Plan de contingencia empresarial. Todo lo que debes saber.

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Hay una frase muy popular que afirma una gran verdad: «Mejor es prevenir que lamentar». Tú te preguntarás el por qué de ese comentario y yo te respondo, que cuando alguien es precavido, en momentos de crisis, peligros o accidentes, un plan de contingencia nunca está demás.

Y lo señalo a propósito de un tema importante, dirigido a todos los que tienen una empresa, un negocio, un emprendimiento o un microemprendimiento. Y a todos va esta pregunta:

¿Estás preparado para afrontar situaciones de riesgo en tu empresa? Bien sea por desastres naturales, errores humanos, accidentes laborales, crisis financieras, entre otros.

Si la respuesta es negativa. No hay problema. A partir de ahora vas a tener tu Plan B, tu Plan de Contingencia Empresarial. Te voy a explicar qué es, para qué sirve, cuáles son sus objetivos y funciones y cómo se hace.

¿Qué es una Contingencia?

Antes de contestar esta pregunta, lo recomendable es definir que es una Contingencia. Según la Real Academia Española, se trata de la «Posibilidad de que algo suceda o no suceda». En su segunda opción de definición, insiste en lo mismo: «Cosa que puede suceder o no sucedes». Y al final señala la palabra «Riesgo».

Tal vez coincidas conmigo, pero para el tema que estamos tratando, esos términos no son suficientes. Entonces, analicemos más allá de esas frases.

Contingencia es, sin duda alguna, una situación que pudiera ocurrir en un momento dado. En este caso, esa eventualidad podría ocurrir en nuestra empresas, para poder identificarla como contingencia empresarial.

Como una contingencia, generalmente, es un hecho negativo,  una consecuencia negativa para la empresa. Podría ser un desastre natural, error humano, daño irremediable de una maquinaria, muerte de un alto ejecutivo, robo de informaciones confidenciales a terceros, pérdidas de la producción, entre otros.

Estas y otras contingencias, traen consecuencias nefastas para la empresas, que a la vez, es muy probable, puedan desembocar en situaciones irremediables. ¿Por qué? Porque interrumpen, en forma inesperada y hasta sorpresiva, el funcionamiento normal de la organización.

Pero si existe ese Plan B, que es el Plan de Contingencia Empresarial, las cosas pueden ser muy diferentes.

Entonces… ¿Qué es una Plan de Contingencia?

Muy fácil. Sería un conjunto de acciones que permita actuar con certeza o reaccionar con eficacia ante las situaciones descritas anteriormente.

Pero… Vamos a profundizar más. Ante eventualidades diversas, las empresas deben tener un Plan de Contingencia

Una contingencia es un evento inesperado o una situación que afecta a la salud financiera, la imagen profesional o la cuota del mercado de una empresa. Por lo general se trata de un hecho negativo, pero también puede ser una ganancia inesperada, tal como puede ser un pedido de compra enorme. Cualquier cosa que interrumpa inesperadamente el funcionamiento habitual de una empresa puede perjudicar a la empresa, incluso si esa interrupción se debe a un golpe de suerte. Es por eso que las empresas deben crear planes de contingencia para enfrentar las variadas situaciones posibles, de modo que la gestión de la empresa tenga un plan pre-investigado de acción para seguir inmediatamente. Algunas amenazas que generalmente son cubiertas por los planes de contingencia son la gestión de crisis, la continuidad del negocio, la seguridad de activos, la mala gestión y la reorganización.

Se entiende por PLAN DE CONTINGENCIA los procedimientos alternativos al orden normal de una empresa, cuyo fin es permitir el normal funcionamiento de esta, aún cuando alguna de sus funciones se viese dañada por un accidente interno o externo.

Qué es un plan de contingencia

 es un conjunto de procedimientos alternativos a la operatividad normal de cada institución. 

 

Su finalidad es la de permitir el funcionamiento de esta, aun cuando alguna de sus funciones deje de hacerlo por culpa de algún incidente tanto interno como ajeno a la organización.

Todas las instituciones deberían contar con un plan de contingencia actualizado, valiosa herramienta en general basada en un análisis de riesgo.

Permitirá ejecutar un conjunto de normas, procedimientos y acciones básicas de respuesta que se debería tomar para afrontar de manera oportuna, adecuada y efectiva, ante la eventualidad de incidentes, accidentes y/o estados de emergencias que pudieran ocurrir tanto en las instalaciones como fuera de ella, por ejemplo el secuestro de un funcionario.

Los riesgos los puedes eliminar, transferir, mitigar o aceptar. Ello dependerá de varios factores tales como la probabilidad de ocurrencia o impacto del riesgo.

Un plan de contingencia empresarial busca analizar posibles circunstancias que afecten la salud financiera o la imagen profesional de una compañía; para estructurar una guía a seguir y evitar el mayor daño posible.

La inteligencia recae en la rapidez con la que solucionamos problemas de la vida cotidiana; pero existen otro tipo de eventos inesperados donde improvisar podría significar una catástrofe.

