Organigrama de una empresa. **LAS BASES** de tu negocio

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El organigrama de una empresa es la representación visual de cada una de sus áreas, tareas, responsabilidades y poder de cada dependencia.  

Como esquema, aporta una manera de articular el funcionamiento de la empresa, pero puede servir para generar una base fuerte de cara al desarrollo de la organización. Es por ello que lo llamamos **LAS BASES** de tu Negocio. Conoce para qué sirve, cuáles son sus clasificaciones y tipos. 

Cómo elaborarlo de manera correcta

Quizás los hayas visto al visitar una empresa, en sus paredes, con diversos formatos como un cuadro con rectángulos unidos por líneas, identificados con nombres de personas y/o con cargos, que se relacionan en forma organizada. En empresas grandes sirve como carta de presentación y en empresas medianas puede servir como estructura presente y, a veces, como aspiración a tener una estructura futura (lo veremos más adelante). 

Para nosotros es más que una representación gráfica de cada uno de los empleados en la empresa, las distintas áreas con las que cuenta, a cuáles reporta y las responsabilidades que cada quien tiene a su cargo. Decimos esto, porque cuando se emprende no siempre se tiene claro el camino. Y el ejercicio de desarrollar un organigrama nos ayuda a distribuir nuestra capacidad (que al inicio es baja) entre las tareas que estimamos necesaria según cada etapa de la empresa.

Si no conoces las etapas de las empresas, te invito a ver el siguiente vídeo:

Podría ser como ver un rompecabezas. ¿Quién desarrollará qué tareas? ¿Qué áreas pueden desarrollarse con una o varias personas? ¿Dónde hace falta o hará falta tener un equipo estructurado?

Cada pieza, en el organigrama, veremos que está representada por un empleado, por un departamento y se relacionan para formar un todo, a través de funciones y tareas, que permiten alcanzar las metas de la empresa de una manera coordinada.

El Organigrama… Cada quien en su lugar

Si quieres crear una empresa o ya tienes una, no importa si es pequeña, has de visualizar la capacidad que deberías tener para desarrollar tu actividad. Por ello, elaborar un organigrama es un ejercicio que te ayuda a detectar carencias y excesos de capacidades (aunque este último sea menos común al inicio). Uno quizás como el ejemplo de abajo (¡ojo! hay que definir los cargos y poner nombre y apellidos a las personas).

Organigrama de la organización
Ejemplo de organigrama. Cada empresa tendrá sus departamentos y equipo personalizado.

El organigrama también puede servirte para planificar a futuro la expansión, la contratación de nuevo personal y la creación de otros departamentos. Es decir, puede que no tengas todas las áreas hoy, pero al representarlas visualmente, sabrás que en algún momento las abordarás.

Las prioridades de la empresa… Tus prioridades

Al crear una empresa tu prioridad es sobrevivir. Al inicio, cuando aún no se ha abordado la actividad, es una utopía pensar que vamos a saber al 100% qué recursos vamos a ir necesitando. Más bien la realidad de la experiencia nos marcará qué recursos humanos vamos necesitando. Por ello, a pesar que es bueno hacer un organigrama al inicio, para tener una idea, lo importante es conseguir ingresos antes que se acaben tus recursos financieros.

En consecuencia, no priorices “armar una estructura perfecta” hasta que sea el momento que tengas la certeza de lo que necesites. En otras palabras, puedes hacer tu organigrama cuando te parezca oportuno (aunque no te lo he dicho…, que quede entre tú y yo, y que conste que realizar este ejercicio, siempre te ayudará a ver ciertas cosas en tu negocio, cualquiera que sea el momento en el que se encuentre. Además, seguro que quieres hacer uno, sino, no estarías aquí 🙂 ).

El organigrama de la empresa cambian con el tiempo

Sin lugar a dudas, el organigrama te permite tener una idea clara de lo que hace cada trabajador en un momento determinado.

O sea, no se hace un organigrama para que dure por los siglos de los siglos.

Si con el tiempo, la sociedad cambia, la empresa, cambia, tú cambias, pues el organigrama también debe cambiar.

Es más, un organigrama, al inicio, es aproximado. Inclusive es aproximado a mitad del camino en la empresa. Sin embargo, uno bien realizado debe garantizar una correcta formación de estrategias, delineando las responsabilidades de cada trabajador, para que estén bien definidas. De esa forma, el equipo deberá funcionar de una manera efectiva y precisa. Y cumplir metas en los periodos de tiempo establecidos.

¿No suena esto como muy académico?

