Herramientas para la toma de decisiones

¿Quieres aprender a tomar decisiones asertivas? Llegaste al sitio indicado, porque hoy te enseñaré cómo hacerlo, utilizando diferentes herramientas para la toma de decisiones.

Existen innumerables métodos o herramientas para la toma de decisiones y cada una te ayudará, tomando en cuenta la óptica del autor.

Te explicaré varias herramientas que aportan una orientación significativa a la hora de ese momento decisivo.

¡Presta atención!

Herramientas para la toma de decisiones.
Conoce algunas herramientas para la toma de decisiones.

Son muchos los aspectos involucrados en el proceso de toma de decisiones, que hasta los más experimentados deben analizar una y otra vez para elegir una alternativa.

Tomar decisiones no es fácil, es un proceso que amerita mucho tiempo y análisis. Y si no resulta la más conveniente, las consecuencias pueden ser fatales y, en algunos casos, catastróficas para la organización.

De aquí la importancia de utilizar estas herramientas en el proceso de decisión que te permitirán valorar y considerar la situación para que elijas la mejor alternativa.

En nuestra serie de artículos sobre este tema, te explicaré como utilizar diferentes herramientas en tu negocio para que tomes decisiones efectivas.

Pero antes, es necesario dejar claro que la toma de decisiones puede, en cualquier caso, realizarse de manera individual o colectiva. Todo dependerá del tipo de decisión.

Toma de Decisiones en Grupo

En cuanto a si las decisiones se toman individuales o en grupo, existen especialistas que señalan siete opciones para tomar decisiones en grupo.

  1. Autoridad: el grupo da a conocer sus opiniones y puntos de vista sobre el tema y se presenta una discusión abierta. Al ser escuchadas y analizadas todas las propuestas, una sola persona (la Autoridad) toma la decisión final.
  2. Mayoría: se presenta y se discute sobre el tema. Al concluir el debate, se procede a la votación y gana la propuesta de la mayoría.
  3. Minoría Negativa: se analiza el tema y comienzan las votaciones. El grupo va eligiendo la propuesta menos conveniente y se elimina. Se va repitiendo el proceso hasta que quede una, que será la decisión final.
  4. Ranking: El grupo selecciona las cinco mejores decisiones. Cada persona le da puntuación a cada propuesta del 1 al 5. Al final gana la decisión que tenga más puntos.
  5. Unanimidad: Se produce cuando todos los que forman parte del grupo están de acuerdo, completamente, en que la decisión seleccionada es la mejor.
  6. Consenso: Se presenta una propuesta y se discute y se analiza hasta que todos los miembros del grupo estén de acuerdo en aceptarla.
  7. Combinación de Ideas: El grupo busca la manera de integrar varias alternativas y las combinan hasta llegar a una decisión concreta.

Toma de Decisiones Tradicional

Se trata de un proceso que se lleva a cabo en varios pasos. Cada uno se discute, se analiza, se evalúa, hasta llegar a la decisión final y definitiva.

Esos pasos son:

  • Se identifica la situación o el problema que debe ser solucionado. O, en todo caso, las alternativas que podrían ser favorables.
  • Análisis de los orígenes.
  • Establecer las opciones a tomar en consideración.
  • Señalar las posibles consecuencias.
  • Elección de la decisión más favorable.
  • Determinar acciones a seguir.
  • Evaluación, control y alcance de la decisión tomada.

Luego de tener claro cómo se realiza el proceso de toma de decisiones, te explico las herramientas que te ayudarán a analizar las situaciones.

¡Toma nota!

Análisis FODA para la toma de Decisiones

Esta es una de las herramientas para la toma de decisiones muy utilizadas, porque permite analizar el entorno y dar soluciones estratégicas a problemas de diferentes índoles.

¿Cómo funciona? Es muy práctica y metodológica, porque te ayudará a identificar las Fortalezas, las Debilidades, las Oportunidades y las Amenazas en de tu empresa.

Es una de las primeras herramientas que utilizan los emprendedores y gerentes antes de tomar una decisión. Así se facilita la escogencia de alternativas de solución y, posteriormente, las decisiones a tomar y ejecutar.

En esencia, el análisis situacional FODA analiza el entorno interno y externo de la empresa. El primero está conformado por las fortalezas y debilidades; el último analiza las oportunidades y amenazas.

