Automatización de procesos en la pequeña empresa: ¿Cómo aplicarla a tu negocio?

La automatización de procesos empresariales consiste en utilizar software para programar tareas y procesos repetitivos dentro de una empresa.

Al integrar un sistema de automatización de procesos, es posible agilizar el flujo de trabajo, optimizar la gestión de procesos y reducir el error humano.

La automatización de procesos puede transformar digitalmente las gestiones comerciales, permitiendo a las empresas mejorar el servicio al cliente.

Por lo tanto, implementar la automatización de procesos, especialmente en negocios nuevos, es fundamental para optimizar los procesos de tu empresa y obtener un retorno de la inversión más rápido. 

Cada emprendedor tiene que encontrar ese punto en el cual pueda implementar la automatización de procesos según el modelo de negocio.

Problemas comunes en los negocios nuevos

Los problemas comunes en los negocios nuevos pueden surgir debido a la falta de automatización de los procesos. 

Entre todas las etapas de las empresas, la llamada travesía del desierto, es una de las que presenta momentos más desafiantes para un emprendedor.

Para hacer que esa travesía del desierto sea más amena, se debe buscar todo el apoyo necesario para dedicar la atención a actividades que en realidad te acerquen a tus objetivos.

Muchas empresas no entienden qué es la automatización y cómo puede automatizar sus procesos para mejorar la eficiencia y reducir costos. 

La implementación de software de automatización puede ayudar a eliminar tareas manuales y tareas que se repiten, permitiendo a las personas concentrarse en tareas más estratégicas.

Para hacer que esa travesía del desierto sea más amena, se debe buscar todo el apoyo que necesario y ocuparsee en actividades que en realidad permitan acercarse a los objetivos trazados.

La automatización de procesos comerciales también puede mejorar la gestión de tareas y tiempos, la comunicación entre los empleados y resolver ineficiencias generales.

La automatización robótica de procesos (RPA) y otras herramientas de software pueden ser utilizadas para automatizar procesos como la generación de órdenes de compra y la integración de procesos administrativos.

Beneficios de la automatización de procesos empresariales

Mediante la automatización de cada proceso, una empresa puede optimizar sus operaciones, aumentar su eficiencia y mejorar su rendimiento general.

Estos son algunos de los beneficios:

  • El aumento de la productividad al agilizar el tiempo necesario para realizar tareas.
  • La reducción de costos al eliminar tareas repetitivas que requieren mano de obra.
  • La mejora de la calidad del trabajo al garantizar que cada proceso se realice de manera consistente y precisa.
  • La satisfacción del cliente al garantizar tiempos de entrega más rápidos y una interacción más fluida.
  • La mejora en la toma de decisiones al proporcionar indicadores clave en tiempo real para respaldar la toma de decisiones estratégicas.

¿Cómo implementar la automatización de procesos?

Este proceso se puede hacer en forma progresiva.

Es esencial realizar un análisis exhaustivo de los procedimientos actuales, e identificar las áreas que pueden automatizarse, de acuerdo con las necesidades de cada empresa, siguiendo los pasos presentados a continuación.

automatización de procesos en pequeña empresa
3 Pasos para implementar la automazación de procesos.

Pasos para la automatización de procesos

1. Identificación de los procesos

Los tipos de automatización varían según las necesidades de cada tarea y toda la empresa se beneficia de los resultados de la automatización. 

Para identificar los procesos principales de tu negocio, es fundamental realizar un análisis detallado de todas las actividades que se llevan a cabo en la organización.

Precisa cuáles son aquellas tareas que son críticas para el funcionamiento de la empresa y que aportan un mayor valor añadido.

Por otro lado, para determinar qué procesos se pueden automatizar, es importante evaluar aquellos que son repetitivos, manuales y consumen mucho tiempo. 

2. Selecciona una herramienta de automatización

Para elegir la herramienta de automatización adecuada para tu empresa, es crucial realizar una exhaustiva investigación de las opciones disponibles en el mercado.

Analiza detenidamente las funcionalidades y características de cada herramienta, así como la reputación de los proveedores en el sector.

Además, es importante evaluar los costos y beneficios de cada opción, considerando tanto el precio de la herramienta como el retorno de inversión que esta puede generar.

Una vez completada la investigación, selecciona la herramienta que mejor se adapte a las necesidades y objetivos de tu empresa.

Asegúrate de que la herramienta elegida sea fácil de integrar con tus sistemas actuales y que cuente con el soporte técnico necesario para garantizar su correcto funcionamiento.

