¿Cómo administrar un negocio pequeño? Es fácil y seguro

Estás emprendiendo y ¿no sabes cómo administrar un negocio pequeño?

Pues, no te preocupes.

Aquí, encontrarás información detallada para que compruebes que se trata de una actividad fácil y segura.

Fíjate, que muchos negocios al iniciar sus actividades, se concentran solo en el volumen de las ventas y descuidan otros aspectos relevantes, como el tema administrativo.

Entonces, se les dificulta saber realmente cuánto han gastado, cuánto deben, qué tanto han ganado, cuál es el nivel de inventario, cómo determinar los costes, entre otros.

Y allí, es cuando inicia el caos.

Pero, espera…

PARA EVITAR QUE TE SUCEDA A TI, dedica unos minutos a la lectura del siguiente material:

  • Te explicaré uno a uno los pasos para administrar un negocio pequeño
    • Seleccionar una herramienta que facilite la administración.
    • Las claves para el control de inventarios.
    • Identificar los costes.
    • Llevar un registro DIARIO de gastos y ventas.
    • Realizar una base de datos de clientes.
    • Hacer seguimiento de los colaboradores o trabajadores del negocio.
    • Comparar los resultados.
    • Los bienes y obligaciones del negocio son del negocio.
  • Un resumen…

Sí, hoy vengo CON TODO.

Y de allí mis ganas de arrancar, así que… Presta atención!

En la siguiente infografía vas a conocer algunas cosas básicas, pero muy importantes que debes saber:

¿Cómo administrar un negocio pequeño? Es fácil y seguro 0

El problema que tenemos al iniciar un nuevo negocio es que nos informamos muy bien sobre “la idea”.

Pero… muchas veces no nos preocupamos por aprender cómo llevar la administración correctamente.

Por eso, vayamos “al grano”.

Pasos para administrar un negocio pequeño

Para administrar un negocio pequeño de manera eficaz, necesitarás sentar las bases para que cada actividad se ejecute de manera organizada.

Por lo que te recomiendo seguir los pasos a continuación:  

Paso 1: Seleccionar una herramienta que facilite la administración

Existen muchos cálculos que debes hacer y nada mejor que te apoyes con una herramienta tecnológica.

Hay algunas tan sencillas y efectivas como Excel.

Existen otras en línea, como por ejemplo, las hojas de cálculo de Google.

Pero también, tienes las más avanzadas y completas como la aplicación de gestión empresarial Platzilla.

Sea cual sea la opción que selecciones es importante que tengas un software que te apoye y que te sea fácil de manejar.

Y este es el primer paso, ya que, si diseñas un buen sistema de registros te será mucho más fácil llevar el control de la administración de tu negocio.

Paso 2: Las claves para el control de inventarios

Un error de muchos emprendedores, es creer que por tratarse de un negocio pequeño, se puede tener controlado -a simple vista- el stock de materiales o de productos para la venta.

Por ejemplo:

Supongamos que vendes helados, tal vez tengas la impresión de que con solo mirar el refrigerador (congelador o heladera), sabrás cuanta disponibilidad tienes.

Pero, si por el contrario, llevas un registro correcto, conocerás con precisión cuántos helados tienes según cada sabor, tamaño, fecha de elaboración, etc.

Esto te permitirá, primero, saber cuál producto tiene más salida; segundo, tomar previsiones para satisfacer la demanda, especialmente, los días con mayores ventas.

Además, con los registros de inventarios podrás también calcular costes, márgenes de ganancias, retorno de la inversión, entradas y salidas de dinero, y mucho más.

Entonces, fíjate en la importancia que representa este paso.

Es mejor trabajar con números, como te dije en la infografía…

Ahora bien, algunas recomendaciones para llevar un buen inventario son:

  • Primero, crear un archivo físico o digital.
  • Después, adicionar tantas columnas como requieras, según la naturaleza de tu pequeño negocio. Lo fundamental es expresar: fecha, cantidades entrantes, productos vendidos, precios y otros detalles que consideres importantes.
  • Por último, puedes destinar la última columna para totalizar. Así, podrás visualizar rápidamente las cantidades disponibles en tiempo real.