Para analizar las fortalezas se deben describir cuáles son las ventajas que tiene la organización y que la harán sobresalir ante las adversidades. Aquí se especifican los aspectos diferenciadores y aquellos que la hacen destacar de la competencia.

En las debilidades se deben especificar los aspectos negativos de la empresa que la hacen vulnerable. Estos elementos afectan el cumplimiento de los objetivos y el desarrollo cotidiano de las operaciones.

Por otra parte, se encuentran las Oportunidades que pertenecen al ambiente externo y aunque no pueden ser controladas afectan de manera positiva a la empresa.

Te preguntarás ¿Cuáles son las oportunidades? Disminuciones de impuestos, poca oferta en el mercado, entre otros.

Pero también, encontrarás en el entorno externo amenazas a tu negocio como aumento de impuestos, cambios ambientales, entre otros.

Ejemplo

Al analizar el entorno de una fábrica de bolsos se pudo concluir lo siguiente:

Fortalezas:

  • Personal altamente capacitado.
  • Alta tecnología.
  • El producto no es igual al que ofrece la competencia en el mercado.

Debilidades

  • Pocos proveedores de los insumos.
  • Altos costes de producción.

Oportunidades

  • El mercado de clientes está creciendo.
  • Se puede diversificar el producto.

Amenazas

  • Aumento de los impuestos.
  • Recesión económica.

Océano Azul

¿Te has preguntado si las decisiones estratégicas que tomas en tu empresa son correctas? ¿Cómo tomar decisiones que dirijan a tu negocio al éxito? La estrategia Océano Azul te ayudará. 

Es una iniciativa de Cham Kim y Renée Mauborgne, quienes estimulan a las empresas a tener iniciativas fundamentadas en aspectos innovadores.

La mayoría de las empresas basan sus estrategias en el océano rojo, es decir, en la competencia. Con esto no quiero hacer ver, que no debes analizar, solo que los directivos definen el éxito o el fracaso de su empresa por la habilidad que tienen para competir en el mercado y dejan a un lado otros aspectos.

Esta herramienta de toma de decisiones permite que se puedan generar otros resultados prestando atención en la innovación.

La matriz tiene cuatro cuadrantes, que permiten determinar las respuestas de cuatro preguntas:

¿Qué debes eliminar? ¿Necesitas reducir algo? ¿Qué incrementar? ¿Qué crear? Al determinar con claridad estas respuestas, se podría tomar una decisión conveniente para la empresa, a la hora de requerirla. Es una matriz muy utilizada por incentivar la creatividad.

La Caja de Eisenhower

La Caja de Eisenhower es una herramienta que te ayudará a tomar decisiones priorizando entre lo más importante.

Dwight Eisenhower, presidente número 34 de los Estados Unidos dejó para las generaciones el método que utiliza en su vida personal y laboral para aumentar la productividad.

Por medio de esta herramienta para la toma de decisiones se puede planificar, delegar, priorizar y programar actividades en la empresa.

Te preguntarás ¿Qué debo hacer?

Tendrás que separar la información en los siguientes cuatro cuadrantes. ¡Presta atención!

Primer Cuadrante

Es el primero de los cuadrantes de la caja de Eisenhower y aquí irán las actividades prioritarias o esenciales. Son las tareas que deben ser resueltas inmediatamente o en el mismo día. Por ejemplo: entregar el informe de gestión del departamento.

Segundo Cuadrante

Estará integrado por las tareas importantes, pero que se pueden realizar a largo plazo. Por ejemplo; aumentar la producción de la empresa.

Tercer cuadrante

Son las tareas que se pueden delegar a otra persona del equipo, es decir no requieren de tu atención. Por ejemplo: realizar mantenimiento de la maquinaria, pago a los proveedores.

Cuarto cuadrante

Consiste en identificar aquellas actividades distractoras o que obstruyen el desempeño laboral. Por ejemplo: tiempo perdido entre un turno y otro.

En términos simples, el uso de la caja de Eisenhower puede ayudarte a visualizar tus tareas dentro del contexto de la importancia y la urgencia.

Cuando comienzas a pensar en tu carga de trabajo en estos términos, resulta mucho más fácil garantizar que las tareas más importantes se prioricen y completen lo más rápido posible.

5 Fuerzas de Porter

Es una de las herramientas para la toma decisiones más utilizadas. Te ayudará a decidir con base en la información del entorno y medir la competitividad de la empresa.

