Guía para fomentar el trabajo colaborativo en la empresa

¿Necesitas crear una cultura de trabajo colaborativo en la empresa? Si lo estás pensando, ¡te felicito! Y para apoyarte, te presento una guía para fomentar el trabajo colaborativo desde la práctica. 

Las empresas exitosas de hoy día, de cualquier tipo y tamaño, necesitan equipos de colaboradores que entiendan y apliquen las prácticas de la colaboración en el ambiente laboral. Esto es esencial para lograr la eficiencia y productividad.

Cuando esto forma parte de la cultura empresarial, el crecimiento sostenido estará asegurado. Y por lo tanto, el éxito de la organización. 

Contenido:

  • ¿Qué es el trabajo colaborativo?
  • Guía para fomentar el trabajo colaborativo en la empresa
  • ¿Qué se necesita para fortalecer el trabajo colaborativo?
  • Comentarios para cerrar

Pero antes de ver en detalle el contenido, pon atención en la imagen que te presento a continuación:

Guia para fomentar el trabajo colaborativo en la empresa.
Guia para fomentar el trabajo colaborativo en la empresa.

¿Qué es el trabajo colaborativo?

El trabajo colaborativo ha dado lugar a un “nuevo sistema” de organización de equipos, que está ligado a la era digital que transitamos hoy día. 

Es típico definir al trabajo colaborativo en la empresa, como una actividad que desarrolla un grupo de personas que se apoyan entre sí, para alcanzar un objetivo común. 

Y en muchos casos, las herramientas online son uno de los pilares clave, ya que facilitan la interacción grupal, tanto en forma síncrona como asíncrona.

Pero según mi experiencia, el trabajo colaborativo constituye un gran reto para la empresa.

Es un reto, porque la verdadera colaboración demanda competencias blandas como las 4 siguientes:

  1. Comunicar de manera eficaz (lo que involucra la escucha activa).
  2. Aceptar las ideas de otros sin prejuicios o “resistencia”.
  3. Compartir conocimientos sin “reservas”, y sugerir ideas sin temor a equivocarse.
  4. Saber dar feedback, cuando sea necesario orientar a otros colaboradores. 

Para muchos empresarios y líderes, el propósito principal del trabajo colaborativo es compartir conocimientos. Cada integrante aporta ideas y coopera en el área que domina.

Sin embargo, el verdadero trabajo colaborativo no es tan simple. Las 4 competencias comentadas son un reto en la práctica.

Ahora bien, antes de compartir la guía… quiero que tengas en mente algo clave. 

La situación actual ha potenciado la importancia de fomentar el trabajo colaborativo, con énfasis en la virtualidad. Y para ello, es imprescindible pensar en herramientas que lo faciliten.

Por ejemplo, una que nos permite aumentar la productividad, a través de una solución colaborativa completa, es ZIMBRA.

Este tipo herramientas…

  • facilitan la comunicación entre los empleados;
  • brindan la posibilidad de compartir documentos y colaborar en su actualización;
  • además, ofrecen seguridad para almacenar y compartir los archivos en línea.
¿Necesitas crear una cultura de trabajo colaborativo en la empresa?

Guía para fomentar el trabajo colaborativo en la empresa

1. Fomenta competencias claves

Existen tres competencias claves, al margen de las 4 comentadas, que tus colaboradores y todo tu personal necesitan para hacer posible el trabajo colaborativo en la empresa.

a. Identificar las oportunidades que encierra toda equivocación:

Este enfoque es muy interesante, porque lo común es que la equivocación se asuma como algo “malo”. Pero si lo ves con detenimiento, en muchos casos se trata de una oportunidad para aprender y mejorar. Fomenta esta actitud en tu equipo.

b. Aprender a dar feedback:

Implica asegurar que ante cualquier planteamiento, situación o error, el colaborador proceda a retroalimentar desde una perspectiva que aporte valor: 

  • reforzar lo hecho bien (siempre hay algo positivo);
  • hacer notar el error o la equivocación;
  • dar confianza de que lo hará mejor la próxima vez.

c. Propiciar un ambiente de confianza:

El trabajo colaborativo solo es posible si existe confianza entre los integrantes. Esto debe ser un valor. Solo así tendrá éxito el feedback de calidad y la equivocación como oportunidad para mejorar. 

En el contexto de trabajo colaborativo, la relación debe ser más horizontal. Por lo tanto, los supervisores deben desprenderse del rol de “jefe” o de la jerarquía otorgada en la empresa.

2. Crea espacios de trabajo “Open Space”

El espacio de trabajo es clave para facilitar – o dificultar – el trabajo colaborativo. Es claro que hablo de un ambiente físico, con los colaboradores compartiendo espacios… 

La experiencia de empresas exitosas ha demostrado que al crear espacios abiertos, estos facilitan y promueven la interacción.

Es decir, permiten compartir, conectarse, exponer conocimientos y experiencias, etc. Además de facilitar la integración de los equipos de trabajo. 

Con seguridad ya sabes que Google diseña lugares de trabajo con el propósito de maximizar la colaboración y el aprendizaje conjunto. ¡Y no deja por fuera la diversión!

Los espacios abiertos para el trabajo colaborativo en la empresa

3. Instala entornos colaborativos

Estos entornos implican herramientas en línea, que toman ventaja de la computación en la nube.

Tal como lo indicamos en el ejemplo de ZIMBRA, el trabajo colaborativo en esta era demanda medios y entornos que permitan la interacción grupal, sin barreras de espacio y tiempo.

De hecho, la experiencia muestra que estas herramientas refuerzan la comunicación y potencian la creatividad, entre muchas otras ventajas. Y son aliadas del teletrabajo, del que tanto se habla hoy día.

