Plan de mantenimiento o programa de mantenimiento en 10 pasos

. May 24, 2016.

De diez veces que mi auto se daña, me di cuenta que 9 fueron por mi culpa. No lo hice balanceo ni alineación, no le hice cambio de aceite y no me fijé si las correas estaban gastadas o no. En pocas palabras, no tenía un plan de mantenimiento en mi cabeza y pude haber tenido algún accidente.

En una empresa (sin importar su tamaño) el plan de mantenimiento puede asegurar que tus operaciones funcionen correctamente sin dolores de cabeza. Y aclarando tabúes de una vez por todas, hacer un plan de mantenimiento no es tan complicado.

Hoy quiero explicarte los pasos esenciales para un buen plan de mantenimiento preventivo enfocado en industrias pequeñas o medianas y que incluso puedes aplicar si eres autónomo o tienes una microempresa.

¿No es mejor esperar a que se dañe para repararlo?

¡NO! No lo es :(

He escuchado a varios empresarios decir que un plan de mantenimiento no es necesario porque cuesta mucho, porque no tienen el personal ni el conocimiento para hacerlo.

Una falla en alguno de los componentes de tu negocio (sea máquina o software) puede hacerte perder mucho dinero y reputación. Sin incluir los accidentes que pueden sufrir tus empleados y las consecuencias legales que eso conlleva.

Así que no te tomes tu trabajo a la ligera y sigue nuestros consejos sencillos para hacer un plan de mantenimiento genérico antes de los males pasen a peor.

10 Pasos para hacer un plan de mantenimiento o programa de mantenimiento

No es necesario redactar un documento con 500 páginas o hacer una presentación con 250 láminas. Para nosotros es mucho más factible un gráfico y un documento que tenga solo la información que necesitas para que puedas aplicar el mantenimiento como se debe.

Así se ve un plan de mantenimiento genérico:

10 Sencillos pasos para crear un plan de mantenimiento

Para llegar esto necesitas estimar los recursos para el mantenimiento. Y cuando hablo de recursos, me refiero a:

El dinero que debes invertir en el mantenimiento

Por supuesto, la cantidad depende de lo compleja que sea tu empresa y los equipos que poseas. No es lo mismo hacer mantenimiento a una planta que crea envases para mermeladas que una empresa que ofrece servicios de TV por suscripción.

Los suministros que necesitas

Como por ejemplo, repuestos, herramientas y consumibles (aceites, lubricantes, combustibles, etc.).

El personal que necesitas

¿Tus propios empleados o ayuda de otra empresa de mantenimiento? Cada uno necesita una cantidad de dinero y tiempo distintas, así que debes estar seguro de quién va a realizar el mantenimiento.

Un sistema para registrar la información

Cualquier plan de manteniendo necesita anticiparse a futuras fallas y recordarte que debes revisar una pieza para que te pase lo mismo que a mi auto :(

No te recomiendo que confíes en tu memoria y menos si tienes una empresa que te exige mucho trabajo para mantenerla. En lugar de eso, puedes usar una aplicación que te muestre la información en gráficos que sí entiendes (como el complemento Mantenimiento Fácil de nuestro CRM Fácil, del cual te hablaré más adelante).

Una vez tengas una idea base de estos puntos, puedes empezar a crear tu plan. En este caso tomaré el ejemplo de nuestra aplicación de mantenimiento para que lo entiendas mejor.

(Toma nota)

Paso 1: Lee el historial de reparaciones hechas

Si ya has llevado a cabo alguna reparación o tarea de mantenimiento te servirá muchísimo para empezar con tu plan de mantenimiento.

Mira cuáles sistemas, equipos, responsables y repuestos has usado en las reparaciones incluyendo la fecha en las que se hicieron. Así tendrás una idea de cuándo debes programar el primer mantenimiento.

Si no tienes un historial registrado en alguna parte, no te preocupes, puedes empezar de cero, como te lo explicaré a continuación:

Paso 2: Haz una lista los equipos y sistemas que componen tu empresa

Un sistema es el conjunto de componentes y máquinas con un fin común, por ejemplo: el sistema de refrigeración o el sistema de tratamiento de aguas. Anota el nombre de cada sistema y los elementos que lo componen en la aplicación de Mantenimiento Fácil.

Una vez que tengas cada sistema anotado y cada uno de sus elementos puedes clasificarlos según el tipo de máquina, por ejemplo: equipos mecánicos, equipos hidráulicos, equipos electrónicos, equipos de oficina, equipos de limpieza, estructura, etc.

Paso 3: Diferencia cuáles son los equipos a los que se puede aplicar mantenimiento y a los que no

Una vez que tengas el inventario de todos tus equipos, debes identificar a cuáles es factible aplicar mantenimiento y a cuáles simplemente debes reponer por completo.

Muchas empresas alegan que su plan de mantenimiento no sirve simplemente porque tratan de reparar piezas de una máquina que debe ser reemplazada por completo. Y en esos intentos pierdes mucho dinero.

10 Sencillos pasos para crear un plan de mantenimiento

Paso 4: Designa a las personas responsables de llevar a cabo el mantenimiento

Antes de designar a cualquier responsable debes estar seguro de que tu empresa es capaz de llevar a cabo el plan de mantenimiento por sí sola. Identifica si tienes el tiempo, el dinero, el conocimiento necesario y los permisos legales para hacerlo. Si no lo tienes, te recomiendo contratar a una empresa externa personalizada.

En la aplicación de Mantenimiento Fácil puedes incluir al responsable interno que se encargará del mantenimiento (diseño, control y ejecución) o a la empresa externa que se hará cargo.

