Administración de Proyectos: Asegura la Productividad

Si quieres garantizar la rentabilidad de tu empresa o emprendimiento, la realización de un plan especial te puede ayudar. Por ello, los expertos aseguran que la Administración de Proyectos asegura la productividad.

Claro… Y déjame decirte que muchas veces, la administración de proyectos surge cuando se presentan inconvenientes, requerimientos y hasta oportunidades.

Por lo que un buen proyecto administrativo, puede resultar la opción perfecta para una buena solución empresarial.

Entonces, si estás interesado en este tema, te presento toda la información que necesitas para aplicar un proyecto especial en tu organización.

Por supuesto, que te genere cambios favorables y productividad, cuando más lo requieras.

Por ello, en este artículo te explico los siguientes puntos:

  • Qué es la Administración.
  • Qué significa Administración de Proyectos.
  • Etapas de la Administración de Proyectos
  • Sus Objetivos.
  • Beneficios de este tipo de administración.

Ahora, a desarrollar cada uno de estos aspectos.

¿Listo? Comencemos por conocer los elementos clave para conseguir desarrollar procesos más productivos dentro de nuestro negocio. Observa:

administración de proyectos
Productividad en la empresa: elementos clave

Dicho esto…

¿Qué es la Administración?

Sin lugar a dudas, este es el origen de un proceso sumamente importante que debe llevarse a cabo en todas las empresas. Sin la administración, ninguna podrá planificar, ni controlar, ni dirigir, ni evaluar cada uno de los procedimientos administrativos, en las distintas especialidades.  

Entonces, la Administración, además de ser una ciencia, es:

“El estudio de las técnicas utilizadas en la planificación, integración, control de los recursos y unificación de una organización, con la finalidad de obtener de ello diversos beneficios, ya sea de índole social o económico. Este último va a depender de los fines que dicha organización tenga por objetivo”.

https://conceptodefinicion.de/administracion/

Una completa definición que describe el procedimiento que se realiza en las organizaciones. Sin embargo, en mi artículo ¿Qué es Administración de Empresas? Conoce los detalles, explico lo que se hace en cada dependencia a nivel administrativo.

Incluso, expongo mi propio concepto sobre la Administración (en todos sus tipos).

Desde mi punto de vista, es una actividad económica que tiene como finalidad administrar los recursos financieros, materiales, humanos y empresariales para que puedan producir el rendimiento esperado con beneficios económicos.

Por cierto, en mi artículo Identificación de los diferentes Tipos de Administración, puedes conocer algunos de los más importantes. 

Un proceso con diversas etapas

Asimismo, explico que (y es un aspecto que DEBES TENER SIEMPRE PRESENTE) en el proceso de administración, sea del tipo que sea, se cumple una serie de etapas que son imprescindibles para obtener excelentes resultados en la gestión empresarial.

Me refiero a Planificar, Dirigir, Controlar, Organizar, Coordinar, y Evaluar…

Cada una es un proceso que se lleva a cabo en las áreas que lo requieran, porque, al fin y al cabo, sus objetivos son los que permiten que la empresa cumpla su misión y visión.

Además, RECUERDA ESTA FRASE QUE REPITO infinitamente:

“Producir al máximo, con el mínimo costo”.

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En todos mis artículos escribo esta aseveración, porque es el deber ser de las organizaciones. O por lo menos, la aspiración de sus propietarios y/o accionistas.

Hasta aquí… ¿Todo está claro?

Espero que sí…. Adelante entonces.

¿Qué significa Administración de Proyectos?

Como te comenté al principio, cuando se habla de Administración de Proyectos, se pretende solucionar problemas, satisfacer necesidades o aprovechar oportunidades con un proyecto que presente sugerencias y/o propuestas.

Especialmente en áreas vinculadas con finanzas y marketing. 

Se trata de un proyecto que se identifica como temporal, único y con un procedimiento que se debe desarrollar progresivamente, cumpliendo a cabalidad cada etapa.

Todo esto, hacia el logro de objetivos y metas deseadas.

¿Qué tipo de objetivos?

En estos casos, mayor eficiencia, sinergias, disminución de tiempos de trabajo, rentabilidad, reingenierías, productividad, reducción de costes, entre muchísimos otros aspectos.

Y ¿Las consecuencias?

En la mayoría de los casos, POSITIVAS y con un cambio en la empresa.