En verdad este tema va más allá, pero para comenzar puedes poner en práctica estos consejos.

Paso 3: Identificar los costes

Los costes comprenden la inversión que realizas para tener un producto terminado para la venta.

Hay muchos tipos de costes: fijos, variables, directos, indirectos, etc.

Y, en la medida que lo identifiques podrás minimizarlos, lo cual te permitirá:

  • Fijar precios competitivos.
  • Incrementar las ventas.
  • Maximizar las ganancias en tu negocio.

¿Te gusta la idea?

Entonces, procura considerarlos todos por muy mínimos que sean y llevar un registro de los mismos.

¿Qué pasa?

Que a veces solo consideramos costes fijos o directos, es decir, aquellos que vemos en el producto que vendemos, como por ejemplo la materia prima.

Pero, dejamos de lado costes como el servicio eléctrico, el Internet, o la gasolina del auto que va a buscar la materia prima.

¿Lo ves?

Estos costes también debes sumarlos para conocer realmente las salidas de dinero que implica realizar tus actividades.

Además, con estos datos podrás buscar mejores proveedores y, LO MÁS IMPORTANTE, estimar el margen de ganancias de tu emprendimiento y el precio de venta de tus productos o servicios.

Así que, nada de estimados o “cuentas al ojo”.

No te imaginas la cantidad de pequeños negocios que han fracasado porque, simplemente, no tenían ganancias debido a que los ingresos no eran nada (comparado con los gastos).

Paso 4: Llevar un registro DIARIO de gastos y ventas

No esperes el fin de mes para sacar cuenta de cuánto gastaste o vendiste, resulta ser muy difícil (esto aumenta el margen de error y se acumula trabajo).

Lo mejor es aplicar la política de “producto vendido, producto registrado en el sistema”.

Paso 5: Realizar una base de datos de clientes

Es cierto que este paso dependerá de la naturaleza de tu negocio.

Pero, un registro te ayudará a segmentar a tu clientela, saber si son clientes recurrentes o esporádicos, conocer sus preferencias, estudiar la tendencia del mercado, etc.

Por ejemplo:

Si te dedicas a las manualidades con tejidos, es probable que logres un círculo de clientes frecuentes, interesados en este tipo específico de piezas.

En este caso, es importante que lleves un registro de clientes para ofrecerles tus nuevas producciones, conocer la frecuencia con la que compran o indagar en el nivel de satisfacción.

Ahora…

Si tu negocio se trata de vender helados en un parque, pues probablemente la clientela sea muy variada.

Es decir, que su frecuencia puede cambiar según factores como la temporada, la oferta de la competencia, algún evento en particular, etc.

En este caso, es más complejo llevar un registro de clientes.

No obstante, en la medida de lo posible, tener una base de datos es una información muy valiosa para el futuro de cualquier negocio.

Paso 6: Hacer seguimiento de los colaboradores o trabajadores del negocio

Las personas que aportan su esfuerzo y conocimientos influyen mucho en el éxito o fracaso de un negocio.

Por eso, no debes descuidarlos.

En este paso, debes procurar:

  • Primero, cumplir con las disposiciones legales en materia laboral.
  • Segundo, observar su comportamiento y niveles de motivación.
  • Tercero, escuchar sus sugerencias.
  • Finalmente, medir su productividad y rendimiento, en función de las metas.

Este tipo de información te permitirá evaluar a tu personal y saber si hay que capacitar, llamar la atención, cambiar de posición e incluso despedir.

Paso 7: Comparar los resultados de cómo administrar un negocio pequeño

Lo más conveniente es tener puntos de referencia para ir comparando los resultados.

Para ello, te puedes valer de:

  • Los planes, los objetivos y las metas que te has trazado.
  • Las cifras que alcanzan otros negocios similares, en este caso puedes observar los indicadores del negocio más grande y destacado en tu área, asimismo, del más pequeño.

