¿Qué es un ERP y cómo puede ayudar a mi pyme?

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¿Sabías qué es un ERP? Un sistema ERP te puede ayudar a ahorrar dinero, aunque inicialmente pueda ser una inversión algo elevada. Esto se debe a que te permite organizar la información de tu empresa y de esta manera optimizar los procesos. Además de ello, un mejor manejo de la información te facilita la toma de decisiones. Ambos aspectos son fundamentales para maximizar la eficiencia en el uso de los recursos de tu empresa.

Hola amigos empresarios y emprendedores, y bienvenidos a este nuevo artículo. En esta oportunidad quiero destacar la importancia que tiene para tu pyme contar con un sistema ERP. Si todavía no tienes un ERP, estoy seguro que al finalizar este artículo te plantearás la posibilidad de adquirirlo.

¿Qué es un ERP?

Un sistema ERP no es más que el acrónimo del inglés para Enterprise Resource Planning. En español se traduce como los sistemas de planificación de recursos empresariales.

En palabras sencillas, un ERP es un sistema computarizado que emula de forma virtual el funcionamiento lógico de una empresa.

Un ERP está conformado por un conjunto de sistemas de información de todas las áreas funcionales de una empresa. Tales áreas son producción, contabilidad, inventario, logística, entre muchas otras. La intención principal de estos sistemas es integrar toda la información que se genere en la empresa.

Qué es un ERP y cómo puede ayudar a mi pyme

Qué es un ERP y cómo puede ayudar a mi pyme

La integración de la información te da la posibilidad de ejecutar los procesos de forma coordinada porque cuentas con una base datos única. Así puedes conocer de forma integral la interacción entre los distintos componentes del sistema. Esto te permite solucionar las incidencias de forma más rápida y un uso más eficiente de los recursos disponibles.

Lo anterior repercute directamente sobre la reducción de los costos, el control de la calidad, la reingeniría de procesos y el diseño de políticas de mejora continua  dentro de la empresa.

Para comprender mejor qué es un ERP, veamos el siguiente ejemplo. En dicho ejemplo podrás ver cómo va surgiendo la necesidad un ERP en una empresa.

Ejemplo práctico

Marcos es un emprendedor que tiene una fábrica de atunes enlatados. No le va nada mal, pues en pocos años paso de ser un pequeño distribuidor de atunes al mayor, a tener una pyme con más de 20 empleados.

Qué es un ERP y cómo puede ayudar a mi pyme

Qué es un ERP y cómo puede ayudar a mi pyme

Al principio, cuando Marcos inicio operaciones, su empresa apenas tenía 4 empleados. Un contador que también se encargaba de toda la parte administrativa, dos operarios que se encargaban de la producción y él, que se encargaba de la distribución y venta, además de la supervisión de todo el proceso.

Todo el negocio era muy  fácil de atender, pues la información se manejaba entre ellos cuatro. Esto les permitía estar muy conectados con todo lo que se hacía. Si Marcos llegaba con un pedido de algún cliente, simplemente lo participada  directamente al contador y a los operarios, y cada quien sabía qué hacer.

Pero como todo buen emprendimiento, la pequeña empresa empezó a crecer. Los pedidos se hacían mayores, la producción de incrementó y la administración de volvió compleja. Con el tiempo, se ingresaron nuevos empleados y las tres áreas funcionales iniciales (Administración, Producción y Distribución y Ventas), se habían subdividido en nuevas áreas.

Para mantener la productividad al máximo, empezaron a usar programas informáticos para sistematizar y automatizar todas las áreas clave del negocio. Al combinar toda esa información, podían entender más fácilmente todo el conjunto y así dar una mejor respuesta a sus clientes. Al principio parecía que todos esos programas eran la solución que necesitaban; pero, a medida que la empresa crecía, comenzaron a surgir los percances.

