Etapas del Proceso Administrativo. ¡Te explico cada una!

Si quieres conocer las etapas del proceso administrativo, ¡te explico en qué consiste cada una!

Seguro te va a interesar, porque al ejecutarlas, desarrollas funciones importantes y específicas que garantizan el cumplimiento de la planeación estratégica en tu emprendimiento.

¿Interesado?

Entonces, presta atención al contenido que he preparado:

  • ¿Qué es el proceso administrativo?
  • ¡Conoce las etapas del proceso administrativo!
  • Planificación administrativa.
  • Organización administrativa.
  • Dirección administrativa.
  • Control administrativo.
  • Coordinación administrativa.
  • Evaluación administrativa.
  • Importancia de las etapas del proceso administrativo.
  • El rol de los administradores de empresas.

Sin más preámbulos…

¡COMENCEMOS!

¿Qué es el proceso administrativo?

Se le denomina “proceso administrativo” al conjunto de funciones administrativas que buscan aprovechar -de forma correcta, rápida y eficaz- los recursos que posee el negocio.

Entre los aspectos más destacados te señalo que el proceso administrativo:

  • Puede ser aplicado en cualquier tipo o tamaño de organización (ej. un pequeño negocio comercial, una compañía e inclusive una ONG).
  • Sirve para organizar los procedimientos y cumplir las metas.
  • Es usado para la correcta gestión de los recursos (materiales, humanos y financieros) de la empresa.

Además te comento que el proceso administrativo comprende un ciclo, cuyas etapas se repiten por cada objetivo propuesto.

¡Conoce las etapas del proceso administrativo!

Lo primero que debo explicarte es que el proceso administrativo agrupa cuatro etapas, que se desarrollan en dos fases.

¿Cuáles?

Te las señalo:

Conoce las dos fases del proceso administrativo.
Conoce las dos fases del proceso administrativo.

Como lo puedes observar las primeras dos etapas son:

PLANIFICACIÓN y ORGANIZACIÓN. Ambas forman parte de la fase mecánica o estructural.

Se trata de programar lo que se va a hacer. Además, se establece la manera de desarrollar los procesos más convenientes.

Es decir, se deja claro en el equipo de trabajo qué se va a hacer y cómo se va a hacer.

Las otras dos etapas son:

DIRECCIÓN y CONTROL. Constituyen la fase dinámica u operativa.

Ambas se dedican a describir cómo se está realizando y, después, como se llevó a cabo el proceso.

Eso quiere decir que se establece lo que se hizo y cuál fue el procedimiento.

Un aspecto adicional…

Esas cuatro fases son las básicas en el proceso. Pero muchos expertos en esta materia incluyen dos más, que, igualmente, son importantes, porque ayudan a señalar los resultados.

Una es la COORDINACIÓN y la otra es la EVALUACIÓN.

La primera es considerada como la herramienta ideal que permite que los integrantes del equipo puedan desempeñar sus funciones de manera eficiente.

Además, con una relación adecuada y armónica, a fin de lograr las metas en equipo.

Y, la segunda, permite procesar los resultados obtenidos en cada una de las etapas desarrolladas en las empresas. Así se precisa si se cumplieron los objetivos previstos.

Dependiendo de esos resultados, se establecen los correctivos pertinentes.

DICHO ESTO…

Planificación Administrativa
Planificación Administrativa

Planificación administrativa

¡Representa el punto de partida del proceso administrativo!

En esta etapa se establecen los objetivos que se desean cumplir -en el corto, mediano y largo plazo- así como también los medios que se usarán para alcanzarlos.

¡Es aquí donde trazamos la ruta (plan) que seguiremos!

En la fase de planificación se clarifican:

  • Las acciones a emprender.
  • Los recursos que se invertirán.
  • Los materiales que se utilizarán.
  • El perfil de los miembros del equipo que ejecutarán las tareas previstas.
  • Y, las contingencias.

Además, te comento que…

La planificación es necesaria porque a través de esta puedes generar información de utilidad para tus socios, posibles inversores y fuentes de financiación externa (ej. los bancos).

Estos agentes solicitarán la información porque a través esta se podrán conocer:

  • Cuáles son tus expectativas sobre el negocio.
  • Y, la forma en que manejarás los distintos escenarios… ¡Esto es algo que les generará CONFIANZA!

En ese sentido, RECUERDA ALGO MUY IMPORTANTE…

¡Tu planificación debe ser realista y ajustada a lo que hay! No establezcas objetivos inalcanzables o pronósticos que no estén bien fundamentados.

Te recomiendo que busques información de todo tipo. Analiza lo ocurrido en el pasado (qué estrategias se usaron y cuáles fueron los resultados que se alcanzaron) ¡Y PLANIFICA!

¿Te gustaría conocer algunos ejemplos de planes que puedes desarrollar en esta etapa?

¡Aquí te dejo algunos!

  • Plan de ventas y comercialización

Define los objetivos y las estrategias relacionadas con la oferta de nuestros productos/servicios, el precio, la promoción, los clientes, la distribución, la competencia, etc.

¡Este plan considera los elementos necesarios para impulsar y mantener nuestras ventas!