Si necesitas más ayuda, puedes leer esta sección: Tipos de mantenimiento según el responsable

Paso 5: Consulta los manuales de los equipos

Es necesario saber cuáles son las especificaciones y recomendaciones de los fabricantes (sobre todo si tienen algún tipo de garantía). En caso de que algo malo suceda, puedes pedir soporte.

Según lo que encuentres en los manuales, puedes ingresar en Mantenimiento Fácil la información que necesitas, como por ejemplo: fecha límite de revisión, tiempo de vida útil esperada, recomendaciones de tipos de aceites, lubricantes o aceites y medidas de seguridad.

Además, los manuales del fabricante también deben indicar la cantidad de elementos de las máquinas y cómo reemplazarlos.

Consejo rápido: verifica la garantía de los equipos y si al comprarlos adquiriste un plan de servicio por parte del fabricante.

Paso 6: Consulta las obligaciones legales

Me refiero a los componentes que la ley te obliga a mantener en buen estado (equipos médicos, equipos de emergencia, instalaciones sanitarias, estructuras, etc.).

Anota en Contabilidad Fácil cuáles son estos componentes con las especificaciones de ley que debes cumplir. Si sabes quién se encarga de  hacerte la inspección y cada cuánto tiempo lo hace puedes incluirlo en el sistema con semanas de anticipación.

Si ya abriste tu empresa, revisa los documentos que obtuviste al momento de registrarla, allí de seguro tienes las normas que debes cumplir.

Algunas obligaciones de mantenimiento en España son:

Para España, más información en el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo. Para otros países, es necesario que visites la información del Ministerio de trabajo o de empresas.

Paso 7: Haz una lista de requerimientos necesarios para revisar y reparar cada componente

Con la ayuda de los operarios, del experto que diseño tu planta o de la experiencia ya adquiriste después de haber reparado los equipos puedes crear la lista que cada máquina y equipo necesita. No pretendas subir a reparar el techo y bajar a buscar las herramientas una vez que estés allá arriba ¿cierto?

Paso 8: Escoge el tipo de plan de mantenimiento que vas a aplicar

Existen varios tipos, como el mantenimiento correctivo (lo reparas cuando se dañe), el mantenimiento predictivo (predice cuándo se va a dañar algo para anticiparte), el mantenimiento preventivo (el que hacemos para que no se dañe), el mantenimiento modificativo (reemplazo parcial o total de una pieza).

En nuestro artículo Los tipos de mantenimiento fáciles y prácticos para Pymes explicamos estos y otros tipos de mantenimiento (quizá debes echarle un ojo).

Ahora bien, ya tienes información suficiente para empezar a definir las actividades de debes hacer:

10 Sencillos pasos para crear un plan de mantenimiento

Paso 9: Crea tu plan corto y ejecutable de las tareas de mantenimiento

Hazlo de una manera en la que tengas que escribir solo lo esencial, por ejemplo:

  • Fecha del próximo mantenimiento (el más cercano).
  • Nombre del equipo y del sistema al que pertenece.
  • Información clave obtenida de los manuales del fabricante.
  • Especifica si es una obligación legal y sus requerimientos.
  • Nombre del responsable (interno o externo).
  • Especialidad del trabajo.
  • Frecuencia con la que debe realizarse (cada semana, cada 3 meses, cada año, etc.).
  • Duración ESTIMADA de cada tarea.
  • Especifica si el equipo debe estar en marcha o paralizado completamente (si debe estar frío, cuánto tiempo, si debe estar en una posición específica o no, etc.).

Si no se te ocurren ahora mismo qué tareas debes planificar, te dejamos un ejemplo de algunas con las que puedes empezar:

Algunos ejemplos de tareas que pueden realizarse:

(ten en cuenta que depende de tu empresa, pero aquí listaré las  más comunes)

  • Tareas de limpieza.
  • Tareas de lubricación.
  • Verificaciones mecánicas.
  • Verificaciones eléctricas.
  • Revisión de configuración de un sistema.
  • Verificación de la calibración.
  • Inspección de sensores.
  • Sustitución de piezas de desgaste.
  • Inspección de ruidos, olores y aspectos no deseados.
  • Verificación de seguridad (respecto al personal que opera las máquinas).
  • Verificación de temperatura en los equipos.
  • Verificación del rendimiento de los equipos (¿son más lentos? ¿Por qué?)
  • Verificación y sustitución de piezas desgastadas.

Paso 10: Ejecuta las tareas de tu plan de mantenimiento

Ya estás, tienes todo listo para empezar a actuar. Al hacerlo es necesario que midas si la duración estimada se cumplió o si tienes que modificarla.

También puedes verificar si el responsable puede hacerse cargo y cuáles herramientas o consumibles te hicieron falta para la próxima vez que debas hacer mantenimiento.

Después puedes crear un informe sencillo (que no sea más largo que una hoja tamaño carta) en la que expliques:

  • Fecha del mantenimiento.
  • Qué se hizo.
  • Quién lo hizo.
  • Los materiales que usaron.
  • Los repuestos que adquiriste (marca, fecha de compra, fabricante).
  • Cuánto tiempo tomó.
  • La fecha del próximo mantenimiento.
  • Sugerencias o comentarios si son necesarios.

Y ahí lo tienes, ¡Felicidades! :)

Ya tienes el checklist fácil y práctico para empezar a ejecutar el plan de mantenimiento para tu empresa.

Si quieres agregar otro elemento importante en este plan puedes hacerlo en los comentarios abajo. Espero que te sirva 😉 Nos vemos en la próxima.

 

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