¿Inviertes tiempo y esfuerzo en organizar webinars, pero solo se conectan las mismas personas de siempre?
El problema no es tu contenido, sino la falta de relaciones públicas en tu estrategia.
Las relaciones públicas bien aplicadas a eventos virtuales amplifican tu alcance, atraen a nuevos públicos y posicionan tu marca como referente.
En esta guía práctica descubrirás cómo planificar, difundir y rentabilizar tus eventos online con enfoque de relaciones públicas, desde la selección del tema hasta el seguimiento posterior.
¿Ya has probado alguna de estas tácticas? Comparte tu experiencia en el Foro de Emprender Fácil.
Fase 1: Planificación del evento con enfoque de relaciones públicas
El trabajo de relaciones públicas no empieza cuando el evento está terminado y buscas difusión.
Empieza en la fase de planificación, cuando todavía estás definiendo el tema, el formato y los ponentes.
1.1 Define un tema con gancho mediático
Para que tu evento tenga potencial de relaciones públicas, el tema debe ser relevante no solo para tu audiencia habitual, sino también para un público más amplio.
Pregúntate:
- ¿Aborda un problema actual o una tendencia emergente?
- ¿Ofrece una perspectiva novedosa o datos exclusivos?
- ¿Puede generar interés en medios o influencers del sector?
Un tema genérico como «Cómo mejorar tus ventas» tendrá menos recorrido en relaciones públicas que uno más específico y actual como «Estrategias de venta para el nuevo contexto económico post-pandemia» o «Cómo la inteligencia artificial está transformando las ventas en pymes».
1.2 Identifica aliados estratégicos
Las relaciones públicas también consisten en construir alianzas.
Para tu evento virtual, identifica posibles colaboradores que puedan ayudarte a difundirlo a cambio de visibilidad:
- Asociaciones empresariales o gremios: Pueden difundir tu evento entre sus asociados.
- Influencers o expertos del sector: Si participan como ponentes, movilizarán a su audiencia.
- Medios de comunicación sectoriales: Pueden estar interesados en cubrir el evento o en publicar contenido relacionado.
- Otras empresas complementarias: Que no compitan directamente contigo pero compartan audiencia.
1.3 Prepara materiales de prensa desde el principio
Cuando empieces a contactar con medios o aliados, necesitarás tener listos unos materiales básicos de relaciones públicas:
- Nota de prensa: Un texto conciso que anuncie el evento, explique su relevancia e incluya los datos clave (fecha, hora, ponentes, cómo registrarse).
- Dossier del evento: Con más detalle sobre el programa, los ponentes y los beneficios para los asistentes.
- Imágenes: Logotipos, fotografías de los ponentes, imagen promocional del evento.
- Kit de prensa: Una carpeta online con todos estos materiales accesibles para periodistas y colaboradores.
Fase 2: Acciones de relaciones públicas antes del evento
La fase previa es crucial para generar expectación y asegurar una buena asistencia.
Aquí es donde las relaciones públicas despliegan todo su potencial.
2.1 Contacta con medios y bloggers sectoriales
Identifica los medios de comunicación, blogs y newsletters que llegan a tu audiencia objetivo.
Prepara una lista personalizada y envía una nota de prensa atractiva, destacando por qué tu evento es relevante para sus lectores.
No se trata de enviar un comunicado masivo, sino de establecer una relación:
- Personaliza el mensaje.
- Explica por qué crees que el evento puede interesar a su audiencia
- Ofrece facilidades (entrevistas con los ponentes, acceso anticipado, etc.).
Las relaciones públicas con medios no siempre se traducen en una publicación, pero cada contacto es una oportunidad para darte a conocer como fuente experta.
2.2 Moviliza a tus ponentes y colaboradores
Si tu evento cuenta con ponentes invitados o colaboradores, aprovecha su capacidad de convocatoria.
Las relaciones públicas también consisten en amplificar mensajes a través de las redes de otras personas.
Facilítales materiales listos para compartir: textos sugeridos, imágenes, enlaces de registro.
Pídeles que anuncien su participación en sus redes, que envíen comunicaciones a sus listas y que inviten personalmente a contactos estratégicos.
2.3 Genera contenido previo
Crea contenido relacionado con el tema del evento que puedas difundir antes de la fecha:
- Artículos en tu blog que anticipen algunas ideas.
- Entrevistas con los ponentes que publiques en formato podcast o vídeo.
- Infografías con datos relevantes.
- Encuestas en redes sociales para involucrar a tu comunidad.
Este contenido no solo atrae asistentes, sino que también te da argumentos para nuevas acciones de relaciones públicas y mantiene el tema presente en la conversación.
2.4 Crea un evento en LinkedIn y plataformas especializadas
LinkedIn es una plataforma excelente para relaciones públicas de eventos profesionales.
Crea un evento en LinkedIn e invita a tus contactos.
Anima a los ponentes y colaboradores a hacer lo mismo.
