Carta de disculpas a un cliente insatisfecho ¡Toma nota!

Si llegaste aquí es porque necesitas redactar una carta de disculpas a un cliente insatisfecho ¡Toma nota!

Y hazla YA… Porque un cliente insatisfecho es un peligro para tu reputación.

Así que sigue leyendo que te enseñaré cómo redactarle una carta de disculpas.

Con esta carta harás que tu cliente se sienta escuchado y en poco tiempo podrás ganarte su confianza nuevamente.

Fíjate cómo lo haremos:

– Te explicaré POR QUÉ es IMPRESCINDIBLE disculparte con un cliente insatisfecho.
– Te diré las 3 cosas que debes hacer antes de redactar la carta de disculpas.
– Y, finalmente, te mostraré un ejemplo para que hagas tu propia carta de disculpas RÁPIDO Y FÁCIL.

Para comenzar, quiero que veas los siguientes datos, porque la insatisfacción no es cualquier cosa. Presta atención:

Carta de disculpas a un cliente insatisfecho ¡Toma nota! 0

Insisto:

Carta de disculpa a un cliente insatisfecho

Ahora te cuento, punto por punto, lo que te prometí…

¿Por qué es IMPRESCINDIBLE disculparte con un cliente insatisfecho?

Porque es una forma de decir «No fue mi intención. Estoy arrepentido, me encuentro apenado y dispuesto a mejorar».

Disculparse por la insatisfacción de un cliente le da a entender a ellos que nos preocupamos y queremos ofrecer algo mejor.

Pero debemos tener claro algo…

No siempre el cliente se molestará y tendrá la razón.

Puede que se muestre insatisfecho por solo capricho u otra razón. Y tú te preguntarás, incluso en esos casos.

¿Será que está bien disculparse? Y la respuesta es: Por supuesto que sí.

Según el cliente es él quien tiene la razón y puede que nadie lo saque de allí, mucho menos si te pones a discutir, ¡así que hay que ser sabios!

Si quieres que tu cliente se calme, e incluso rectifique su error si es él quien está mal, nada mejor que expresarte de una forma comprensible, decente y muy profesional.

3 cosas que debes hacer antes de redactar la carta de disculpas:

1.- Saber la razón de la insatisfacción:

No podemos tratar con alguien, si no conocemos el motivo de su enojo o insatisfacción.

Así que escucha todo lo que tiene que decirte y si no te queda claro algo, PREGÚNTALO.

¡Es importante que conozcas completamente el motivo de su insatisfacción!

2.-Analiza el motivo de su insatisfacción:

Es aquí donde te darás de cuenta si tiene o no tiene la razón.

Si tiene la razón, es lógico que debes corregir, disculparte y ofrecer algo mejorado al cliente afectado.

De no tener la razón, de igual forma debes disculparte, decirle algo como: «Si considera que hemos fallado, le pedimos disculpa, usted es muy importante para nosotros, estamos dispuesto a ofrecerle un mejor servicio, bla bla bla».

Si complacer el capricho del cliente no te afecta en nada…

¡Hazlo! De lo contrario, dialoga con él para llegar a un acuerdo, en el cual ambos salgan bien parados.

Pero me estoy adelantando, el segundo paso es solo analizar. Vamos con el tercero.

3.- Discúlpate por medio de un comunicado:

Es aquí donde quería llegar, como ya adelanté sea cual sea el caso debes disculparte.

Y no hablo solo de decir ¡Disculpa! Sino de hacer algo más formal.

Algo que llame la atención del cliente, y nada mejor que escribir una carta para comunicar tus disculpas.

Es aquí donde hablamos de una carta de disculpas a un cliente insatisfecho. Así que pasemos a ver algunos ejemplos.

Ejemplo para que hagas tu propia carta de disculpas… RÁPIDO y FÁCIL

Más que un ejemplo, son varios formatos que espero te sean de mucha ayuda.

En ellos, no colocamos encabezados ni nada por el estilo, solo el contenido de la carta de disculpas a un cliente insatisfecho.

Pero en el encabezado, solo debes colocar el nombre de tu empresa, dirección, correo, teléfono, logo y otro datos que consideres.

Así mismo, más abajo debes colocar a quien está dirigida la carta ¡El nombre y apellido de tus clientes! ¡Comencemos!

Formato 1:

Este formato es específico, para una persona o empresa insatisfecha. Incluye una disculpa, asegura un cambio para mejorar y. por último, una recompensa ¡Veamos!

Estimado Sr. Carlos:

No se imagina cuánto lamentamos que la experiencia dentro de nuestro restaurante no haya sido la que esperaba. Para nosotros no hay nada más satisfactorio que la satisfacción de clientes como usted, así que de todo corazón queremos brindarle nuestras disculpas.

Pero no queremos que las disculpas queden solo en palabras. Por eso, estamos trabajando para que no vuelva a ocurrir lo que ha sucedido con usted, y la mejora de nuestro negocio podrá notarse lo más pronto posible.

Así mismo, queremos hacerle un regalo como símbolo de nuestra disculpa. Hemos reservado una mesa especial para usted y otra persona más para que disfruten de un almuerzo totalmente gratis.

Antes de despedirme, reitero mis disculpas. Espero las acepte, así como la recompensa que hemos decidido entregarle.

Muchas gracias por su tiempo para leernos, lo esperamos muy pronto de vuelta en nuestro restaurante.

Formato 2:

Otra carta de disculpas a un cliente insatisfecho. Esta es un poco mas general que la anterior, pero tiene el mismo objetivo ¡Pedir disculpas!

Pero es un poco diferente, no va dirigida por una molestia en específico, sino como un comunicado que le dará a entender al cliente que estamos consciente que tenemos fallas y que queremos mejorar.

Estimado cliente,

Nos dirigimos a usted para mostrar nuestras más sinceras disculpas si nuestro sitio web le ha ocasionado algún inconveniente y traído consecuencias.

Nuestra intención es brindarle un sitio de calidad, pero estamos conscientes que hemos tenido fallas, las cuales estamos analizando para mejorar y brindar un mejor servicio.

Reiteramos nuestras disculpas, le pedimos paciencia y a cambio tendrá en muy poco tiempo un sitio web que cubrirá todas sus expectativas.

Si más que decir, me despido agradeciendo su atención y sobre todo su comprensión.

Hasta aquí el artículo de hoy

Espero que los formatos de nuestra carta de disculpas a un cliente insatisfecho te sean de mucha ayuda. Y, obviamente, nos gustaría leer tus comentarios acerca de ellos.

Por otra parte, te invito a seguirnos en nuestras redes sociales e inscribirte a nuestro boletín para recibir las próximas actualizaciones de nuestro blog ¡Aprenderemos mucho!

Sin más que decir, solo que queda desearte muchos éxitos en tu emprendimiento ¡Hasta la próxima!

Si es de tu agrado, puedes leer también nuestro artículo anterior sobre clientes insatisfechos. Te va ayudar mucho más…

Clientes insatisfechos ¿Amigos o enemigos?

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


2 comentarios en “Carta de disculpas a un cliente insatisfecho ¡Toma nota!”

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