Etapas del Proceso Administrativo. Te explico cada una

Si quieres conocer las etapas del proceso administrativo, te explico cada una.

Seguro te va a interesar todo ese procedimiento, ya que al ejecutarlas, desarrollan funciones importantes y específicas.

Y, así garantizan el cumplimiento de la gestión de planificación estratégica, en cualquier tipo de empresa.

En este artículo te presento la información que requieres para aplicar el proceso administrativo en tu emprendimiento.

Estos son los puntos a tratar:

  • ¿Qué es el Proceso Administrativo?
  • Conoce las Etapas del Proceso Administrativo
  • Planificación Administrativa
  • Organización Administrativa
  • Dirección Administrativa
  • Control Administrativo
  • Coordinación Administrativa
  • Evaluación Administrativa
  • Un proceso importante e indispensable
  • El rol de los Administradores de Empresas

Cada etapa es importante. Todas trabajan conjuntamente para lograr un fin, que es común en las empresas… “Producir al máximo, con el mínimo costo”.

HAY QUE TENERLO EN CUENTA.

Vamos a ver rápidamente en esta infografía en qué consiste el proceso administrativo y luego te explico en detalle más sobre cada punto. PRESTA ATENCIÓN:

¿Qué es el Proceso Administrativo?
¿Qué es el Proceso Administrativo?

¿Qué es el Proceso Administrativo?

Si hay una carrera universitaria que te permite ser un profesional integral en una empresa y que puedas desarrollar iniciativas en cualquiera de sus departamentos es, sin dudas, la ADMINISTRACIÓN.

Una especialidad que va más allá de los números, fórmulas y cuentas.

Y va más allá, porque uno de sus objetivos fundamentales es…

Desarrollar una eficiente y eficaz gestión de sus recursos financieros, humanos y materiales. El objetivo es alcanzar altos porcentajes de productividad y rentabilidad.

Y así lo afirmo, tanto en mis charlas, como en mi artículo titulado Administración de Empresas: Todo lo que necesitas saber.

Garantizarle beneficios a la empresa

En resumen, la Administración es la ciencia que permite la optimización de los recursos de una empresa en general , con el propósito de garantizarle beneficios.

Y, en ese proceso, el administrador es el personaje ideal. El más competente para lograr eso objetivos que te comenté.

Entonces, para cumplir con esos objetivos y metas ¿Qué hacer? Pues, engranar cada una de las etapas del proceso administrativo.

Luego de esta antesala para destacar la importancia de la administración en una organización. Veamos qué es el proceso administrativo.

Se trata de…

“Un conjunto de funciones administrativas dentro de una organización o empresa, que buscan aprovechar al máximo los recursos existentes, de forma correcta, rápida y eficaz”.

Definición.org

Y, para abreviar, esas funciones o actividades se integran para lograr uno o varios propósitos específicos, en beneficios de la organización.

Conoce las Etapas del Proceso Administrativo
Conoce las Etapas del Proceso Administrativo

Conoce las Etapas del Proceso Administrativo

Lo primero que debo explicarte es que se trata de cuatro etapas, que se desarrollan en dos fases.

ATENCIÓN…

Las primeras dos ETAPAS son:

Planificación y Organización. Ambas forman parte de la FASE Mecánica.

Se trata de programar lo que se va a hacer. Además, se establece la manera de desarrollar los procesos más convenientes.

Es decir, se deja claro en el equipo de trabajo qué se va a hacer y cómo se va a hacer.

Las otras dos ETAPAS son:

Dirección y Control. Y constituyen la FASE Dinámica.

Ambas se dedican a describir cómo se está realizando y, después, como se llevó a cabo el proceso.

Eso quiere decir que se establece lo que se hizo y cuál fue el procedimiento.

Un aspecto adicional

Esas cuatro fases son las básicas en el proceso. Pero muchos expertos en esta materia incluyen dos más, que, igualmente, son importantes, porque ayudan a señalar los resultados.

Una es la Coordinación y la otra es la Evaluación.

La primera, es considerada como la herramienta ideal que permite que los integrantes del equipo puedan desempeñar sus funciones de manera eficiente.

Además, con una relación adecuada y armónica, a fin de lograr las metas en equipo.

Y, la segunda, permite procesar los resultados obtenidos en cada uno de los procesos desarrollados en las empresas. Así se precisa si se cumplieron los objetivos previstos.

Dependiendo de esos resultados, se establecen los correctivos pertinentes.

La importancia de las etapas del Proceso Administrativo

Definitivamente, a través de este proceso se le garantiza a la empresa el logro de sus objetivos de manera eficiente, a corto, mediano y largo plazo.

Además, se prevé que cada etapa, desarrollada con efectividad, avale los planes futuros y el uso acertado de los recursos técnicos y materiales.

Y si esto se cumple a cabalidad, habrá rentabilidad y productividad.

