debe incluir un diagrama de flujo.
  • Finalmente te diré PASO A PASO cómo debes crear tu diagrama de flujo exitosamente, de una manera sencilla de representar y rápido

¿Qué te parece si comenzamos con un ejemplo? Observa la siguiente infografía y dime si has entendido de qué va…:

Figura

¿La entendiste? Si prestaste atención, es un diagrama en el que describo qué debe hacer alguien que tiene que realizar un trabajo de investigación de RRHH…

¿Viste que es sencillo?

Pues eso es porque los diagramas requieren de mucho sentido común. Pero entremos en materia…

Sin enredos: ¿Qué es un Diagrama de Flujo?

Unos lo llaman Flujograma…

Otros, Diagrama de Actividades…

Y algunos Mapa de Procesos.

Pero, es el mismo elemento que se describe como:

Una representación gráfica de una secuencia, con pasos lógicos para llevar a cabo una tarea o cumplir con un objetivo en un proceso determinado.

Si lo quieres más fácil:

Es la trayectoria de un proceso, desde su Inicio hasta su Fin.

Con alternativas de respuesta que se van contestando a partir de un Sí o un No…

De acuerdo a la factibilidad de la consecuencia de las decisiones en las actividades previstas.

Pero te muestro más.

Otras definiciones señalan que…

Un Diagrama de Flujo presenta los pasos de un procedimiento, en el que destacan las unidades implicadas y las responsables de su ejecución.

Y en otra forma más sencilla:

Es la representación gráfica de un proceso administrativo, o según sea el caso.

Empresarios

¿Por qué estos diagramas facilitan los procesos?

En este sentido, debes tener claro, que ese tipo de diagrama puede representar un procedimiento de cualquier tipo de evento o actividad que se lleve a cabo en una empresa de cualquier sector, o en sus unidades departamentos u oficinas.

Por que con ellos puedes:

Desarrollar cualquier tarea más rápido y fácil

Conocer una realidad interna actual de un negocio

Sugerir mejoras

Clasificar a los clientes y proveedores de una empresa

Entre otros aspectos de interés.

Incluso, los especialistas afirman que a través de un diagrama de flujo se puede entender, mucho mejor, cualquier proceso…

Por muy fácil o muy complejo que sea.

Sus diagramas facilitan su comprensión y la comunicación de la información.

Un aspecto de los diagramas de flujo, que te puede interesar, es que son tan versátiles, que los puedes hacer sencillos, dibujados a mano; y/o sofisticados, en ordenadores, online, con diversos pasos.

Lo mejor es que no es imprescindible tener conocimientos técnicos o especializados para elaborar o entender un factible diagrama de flujo.

¿Para qué sirve un Diagrama de Flujo?

Son de mucha ayuda e importancia, ya que facilitan el entendimiento de un proceso en una empresa y de una actividad en concreto.

De hecho, se usan constantemente como la herramienta ideal para llevar a cabo un plan de trabajo, con sus respectivas fases, operatividad y personal involucrado.

También permiten contar con una visión más amplia de lo que es importante y lo que no…

Lo que funciona y lo que no…

Y lo que sobra o falta en una empresa, gracias a su representación gráfica.

También ayudan a descifrar la productividad de los trabajadores, de acuerdo a su responsabilidad y las actividades que planifican y cumplen.

Asimismo, es una herramienta para encontrar los elementos claves en un proceso; establecer las áreas que la observación y la recopilación de datos; y establecer cuáles son las áreas que deben ser mejoradas.

Simbología de los Diagrama de Flujo

Para elaborar un Diagrama de Flujo se cuenta con una amplia variedad de símbolos y cada uno tiene su objetivo y su significado.

Además, se utilizan en contextos específicos, para que puedan ser comprendida la información correspondiente al combinarlos.

Se trata de símbolos universales, con formas especiales, que permiten presentar las variadas secuencias de pasos que se dan durante el proceso.

A través de las líneas y flechas, se dan a conocer las relaciones que existen entre esos pasos.

Uso del Diagrama de Flujo: ¿Qué es? Tipos y Ejemplos 2

Sin embargo, existen los diagramas de empresas, en cuanto a procesos de producción o distribución, que suelen ser un poco más complicados, añadiendo una mayor cantidad de símbolos al diagrama de flujo.

Es probable que pienses que hacer un diagrama de flujo es dificilísimo, pero no es así.

En la medida que conozcas el significado de los recuadros, línea y fechas, podrás presentarlo en tus proceso. Recuerda, la práctica otorga el conocimiento y la experiencia.