  • Plan de producción y costos

Plasma los objetivos y las estrategias orientadas hacia el manejo eficiente de los factores de producción (materia prima, insumos, mano de obra directa) y sus respectivos costos.

  • Flujo de caja proyectado

Es un plan que te permite visualizar los picos en los ingresos y pronosticar gastos.

El flujo de caja es sumamente importante porque te permite saber si habrá escasez de efectivo y, con ello, tomar las previsiones necesarias.

  • Plan de financiamiento

Es un instrumento que te orienta sobre cuánto dinero necesitas para emprender un proyecto y la fuente de financiación que te proveerá los recursos financieros.

Y, hay más…

Si todavía no tienes claro cómo dar inicio a esta etapa, ten en cuenta que una buena planificación da respuesta a las siguientes interrogantes:

  • ¿Qué objetivos se quieren alcanzar y qué se debe hacer para cumplirlos?
  • ¿Quién se va a encargar de cada parte del proceso para conseguir la meta?
  • ¿Cuándo y en qué plazos se van a ejecutar las acciones?
  • ¿Qué recursos necesitamos y dónde podemos conseguirlos?
  • ¿Cuánto cuestan dichos recursos?
  • ¿Qué tipo de problemas podemos tener y cómo vamos a solucionarlos?

Organización administrativa

Una vez que se ha planificado, el siguiente paso consiste en distribuir las actividades y los recursos entre los distintos grupos de trabajo.

En la etapa de organización nosotros:

  • Subdividimos las tareas que se realizarán.
  • Delegamos las tareas a cada miembro del equipo (según el perfil definido en la etapa de planificación).
  • Seleccionamos la autoridad a la que se le deberá rendir cuentas.
  • Proporcionamos los materiales y recursos.

De alguna manera, se trata de darles sentido a las interrogantes planteadas en la etapa de planificación.

Si ya concretaste la etapa de planificación, entonces es hora de resolver:

  • ¿En qué orden se van a ejecutar las tareas?
  • ¿Quién es responsable de cada actividad?
  • ¿Qué tareas se realizarán simultáneamente? ¿Se organizarán grupos de trabajos para llevar a cabo una tarea o cada miembro del equipo será el responsable de una tarea en particular?
  • ¿Cómo se tomarán las decisiones dentro de la organización?

Aunque pueda parecer que estas preguntas forman parte de la planificación, el enfoque aquí es el de TRANSMITIR EL CONCEPTO.

Si deseas más información sobre este tema, te recomiendo mi artículo: Organización de una empresa ¡Sea pequeño o grande tu negocio!

Dirección administrativa

Representa la tercera etapa del proceso administrativo.

¡Es aquí donde se pone en ejecución los planes formulados!

La dirección administrativa involucra:

  • Motivar el personal o los colaboradores.
  • Recompensar el trabajo de cada miembro del equipo.
  • Estar atento a las necesidades de cada colaborador.
  • Mantener una comunicación eficaz con el equipo.
  • Asegurar que se cumplan las normas y medidas que buscan mejorar el desempeño del equipo.

En esta etapa, EL GERENTE DEBE ACTUAR COMO LÍDER. Debe tener en cuenta quiénes -y cómo- son sus colaboradores para motivarlos, corregirlos y promover su desarrollo personal.

¿Cómo se logra esto?

Se logra a través de:

1. La AUTORIDAD que determina el nivel jerárquico de la organización

Esta autoridad puede ser lineal (cuando un jefe manda a sus subordinados) o de staff (cuando existen cargos con autoridad en determinadas áreas por responsabilidades y conocimientos).

2. El PODER que da la estructura del negocio

El poder debe ser legítimo y da la potestad de recompensar y sancionar a otros.

3. La INFLUENCIA que produce cambios de actitud en los demás.

Es decir, la capacidad de comunicar y conectar con los demás para producir cambios positivos y significativos a nivel individual y grupal.

Si quieres saber más de esta etapa, te sugiero leer el post: Dirección Administrativa: ¿Cómo dirigir una empresa?

Control administrativo

Esta función del proceso administrativo consiste en asegurarse de que las acciones planificadas se realizan tal como fueron trazadas.

Llevar un control o seguimiento de las actividades te permite:

  • Analizar y evaluar los resultados alcanzados.
  • Detectar posibles desviaciones entre los resultados obtenidos y los esperados.
  • Definir e iniciar acciones correctivas, en los casos en que sea necesario.
  • Mejorar los puntos débiles y consolidar los puntos fuertes, de cara a alcanzar el éxito.

Los expertos señalan que el proceso administrativo culmina cuando se llega a la etapa de control.

No obstante, este proceso es cíclico. Es decir, la etapa de control da paso a comenzar, de nuevo, la planificación (si el caso lo amerita).

Si todo salió según lo previsto, se repite el ciclo para lograr otros objetivos, caso contrario se analizan las fallas y se aplican los correctivos.

Coordinación administrativa

En este caso, tanto la coordinación administrativa como la evaluación administrativa, son dos procedimientos, que si bien es cierto no están oficialmente integrados en las etapas, muchos expertos las consideran como procesos adicionales importantes.