Publica actualizaciones periódicas con contenido de valor para mantener el interés.
Dependiendo de tu sector, también puedes publicar el evento en plataformas especializadas, agendas digitales o newsletters sectoriales.
Fase 3: Acciones de relaciones públicas durante el evento
El momento del evento es también una oportunidad para hacer relaciones públicas.
No te limites a emitir; aprovecha para conectar y generar contenido.
3.1 Cuida la experiencia de los asistentes clave
Identifica a aquellos asistentes que pueden ser estratégicos para tus relaciones públicas: periodistas, influencers, potenciales colaboradores, clientes importantes.
Durante el evento, préstales atención especial:
- Dales la bienvenida personalizada.
- Ofrece un canal directo para preguntas o comentarios.
- Invítales a un espacio exclusivo post-evento (una reunión virtual informal, por ejemplo).
Las relaciones públicas se construyen también con pequeños gestos que generan relaciones a largo plazo.
3.2 Genera contenido en tiempo real
Durante el evento, captura momentos destacados:
- Citas textuales de los ponentes.
- Datos interesantes que se compartan.
- Capturas de pantalla o fotografías.
- Reacciones y comentarios de los asistentes.
Este material te servirá para relaciones públicas posteriores y para mantener la conversación en redes sociales durante el propio evento.
Designa a alguien del equipo para que se encargue de esta tarea mientras tú te centras en la emisión.
3.3 Facilita la interacción
Un evento donde los asistentes participan genera más impacto y mejores resultados de relaciones públicas.
Anima a hacer preguntas, plantea encuestas en directo, crea momentos de networking virtual.
Cuanto más involucrados se sientan, más probabilidad hay de que compartan su experiencia y hablen de tu marca.
Fase 4: Acciones de relaciones públicas después del evento
El evento ha terminado, pero tu trabajo de relaciones públicas continúa.
De hecho, esta fase es tan importante como las anteriores para rentabilizar todo el esfuerzo.
4.1 Envía la grabación y materiales complementarios
A todos los inscritos (asistieran o no), envía un correo con:
- El enlace a la grabación completa.
- Una síntesis de los principales aprendizajes.
- Materiales complementarios (presentaciones, documentos, enlaces).
- Invitación a seguir conectados (redes sociales, newsletter).
Este gesto es una acción de relaciones públicas con tu comunidad: demuestra que valoras su interés y que cumples tus promesas.
4.2 Contacta de nuevo con medios y aliados
Si durante el evento se han generado conclusiones interesantes, datos novedosos o declaraciones destacadas, es el momento de hacer una segunda ronda de relaciones públicas.
Prepara una nueva nota de prensa con los principales titulares del evento y ofrécela a los medios que mostraron interés inicial.
También puedes ofrecer entrevistas con los ponentes para profundizar en los temas tratados.
4.3 Transforma el contenido del evento
El webinar o evento virtual es una fuente inagotable de contenido para tus relaciones públicas a largo plazo:
- Extrae fragmentos en vídeo para redes sociales.
- Convierte la transcripción en artículos para tu blog.
- Crea infografías con los datos más relevantes.
- Publica las citas más potentes en formato gráfico.
- Prepara un episodio de podcast con lo mejor del evento.
Cada pieza de contenido es una oportunidad para seguir apareciendo y posicionando tu marca.
4.4 Agradece y reconoce
No olvides agradecer públicamente a ponentes, colaboradores y asistentes.
Las relaciones públicas también consisten en cultivar relaciones.
Un agradecimiento sincero, público y personalizado refuerza los vínculos y aumenta la probabilidad de que esas personas vuelvan a apoyarte en futuras iniciativas.
4.5 Mide y analiza
Evalúa los resultados de tus acciones de relaciones públicas:
- Número de asistentes y procedencia (¿llegaron por algún medio o colaborador?).
- Menciones en prensa y redes sociales.
- Nuevos contactos o alianzas generadas.
- Impacto en tu base de datos (nuevos suscriptores, seguidores).
Esta información te ayudará a mejorar tus estrategias de relaciones públicas para próximos eventos.
Conclusiones
¿Inviertes tiempo en organizar webinars, pero solo se conectan las mismas personas de siempre?
El problema no es tu contenido, sino la falta de relaciones públicas en tu estrategia.
Las relaciones públicas bien aplicadas a eventos virtuales amplifican tu alcance, atraen a nuevos públicos y posicionan tu marca como referente.
No se trata solo de enviar invitaciones, sino de planificar cada fase con enfoque de relaciones públicas: desde elegir un tema con gancho mediático hasta movilizar aliados, generar contenido y hacer seguimiento posterior.
En esta guía práctica descubrirás cómo convertir tus próximos webinars en una potente herramienta de visibilidad.
¿Ya has utilizado relaciones públicas en tus eventos? Comparte tu experiencia en el Foro de Emprender Fácil.
Gracias por leernos
