Mapeo de procesos de negocio: ¡Ejemplos!

El mapeo de procesos de negocio es una herramienta vital para las empresas que buscan optimizar sus operaciones y mejorar su eficiencia. 

Consiste en visualizar y documentar cada paso de un proceso empresarial, desde su inicio hasta su conclusión.

En este artículo exploraremos la definición del mapeo de procesos de negocio y su importancia en la identificación de cuellos de botella, la mejora de la calidad y la toma de decisiones estratégicas.

Acompáñanos a descubrir ejemplos prácticos de cómo implementar esta técnica. 

 ¿Qué es el mapeo de procesos de negocios?

El mapeo de procesos de negocios es una herramienta utilizada en la gestión de procesos de negocio que consiste en modelar y automatizar cada proceso comercial dentro de una empresa.

Se lleva a cabo mediante la creación de un mapa de proceso que muestra el flujo de trabajo de cada proceso, representado a través de un diagrama de flujo o un mapa de flujo de valor.

Para hacer un mapeo de procesos, se utilizan herramientas de mapeo de procesos y software BPM que permiten visualizar el flujo de procesos e identificar los puntos de decisión y procesos a mapear.

La notación de modelado de procesos se utiliza para estandarizar cada tarea involucrada en un proceso.

Algunos de los beneficios del mapeo de procesos de negocio son:

  • La optimización de procesos.
  • La reducción de costos.
  • La mejora de la comunicación y colaboración dentro de la empresa.

Mapeo de procesos de negocio vs. mapeo de procesos de flujo de valor

El mapeo de procesos de negocio y el mapeo de procesos de flujo de valor son dos técnicas importantes para analizar y mejorar los procesos organizacionales.

Aunque ambos tipos de mapeo utilizan diagramas para representar los procesos, hay diferencias clave entre ellos.

El mapeo de procesos de negocio se centra en la identificación de las actividades y tareas que se ejecutan en un proceso, así como en la secuencia de estas actividades.

Su objetivo es mejorar la eficiencia y la efectividad del proceso identificando actividades redundantes o inútiles.

Por otro lado, el mapeo de procesos de flujo de valor se enfoca en la identificación y eliminación de actividades que no agregan valor al proceso.

Su objetivo no es solo mejorar la eficiencia del proceso, sino también proporcionar valor agregado a los clientes finales. 

Para realizar el mapeo de procesos de flujo de valor, se requiere una comprensión clara del cliente y de lo que este considera valioso. Puede encontrar apoyo para este aspecto, en el post ¿Cómo elaborar un mapeo de procesos de flujo de valor?.

Es adecuado utilizar el mapeo de procesos de negocio cuando se requiere optimizar la manera en que la organización realiza sus actividades, especialmente cuando se desea reducir costos y mejorar la calidad de los productos o servicios.

Por otro lado, el mapeo de procesos de flujo de valor es adecuado cuando se desea comprender en detalle cómo agregar valor en el proceso y cómo eliminar actividades que no son valoradas por el cliente.

Esta técnica es especialmente útil cuando se trabaja en un proceso complejo que necesita ser mejorado significativamente.

Ejemplos de mapeo de procesos de negocio

Tomando en cuenta que el mapeo de procesos de negocio es una forma de visualizar cómo se hace un proceso de principio a fin en una empresa, veamos algunos ejemplos en los que se ha aplicado, logrando identificar actividades redundantes, para mejorar la eficiencia y la efectividad.

En el caso de un proceso de ventas, por ejemplo, de un negocio de calzado para caballero, el mapeo de procesos podría comenzar con la recepción de la orden de un cliente y terminar con la entrega del producto.

Al realizar este mapeo, se puede identificar actividades redundantes, como la búsqueda de diferentes colores de un mismo modelo, y encontrar maneras de mejorar la eficiencia y la efectividad, facilitandolo este paso con la exhibición de los modelos en todos los colores disponibles.

Otro ejemplo práctico de mapeo de procesos de negocio sería en el ámbito de la atención al cliente, de una empresa de telefonía.

Ejemplo de mapeo de procesos de negocio
Mapeo de procesos de negocio, ejemplo de una empresa de telefonía.

Se deben identificar todas las etapas del proceso, desde que el cliente contacta con la empresa hasta que se resuelve su problema, determinando dónde comienza y termina cada actividad.

Al evitar redundancias y analizar cada paso de manera detallada, se pueden proponer áreas de mejora para optimizar la gestión de procesos empresariales en este sector, evitando por ejemplo, que se realicen preguntas reiterativas que resultan inútiles y llevan a la pérdida de tiempo para el negocio y para el cliente. 

Para ello, es fundamental utilizar las mejores herramientas de automatización disponibles en el mercado.

Otro ejemplo, de cómo se debe hacer un mapeo de procesos de producción, es el caso de una empresa que fabrica juguetes, lo cual  incluye el identificar los diferentes procesos de fabricación, desde la creación del diseño hasta la distribución.

Por lo tanto, se debe detallar cada paso de producción, incluyendo la materia prima utilizada y el personal involucrado.

Esto permite identificar posibles cuellos de botella en el proceso, por ejemplo, demoras en el embalaje de cada juguete, y proponer soluciones para mejorar la eficiencia, al evaluar el tiempo y los recursos empleados en cada etapa de producción.

Y por último, un ejemplo de cómo sería un mapeo de procesos de negocio para la facturación de una empresa distribuidora de repuestos para vehículos, implicaría identificar cómo se reciben los pedidos, procesar la información de inventario, generar la factura y enviar al cliente.

Al definir los pasos a seguir en cada una de estas etapas, es posible mejorar la eficiencia del proceso y reducir los errores.

Conclusiones

El mapeo de procesos de negocios es una técnica que consiste en modelar y automatizar cada proceso comercial dentro de una empresa. Su importancia radica en que ayuda a mejorar la eficiencia, identificar oportunidades de mejora y estandarizar las operaciones.

El mapeo de procesos de negocios es una técnica que consiste en modelar y automatizar cada proceso comercial dentro de una empresa. Su importancia radica en que ayuda a mejorar la eficiencia, identificar oportunidades de mejora y estandarizar las operaciones.

De modo que, tras realizar un exhaustivo análisis del mapeo de procesos de negocio, podemos concluir que es una herramienta fundamental para identificar, visualizar y optimizar las actividades que conforman una organización.

Mediante esta técnica, es posible detectar redundancias y áreas de mejora que permiten incrementar la eficiencia y la productividad de la empresa.

Recomendamos seguir una serie de pasos para aplicar con éxito el mapeo de procesos de negocio: en primer lugar, es crucial involucrar a todos los miembros del equipo en el proceso para obtener una visión completa y detallada de las operaciones.

Posteriormente, se debe identificar los objetivos y alcances del mapeo, estableciendo métricas claras para medir el éxito de la implementación. 

Asimismo, es importante documentar cada paso y asegurarse de que todos los involucrados estén al tanto de los cambios implementados.

Con el post Mapeo de procesos: ¡Todo lo que necesitas saber! se puede profundizar en este tema para integrar mejoras en las empresas.

Gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 46 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Instute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 12 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo Moya se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Creador de metodologías como Matriz estrella y experto en Jobs to be done y metodología Raíles. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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