4. Desarrolla equipos multidisciplinarios

Existen empresas que tienen al equipo de trabajo distribuido en pequeños grupos multidisciplinarios. Esos suelen desarrollar proyectos específicos, que pueden dar lugar a la colaboración entre distintos perfiles.  

En toda empresa es posible crear proyectos específicos de colaboración. Por lo que puede ser interesante identificar los perfiles necesarios para tales proyectos, proporcionando autonomía y capacidad en la toma de decisiones.

Al conocer las características del proyecto, se pueden identificar estos perfiles. Y luego seleccionar a los colaboradores con base en los conocimientos, competencias y habilidades necesarias para conseguir los objetivos.

5. Fomenta y gestiona la diversidad

En esta guía sugiero, para el caso que aplique, tener presente la convivencia de varias generaciones en la empresa. Por ejemplo:

  • Baby boom
  • Generación X
  • Millennials
  • Generación Z.

Por supuesto, esto no es aplicable en todas las empresas.

Pero es interesante, cuando sea posible, que las nuevas generaciones transmitan sus conocimientos digitales. También, información sobre tendencias y cómo aprovechar los nuevos canales de comunicación. 

Son muchas las empresas exitosas que fomentan la diversidad y favorecen la colaboración entre generaciones.

Por lo tanto, logran enriquecer el talento de los colaboradores, generar empatía y reconocimiento mutuo. Y todo esto conlleva a una cultura de aprendizaje muy interesante.

El entorno colaborativo aumenta nuestras fortalezas al mostrar diferencias que agregan valor
¿Qué se necesita para fortalecer el trabajo colaborativo?

¿Qué se necesita para fortalecer el trabajo colaborativo?

Hemos dicho, de alguna manera, que mantener altos niveles de productividad y la colaboración idónea en la empresa, contribuye al logro sostenido de objetivos y, sobre todo, fortalece al equipo de trabajo.

Pero… ¿Cómo lograr el trabajo colaborativo?

Pues existen varios elementos claves:

  • Un elemento es contar con un liderazgo efectivo y con buenas estrategias. 
  • Otro, es disponer de herramientas de gestión tecnológicas, las cuales cumplen un papel importante en la productividad y en la administración de un negocio. 

Existen soluciones que facilitan la comunicación y protegen los datos de la empresa, asegurando su disponibilidad inmediata sin barreras espacio – temporales. Y con ello, fomentan el trabajo en equipo.

Por lo tanto, si estás considerando implantar una solución en la nube, debes analizar cuál es la más adecuada en función del tamaño y las necesidades de tu empresa. 

Por otra parte, te dejo la respuesta a una importante pregunta…

¿Qué puede impedir el trabajo colaborativo en la empresa?

Algunas razones que pueden dificultar el trabajo colaborativo son las siguientes:

  • La inexistencia de herramientas de comunicación eficaces y un entorno de colaboración adaptado a la organización.
  • La jerarquía excesiva y una estructura rígida, que dificulte la transmisión de conocimientos entre empleados.
  • Desconfianza de los empleados por la posible pérdida de poder y del estatus logrado.
  • Poca confianza para solicitar la ayuda cuando se requiere. Además del temor al error y la equivocación.
  • Falta de recursos y altos costes para poner en marcha medios idóneos.
  • No saber premiar el trabajo colaborativo y solo aplicar incentivos económicos.
  • Resistencia a conformar equipos de trabajo por no poseer habilidades de comunicación.
Guía para fomentar el trabajo colaborativo en la empresa 4
Una cultura de trabajo colaborativo siempre será una ventaja competitiva, dado que crea más y mejores capacidades en la organización.

Comentarios para cerrar 

Al leer la guía que te sugerí, podrás estar pensando en otros aspectos que pueden contribuir a una cultura de trabajo colaborativo. Es lo esperado, por su conocimiento y experiencia en gestión. 

Pero en cualquier caso, toma la guía propuesta y ajusta los pasos según sea oportuno. Luego, aplícala hasta lograr los resultados o el cambio que tanto deseas: “tener una cultura de trabajo colaborativo en la empresa”.

Ahora bien, hay un punto que deseo que tengas en cuenta, pues es fundamental. Me refiero a la distinción entre trabajo colaborativo y trabajo en equipo.

¿Trabajo colaborativo es trabajo en equipo?

No, ¡no es lo mismo!, aunque son términos parecidos. Pero la verdad es que guardan una diferencia significativa. 

  • Primero, en el trabajo en equipo hay un reparto sistemático de tareas. Cada persona tiene un rol establecido, y existe la figura del líder. En este caso, la creatividad es una “víctima”, pues cada integrante se limita al cumplimiento de sus objetivos. Entrega su aporte y pocas veces va más allá. 
  • Segundo, en el trabajo colaborativo, por el contrario, no hay roles preestablecidos. Es decir, todos los miembros juegan un mismo papel y se involucran por igual aportando ideas. En este caso, el liderazgo suele ser espontáneo y no existen reglas rígidas que pongan fin a la creatividad.

Esta es, por ejemplo, una de las claves del éxito de Google: la empresa defiende la premisa de que cualquier empleado, sea del rango que sea, puede desarrollar una idea espectacular.

Es por ello que pone a disposición plataformas online, para que todos contribuyan con sus conocimientos cuando lo deseen.

En fin, el trabajo colaborativo debe apuntar a una cultura de aprendizaje continuo. Todos aprendiendo de todos. Por lo que va más allá del trabajo en equipo. Lectura: Trabajo colaborativo. Clave en pymes exitosas.

¡Muchas gracias por seguirme!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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