¡Algo importante! El resultado de la aplicación de esta herramienta solo será efectivo si se aplica luego de tener definidos los objetivos la misión, visión y los valores.

El análisis se debe realizar por separado tomando en cuenta los siguientes ítems:

Rivalidad entre competidores

Esta influencia será elevada si tu producto carece de diferenciación, es perecedero o la demanda está disminuyendo.

Debes tener claro que cada competidor establecerá estrategias, por ende, deberás estar pendiente de la forma más idónea de enfrentarlos.

Poder negociación proveedores

Se refiere a la influencia que ejercen los proveedores sobre tu empresa. Si existen pocos proveedores de tu materia la influencia será mayor.

Aquí deberás decidir qué hacer para aumentar el poder negociación con este sector.

También debes tomar en cuenta que entre menor sea el número de proveedores mayor será influencia que ejercerán sobre tu negocio.

Poder de negociación de clientes

Se refiere a la influencia que ejercen los clientes sobre tu negocio ¿El cliente puede elegirte entre todos los proveedores o prestadores de servicio?

Si es así perfecto, pero de lo contrario tendrás que diseñar estrategias para captar su atención.

También ejercerán gran influencia en caso de que los clientes sean pocos y tengan la posibilidad de organizarse.

Amenaza de nuevos entrantes

Otros de los aspectos a considerar son las barreras que existen para que otros negocios entren al mercado y te quiten cuota del mismo.

Aquí solo se considerarán negocios que ofrezcan productos o servicios similares a los tuyos. Es indispensable que te detengas a pensar sobre las barreras de tu empresa para la entrada de nuevos competidores.

Amenaza de sustitutos

Aquí deberás analizar la posibilidad de que los clientes prefieran otros productos o servicios con las mismas características. Los sustitutos pueden influir hasta en el precio si lo que ofreces está más costoso.

Espina de pescado

Es una herramienta utilizada para identificar las causas de un determinado problema. Esta representación gráfica te ayudará a identificar las bases de un desempeño deficiente o las áreas con oportunidades de mejora para que puedas orientar las soluciones.

Te preguntarás ¿Cómo funciona?

Te explico:

Esta herramienta identifica las causas y los efectos que originaron un determinado problema. Es importante la precisión al momento de realizar el diagrama para tomar las acciones correctivas.

Entre más detallado sea, mejor podrás explicar los fenómenos y esto se hace desglosando las causas en sub capas.

Árbol de decisión

Es una de las herramientas de decisión utilizadas para representar las diferentes alternativas que tienes para tomar decisiones.

Este tipo de herramientas son muy utilizadas cuando tienes varias opciones con diferentes costes, riesgos y beneficios.

Debes tener claro que esta herramienta solo podrás utilizarla cuando tengas claro los objetivos que buscas (disminuir costes, aumentar los ingresos, entre otros).

Ejemplo

Una empresa debe decidir entre invertir en una campaña publicitaria digital o una campaña publicitaria por medios radiofónicos. El coste de invertir en una campaña digital es de 120 euros con un riesgo del 40 % y un beneficio esperado de 200 euros

Por otra parte, si invierte en medios radiofónicos que tienen un precio de 100 euros, obtendría un beneficio del 110 y si falla le costaría el 60 % de sus costes.

Al analizar la información y tomando en cuenta el precio de ambas alternativas podremos seleccionar la segunda opción porque tiene un precio menor, Sin embargo al incorporar variables como el riego, todo puede cambiar.

Con respecto a invertir en la campaña digital se obtendría un beneficio total de 120 menos el costo de fracasar que es 48 arrojaría un total de 72 euros.

Ahora si invierte en el otro tipo de campaña, obtendría un beneficio de 110 euros menos el fracaso de 66 euros daría un total de 44 euros.

Con base en esta información, se puede deducir que la mejor opción para invertir es la número uno, porque obtendría mayor beneficio y el riesgo sería menor.

Para terminar

El proceso de toma de decisiones es muy complejo y en él intervienen determinados aspectos que a veces se pasan desapercibidos.

De aquí la importancia de utilizar diferentes herramientas para la toma de decisiones como el análisis situacional FODA, el árbol de decisión o la caja de Eisenhower. Cada uno de estos métodos analizan la situación de una forma exhaustiva y te ayudarán a elegir la mejor alternativa.

Para terminar, te invito a estar atento a la serie de artículos que estaré publicando sobre las herramientas para la toma de decisiones en el blog emprender fácil.

Gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios.


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