Dificultad en el manejo de la información

Ya la empresa tenía una fuerza de ventas de 6 vendedores, cada uno debía tener un registro con información de sus clientes y los pedidos que éstos hacían. El Jefe de Ventas debía consolidar esta información antes de presentarla al departamento de Administración y Finanzas. A su vez, este último debía preparar los informes para elaborar el presupuesto de compras, que si finalmente era aprobado, pasada a Producción.

De igual manera, Producción debía informar a Administración y Finanzas sobre los pedidos pendientes, en proceso y terminados. Esto con el fin de tener control sobre el estatus de cada pedido. Al mismo tiempo, esta información debía estar disponible para su registro contable. También para realizar las respectivas estimaciones de ventas, compras y demás cálculos financieros necesarios para la toma de decisiones.

Qué es un ERP y cómo puede ayudar a mi pyme

Qué es un ERP y cómo puede ayudar a mi pyme

Esto es tan solo una pequeña muestra de la interacción de información que debía haber entre los departamentos de Ventas, Administración y Finanzas y Producción. Sin embargo, la empresa de Marcos también debía tener control sobre la información que se generaba en otros departamentos (RRHH, Inventario, Logística, Mercadeo, Distribución, Mantenimiento, etc.). Era un sin fin de información generándose a cada segundo.

Software por separado

Aunque cada departamento contaba con programas informáticos por separado para el registro y control de la información, se perdía mucho tiempo actualizándola para informar a los demás departamentos. Era toda una hazaña mantener una buena coordinación de todos los procesos.

Al final, Marcos se dio cuenta que tenía que administrar decenas de programas de gestión de distintas compañías. Lo peor era que tenían que introducir la información de su negocio en cada uno de los programas por separado y luego tratar de analizarla en conjunto. Era como tratar de armar un rompecabezas.

Qué es un ERP y cómo puede ayudar a mi pyme

Qué es un ERP y cómo puede ayudar a mi pyme

Analizando opciones

Fue en ese momento cuando Marcos vio la necesidad de tener un programa informático que centralizará toda la información de su empresa en un mismo lugar, que hiciera lo mismo que cada uno de los programas que tenía por separado, pero que estuviesen conectados entre sí.

Marcos oyó hablar de los ERP y comenzó a investigar al respecto (como probablemente lo estés haciendo tú en este momento). Descubrió que estos programas le brindaban la solución a muchos de los problemas que afrontaba, pero también tenían algunas desventajas. Veamos cada una.

Ventajas

Marcos descubrió que un  ERP  cuenta con la gran mayoría de los módulos que necesitaba su empresa para funcionar. Todo dentro de un mismo programa, así la carga de la información la podía hacer una sola vez y el cruce de la información entre los distintos departamentos era automático.

Lo anterior permitía la coherencia y homogeneidad de la información. Esto le facilitaría la comunicación interna, optimizando los procesos de gestión. Al final, podía reducir la mínimo la gestión de la información y lo más importante, incrementar la productividad.

Desventajas

Lamentablemente Marcos también se pudo dar cuenta que los ERP tenían algunas desventajas. Uno de los grandes problemas era su costo. Sin duda muchos de estos sistemas eran muy costosos. En la actualidad hay empresas que ofrecen soluciones mucho más limitadas y sencillas para poder hacerlos asequibles a las pymes, pero para Marcos no era suficiente.

Además de lo anterior, como si fuera poco, los sistemas ERP para empresas son bastantes complicados de usar. Prácticamente, es obligatoria la asesoría externa para implementarlos y para formar a tu equipo para que aprenda a usarlos.

Y eso no es todo, algunos ERP más genéricos necesitan una absurda cantidad de tiempo para implementarlos. Esto evidentemente supone una paradoja de la productividad.

 Al final, Marcos se dio cuenta de que un ERP es un arma de doble filo. Esto se debe a que si no lo sabes usar correctamente, habrás perdido el dinero de adquisición. Además de todo el tiempo de implementación y capacitación de tu personal.

Entonces… ¿Cuál es la solución para una pyme?

Siguiendo con el ejemplo de Marcos y su fábrica de atunes enlatados, vamos a analizar su caso para descubrir cuál sería su mejor opción.

