Cuando un emprendimiento empieza a crecer, puede encontrarse con desafíos ante la necesidad de saber si las decisiones que se están tomando, realmente están dando los resultados esperados.
En ese momento, los números empiezan a importar mucho más que antes, porque evidencian los avances o los desaciertos en la gestión de la empresa.
Claro que, no se trata de medir al azar, sino de definir los indicadores correctos.
Estamos hablando entonces, de valores que representan información clave obtenida a partir de ciertos métodos, y con la cual se realizan análisis, se toman decisiones y se aplican de acciones, para la buena marcha de la empresa. Es lo que se conoce como KPI (en inglés, Key Performance Indicator).
Y surge una pregunta clave que todo emprendedor, tarde o temprano se hace: ¿quién debe definir los KPI?
La respuesta no es tan simple y la decisión a tomar en este sentido, representa un dilema.
Algunos prefieren que el equipo interno asuma esta tarea para mantener el control y asegurar la coherencia con los valores de la empresa. Otros, apuestan por una consultoría externa, que puede ofrecer rapidez, objetividad y experiencia técnica.
Ambas opciones tienen ventajas… y riesgos.
Así que, hoy te ayudaremos a analizar cada una de las opciones, para que puedas tomar una decisión informada, según la realidad de tu emprendimiento. Y también te presentaremos recomendaciones prácticas, para evitar errores comunes y lograr que los KPI realmente impulsen tu crecimiento.
¿Se te ha presentado ya este dilema? Participa en nuestro Foro Emprender Fácil y cuéntanos tu experiencia. Tu historia puede ayudar a otros emprendedores que están atravesando la misma circunstancia.
Analicemos para empezar…
¿Por qué son importantes los KPI en un negocio?
Los KPI (Key Performance Indicators o indicadores clave de desempeño) son métricas fundamentales que permiten medir si tu emprendimiento avanza hacia sus metas. No se limita a números. Son señales que te dicen si vas en la dirección correcta o si necesitas ajustar el rumbo.
Por lo tanto, contar con KPI bien definidos te permite tomar decisiones basadas en datos, no en suposiciones. Te ayuda a evaluar la eficiencia de tus procesos, la efectividad de tus estrategias y el progreso real de tu empresa.
Ahora viene…
El gran reto de muchos emprendedores
A pesar de su importancia, muchos emprendedores siguen trabajando a ciegas. Operan sin indicadores claros, lo que genera confusión, decisiones poco objetivas y una gran dificultad para mejorar.
En esa etapa crítica donde ya no basta con la intuición, surge una gran pregunta: ¿quién debe definir los KPI?
¿Debe hacerlo el propio equipo, desde adentro, o es mejor contratar a expertos externos que aporten metodología y experiencia?
Dos caminos para definir KPI: ¿Quién debe definir los KPI?
A continuación, analizamos las dos opciones principales que tienes como emprendedor para definir tus indicadores clave. Ambas pueden funcionar, pero es importante que elijas la que se adapta mejor a tu contexto, tus recursos y tus objetivos actuales.
Veamos los detalles.
Opción 1: Crear KPI con tu equipo interno
Cuando piensas en quién debe definir los KPI y decides apostar por tu propio equipo, eliges construir desde dentro, lo cual, implica que tu equipo se encargue de identificar, diseñar, aplicar y ajustar los indicadores. Esto exige:
Desarrollar capacidades internas
Una de las grandes ventajas es que desarrollarás habilidades valiosas dentro de tu empresa. Al involucrar al equipo en la creación de KPI, no solo entenderán mejor el negocio, sino que fortalecerán su desempeño al ampliar la capacidad de análisis, medición y mejora continua.
Analizando, tienes:
A favor:
- Se fortalece el equipo.
- Se genera compromiso y propiedad sobre los resultados.
- Mayor control y alineación con la cultura organizacional.
En contra:
- Posibles errores por falta de experiencia técnica en métricas y análisis.
- La curva de aprendizaje puede ser lenta y consumir recursos clave.
Alineación con la misión y valores del negocio
¿Quién debe definir los KPI si quieres que reflejen el ADN de tu empresa?
Desde una perspectiva congruente, sin duda, tu equipo. Ellos conocen de cerca la visión, los valores y los objetivos del negocio.
A favor:
- Los indicadores nacen desde la esencia del emprendimiento.
- Mayor coherencia con la estrategia y cultura interna.
En contra:
- Posibles sesgos o visión limitada.
- Falta de objetividad si no se contrasta con una mirada externa.
Otros aspectos a considerar:
- Puede haber resistencia al cambio si los KPI afectan zonas “intocables”.
- Riesgo de autojustificación en lugar de análisis real.
Flexibilidad y adaptación constante
Definir los KPI desde adentro permite que los ajustes sean rápidos. Tu equipo entiende los procesos y puede adaptar los indicadores en función del crecimiento o cambios del mercado.