Al tomar esta decisión de manera informada, podrás optimizar tus procesos de automatización y mejorar la eficiencia de tu empresa.

3. Integra la automatización a los procesos del negocio

La configuración e implementación del software de automatización permite que los diferentes departamentos y funciones de la organización trabajen de manera más coordinada y efectiva.

Además, la capacitación del personal en el uso de estas herramientas es fundamental para garantizar que se aprovechen al máximo sus beneficios.

El monitoreo y medición de resultados es una etapa crucial para evaluar el impacto de la automatización en los procesos del negocio y realizar ajustes si es necesario.

Con una correcta implementación, la automatización puede ayudar a reducir costos, mejorar la calidad de los productos o servicios, y aumentar la satisfacción de los clientes.

Consejos para la automatización de procesos empresariales

Es importante comenzar por las áreas más críticas, aquellas que son clave para el éxito de la organización. 

Una vez identificadas, es fundamental seleccionar la solución correcta que se adapte a las necesidades y objetivos de la empresa.

Además, no se puede olvidar de la cultura empresarial, ya que la automatización puede impactar en la forma en que los empleados realizan sus tareas diarias.

Es crucial involucrar a todo el equipo en el proceso y asegurarse de que estén alineados con los cambios que se van a implementar.

Por último, es fundamental probar y mejorar continuamente los procesos automatizados, con el fin de garantizar su eficacia y eficiencia a lo largo del tiempo.

Ejemplos de automatización de procesos

Conocer algunos ejemplos de aplicación de automatización de procesos permite tener una mayor orientacipon a la hora de tomar decsiones en este sentido. 

A continuación se revisan algunos ejemplos:

1. Automatización de procesos en el área de Recursos Humanos

La automatización de procesos en el área de Recursos Humanos es una herramienta cada vez más utilizada por las empresas, para mejorar la eficiencia y la productividad en la gestión del talento humano. 

Algunas de las herramientas comunes para esta área, incluyen sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS), software de reclutamiento y selección, plataformas de evaluación del desempeño y sistemas de nómina automatizados.

Estas herramientas permiten a los departamentos de recursos humanos, gestionar de manera más eficiente tareas como la contratación, capacitación, evaluación y compensación de empleados.

Algunas ventajas de la automatización de procesos en Recursos Humanos incluyen: la reducción de errores humanos, la mejora de la eficiencia de los procesos, el ahorro de tiempo y la mejora en la toma de decisiones basada en datos.

Un ejemplo de un proceso automatizado en Recursos Humanos podría ser el sistema de reclutamiento y selección de personal, que utiliza herramientas de inteligencia artificial para analizar currículums, realizar pruebas de habilidades y seleccionar candidatos que cumplen con los requisitos específicos del puesto.

Esto permite a los reclutadores ahorrar tiempo en la búsqueda de talento y centrarse en las etapas finales del proceso de contratación.

2. Automatización de procesos en la cadena de suministro

La automatización de procesos en la cadena de suministro se ha convertido en una práctica cada vez más común en las empresas que buscan optimizar sus operaciones y mejorar la eficiencia en la gestión de sus productos.

Para lograr esto, se utilizan diversas herramientas que facilitan la automatización de tareas repetitivas, y permiten una mejor coordinación entre los diferentes eslabones de la cadena de suministro.

Algunas de las herramientas utilizadas para la automatización de procesos en la cadena de suministro, incluyen el software de gestión de almacenes, sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), software de seguimiento en tiempo real y herramientas de análisis de datos, entre otros.

Estas herramientas permiten que las empresas mejoren la visibilidad de sus operaciones, reduzcan los tiempos de entrega, optimicen el inventario y minimicen los errores en los pedidos.

Entre las ventajas de la automatización de procesos en la cadena de suministro se encuentran una mayor eficiencia operativa, una reducción de los costos de logística, una mejor gestión de inventario, una mayor capacidad de respuesta ante cambios en la demanda, y una mayor satisfacción del cliente, al garantizar entregas rápidas y precisas.

Un ejemplo de un proceso automatizado en la cadena de suministro es la utilización de sistemas de gestión de almacenes que permiten la recepción automatizada de mercancías, la gestión eficiente del inventario, la preparación automatizada de pedidos y el seguimiento en tiempo real de los envíos.

Esto no solo agiliza las operaciones, sino que también reduce los errores y mejora la trazabilidad de los productos en toda la cadena de suministro.