Los símbolos básicos para un diagrama de flujo son:

Generalmente, se utilizan varios recuadros sencillos para los diagramas de flujo, los cuales buscan expresar etapas o procesos para conseguir un fin específico.

La mayoría de las veces son utilizados para diagramas de ventas o ejemplificación del proceso de atención al cliente (en casos específicos).

Entre esos símbolos básicos de los diagramas de flujo destacan:

  • Óvalos: Para iniciar o finalizar el diagrama de flujo.
  • Rectángulos: Utilizados como cuadro de texto.
  • Flechas: Representan la continuidad del diagrama. Funcionan como conectores entre símbolos y, de acuerdo a dónde apunte, indicarán la secuencia del proceso.
  • Rombos: Sirven para identificar las preguntas o cuestionamientos dentro del proceso.
  • Cuadrado: Desarrollo o proceso de control.
  • Línea continua: Es el flujo de la información modo formulario o de documentación en apoyo de papel escrito.
  • Línea interrumpida: Significa flujo de la información de modo de formulario digital.

Pasos para crear un diagrama de flujo

A la hora de hacer un diagrama de flujo, lo primero que debes tener en cuenta es el proceso a exponer y los símbolos a utilizar, para que puedas presentar una secuencia de pasos que puedan ser comprendidos por los interesados.

Aquí te dejo una serie de recomendaciones, para que te animes a representar gráficamente el proceso que requieras.

  • Selecciona un problema que desees explicar a través del diagrama de flujo.
  • Analiza y describe el proceso de solución.
  • Determina un principio y un fin.
  • Elabora un proyecto de texto en base al problema para expresar en el diagrama de flujo.
  • Dibuja el diagrama de flujo de acuerdo a las necesidades.
  • Elige los símbolos correctos para representar cada actividad.
  • Verifica cada uno de los pasos para determinar su orden correcto y haz la conexión entre las actividades.
  • Realiza el proceso en base a la realidad para asegurarte de que cada paso del diagrama es factible.

Ten en cuenta…

Otros aspectos como evitar, a toda costa, el cruce de líneas. Eso confundiría al lector y el diagrama no cumplirá su función de expresar el proceso de forma rápida y sencilla.

Además, todo texto escrito dentro de algún recuadro debe ser corto y legible.

No deben existir recuadros o líneas que no puedan conectarse.

En fin, el diagrama de flujo es un sistema. Por lo tanto, todas sus partes deben, de alguna forma, relacionarse con lógica.

Diagramas de Flujo Online

Sea cual sea el proceso y los objetivos del diagrama de flujo que desees realizar, lo más importante es que se entienda, que esté claro.

La idea es que todos, especialmente los involucrados en el proceso puedan saber inmediatamente de qué se trata y cuáles son los planteamientos y posibles soluciones.

Cuando te decidas a hacer un diagrama de flujo, tienes la opción de elaborarlo online, con programas especializados.

Algunos lo consideran como la alternativa ideal para presentar procesos, administrarlos, capacitar a sus participantes, entre otras actividades de interés para las empresas.

En la actualidad, existen muchos software, que según tus requerimientos, pueden ser sencillos y complejos.

Algunos diagramas de flujos sencillos, los puedes hacer en programas como Word, Excel o PowerPoint. Realmente resultan fáciles de elaborar.

Diagrama de flujo: Organiza información tu empresa

Si necesitas realizar uno con mayor complejidad, te recomiendo que busques en Internet diversas opciones de plantillas de diagramas que te ofrecen en páginas como Canva, Smartdraw, Cacoo y Lucidchart, entre otros.

Ellos te ofrecen herramientas gratuitas y fáciles de utilizar en línea.

Diagrama de flujo online.
Ejemplo de Diagrama de Flujo Online. Crédito: Lucidchart.

 «Una imagen dice más que mil palabras y un diagrama puede explicar cualquier proceso».

Ejemplo de un diagrama de flujo

Cuando buscas ejemplos de un diagrama de flujo en Internet, en la mayoría de las páginas relacionadas con el tema, se presenta un caso, demasiado básico, que permite al menos experimentado entender cómo se elabora.

Podría decir que es el ejemplo básico universal de un caso presentado a través de un diagrama de flujo, para que cualquiera lo comprenda mejor.

Y si no lo conoces, te lo muestro, podría ser una guía para ti…

Ejemplo de diagrama
El ejemplo más básico y universal de un diagrama de flujo que abunda en Internet

Sus Ventajas y Desventajas

Los Diagramas de Flujo son utilizados en innumerables empresas como una guía para llevar a cabo sistemas, métodos, actividades, planes de trabajo y proyectos.