A favor:
- Alta capacidad de respuesta a nuevos retos.
- Mayor personalización y ajuste a los procesos internos.
En contra:
- Implementación más lenta sí falta experiencia.
- Mayor riesgo de inconsistencias al no tener una metodología probada.
Autonomía y mejora continua
Elegir que el equipo interno sea quién debe definir los KPI significa tener control total. Esta autonomía, considerando desde la perspectiva de la métrica, permite ajustar indicadores sin depender de terceros, lo que puede acelerar los procesos de mejora.
A favor:
- Dominio absoluto de los indicadores y su evolución.
- Posibilidad de realizar ajustes constantes sin costos adicionales.
En contra:
- Poca referencia externa puede limitar el crecimiento comparativo.
- Dificultad para saber si estás por encima o por debajo del estándar del sector.
Avancemos ahora revisando la otra parte del dilema planteado: ¿Quién debe definir los KPI?
Opción 2: Definir KPI con ayuda de una consultoría
La segunda opción ante la interrogante acerca de quién debe definir los KPI, es recurrir a una consultoría externa para definir tus indicadores clave.
Sin duda, esta alternativa responde a una visión más técnica, con experiencia acumulada en múltiples sectores y metodologías probadas.
Si te preguntas quién debe definir los KPI cuando necesitas resultados rápidos y confiables, esta opción puede ser la adecuada.
Veamos las razones:
Experticia y rapidez
Desde el punto de vista del desempeño, un consultor experimentado sabe qué preguntar, cómo estructurar indicadores y cómo implementarlos de forma efectiva desde el primer día.
A favor:
- Evita errores típicos de principiantes.
- KPI operativos en menos tiempo.
En contra:
- Dependencia del consultor para actualizaciones.
- Menor desarrollo de capacidades internas en el equipo.
Adicionalmente:
- Se reduce el desgaste interno por “ensayo y error”.
- Puede requerir inversión inicial significativa.
Visión externa y profesional
¿Quién debe definir los KPI cuando se necesita objetividad? La respuesta es única: Un tercero.
Siendo congruentes, es posible observar que el consultor llega sin vicios ni sesgos, y puede identificar puntos ciegos que el equipo interno no ve.
A favor:
- Análisis imparcial y con distancia emocional.
- Mayor precisión en la medición de resultados.
En contra:
- Riesgo de desconexión con la cultura interna.
- Puede generar rechazo del equipo si no hay buena comunicación.
Estructura y precisión desde el principio
Con una consultoría, los KPI nacen bien definidos desde el inicio. Esto es fundamental, cuando no puedes darte el lujo de correr riesgo, como perder tiempo o cometer errores.
A favor:
- Estructura clara, con herramientas y procesos definidos.
- Reducción de errores estratégicos.
En contra:
- Costo elevado.
- Posible falta de seguimiento si el equipo interno no se involucra.
Acceso a benchmarking del sector
Los consultores manejan datos comparativos de otros negocios similares; es lo que se conoce como benckmarking. El que posean estas métricas, permite establecer KPI basados en estándares reales del mercado.
A favor:
- Permite saber dónde estás frente a la competencia.
- KPI más competitivos y ambiciosos.
En contra:
- Pueden proponer indicadores genéricos o poco adaptados.
- Menor personalización según tu contexto específico.
Conclusión: ¿cuál opción es mejor para ti?
Entonces, ante la necesidad de determinar, quién debe definir los KPI en tu emprendimiento, la respuesta no es única, porque se presenta un dilema entre encontrar la solución de manera interna con tu equipo de trabajo o confiar en expertos externos.
Por eso te hemos presentado cada opción con los elementos favorables y los obstáculos que pueden representar para que analices y decidas.
Adicionalmente y para apoyarte más, te damos 2 recomendaciones prácticas:
Si estás en una etapa temprana, tienes tiempo para aprender y deseas fortalecer a tu equipo: elige hacerlo internamente. Ganarás autonomía, compromiso y una comprensión profunda del negocio.
Si necesitas resultados rápidos, tienes presupuesto y no puedes permitirte errores en la medición: apuesta por una consultoría. Tendrás indicadores claros desde el inicio, con visión técnica y comparativa.
Sea cual sea el camino, recuerda que lo más importante no es solo definir los KPI, sino hacerlos parte de la rutina de gestión diaria. Solo así lograrás una evolución constante, ordenada y sostenible.
¿Y tú, qué camino consideras adecuado a tu caso? Comparte tu experiencia en el Foro Emprender Fácil. Este espacio es para ti: otros emprendedores pueden encaminarse en este tipo de situaciones al conocer aciertos, errores y aprendizajes.
Gracias por leernos.
¡Hasta la próxima!
