Plan de Contingencia Empresarial. Todo lo que debes saber.

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Hay una frase muy popular que afirma una gran verdad: «Mejor es prevenir que lamentar». Tú te preguntarás el por qué de ese comentario y yo te respondo, que cuando alguien es precavido en momentos de crisis, peligros o accidentes, un plan de contingencia nunca está de más. 

Y lo señalo a propósito de un tema importante, dirigido a todos los que tienen una empresa, un negocio, un emprendimiento o un microemprendimiento. A todos va esta pregunta:

¿Estás preparado para afrontar situaciones de riesgo en tu empresa? Bien sea por desastres naturales, errores humanos, accidentes laborales, crisis financieras, entre otros.

Si la respuesta es negativa. No hay problema. A partir de ahora vas a tener tu Plan B, tu Plan de Contingencia Empresarial. Te voy a explicar qué es, para qué sirve, cuáles son sus objetivos y funciones y cómo se hace.

Plan B.

¿Qué es una Contingencia?

Antes de hablar del plan, lo primero es definir qué es una Contingencia. Según la Real Academia Española, se trata de la «Posibilidad de que algo suceda o no suceda». En su segunda opción de definición, insiste en lo mismo: «Cosa que puede suceder o no suceder». Y al final señala la palabra «Riesgo».

Tal vez coincidas conmigo, pero para el tema que estamos tratando, esos términos no son suficientes. Entonces, analicemos más allá de esas frases.

Contingencia es, sin duda alguna, una situación que pudiera ocurrir en un momento dado. En este caso, esa eventualidad podría ocurrir en nuestra empresa, para poder identificarla como contingencia empresarial.

Muchas veces, una contingencia es considerada como un hecho negativo,  una consecuencia negativa para la empresa…

Plan de Contingencia Empresarial. Todo lo que debes saber.

Podría ser un desastre natural, un error humano, un incendio, un daño irremediable de una maquinaria, la muerte de un alto ejecutivo, el robo de informaciones confidenciales a terceros, o las pérdidas de la producción, entre otros.

Estas y otras contingencias traen, en la mayoría de los casos, consecuencias nefastas para las empresas que, a la vez, es muy probable que puedan desembocar en situaciones irremediables. ¿Por qué? Porque interrumpen, en forma inesperada y hasta sorpresiva, el funcionamiento normal de la organización.

Pero si existe ese Plan B, que es el Plan de Contingencia Empresarial, las cosas pueden ser muy diferentes.

Entonces… ¿Qué es un Plan de Contingencia?

Muy fácil. Sería un conjunto de acciones que permita actuar con certeza o reaccionar con eficacia ante las situaciones descritas anteriormente. 

Pero… Vamos a profundizar más. Ante eventualidades diversas, las empresas deben tener un Plan de Contingencia, que consiste en una serie de procesos técnicos y humanos, previamente estructurados para cada caso, con la finalidad de permitir la normal operatividad de sus componentes.

De esa manera, se evita que cada una deje de operar como consecuencia de cualquier incidente, de tipo interno o externo.

Plan de Contingencia Empresarial. Todo lo que debes saber.

La mejor recomendación es contar con ese plan

Muchos expertos en el mundo recomiendan a empresarios, emprendedores, presidentes y demás directivos de organizaciones, empresas e instituciones, que cuenten con un plan de contingencia.

Afirman que deben analizar las posibles eventualidades internas y/o externas que podrían ocurrir en una empresa y, a partir de allí, elaborar procedimientos y acciones para desarrollarlas en el momento oportuno.

Por cierto, es bueno que quede claro que el hecho que una empresa elabore sus propio plan de contingencia (todos son personalizados), no quiere decir que su empresa sea el blanco de eventualidades.

No. Se trata de prepararse para el futuro, para posibles cosas que podrían ocurrir, sin poder prevenirlas. Es una prevención ante lo negativo.

Así podrían hacerle frente a los desastres, crisis, accidentes y situaciones de emergencia que se presenten inesperadamente. Al final, será una valiosa herramienta de previsión y ejecución. Es un buen dato… ¿Verdad?

«Mantener un plan de contingencia para eventualidades, con toda seguridad, fortalecerá tu empresa».

¿Qué debe tener un Plan de Contingencia?

Por lo señalado anteriormente, debemos tener clara la importancia de un Plan de Contingencia. Por lo tanto, para que funcione debe estar estructurado por sus objetivos estratégicos, por un plan de acción para cumplirlos y una serie de medidas para disminuir las perdidas que pudieran presentarse.

Ten en cuenta que al elaborarse el plan de contingencia debe ser fácil de entender. Así como también sencillo en sus explicaciones, operativo en todas sus acciones y totalmente claro para aquellos que tengan la responsabilidad de ejecutarlo.

También es prioritario que este plan tenga la visión de las posibles situaciones, internas y/o externas, que podrían afectar a la empresa, incluyendo todos los detalles. Hasta aquellos aspectos que pensamos sean imposibles de ocurrir, pero de que pueden pasar, pueden pasar. Entonces, mientras más minucioso y completo, mucho mejor. 