La Definición

Según Wikipedia, la Administración de Proyectos es:

“Una metodología usada a nivel mundial, por empresas e instituciones para alcanzar objetivos en un tiempo determinado. También significa llevar una gestión equilibrando, separando las urgencias de las tareas que realmente son importantes para el cliente”.

https://es.wikipedia.org/wiki/Administraci%C3%B3n_de_proyectos

En fin, es una metodología que se lleva a cabo en organizaciones que se desarrollan en diversos ámbitos, como financieros, comerciales, gubernamentales, industriales, entre otros.

Sus clientes la toman como una excelente opción hacia el éxito empresarial y a la productividad financiera, cuando:

  • Presentan nuevos productos.
  • Se enfrentan a las innovaciones tecnológicas.
  • Surgen nuevas competencias.
  • Desean satisfacer nuevas necesidades de los consumidores.
  • Incluyen novedosas estructuras empresariales.

Ante esas novedades, las organizaciones capaces ven a la Administración de Proyectos como una garantía de “organización, control y seguimiento a las empresas”. Una oportunidad para garantizar la productividad y las capacidades económicas. 

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Dirección y gestión de proyectos

Cuando un cliente solicita la elaboración de un proyecto administrativo de este tipo, un personal capacitado sigue las directrices que establece el Project Management Institute (PMI).

Se trata de una organización internacional que propone una guía, en la cual se presentan los estándares que orientan la gestión de proyectos, y que configura lo que se considera como el Método del PMI.

Etapas de la Administración de Proyectos

Entonces, el PMI propone que la administración de un proyecto cumpla con cinco importantes etapas, que pueden garantizar su desarrollo y funcionamiento con resultados satisfactorios:

  1. Inicio.
  2. Planeación.
  3. Ejecución.
  4. Monitoreo y Control.
  5. Cierre.

Cada etapa tiene sus propios objetivos y características.

Inicio:

Los primeros pasos incluyen una pregunta principal ¿Se podrá elaborar este proyecto con buenos resultados? Luego, se realiza un estudio previo para determinar si se cuenta con los recursos requeridos. Y establecer su duración y costos, plan de trabajo, estructura, tipos de riesgos que se pueden encontrar, y otros factores relacionados.

Planeación:

Se define la programación estratégica a seguir para obtener el objetivo trazado. Se planifican detalles importantes como: Pautas para desarrollar las actividades previstas, distribuir las responsabilidades, vías de comunicación, metas, cronogramas, presupuestos. Todo lo relativo a este aspecto.

Ejecución:

Contempla el proceso de elaboración de las acciones establecidas. Para ello, se debe contar con las herramientas necesarias y el equipo de trabajo indicado.

Monitoreo y Control:

Todas las acciones que se encuentran en ejecución deben ser monitoreadas y controladas. Se debe realizar un seguimiento permanente para conocer cómo se desarrolla el proyecto y si se están cumpliendo las programaciones y las pautas establecidas.

Cierre:

Al final, se deben evaluar los resultados. Se verifica si se lograron las metas determinadas en la primera fase. Y se comprueba si el proyecto fue exitoso, para que se pueda tener en cuenta para una experiencia similar. La pregunta final es si las peticiones del cliente fueron cumplidas.

Otras recomendaciones del PMI

Y, según el tipo de proyecto que se realice en la empresa, se incluirán algunas o todas de las diez áreas de conocimiento calificado que han sido establecidas:

  1. Integración.
  2. Alcance.
  3. Tiempo.
  4. Costo.
  5. Calidad.
  6. Recursos Humanos
  7. Comunicaciones.
  8. Riesgos.
  9. Adquisiciones
  10. Interesados.

Y para que lo tengas presente…

Gracias a estos procesos, la administración de proyectos tiene mucha demanda en el mercado empresarial. Además de un desarrollo positivo en cada uno de los negocios.

¿Por qué?

Porque al realizarse un proyecto técnico de este tipo en una empresa, siempre trae como consecuencia y beneficio un posible cambio en la organización. Y, en la mayoría de los casos, es para lograr su sustancial mejoramiento.

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Desafíos organizacionales

Y con la evolución y el acierto que ha tenido, en los últimos tiempos se realizan incalculables proyectos para satisfacer necesidades empresariales para emprender.

Cada uno tiene sus propias características y objetivos. Y cada uno aporta cambios, lo que representa novedosos y diversos desafíos organizacionales.

Incluso, las propuestas que se derivan de la realización de cada proyecto, pueden contribuir a superar retos diversos. Por ejemplo, sus acciones ante la competencia, su adaptación ante las innovaciones tecnológicas y la aplicación de reingenierías, entre otras.

En fin, con la Administración de Proyectos se pueden gestionar las gerencias seleccionadas, con las herramientas requeridas, para alcanzar objetivos previstos, en un tiempo determinado.