3. Automatización de procesos en el área de Marketing

La automatización de procesos en el área de marketing se ha convertido en una necesidad para cualquier empresa que busque mantenerse competitiva en la era de la transformación digital. 

Al automatizar los procesos de negocio, las empresas pueden agilizar tanto a las personas y procesos involucrados en las tareas más complejas.

La automatización de procesos es fundamental para mantener los procesos de la empresa actualizados y eficientes, especialmente en un entorno empresarial en constante evolución.

Para implementarla, las empresas utilizan diferentes tecnologías de automatización, como el software de automatización de procesos y robots de software, que pueden ser programados para realizar ciertas tareas de manera automática.

Además, al mantener una base de conocimiento y interfaz actualizada, las empresas pueden monitorear y mejorar continuamente sus procesos a través de indicadores clave de rendimiento.

Algunos ejemplos de automatización de procesos en marketing incluyen: la programación automática de publicaciones en redes sociales, el seguimiento automatizado de campañas de email marketing y la personalización automática de contenido para diferentes audiencias. 

Hay que tomar en cuenta, en el caso de las redes sociales, que en pequeños negocios es prudente no automatizar las respuestas en redes sociales, pues el fuerte de estos, puede estar en la atención personalizada a la inquietud de cada persona en interacción con la empresa.

Estos ejemplos demuestran cómo la automatización de procesos en marketing puede mejorar la eficiencia y efectividad de las estrategias de marketing de una empresa.

La automatización de procesos en marketing agiliza la ejecución de ciertos procesos de producción, mejora la eficiencia y rentabilidad de los procesos, y permite a las empresas monitorear y mejorar sus procesos, a través de indicadores clave de rendimiento. 

Otras áreas en las que se pueden automatizar los procesos son la gestión de ventas y las tareas administrativas, dediciendo de la manera más acertada, cuales de los procesos pueden ser automatizados.

Es de considerar que hay aplicaciones gratuitas adaptables a la necesidad de cada empresa.

La premisa clave después de haber implementado la automatización de procesos es que ocupes tu tiempo “de sobra” en actividades que te acerquen más a tus objetivos, como por ejemplo:

Algunas tareas en las que puedes invertir el tiempo ahorrado:

  • Diseñar campañas de marketing o de publicidad.
  • Mejorar la productividad de tus empleados.
  • Buscar nuevas ideas para desarrollar productos y servicios.
  • Dedicar más tiempo a atender a los clientes.
  • Crear estrategias para trabajar con otros emprendedores o influencers.
  • Crear descargas, folletos, infografías o ebooks que sirvan para atraer a tus clientes.
  • Mejorar el SEO de la página web, la información de las  redes sociales, entre otras.
  • Invertir más tiempo en cerrar ventas o explicar dudas a posibles compradores.
  • O en cualquier actividad en la que seas muy bueno(a) y que te guste hacerla.

Resumiendo:

La automatización de procesos se refiere a la utilización de software y herramientas para automatizar todas las tareas rutinarias en una empresa.

Es fundamental, ya que ayuda a que los diferentes procesos se vuelvan más eficientes, permitiendo a la empresa ahorrar tiempo y energía en la gestión de las relaciones con los clientes y en la carga de trabajo.

Si una empresa utiliza la automatización de procesos, puede ser capaz de mejorar la experiencia de sus clientes y satisfacer las expectativas de los mismos. 

Además, la automatización de procesos ayuda a que cada una de las áreas de la empresa se integren en un solo sistema, facilitando la coordinación y el trabajo en equipo. También permite a los propietarios de la empresa capacitar a los empleados de manera más eficiente y reducir las quejas de los clientes.

Resumiendo de los beneficios, se pueden destacar que:

La automatización de procesos en los negocios ayuda a mejorar la eficiencia, la productividad y la satisfacción del cliente. Además, permite ahorrar tiempo y reducir los costos operativos.

Con los avances tecnológicos en constante evolución, el potencial de automatización en los negocios es ilimitado.

Se espera que en el futuro se puedan automatizar aún más procesos, lo que llevará a una mayor eficiencia y rentabilidad.

Para aprovechar al máximo la automatización en los negocios nuevos, es importante identificar los procesos que se pueden automatizar y seleccionar las herramientas adecuadas para cada tarea.

Además, es fundamental capacitar a los empleados en el uso de estas herramientas y asegurarse de que se cumplan las expectativas de los clientes.

Gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 46 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Instute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 12 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo Moya se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Creador de metodologías como Matriz estrella y experto en Jobs to be done y metodología Raíles. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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