Y para terminar… Para que realmente sea bueno este plan de contingencia, debe ser eficiente, eficaz y que su cumplimiento permita el regreso al buen funcionamiento de la empresa o, por lo menos, la minimización de los efectos negativos por los daños sufridos.

Informes.

¿Cuáles son los pasos para elaborarlo?

En ese sentido, lo primero que debe quedar claro es que un plan de contingencia es único. Cada empresa tiene el suyo. No hay normas, ni reglamentos, solo la creatividad de los expertos, ya que nadie sabe qué pasará, cuándo pasará o cómo pasará.

Algunos sugieren 5, 8 o 10 pasos. En ese caso, lo vamos a resumir en cinco pasos concretos y bien estructurados. Son sugerencias de lo que se debería hacer en ese momento dado de requerir el plan de contingencia.

Lo primero es planificar lo que se debe hacer

Este es el punto de partida: Organizar estrategias, objetivos, metas, participantes, tiempos de acción, herramientas, tipo de comunicaciones, líderes. Todos los aspectos que impliquen el comienzo del proceso de investigación, recuperación, reparación, regreso a la normalidad.

Ver riesgos y buscar soluciones

A partir de ese momento, ver, detectar, analizar y minimizar los riesgos existentes y sus consecuencias negativas. Así como estudiar sus posibles efectos, internos y externos, a nivel económico, social, legal, humano, financiero, etc.

Seguidamente, sigue el estudio de las posibles soluciones. Lo que debe hacerse para mejorar la situación o, al menos, evitar que se agrave. Contar con los recursos que permitan lograr esas posibles soluciones. 

Estrategias a desarrollar 

Se planifican varias, dependiendo de la clase de eventualidad que podría ocurrir en la empresa. Cada área o situación tiene sus acciones y prioridades. Por ello, se debe definir en el plan, a la hora de un incidente, cuáles son las que requieren ser atendidas con mayor prioridad para que la empresa vuelva a funcionar.

Esas estrategias también deben estar dirigidas a reducir daños, riesgos, peligros u otros accidentes o incidentes. Incluso, deben establecerse las estrategias de recuperación y normalización de actividades. 

Pruebas y/o simulacros

Con el objetivo de verificar la efectividad del plan de contingencia, es recomendable realizar pruebas, ensayos, simulacros, ejercicios, maniobras, para saber si realmente será efectiva su puesta en marcha en un momento dado.

Así se podrán detectar errores. De esa manera se corrigen para lograr buenos resultados a la hora de llevar a cabo el plan.

Revisión periódica 

Siempre se recomienda su revisión periódica. Los tiempos cambian, las tecnologías también, así como los riesgos. Así que adaptar el plan a las novedades internas y externas, resulta apropiado y conveniente.

¿Qué tipos de amenazas nos llevan a elaborar ese Plan de Contingencia? 

Debes tener siempre presente que tu empresa requiere estar preparada para asumir una situación irregular, eventualidad, incidente o accidente. Lo siguiente es reaccionar rápidamente y aplicar un plan de contingencia, con las herramientas ideales para recuperarse y seguir funcionando.

Por lo que atender el problema antes de que suceda te dará una ventaja enorme. Recuerda la frase inicial… «Mejor es prevenir que lamentar».

Te presento algunos sucesos inesperados o amenazas que, seguramente, pueden ser minimizadas por un buen Plan de Contingencia.

Manejo de crisis

Huelga.

Si de crisis se trata, son innumerables las que se pueden presentar en un momento dado y que podrían ser fatales para una empresa. Por ejemplo, desastres naturales, huelgas violentas, hechos terroristas, accidentes laborales con maquinarias, incendios, etc.

Incluso, pueden ser catalogados como situaciones de crisis la actitud de algunos clientes insatisfechos, empleados descontentos o variadas eventualidades que afecten a la empresa.

Para todos los casos citados anteriormente, algunos recomiendan que la mejor estrategia es realizar, periódicamente el análisis de la Matriz FODA o FADO sobre cada una de sus áreas.

Este análisis se realizaría con el objetivo de  determinar las vulnerabilidades del sistema. Así como también para proyectar el nivel de agravio que puede afectar a la compañía y fortalecer las estrategias de trabajo para atender las posibles eventualidades.

Seguridad de los activos

Robos informáticos.

El plagio de contenido o programas informáticos, la destrucción de patentes, los rumores o estrategias comentadas a terceros por empleados poco confiables, el daño de maquinarias, la pérdida de la producción intencionada, desfalco económico, pueden afectar seriamente a una compañía.

Por lo que asegurarnos de mantener un sistema de seguridad actualizado y privado es una de las mejores opciones. Así como también tener en cuenta las estrategias legales a ejecutar.