Plan de contingencia empresarial

Cualquier tipo de funcionamiento que no sea el habitual de la empresa, puede serle perjudicial.

El plan de contingencia empresarial busca entonces crear un plan de acción a seguir en caso de; fluctuaciones del mercado, inseguridad de activos, gestión en crisis y cualquier otra situación donde pueda verse afectado directamente el equilibrio y correcto funcionamiento de la empresa.

Contenido del plan de contingencia

Bases

Para que un plan de contingencia sea funcional debe incluir una serie de especificaciones sobre el problema a tratar (teniendo en cuenta la particularidad de cada uno de los eventos).

Indicando las áreas en las cuales afectaría a la compañía (de mayor a menor nivel) manejándose de acuerdo a las estadísticas actuales y proyecciones de la empresa.

Las bases del plan deben trabajar un problema en concreto para evitar confusiones.

Por ejemplo: en caso de que la competencia de apertura a una sucursal en la misma calle de tu negocio.

Especificaciones

Luego de especificar el problema debes enumerar una serie de pasos, consideraciones y herramientas a seguir en caso de que ocurra el evento, al igual que un listado de personal que sea considerado como capacitado para atender este tipo de situaciones.

En el caso que citamos anteriormente donde existe un desbalance externo a causa de la proximidad de la competencia; debe asignarse como encargado al directivo de estrategias publicitarias y de mercadeo.

Consideraciones

Ten en cuenta que las catástrofes naturales también pueden afectar gravemente el funcionamiento de tu empresa y dependiendo del grado de alcance; cómo afecte las relaciones comerciales que mantienes con proveedores, sucursales o inversores.

Te recomendamos echar un vistazo a la página de la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias donde encontrarás; distintas planillas de plan de contingencia en caso de catástrofes naturales.

Plan de contingencia empresarial

Plan de contingencia para situaciones recurrentes

Quizá no sucedan con la suficiente proximidad como para llamarle una “situación recurrente”. Pero la mayoría de las empresas enfrentan este tipo de eventos por lo menos una vez a lo largo de su trayectoria.

Por lo que atender el problema antes de que suceda te dará una ventaja enorme entre la competencia. Alguno de los problemas más frecuentes son:

Manejo de crisis

Ya sean desastres naturales, manifestaciones nacionales o internacionales, accidentes laborales, accidentes agravados (incendios en algún depósito), clientes insatisfechos, empleados descontentos o eventualidades que afecten la imagen pública de la empresa.

Para todos los casos citados anteriormente la mejor estrategia es realizar análisis de matriz FADO periódicamente sobre cada una de las áreas de la compañía para determinar las vulnerabilidades del sistema.

Proyectando el nivel de agravio que puede afectar a la compañía y fortaleciendo las estrategias de trabajo para atender dichas eventualidades.

Seguridad de los activos

El plagio de contenido o destrucción de patentes, los rumores o estrategias comentados a terceros por empleados poco confiables, el daño de maquinaria o pérdida de la producción pueden destruir por completo a una compañía.

Por lo que asegurarnos de mantener un sistema de seguridad actualizado y privado, la adquisición de pólizas de seguro a tiempo real y asesores de recursos humanos atentos a cualquier irregularidad dentro del personal podrán salvarnos de esta incómoda y dañina situación.

Problemas de gestión

Tu compañía debe estar preparada para casos tales como; la muerte de un ejecutivo de peso, la renuncia de algún gerente o crisis económicas que amenacen con el cierre de la compañía.

Para ello es recomendable mantener una mesa de trabajo donde a pesar de que el valor personal sea irremplazable; no se dependa única y exclusivamente de una persona.

Por otra parte, las crisis económicas pueden predecirse pero para ello requerirás de; analistas y estadísticos que adviertan con anterioridad sobre el evento, a su vez; un buen manejo de las finanzas e inversiones mantendrán tu compañía a flote.

Errores humanos

Los errores humanos suelen ser comunes y casi imposibles de evitar pero resulta imperdonable para el funcionamiento de una empresa.

Por lo que las estrategias de relaciones públicas deben mantenerse atentas a cualquier escándalo ocasionado por; un mal gerente, fallas de producción o inclusive demandas.

Debes mantener un equipo de asesores legales que redacten con claridad; contratos y demás documentos para asegurar la estabilidad de la empresa.

Ten en cuenta que en mayor número de casos este tipo de eventualidades resultan imposibles de prever; pero controlarlas depende de ti, estar atento a cada detalle salvará a tu compañía de correr con daños mayores.

Ser director no es trabajo fácil pero un buen líder puede abarcar tantísimas áreas con la ayuda de sus empleados.

Por lo que te recomendamos leer nuestro artículo; “Liderazgo empresarial – Más que un cargo” para sacar el mejor del provecho de tus trabajadores.

Toma precauciones, síguenos en las redes sociales como plan de contingencia. En caso de que sea actualizada alguna información referente a las finanzas y puedas adelantar tus estrategias de la competencia.

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