Y si al cumplirse un plazo de tiempo pre-establecido los resultados no van acorde con lo esperado, es hora de aplicar medidas correctivas y tomar decisiones ¡Algo debe estar mal!

Paso 8: Los bienes y obligaciones del negocio son del negocio

En este último paso quiero recalcar que para administrar de la mejor manera un pequeño negocio, es clave diferenciar lo personal de lo empresariales.

Un error que cometemos muchas veces es creer que el dinero, equipos, maquinaria, deudas, etc… del negocio son nuestro.

Trayendo como resultado una distorsión en el capital de trabajo, equipos desgastados, omisión de compromisos salariales, etc.

En resumen…

En este post pudiste aprender algunos consejos de cómo administrar un negocio pequeño.

Y, resumidamente se trata de:

cómo administrar un negocio pequeño
Para administrar un negocio pequeño de manera eficaz, necesitarás sentar las bases para que cada actividad se ejecute de manera organizada

No es todo ¡Hay más!

Considera este artículo un abre-boca, pues el tema de cómo administrar un pequeño negocio es extenso, y hay que trabajarlo por áreas

¡Pero para comenzar es bueno que tomes en cuenta los 8 puntos que te compartimos!

Así que te invito a seguirnos en nuestras redes sociales y suscribirte a nuestros canales Emprender Fácil y Gestionar Fácil, para estar al tanto de nuevas clases.

¡Se vienen muchas cosas buenas!

Sin más que decir me despido, y espero que toda esta información sea de mucho provecho.

¡Ya sabes cómo administrar un negocio pequeño!

Muchas gracias por leernos.

¡Hasta la próxima entrega!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios.


63 comentarios en «¿Cómo administrar un negocio pequeño? Es fácil y seguro»

  1. muchas gracias la verdad empece con una pequeña papaeleria y la verdad siento que no voy bien y mi socio es mi esposo pero los gastos y deudas son muchas como debo organizarme

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  2. gracias me eh quitado muchas dudas y mas por que hace 15 dias abri mi negocio pero no tenia esas cosas en cuenta solo me falta a preder a manejar excel para poder aprender a administrar mi negocio que mas a delante sera una empre

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  3. Ola buenas noches saludos cordiales gracias por leer mi mensaje yo tengo mi pequeño negocio vendo todo lo básico de una tienda, lavandería, vendo helados y mis costuras y al final del día no me salen las cuentas

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    • Hola Charito,
      Siento leer eso. No hay una fórmula secreta, pero le recomiendo que haga un análisis breve de dónde van los gastos, qué áreas eliminar y cuáles promover. Por ejemplo ya he visto otros negocios que por ejemplo son una tienda pero también BAR y les ha ido bien, pero se han quitado lo que no ha funcionado como productos de limpieza y otros servicios que tenían (una costurera)
      Suerte!

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  4. Hola David, muchas gracias por la información. Me gustaría saber cual sería el porcentaje ideal que yo debería tomar como mi “sueldo” del total de ganancias de mi negocio?

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    • Hola Federico,
      No hay porcentaje “ideal” y depende de cada caso. Es usted quien ha de evaluar cuánto necesita el negocio en términos de capital circulante (dinero de funcionamiento) y cuánto necesita usted. Haga un balance entre su situación y por lo tanto su nómina y la inversión en el negocio. Una vez el negocio vaya “bien” páguese como debiera, no cometa el error de no pagarse nunca, pero tampoco de “secar” el negocio”
      Un saludo

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  5. Muchas gracias por valiosa información, tengo 8 años con mi pequeño negocio y pensé que exajerava al apuntar cada gasto por mínimo que fuese, separar los gastos personales con los del negocio y apuntar producción que realizo día a día ya tengo mi punto de venta que tiene la información básica para seguir creciendo pero por el miedo a la modernidad no lo e podido instalar con esta información que acabo de leer me acaba de abrir otra oportunidad para subir otro escalón. También apunte otros puntos que no tenia encuenta como enfocarme también con el personal que tengo al rededor mio Gracias!!