Por ejemplo, hacer las previsiones en un plan de seguridad integral, sería una buena opción. Existen otras acciones que podrían contribuir como seguridad de la red informática, la adquisición de pólizas de seguro a tiempo real, archivos confidenciales.

Además de asesores de recursos humanos atentos a cualquier irregularidad dentro del personal y otras iniciativas que permitan mayor seguridad y protección, podrían salvarnos de esta incómoda y dañina situación. Y nuestra empresa estaría más segura de ese tipo de amenazas.

Problemas de gestión

Plan de Contingencia Empresarial. Todo lo que debes saber.

Tu empresa también debería estar preparada para casos como la muerte de un alto ejecutivo, la renuncia de algún gerente o crisis económicas que amenacen con el cierre de la compañía.

Para ello, es recomendable mantener activa una mesa de trabajo que analice y proponga constantemente planes de continuidad. Estos se pondrían en práctica a la hora de la pérdida irreparable de uno o varios ejecutivos de jerarquía de la empresa. 

Algunos especialistas estiman que las crisis económicas pueden predecirse. Pero para ello debes contar con analistas y estadistas que adviertan, con anterioridad, ese tipo de eventos. Y, a su vez, un buen manejo de las finanzas e inversiones, podrán mantendrán a tu compañía a flote.

Errores humanos, con o sin intención

Errores humanos.

Existe una serie de errores humanos que, a veces, se convierten en comunes y casi imposibles de evitar. Sin embargo, en la mayoría de las ocasiones resulta imperdonable para el funcionamiento de una empresa.

¿Cuáles son? Pues, los casos de robos, escándalos, mentiras, fraudes, mala administración, ineficacia laboral, entre otros.

En diversas oportunidades, las acciones y/o las estrategias de los ejecutivos encargados de las relaciones públicas deben mantenerse atentos a cualquier problema, interno o público, ocasionado por: un mal gerente, fallas de producción, desfalcos o, inclusive, demandas.

En estos u otros casos, debes mantener un equipo de asesores legales que redacten con claridad, contratos y demás documentos para asegurar la estabilidad de la empresa.

Ten en cuenta que, en muchos de estos casos, ese tipo de eventualidades resulta imposible de prever. Por ello, controlarlas depende de ti. Estar atento a cada detalle, salvará a tu compañía de correr con daños mayores.

Ser presidente, director o gerente no es un trabajo fácil, pero un buen líder puede abarcar innumerables áreas con la ayuda de sus empleados. No lo olvides. 

¿Un Plan de Contingencia es igual al Plan de Continuidad?

Pues no. Aunque los dos planes son esenciales y utilizados en situaciones de crisis, peligro e incidencias, son distintos, porque tienen objetivos diferentes.

Recuerda que el plan de contingencia tiene la misión de normalizar el funcionamiento de la empresa, después de un accidente, incidente o desastre. Así como también de minimizar o eliminar su riesgo económico.

En cambio, con el plan de continuidad se pretende que la producción de la empresa no se detenga, pase lo que pase. Que no se paralice.

En fin, la unión de los dos planes contribuye a que la empresa recupere su funcionamiento normal.

Plan de Contingencia Empresarial. Todo lo que debes saber.

En conclusión…

  • Contingencia es una situación, tal vez negativa, que pudiera ocurrir en un momento dado. En el caso de este tema, esa eventualidad podría ocurrir en nuestra empresa, para poder identificarla como contingencia empresarial.
  • Un Plan de Contingencia es un conjunto de acciones que permiten actuar con certeza o reaccionar con eficacia ante crisis, eventualidades o accidentes en una empresa, con miras a lograr que funcione con normalidad nuevamente.

  • A través de un plan de contingencia se pueden enfrentar las posibles eventualidades internas y/o externas que podrían ocurrir en una empresa y a partir de allí, elaborar procedimientos y acciones para desarrollarlas en el momento oportuno. 

  • Para que funcione eficientemente, cuando sea el caso, el Plan de Contingencia debe estar estructurado por unos objetivos estratégicos, un plan de acción para cumplirlos y una serie de medidas para disminuir las perdidas que pudiera presentarse.  

  • Además debe ser eficiente, eficaz y que realmente su cumplimiento permita el regreso al buen funcionamiento de la empresa. 

  • Para elaborar un plan de contingencia debe seguir estos pasos: Planificar lo que se debe hacer; ver riesgos y buscar soluciones; estrategias a desarrollar; pruebas y simulacros; y revisión periódica.

  •  Las amenazas que conllevan a la elaboración de un Plan de Contingencia son: Manejo de crisis, seguridad de los activos, problemas de gestión, y errores humanos con o sin intención. 

 «El plan de contingencia empresarial es una inversión a futuro»

Ten en cuenta que este tipo de eventualidades resulta imposible de predecir. Pero controlarlas depende de ti.  Estar atento a cada detalle salvará a tu empresa de correr con daños mayores.

Por ello, te recomiendo leer nuestro artículo “Liderazgo empresarial – Más que un cargo”, para obtener el mejor provecho de tus trabajadores.

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