Y LO MEJOR, es que en vista de su efectividad, este tipo de administración ha motivado a muchas empresas e instituciones a administrar sus trabajos, tareas y/o labores por proyectos.

ATENCIÓN: Pero para consolidar esa efectividad, se debe garantizar…

Tener objetivos claros, con la selección de un excelente equipo de trabajo; contar con las herramientas y los recursos necesarios; y distribuir las responsabilidades, de acuerdo a los conocimientos, experiencias y destrezas de los ejecutores.

Objetivos de la Administración por Proyectos

Aunque cada proyecto tiene características diferentes, según las necesidades de cada área, necesidades o problemas, generalmente los objetivos son similares.

Entonces, coinciden en sus propósitos, entre los que destacan:

El Incremento de la productividad es el norte de cada proyecto, para lo cual se proponen ideas y cambios que permitan ese objetivo. Para ello, se debe Cumplir con todas las fases del proyecto, porque eso garantiza que al estudiar cada caso, se recomienda conocer todos los detalles. Y así brindar adecuadas alternativas de solución y cambio.

También, tiene que existir un Control exhaustivo de riesgos para evitar propuestas que fracasen o que no solucionen problemas. Incluso, que no permitan otro objetivo, que es satisfacer los requerimientos del cliente con resultados eficientes. Esto es primordial, porque es el deber ser de la Administración de Proyectos y sus líderes.

Además, cumplir con los tiempos y los costes establecidos. Y comunicar acertadamente sobre el proyecto, las fases, los estudios, los resultados y demás detalles, que son de interés del cliente y/o de la empresa.

Y TEN EN CUENTA QUE… Para que estos objetivos se cumplan con eficiencia y eficacia, se debe contar con un buen equipo de trabajo. Profesionales, expertos y administradores, con formación y que aporten lo mejor de sus conocimientos, experiencias, para el logro de proyectos exitosos.

Sobre el papel de administrador, te recomiendo mi artículo Administrador de Empresas: La Brújula de la Organización, en el cual presento información interesante sobre su gestión laboral.

Beneficios de la Administración por Proyectos

Siempre y cuando se realice un buen proyecto, se obtengan buenos resultados, que satisfagan las necesidades y exigencias de los clientes, entonces se comprobarán beneficios efectivos.

Entre esos beneficios, destacan:

  • Proyectos con resultados exactos. Se cumplen las expectativas.
  • Propuestas efectivas para los clientes. Aumento del nivel de su productividad y proyección de sus productos. Innovación en procesos, bienes y servicios.
  • Satisfacción total del cliente. Se cumple con lo ofrecido. Fidelidad, confianza y nuevas asesorías y contrataciones.
  • Integración de los equipos de trabajo. Mejores resultados en sus programaciones laborales y empresariales. Mayor motivación y rendimiento. Se consolida.
  • Control de riesgos. Tomando en cuenta sugerencias, se pueden evitar problemas, crisis e incertidumbres a futuro.
  • Mayor eficiencia en la prestación de servicios.
  • Estrategias efectivas para establecer la misión, visión y objetivos.
  • Máximo aprovechamiento de los recursos.

Para concluir…

En los últimos tiempos, la Administración de Proyectos se ha convertido en una eficaz y eficiente herramienta empresarial.

Se dedica a desarrollar con acierto el logro de objetivos, a través de proyectos que se realizan en tiempos específicos y con estrategias especializadas.

Para que un proyecto se ejecute con buenos resultados, se debe llevar a cabo en cinco etapas, según la recomendación del Project Management Institute” (PMI). Esta organización internacional propone una guía, con los estándares que orientan la gestión de proyectos.

Esas etapas son: Inicio, Planeación, Ejecución, Monitoreo y Control, y Cierre.

Con la Administración de Proyectos se pueden incrementar las posibilidades de éxito en las empresas, porque se alcanzan los objetivos establecidos, en un ámbito de tiempo, costos y recursos planificados.

Y con el empeño de un equipo de trabajo de expertos. Muchos de ellos, administradores que cumplen una importante labor. Un buen ejemplo para los emprendedores. 

Y precisamente sobre esa responsabilidad, he escrito un artículo que se refiere al trabajo de este profesional.

Se trata de ¿Conoces las funciones de un Administrador de Empresas? Te recomiendo su lectura, para que identifiques a un administrador competitivo

Con toda esta información, la Administración de Proyectos es una excelente opción, que te orienta a la hora de cumplir objetivos en tiempos, costos y herramientas específicas, en tu empresa o emprendimiento.

Ya sabes cuáles son las razones y en qué consisten. Entonces toma las decisiones más acertadas, cuando lo requieras.

Gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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