Nada más lejos de la realidad, veamos:

  • Si tu empresa está sana, crece y tiene unos objetivos para los años venideros, entonces,
  • Se creará una estrategia para cumplirlos ¿verdad?
  • Esta o estas estrategias estarán basadas en directrices (aumentar ventas, mejorar atención al cliente, etc.) y…
  • Por lo tanto, se generarán proyectos, es decir lo que sucedería de manera natural.

Como ves en la secuencia… ¿no echas de menos algo?

Piensa…

Sigue pensado…

¡Ojo!.. ¿Aún no lo has captado?

¿Seguro?

Bien, como seguro que lo has captado, estarás de acuerdo que tendrás que organizar tus recursos para desarrollar dichos proyectos. Y para organizar dichos recursos (que en su mayoría son humanos) ¿Qué mejor que revisar tu organigrama?

Revisión empresarial
A veces es importante revisar el organigrama

Incluso, para el futuro, el organigrama sirve para inspirar a los empleados a ampliar su formación y estrategia para escalar en el mismo, conociendo sus alcances y proyecciones en sus respectivas carreras y aspirar un mejor cargo, ajustado a tus experiencias y habilidades.

¿Ya sabes qué cargos ofrece la compañía donde trabajas? Chequea las oportunidades de crecimiento.

@ Siempre se puede mejorar

Organigrama de una empresa. Tipos posibles

Tomando en cuenta que los organigramas representan gráficamente la estructura empresarial de la compañía y cada uno es único, existen infinidad de tipos. Los expertos en la materia los clasifican, por ejemplo, por su Ámbito, Naturaleza, Contenido, Presentación y Finalidad. Y a su vez, de cada uno se derivan nuevos modelos, que se diferencian en estructura, esquema, objetivo o contenido. Lo cierto es que cada empresa debe tener su propio organigrama con su estilo, requerimientos, características y particularidades.

Sin embargo, al tener claro cada una de las clasificaciones de los organigramas, será de gran ayuda a la hora de elaborar nuestro propio organigrama.

Organigramas por Ámbito:

  • Interno: Es el que otorga la visión de un departamento específico dentro de la empresa. Ocurren en empresas muy grandes o con sedes en otras regiones.
Organigrama de una empresa. **LAS BASES** de tu negocio
  • Externo: Aunque se encuentra dentro de la compañía, engloba cada una de las áreas de trabajo necesarias para el funcionamiento de la organización.

Organigramas por Naturaleza:

  • Mesoadministrativos: Es común en el sector público, ya que muestra la estructuración de distintas organizaciones de un mismo sector.
  • Microadministrativos: Puede ser la visión general o específica de una sola compañía.
  • Macroadministrativos: Incluye a dos o más empresas, cuyos procesos se complementen.

Organigramas por Contenido:

  • De Plaza: Indica los cargos existentes y puestos vacantes dentro de un área específica.
  • Integrales: Abarca cada una de las áreas de la empresa.
  • Funcionales: Enfoca su visión en un área en específico.

Organigramas por Presentación:

  • Vertical: Es la forma más clásica de jerarquizar gráficamente, colocando en la cima de la pirámide los cargos de mayor poder dentro de la compañía. Ponemos un ejemplo a continuación. ¡Ojo! tendrás que sustituir las posiciones y los nombres por las tuyas propias, ya que este es un ejemplo para que tú rellenes.
estructura vertical
Ejemplo de organigrama vertical. Rellénalo tú mismo
  • Horizontal: Aunque presenta los balances de jerarquización, elimina la sensación de una empresa piramidal, en la cual unos empleados tienen mayor valor que otros.
Estructura
Ejemplo organigrama horizontal
  • Circular: Se presenta como el nuevo método empleado para ilustrar, adecuadamente, la función de un organigrama. Allí se distingue cada una de las áreas que competen a la empresa, pero sin necesidad de priorizar alguna, para dejar claro que todas forman parte del sistema en forma equilibrada. Una requiere de la otra para su correcto funcionamiento.
Organigrama
Ejemplo organigrama circular

El organigrama de una empresa puede variar de posición de acuerdo a sus políticas laborales.

@ Estructuras laborales

Criterios a la hora de estructurar el organigrama de una empresa

Es probable que algunos se pregunten cuáles son las bondades del organigrama de una empresa. Y la respuesta es: VARIAS.

Primera Bondad

Es una radiografía de su funcionamiento. ¿Por qué? Porque en un organigrama podemos ver cuáles son las áreas que son más importantes, ya que todas no tienen el mismo peso en la organización. Eso quiere decir, que los directivos le prestan más atención a unas dependencias que tienen más responsabilidad para cumplir con los objetivos previsto y, en todo caso, con la visión de la empresa.