Por un lado se tiene que un completo sistema ERP, además de costoso, está lleno un nivel de complejidad que, al menos por el momento, no es necesario. En efecto, sería absurdo pensar que una gran empresa tenga las mismas necesidades que una pyme.

Por otro lado, si bien es cierto que los sistemas ERP más básicos son más asequibles, resultan ser muy genéricos. Esto los hace poco funcionales para algunos casos en específico. En consecuencia, así estemos hablando de 2 empresas con la misma cantidad de empleados, sus necesidades van a ser completamente diferentes.

Ante esta disyuntiva, ¿cuál sería la mejor opción para Marcos y su fábrica de atunes enlatados?

Sin duda, la mejor opción sería «un software que pudiera crecer en funcionalidades al mismo tiempo que lo hacen las necesidades de su empresa»

Así, por ejemplo, cuando la fábrica de atunes apenas tenía 4 empleados y el foco de atención se centraba en la información de clientes (perfiles, datos geográficos, pedidos, etc),  la empresa sólo necesitaría de un CRM.

El resto de la información necesaria dentro del proceso productivo era más fácil de coordinar entre todos con apoyo de simples programas informáticos.

Luego, cuando la fábrica aumentara su facturación, se adquiría un programa para el mejor manejo de la facturación. Así sucesivamente con cada uno de los departamentos que la empresa vaya necesitando gestionar: RRHH, finanzas, administración, entre otros.

Características deseables en un software de gestión

La característica más importante de esta solución sería que «la información que se cargue en cada módulo esté disponible en los subsiguientes de forma automática». Así no se tendría que cargar y actualizar una y otra vez gran cantidad de información cada vez que se adquiriese un módulo.

Por último, otra de las características deseables de un software de gestión en el caso de la fábrica de atunes de Marcos, es que «sea fácil de usar, práctico, intuitivo y que funcione desde la nube para evitar complejas descargas y actualizaciones manuales».

Con estas características Marcos pagaría sólo por lo que realmente use. Al mismo tiempo, la información quedaría integrada de forma automática. Del mismo modo ahorraría en contratación de costosos servicios de capacitación de personal.

Por suerte para Marcos “esta solución existe”. Y si tienes tú tienes una pyme y enfrentas a los mismos problemas, déjame decirte que “para ti también está disponible”Se trata de Platzilla, una solución empresarial enfocada en lo fácil y en la que solo pagas lo que usas. Punto.

¿Qué es Platzilla?

Qué es un ERP y en qué ayuda a las Pymes

Qué es un ERP y cómo puede ayudar a mi pyme

Platzilla consiste en una cuenta empresarial en la que puedes agregar módulos por separado. Estos módulos vienen integrados con la base de datos central de tu negocio. En la medida que tu empresa  crezca podrás ir agregando más componentes.

Por ejemplo. Si por ahora solo necesitas llevar la contabilidad, las finanzas, las relaciones con tus clientes y el proceso de producción de tu empresa, eso es lo que usarás y lo que pagarás. Ni más ni menos.

Por supuesto, como es de esperar tu negocio evolucionará y cada vez te pedirá soluciones más efectivas para otras áreas. Algunas de estas soluciones serían: gestión de calidad, evaluación del desempeño, mantenimiento, gestión de proyectos, facturación, etc.

Claro, suena genial, pero también tenemos en cuenta algo más.

¿Necesito saber de todo un poco para usar Platzilla?

A medida que tu empresa crece,  necesitarás saber más cosas que posiblemente no tengas tiempo de “estudiar” para entenderlas.

Es aquí cuando Platzilla ofrece un asesoramiento offline y online para ayudarte a entender cómo puedes usar cada módulo. Este asesoramiento te permitirá entender la información y qué relación tiene con otras áreas de tu empresa para que crezcas.

Espero que hayas resuelto tu duda sobre qué es un ERP. Además de ello, espero que hayas aprendido que hay otras opciones que se adaptan a tu negocio. Si necesitas más información de nuestro producto, puedes suscribirte a nuestro boletín informativo.

Saludos.

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