Lo mejor de todo, es que las etapas del proceso administrativo se pueden desarrollar en cualquier tipo de empresa, en forma constante y repetitiva. Siempre y cuando sea preciso.

Y si el equipo de trabajo labora de manera armónica, conjunta y eficiente, los resultados serán altamente efectivos y positivos.

Eso te lo garantizo.

Planificación Administrativa
Planificación Administrativa

Planificación Administrativa

Sobre esta etapa, siempre señalo que en este punto parte el proceso, porque se planifican los objetivos, los procesos, los proyectos, las metas.

En fin, todo ese conjunto de acciones indispensables. 

Y muchas veces, partiendo de todos los aspectos relacionados con la misión y visión de la empresa.

Asimismo, se establecen las estrategias que el equipo considere más idóneas para cristalizar esos objetivos que se deben cumplir.

Las estrategias incluyen:

  • Planes de trabajo que especifican las acciones a desarrollar
  • Los recursos que se invertirán
  • Los materiales que se utilizarán
  • Las responsabilidades de cada personal
  • Las gestiones especiales en caso de contratiempos e imprevistos
  • La supervisión de los coordinadores correspondientes.

Todas esas actividades y muchas más, deben programarse con anticipación.

TEN EN CUENTA, que sin una planificación previa y bien estructurada, no se podrán alcanzar los objetivos de manera exitosa.

Organización Administrativa
Organización Administrativa

Organización Administrativa

A través de un manual detallado, se establecen las responsabilidades, funciones y coordinaciones correspondientes.

Es decir, se distribuye el trabajo al personal capacitado, que ha sido seleccionado para tal fin.

Así como también se determina quiénes tomarán las decisiones y a quiénes se le rendirán cuentas.

Los expertos describen esta etapa como la más indicada para “observar con lupa”, los detalles que se van a desarrollar y que se han planeado con anterioridad.

Y en la medida que avancen las etapas del proceso administrativo, se van asignando los recursos necesarios. Así como también incorporando al personal que sea requerido en las acciones que se vayan ejecutando.

Aquí se pretende lograr que se cumpla el fin trazado, con un mínimo presupuesto y con un máximo resultado y, en consecuencia, con la satisfacción del equipo de trabajo. 

En fin, la principal pregunta es ¿Cómo vamos a organizar todo?

Dirección Administrativa

Cuando me refiero a esta etapa, siempre dejo claro que es la que se encarga de canalizar las órdenes, instrucciones y toma de decisiones. Su misión es lograr el éxito del proceso administrativo, gerencial y productivo.

Entonces, es el inicio de lo planificado, bajo la dirección de un gerente, que a la vez sea un líder. Eso es fundamental.

Incluso, pueden ser varios directores, gerentes y líderes que se encarguen de esa importante responsabilidad.

Él o ellos, deben motivar y capacitar a su equipo de trabajo. Comunicar detalladamente y supervisar exhaustivamente las acciones que se desarrollen y que ya se han planificado con anterioridad

La toma de decisiones acertadas es muy importante. Tanto en el desarrollo normal de las gestiones planificadas, como en caso de imprevistos o contratiempos.

Además, los trabajadores o equipos de trabajo, deben seguir las normas y medidas establecidas para el logro de objetivos. Realmente, es vital.

Control Administrativo
Control Administrativo

Control Administrativo

Esta etapa está relacionada con la vigilancia e inspección del proceso.

Te explico, se trata de la labor conjunta de un equipo de trabajo, integrado por unidades como auditoría, estadística, control de calidad, contabilidad, presupuesto, entre otras.

Todos trabajan conjuntamente para calcular los resultados que se están obteniendo. La idea es mejorar lo que se requiera, con miras al éxito del proceso.

Y si no se están alcanzando los planes requeridos, se deben hacer las correcciones correspondientes.

Eso quiere decir, que los puntos frágiles se deben mejorar. Así como consolidar los puntos fuertes, que permitan cristalizar lo planificado.

Los expertos señalan que el plan de trabajo culmina cuando se llega a la etapa de control. Y como este tipo de labores es cíclico, puede comenzar, de nuevo, la etapa de planificación, si el caso lo amerita.

Si todo salió, según lo establecido, se repite el ciclo para lograr otros objetivos. Y las estrategias se programarán según lo que requiera la empresa.

Y se demuestra que la organización está encaminada al éxito, a su productividad, rentabilidad y diversos beneficios.

Coordinación Administrativa

En este caso, tanto la coordinación administrativa como la evaluación administrativa, son dos procedimientos, que si bien es cierto no están oficialmente integrados en las etapas, muchos expertos las consideran como proceso adicionales importantes.

Te explico… Por ejemplo, la coordinación administrativa podría tener una similitud con la etapa denominada dirección administrativa.

¿Por qué?