Ojo… Esto no quiere decir que las dependencias con menos peso sean ignoradas total y absolutamente. Igual son importantes en otra medida, porque tienen su función.

@ ¡Ten cuidado!

En tu caso, si estás comenzando, probablemente, tú te ocupes de todo, seas el responsable del funcionamiento de todas las áreas, o de la mayoría de ellas, si cuentas con alguna ayuda. Serías como “El Hombre Orquesta”, pendiente de todo y de todos.

Organigrama de una empresa. **LAS BASES** de tu negocio
Al empezar harás de todo, ¡prepárate!

Pero cuando se trata de grandes empresas, la prioridad y la balanza se inclinan hacia los departamentos con mayores responsabilidades, producciones y desafíos.

Vamos a ver casos en el mundo

Uno que resulta interesante lo representa el organigrama de la empresa Apple. Puedes observar que las prioridades para CEO  (Tim Cook) son CFO (Luca Maestri), CDO (Jony Ive) y COO (Jeff Williams). Esto se traduce en que lo importante para esa empresa es… Dinero, Diseño y Operaciones. Las otras áreas contribuyen a un buen engranaje entre ese trio que cuenta con prioridad total.

Apple

Si analizamos un poco otro tipo de empresas, muchas coinciden en señalar en sus respectivos organigramas que el aspecto relacionado con Atención al Cliente es realmente prioritario para lograr sus metas. Pero puedes ver que en el caso de Apple, es importante, pero no es lo primero.

Organigrama de una empresa las bases del negocio
Organigrama de Apple. Créditos: Applesfera

Banco Santander

Veamos otro ejemplo, el Banco Santander. Su organigrama presenta que para su Presidente, Consejero Delegado y Vicepresidentes Ejecutivo las áreas más significativas son Finanzas, Riesgos, Tecnología, Operaciones e Innovación. La Atención al Cliente también queda un poco rezagada. Es otro nivel de prioridades empresariales. Lo demás es complementario.

Organigrama de una empresa
Organigrama del banco de Santander. Créditos: Diario Expansión

Etihad Airlines

Y si cambiamos a un organigrama de una importante línea aérea en el mundo como lo es Etihad, puedes comprobar que resulta totalmente opuesto a lo que muestra Apple en su radiografía. El área de Atención al Cliente es sumamente importante y reporta directamente al CEO.

Organigrama de una empresa
Organigrama de Etihad. Créditos: Etihad Airlines

¿Ves la diferencia en solo estos 3 ejemplos? Esta realidad nos demuestra que las empresas se organizan en función de sus objetivos, directrices y metas. De esa manera desarrollan su estructura, de acuerdo a sus requerimientos y necesidades. Ten en cuenta que según sea la misión de la empresa, el peso que se le otorgue a cada departamento no será igual.

Cuando quieras hacer un plan de negocios o elaborar un organigrama a futuro, piensa qué es lo importante para enfocarte en ello y dale importancia a las áreas en función de cómo sea tu empresa. Como seguramente lo harás con tu empresa hoy, con tu actual situación; y mañana cuando logres tu expansión.

Segunda Bondad

Con solo ver el organigrama de una empresa se puede saber cómo es su estructura. Definitivamente es su carta de presentación. Se trata de la representación gráfica en la que se pueden identificar los departamentos, unidades u oficinas de la empresa, cumpliendo con la cadena jerárquica, sus relaciones entre sí y las funciones que cumple cada una. Así se pueden diseñar las responsabilidades que todas desarrollarán en equipo para la culminación de proyectos en equipo.

Además, los organigramas también permiten identificar a los líderes de equipos, cargos vacantes, rotación de personal, cantidad de trabajadores, entre otros puntos de interés.

Tercera Bondad

El organigrama permite medir la capacidad profesional de las personas, conocer el tamaño de la empresa y si sus operaciones están integradas. Como consecuencia,  puedes identificar personas, funciones y cargos.

Así que pueden surgir preguntas como esta: ¿Podría ser que una persona ocupe más de un cargo? Sí, puede ser. Para eso hay organigramas de personas y de funciones. Si tienes personas que van a desempeñar más de un cargo, no hay problema. Por ejemplo, María Pérez puede ser Jefe de Inventario y Jefe de Inspección a la vez.

Organigrama de una empresa. **LAS BASES** de tu negocio
Algunas personas son multitarea o multárea

El organigrama ideal

Y si quieres ir más allá, puedes hacer otros tipos de organigrama. Total, cada empresa tiene el suyo y es único e irrepetible. Tú puedes tener un Organigrama Real y un Organigrama Ideal, cómo estás hoy y cómo quieres estar mañana. Todo es cuestión de creatividad.