Y como todo, tienen sus ventajas y desventajas.

Ventajas:

  • Identifica los procesos.
  • Estructura los pasos a seguir en caso de eventualidades puntuales.
  • Su diseño es sencillo de entender y recordar.
  • No es necesario trabajar en un área específica de la empresa o ser empleado para comprender la información expuesta.
  • Un buen diagrama de flujo puede resumir documentos de varias páginas.
  • Muestra gráficamente la interacción entre clientes-proveedores y transacciones.
  • Facilita el análisis para descubrir fallas o errores en el sistema.

Desventajas:

  • En algunos casos, son sumamente complejos, lo cual puede resultar complicado durante su planificación y ejecución, incluso, para su compresión.
  • Si el diagrama tiene varias alternativas de acciones, podría resultar dificultoso su seguimiento.
  • No existen reglamentos o normas para su elaboración, cada quien lo realiza a su gusto, estilo o necesidad.

Tipos de Diagramas de Flujo

Los principales tipos que se utilizan son cuatro:

Formato Vertical:

El proceso de los pasos descritos se presenta desde arriba hasta abajo. Se trata de un inventario ordenado del procedimientos, de las actividades, de las operaciones, de los planes.

En fin, de la información que es vital para llevar a cabo el proceso, de acuerdo a los objetivos previstos.

diagrama vertical
Diagrama de Flujo Vertical. Crédito: Código abierto punta arenas.

Formato Horizontal:

A diferencia del diagrama de flujo vertical, la secuencia de los pasos de la información se jerarquiza de izquierda a derecha.

Uso del Diagrama de Flujo: ¿Qué es? Tipos y Ejemplos 7

Formato Panorámico:

Es, quizá, la representación más completa de cualquier diagrama de flujo, ya que con un corto vistazo podemos detallar de forma sencilla cada recuadro o figura.

Sus dimensiones se expanden, tanto vertical como horizontalmente, de acuerdo a la necesidad de la información y puede registrar acciones de forma simultánea.

Formato Arquitectónico:

Es aquel que destaca la representación de un área de trabajo específica o un proceso de trabajo dado. Se distingue de los anteriores por ser completamente descriptivo.

Por otra parte, un diagrama de flujo funciona a su vez para detallar procesos y etapas de las estrategias de venta para clientes o planes de contingencia y acciones a llevar a cabo, en caso de presentar problemas puntuales dentro de la compañía.

Para concluir…

  • El diagrama de flujo es una representación gráfica de una secuencia, con lógicos pasos que son fundamentales para llevar a cabo una tarea o cumplir con un objetivo en un proceso determinado.
  • También se define como una representación gráfica que presenta los pasos de un procedimiento, en el que destacan las unidades implicadas y las responsables de su ejecución.
  • Un diagrama de flujo es de vital ayuda para conocer la realidad interna actual de una empresa, sugerir mejoras, clasificar a los clientes y proveedores, entre otros aspectos de interés.
  • Los diagramas de flujo son tan versátiles, que los puedes hacer sencillos, dibujados a mano; y/o sofisticados, en ordenadores, online, con diversos pasos.
  • No es imprescindible tener conocimientos técnicos o especializados para elaborar o entender un factible diagrama de flujo.
  • Son importantes, porque permiten contar con una visión más amplia de lo que es fundamental y lo que no, lo que funciona y lo que no y lo que sobra o falta en una empresa, gracias a su representación gráfica. También ayuda a descifrar la productividad de los trabajadores, de acuerdo a su responsabilidad y las actividades que planifican y cumplen.
  • Para elaborar un Diagrama de Flujo se cuenta con una amplia variedad de símbolos y cada uno tiene su objetivo y su significado.
  • Al realizar un diagrama de flujo debes tener en cuenta el proceso a exponer y los símbolos a utilizar, para que puedas presentar una secuencia de pasos que puedan ser comprendidos por los interesados.
  • Un diagrama de flujo se hace con programas especializados. Existen software como Canva, Smartdraw, Cacoo y Lucidchart. O los puedes realizar más sencillos con Word, PowerPoint o Excel.

Otras aspectos de interés para finalizar

Recuerda que la intención del diagrama de flujo es poder mostrar información de forma concreta y sencilla para facilitar la comprensión de procesos por parte del lector, sin importar si forma parte de la empresa o es cliente.

Si deseas observar un ejemplo de cómo un diagrama de flujo pueden facilitar procesos tan complejos (incluyendo de medicina), te presento el diagrama de procesos hospitalarios.

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Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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