En las primeras etapas de un negocio, organizar tus procesos puede marcar la diferencia entre el caos y el crecimiento sostenido. Sin embargo, muchos emprendedores subestiman la importancia de diseñar procesos desde el inicio, y como consecuencia, tienen pérdidas de tiempo, dinero y energía que podrían evitarse.
Por eso, en este artículo vamos a explicarte lo que ocurre ante un dilema común: ¿es mejor diseñar procesos con mi propio equipo o contratar expertos que lo hagan por mí?
Organizar los procesos es una decisión estratégica que afecta la eficiencia, el aprendizaje de tu equipo y la capacidad de tu negocio para escalar. Por eso, aquí te daremos las claves para decidir qué camino seguir.
Y desde este momento, te invitamos a compartir tus dudas, ideas o experiencias acerca de este tipo de situaciones, en el Foro Emprender Fácil. Tu opinión puede ayudar a otros emprendedores que, como tú, buscan la mejor forma de organizar su negocio, y si necesitas orientación, en el foro también la encuentras.
Dos caminos para diseñar procesos: interno o externo
Existen dos grandes opciones para diseñar procesos: hacerlo con tu propio equipo o contratar a expertos externos.
A continuación, analizamos ambas alternativas, para que puedas evaluar cuál se adapta mejor a tu situación y objetivos.
Revisemos cada opción.
Opción 1: Diseñar procesos con tu propio equipo
Cuando decides diseñar procesos internamente, pones en manos de tu equipo la tarea de construir los cimientos de la operación de tu empresa. Algo que puede verse como natural, por cuanto es la misma organización la que debe determinar el cómo alcanzar sus resultados con eficacia y eficiencia.
Tomar la opción de diseñar procesos con tu propio equipo, trae ventajas y retos que debes conocer.
Ventajas de usar el talento interno
Fortaleces las capacidades de tu equipo:
Al involucrar a tu gente en el diseño de procesos, fomentas habilidades que les servirán a lo largo del camino. Tus colaboradores ganan experiencia en organización, mejora continua y gestión.
Mayor compromiso con la empresa:
Cuando el equipo crea los procesos, los siente propios. Esto genera mayor compromiso para cumplirlos, y mejor disposición para perfeccionarlos con el tiempo.
Procesos alineados con tu cultura emprendedora:
Nadie conoce tu negocio como tú y tu equipo. Al diseñar procesos desde adentro, reflejas tu visión y valores en cada paso.
Desventajas de hacerlo todo internamente
Tiempo y curva de aprendizaje:
El diseño de procesos sin experiencia puede tomar más tiempo del previsto. En todo emprendimiento, cada día cuenta, y esto podría retrasar otras áreas críticas como ventas o marketing.
Riesgo de sobrecarga laboral:
Si tu equipo ya está ocupado, sumarle la tarea de diseñar procesos puede saturarlos, afectando su desempeño en las operaciones diarias.
Resultados más lentos:
Aunque construir internamente fortalece al equipo, podría no generar mejoras inmediatas, algo que es fundamental en los primeros meses de tu negocio.
Toma en cuenta que hay elementos con incidencias en los resultados que consigas, como por ejemplo, el conocimiento de quienes integran tu equipo de trabajo para diseñar procesos, la experiencia previa, o la disposición a desarrollar una labor adicional a la que le fue asignada previamente.
Así que es importante estudiar si lo mejor es acudir a un servicio externo. Veamos.
Opción 2: Contratar expertos en diseño de procesos
Subcontratar consultores para diseñar procesos también tiene sus pros y contras. Si los procesos de tu negocio son complejos o requieres resultados rápidos, esta podría ser una alternativa viable. Fíjate bien en lo que esto representa:
Beneficios de trabajar con profesionales externos
Resultados rápidos y eficientes:
Los consultores tienen experiencia y metodologías probadas para diseñar procesos. Esto reduce los tiempos de implementación y mejora la eficacia.
Tu equipo se enfoca en lo que mejor sabe hacer:
Mientras los expertos desarrollan los procesos, tu equipo puede concentrarse en actividades clave: ventas, producto, servicio al cliente.
Mayor claridad en la medición:
Un consultor ayuda a establecer indicadores para medir el rendimiento de tus procesos. Esto facilita evaluar si estás logrando lo que necesitas.
Riesgos de depender de ayuda externa
Menor participación del equipo:
Si los colaboradores no participan en el diseño de procesos aportando información clave con base a sus experiencias dentro del negocio, podrían no adaptarse, o no sentirse identificados con ellos.
Posible desconexión con la cultura:
Sin una comunicación constante, podrías acabar con procesos que no encajan con tu identidad de marca.
Dependencia a largo plazo:
Si no se transfiere el conocimiento, podrías necesitar ayuda externa cada vez que quieras ajustar o mejorar tus procesos.
¿Qué opción es mejor para ti como emprendedor?
Como las dos opciones que se presentan representan soluciones, no existe una respuesta única.
En todo caso, tu decisión depende de evaluar tu situación actual, para determinar si tu equipo tiene tiempo, y está dispuesto a aprender.
También es fundamental evaluar si necesitas resultados rápidos, para poner en práctica los procesos diseñados.
Y no puede faltar, el evaluar si cuentas con presupuesto para contratar consultores, en vista de los costos generalmente altos solicitados para este tipo de asesoría.
¿Se puede implementar un modelo mixto?
Muchos emprendedores optan por aprender lo básico internamente y contratar ayuda puntual para procesos complejos. De esta forma, desarrollan habilidades y se benefician de la experiencia externa.
Esta combinación tiene ventajas como un aprendizaje continuo dentro del equipo y acceso a experiencia externa para tareas críticas.
Por supuesto, existen desventajas en cuanto a que la coordinación se hace más compleja y existen riesgo de conflictos de enfoque.
Si decides combinar las dos opciones, puedes distribuir las funciones.
Una sugerencia es que el equipo interno podría encargarse de mapear procesos básicos, documentar procedimientos y mantenerlos, mientras que los consultores ayudarían en procesos complejos, definición de indicadores y formación avanzada del personal.
De esta forma, puedes lograr un equilibrio entre fortalecimiento interno y eficiencia externa.
Conclusión
Definitivamente, diseñar procesos es una decisión estratégica. Es un paso clave para cualquier negocio que quiera crecer ordenadamente.
Puedes hacerlo con tu equipo, fomentando aprendizaje y pertenencia, o con expertos, logrando rapidez y eficiencia.
Pero no se trata solo de elegir entre una opción u otra. Lo importante es alinear la decisión con tus recursos, metas y cultura empresarial.
Entonces, si tu presupuesto es limitado y quieres fortalecer tu equipo, comienza internamente.
Ahora, si buscas rapidez y calidad desde el inicio, valora contratar ayuda externa. También podrías combinar ambas opciones.
No dejes de considerar la combinación de ambas alternativas. Todo depende del personal que tengas, el tiempo, la disponibilidad de recursos, para tomar la decisión, y hemos dejado en tus manos todo lo necesario para que puedas decidir con acierto.
¿Y tú qué opinas? ¿Prefieres aprender con tu equipo o contar con expertos para agilizar tu camino? Cuéntanos en el Foro Emprender Fácil.
Gracias por leernos.
¡Hasta la próxima!