El real, te permite lo que tienes, con lo que cuentas, con lo que estás trabajando. La gente, los cargos, los departamentos. Pocos o muchos, son los que tienes hoy.

El ideal, es el mejor, el que aspiras, el que esperas tener mañana. El que te inspira a ser cada vez mejor emprendedor y trabajar por una empresa más productiva. Con un equipo de trabajo especializado, talentoso y experimentado.

Es lo que anhelas para el futuro, que estará cerca o lejos, dependiendo de tu perseverancia y expectativas. O sea, cómo te gustaría que sea tu organigrama en un mañana, alineado con tu visión, misión, aspiraciones y expectativas. Es probable que al diseñar este organigrama tu entusiasmo se desborde y eso es… extraordinario.

Un organigrama efectivo debe tener…

Muchas veces podemos ver que algunas empresas tienen fallas en la estructura del organigrama. Puede ser porque tienen una ambiciosa misión y/o no cumplen sus propias perspectivas. Para que tú no cometas ese error, lo ideal es que tu organigrama tenga:

  • Precisión: Todas las áreas deben relacionarse e interrelacionarse, con el propósito de establecer conexiones correctas de comunicación. Se deben ubicar estratégicamente los conectores.
  • Sencillez: Aunque el organigrama de una empresa tenga mucha información, no quiere decir que debe ser muy complejo y extenso. Mientras más fácil de entender, mejor.
  • Uniformidad: Sea cual sea la estructura que selecciones, debes asegurarte que mantenga un equilibrio gráfico para facilitar su comprensión.
  • Presentación: Debe ser accesible para cualquiera de los empleados. Por lo que requiere elaborarlo bajo un formato y estructura que refleje el objetivo general de la empresa.
  • Vigencia: Para asegurarnos que el organigrama de una empresa sea funcional, es necesario que la información que presente esté actualizada y organizada. Se recomienda colocar la fecha de realización al pie del organigrama.

¿Cómo hacer el organigrama de una empresa?

Muy sencillo, muy fácil. Puedes hacerlo tú mismo en un documento en Word. O mejor aún, lo elaboras en PowerPoint. Con mucha creatividad, seguramente quedará muy bien y te puede resultar funcional para destacar tu estructuración organizacional.

Pero si quieres algo más sofisticado y profesional, puedes hacerlo con diversas herramientas que te presenta internet. Por ejemplo, puede usar un servicio online como  https://www.canva.com/es_es/graficos/organigrama/

Al contar con la información necesaria con los cargos y las áreas estructuradas que son indispensables para el correcto funcionamiento de la compañía, es solo cuestión de diagramar el organigrama, según su jerarquización.

Otra opción

También están los expertos de https://www.orgplus.com/, entre muchos más, que pueden ser de gran ayuda si se complican las cosas al realizar tu diseño.

Por lo tanto, Estos programas te permiten la elaboración de organigramas para registrar a más de 500 empleados, con herramientas especiales en datos y planificación. Además de visualizar datos para encontrar ventajas estratégicas para la empresa; identificar empleados claves y de alto desempeño; planificar escenarios hipotéticos para posibles cambios en la organización; y aprovechar información para facilitar las fusiones y adquisiciones. Excelentes opciones para que selecciones la que más te guste.

Conclusiones

– El organigrama de una empresa es la representación visual de cada una de sus áreas, tareas, responsabilidades y poder de cada dependencia.

– En el organigrama de la empresa puedes determinar información valiosa en cuanto a personal, dependencias y responsabilidades.

– Y se puede determinar cuáles son las áreas más importantes, ya que todas no tienen el mismo peso en la organización.

– A la hora de planificar proyectos, con una mirada a esa representación gráfica de la empresa, puedes delegar trabajos y compromisos laborales.

– Hacer tu organigrama real es de gran ayuda para saber con qué y quiénes cuentas.

También toma en cuenta que…

– Hay organigramas de organigramas. Desde muy sencillos hasta muy complejos, todo depende de sus objetivos, directrices, alcances y producción, entre otros aspectos.

– El organigrama también puede servirte para planificar a futuro la expansión, la contratación de nuevo personal y la creación de otros departamentos

– No olvides el organigrama ideal. Es el que te permitirá definir al emprendedor del mañana con la empresa que quieres para ese mañana.

Ahora que sabes cómo elaborar un organigrama, es necesario que selecciones el talento humano adecuado para cada área. Te recomendamos leer nuestros artículos sobre ¿Cómo contratar talento humano?

¡Eso es todo! ¿Ves que fácil y estructurado? (como un organigrama 🙂 )

¡Gracias por leernos!

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