Te explico… Por ejemplo, la coordinación administrativa podría tener una similitud con la etapa denominada dirección administrativa.

¿Por qué?

Pues, porque a lo que llamamos coordinación lo identificamos con la labor que desarrolla un equipo de trabajo emprendedor EN PLENO.

Y para que obtenga mejores resultados en sus responsabilidades, se trata de propiciar un buen ambiente para que todos laboren de manera coordinada.

Se incluyen a personas, grupos, unidades, departamentos, etc. ¡Así se obtienen mejores resultados!

En la dirección administrativa, se hace énfasis a la gestión de los gerentes líderes. Ellos tienen el compromiso de liderar, motivar y estimular a su equipo.

Precisamente, sobre la coordinación administrativa, el ingeniero Henri Fayol, investigador francés, conocido por su importante aporte al formular la Teoría Clásica de la Administración, señaló que:

“Para que reine la armonía entre las diversas partes del organismo material o social… se necesita, no solamente un buen programa y una buena organización, sino también una coordinación realizada en todo momento”.

Henri Fayol

Muchos de los especialistas señalan estar de acuerdo con este estudioso, cuya teoría, conocida también como “fayolismo”, en su honor, se convirtió en la base de la metodología moderna en las organizaciones y empresas.

Evaluación administrativa

Y, sobre la evaluación administrativa, te puedo decir que también podría considerarse como un adicional del proceso.

Aunque su objetivo se puede contemplar en el control administrativo, es extremadamente importante realizar una evaluación exhaustiva al culminar cada proceso administrativo.

En ese sentido, es importante que se realice una evaluación administrativa “antes”, “durante” y “después” de las actividades desarrolladas.

Algunos especialistas incluyen la evaluación dentro del proceso administrativo, porque la consideran como una “fase que hace posible medir, en forma permanente, el avance y los resultados de los programas”.

De esta forma, se previenen las desviaciones y aplican correctivos cuando sea necesario, con el objeto de retroalimentar la formulación e instrumentación”.

Importancia de las etapas del proceso administrativo

Definitivamente, a través de este proceso se le garantiza a la empresa el logro de sus objetivos de manera eficiente, a corto, mediano y largo plazo.

Además, se prevé que cada etapa, desarrollada con efectividad, avale los planes futuros y el uso acertado de los recursos técnicos y materiales.

Y si esto se cumple a cabalidad, habrá RENTABILIDAD y PRODUCTIVIDAD.

Lo mejor de todo, es que las etapas del proceso administrativo se pueden desarrollar en cualquier tipo de empresa, en forma constante y repetitiva. Siempre y cuando sea preciso.

Y si el equipo de trabajo labora de manera armónica, conjunta y eficiente, los resultados serán altamente EFECTIVOS y POSITIVOS.

El rol de los Administradores de Empresas

En cualquier tipo de organización o emprendimiento, laboran diversos tipos de profesionales, de los cuales nunca debe faltar un administrador, o más específicamente, un ADMINISTRADOR DE EMPRESAS.

Como siempre lo señalo, se trata de un profesional integral que puede desenvolverse, con acierto, en diversas gerencias, departamentos, unidades u oficinas de una corporación.

Por ejemplo, Planeamiento, Operaciones, Supervisión, Recursos Humanos (Gestión del Talento Humano), Compras, Ventas, Organización y Métodos.

Así como Producción, Consultoría Empresarial, Auditoría, Mercadeo, Gerencia, Capacitación, Contabilidad y Finanzas, Presupuesto, Selección de Personal y otras.

Si deseas conocer un poco más sobre este tema, te invito a leer mi post Administración de Empresas: Todo lo que necesitas saber.

¿Quién es el Administrador de Empresas?

Se trata de un profesional universitario formado para desarrollar diversos cargos y asumir distintas responsabilidades en una organización.

Sea cual sea el cargo y la responsabilidad que asuma, su norte siempre será LOGRAR LAS METAS ORGANIZACIONALES.

¿Cómo lo logra?

Lo logra mediante sus conocimientos, experiencias, estrategias y destrezas de negociación.

Este profesional desarrolla, como lo señalamos con anterioridad, las funciones empresariales que permiten alcanzar la misión, visión y objetivos de una empresa.

¿Recuerdas cuáles son?

Planificar, Dirigir, Controlar, Organizar, Coordinar, y Evaluar.

Conclusiones

Con todas sus etapas, fases y ciclos adicionales, el proceso administrativo es IMPORTANTE e INDISPENSABLE en todas las empresas.

Pues, funciona como un mapa a través del cual una empresa u organización intenta guiar sus acciones para alcanzar los objetivos propuestos.

Hasta aquí estarás de acuerdo conmigo en que el proceso administrativo te permite:

  • Aprovechar mejor la mano de obra, los recursos técnicos y los materiales que posees.
  • Controlar de forma organizada tus recursos y disponerlos de manera eficiente.

Además, es un proceso perfectamente aplicable a cualquier emprendimiento.

¡Y ahora que cuentas con los conocimientos básicos del proceso administrativo, lo puedes aplicar en tu emprendimiento en el momento que lo requieras!

Gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios.


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