Pues, porque a lo que llamamos coordinación lo identificamos con la labor que desarrolla un equipo de trabajo emprendedor en pleno.

Y para que obtenga mejores resultados en sus responsabilidades, se trata de propiciar un buen ambiente para que todos laboren de manera coordinada.

Se incluyen a personas, grupos, unidades, departamentos, etc. Así se obtienen mejores resultados.

En el control administrativo, se hace énfasis a la gestión de los gerentes líderes. Ellos tienen el compromiso de liderar, motivar y estimular a su equipo.

Precisamente, sobre la coordinación administrativa, el ingeniero Henri Fayol, investigador francés, conocido por su importante aporte al formular a Teoría Clásica de la Administración, señaló que:

“Para que reine la armonía entre las diversas parte del organismo material o social… se necesita, no solamente un buen programa y una buena organización, sino también una coordinación realizada en todo momento”.

Henri Fayol

Y muchos de los especialistas señalan estar de acuerdo con este estudioso, “cuya teoría, conocida también como “fayolismo”, en su honor, se convirtió en la base de la metodología moderna en las organizaciones y empresas”.

Evaluación Administrativa

Y, sobre la evaluación administrativa, te puedo decir que también podría considerarse como un adicional del proceso.

Aunque su objetivo se puede contemplar en el control administrativo, es extremadamente importante realizar una evaluación exhaustiva al culminar cada proceso administrativo.

Al querer destacar su importancia en este procedimiento, podemos analizar la definición de evaluación administrativa:

“Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y eficiencia, con que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos previstos, posibilitando la determinación de las desviaciones y la adopción de medidas correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las metas presupuestadas. Se aplica ex ante (antes de), concomitante (durante), y ex post (después de) de las actividades desarrolladas”.

definicion.org

En fin, algunos especialistas incluyen a la evaluación administrativa en este proceso, porque la considera como una “fase que hace posible medir, en forma permanente, el avance y los resultados de los programas.

Así se podrá prevenir desviaciones y aplicar correctivos cuando sea necesario, con el objeto de retroalimentar la formulación e instrumentación”.

Las etapas del proceso administrativo son importantes
Las etapas del proceso administrativo son importantes

Las etapas del proceso administrativo son importantes

Con todas sus etapas, fases y ciclos adicionales, el proceso administrativo es importante e indispensable en todas las empresas.

Este proceso se puede:

  • Utilizar constantemente por las organizaciones para alcanzar objetivos, desarrollar proyectos y procesos.
  • Desarrollar en todas sus etapas y fases, porque están relacionadas.
  • Realizar cuando sea requerido y repetirse en caso que no se logren los objetivos. Por ello, es cíclico y reiterativo.
  • Contar con la participación de todo el personal de la empresa, en los puestos que sean requeridos, según sus conocimientos y experiencias.

Además, hay otros datos que te pueden interesar en mi artículo ¿Qué es Administración de Empresas? Conoce los detalles  

El rol de los Administradores de Empresas
El rol de los Administradores de Empresas

El rol de los Administradores de Empresas

En cualquier tipo de organización o emprendimiento, laboran diversos tipos de profesionales.

Pero nunca debería faltar un administrador, o más específicamente, un administrador de empresas.

Como siempre lo señalo, se trata de un profesional integral que puede desenvolverse, con acierto, en diversas gerencias, departamentos, unidades u oficinas de una corporación.

Por ejemplo, Planeamiento, Operaciones, Supervisión, Recursos Humanos, Compras, Ventas, Organización y Métodos.

Así como Producción, Consultoría Empresarial, Auditoría, Mercadeo, Gerencia, Capacitación, Contabilidad, Presupuesto, Selección de Personal y otras.

¿Quién es el Administrador de Empresas?

En mi artículo titulado Administrador de Empresas: La Brújula de la Organización, destaco que se trata de un profesional universitario

Y ha sido formado para desarrollar diversos cargos y asumir distintas responsabilidades en una organización.

Pero sea cual sea el cargo y la responsabilidad que asuma, su norte es lograr las metas organizaciones.

Y lo logra mediante sus conocimientos, experiencias, estrategias y destrezas de negociación.

Y desarrolla, como lo señalamos con anterioridad, las etapas empresariales que permiten alcanzar la misión, visión y objetivos de una empresa.

Recuerda que son: Planificar, Dirigir, Controlar, Organizar, Coordinar, y Evaluar…

Después de conocer parte de sus responsabilidades, si te animas a estudiar esta especialidad, te invito a leer mi reportaje titulado Carrera de Administración de Empresas ¿Vale la Pena? Allí conocerás todos sus aspectos.

Y ahora que cuentas con los conocimientos básicos del proceso administrativo, lo puedes aplicar en tu emprendimiento en el momento que lo requieras.

Si deseas más información sobre cada etapa del proceso administrativo, te recomiendo leer mis artículos. ¡Suerte y éxitos!

Gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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