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  6. Hola estoy apunto de emprender un pequeño negocio q promete un futuro muy bueno ..pero no se nada de administracion ..toda mi vida he trabajado x mi cuenta y pues me ha resultado xq son negocios muy pequeñoa .pero hoy en dia estoy emprendiendo en un negocio que estoy legalizando ..y me gusto su pagina y me gustaria un consejo al respecto ..mil gracias .

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  7. Hola David,
    Primero felicitarte por tu artículo, es estupendo. Me gustaría saber a ver si teneis algún curso online donde me pueda subscrivir y pueda comprar para de una vez poder aprender como llevar correctamente mi negocio paso a paso.
    Muchas gracias

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  8. hola , me sirvió mucho tus consejos para las empresas que tengo actualmente en chile, una panadería y distribuidora de productos alimenticios(harina,levadura,manteca,utensilios,etc). tienen ventas pero solamente falta tener mas orden y contar con los números mas claros (costos,gastos) para poder lograr crecer este año que es lo que mas me interesa (tener una buena base para luego construir), pero carezco de conocimiento en el area administrativo, podrias ayudarme con temas mas especificos acorde a mi realidad. gracias.

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  9. Gracias, tendré en cuenta estos consejos, mi negocio tiene 10 años, estoy ubicada en un lugar estratégico de mi localidad, sin embargo no crece. Siento que no lo hago bien, recién voy a implementar un sistema informático… veré como voy. Por cierto te escribo desde Ecuador. Exitos

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  10. hola david soy de mexico estado de sinaloa me encanto como explicas todo tedire que apenas voy ha poner mi negocio y me pondre asegir tus buenos comentarios

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  11. hola!! muchas gracias por la información, estamos mirando de abrir nuestro pequeño negocio q queremos q sea familiar, un taller de motos, mi marido el mecánico y yo su administradora de todo. haber si me puedes aconsejar con algo mas. te lo agradecería. mil gracias!!

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  12. Hola muchas gracias por la informacion qusiera un consejo tuyo tengo un pequeño negocio de venta de bolsas e incienso y a veces se ve el dinero a veces no..es muy relativo quiciera un concejo de como lo podtia manejar..gracias

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    • Hola Loida!
      Muchas gracias por tu lectura.
      Te recomiendo que pruebes de forma gratuita https://app.platzilla.com/ o si gusta de manera tradicional, puedes llevar un detalle de tus ingresos, gastos, inventario, ventas en excel. Es importante que este control lo realices diario y de forma inmediata. De esta manera te darás cuenta en que cosas estas malgastando o cuál es la fuga de dinero que tienes.
      Te comparto un vídeo que te indica cuáles son las estrategias para llevar un control y seguimiento de tu emprendimiento. https://cutt.ly/2vdGu1L
      ¡Éxito en tu emprendimiento!
      Saludos.

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  13. Buenas noches escribo dese Venezuela. Gracias por la información. Hace 7 meses inicie6un negocio en casa pero a veces el dinero no me rinde y siento que estoy fallando en algo. Aquí los alimentos aumentan a diario por el precio del dólar y si quisiera alguna orientacion gracias.

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  14. Buen dia. Yo tengo mi negocio una botica ya cumpliremos 3 años pero mis ganancias son pocas, todo las ventas del mes prácticamente me alcanzan para comprar todo los medicamentos que se acaban durante el mes, pago de personal alquiler entre otros y las ganancias son muy pocas en que puedo estar fallando. Por favor un consejo. Gracias

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    • Hola Mirian,
      Me temo que no hay una solución mágica. Por un lado hay que eliminar costes extras, ver cómo llegan los clientes, qué marketing se tiene, cómo son los productos, su precio, la competencia y por supuesto el nivel de servicio.

      Responder

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