Carta de disculpas a un cliente insatisfecho ¡Toma nota!

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¿Andas en busca de una carta de disculpas a un cliente insatisfecho? ¿O ni sabes qué es? bueno sea cual sea tu caso te invito a leer este post.

Comenzaremos por lo básico, es decir, hablando sobre las disculpas con el cliente para luego mostrarte algunos ejemplos y diseño de una carta donde se expresa dichas disculpas.

Si es de tu agrado, puedes leer antes nuestro artículo anterior sobre clientes insatisfecho:

Clientes insatisfechos ¿Amigos o enemigos?

Si aún no lo quieres leer no hay problema, pero te adelanto la respuesta a dicha pregunta es «Los clientes insatisfecho pueden ser grandes enemigos pero también amigos» Para más información lee arriba jajaja

Bueno, a lo que venimos, comencemos por lo básico como lo he prometido.

carta de disculpas a un cliente insatisfecho

Carta de disculpas a un cliente insatisfecho ¡Toma nota!

¿Es necesario disculparse con el cliente insatisfecho?

Por supuesto que si, las disculpas son una forma de decir “No fue mi intención, estoy arrepentido, me encuentro apenado, estoy dispuesto a mejorar”.

Y disculparse por la insatisfacción de un cliente es algo muy parecido. Le da a entender a ellos que nos preocupamos por ellos, que estamos dispuesto a corregir y ofrecer algo mejor.

Pero debemos tener claro algo, y es que no siempre el cliente se molestará y tendrá la razón. Puede que se muestre insatisfecho por solo capricho u otra razón ¿Será que está bien disculparse? por supuesto que si.

Según el cliente es él quien tiene la razón y puede que nadie lo saque de allí, mucho menos si te pones a discutir ¡Hay que ser sabios!

Si quieres que tu cliente se calme, e incluso rectifique su error si es él quien está mal, nada mejor que expresarte de una forma comprensible, decente y muy profesional.

Como dice un versículo bíblico:

«La blanda respuesta quita la ira, Más la palabra áspera hace subir la ira…» Proverbios 15:1

1-Lo primero que tienes que hacer es saber la razón de la insatisfacción:

No podemos tratar con alguien si no conocemos el motivo de su enojo e insatisfacción. Así que escucha todo lo que tiene que decirte, y si no te queda claro algo pregúntalo ¡Es importante que conozcas completamente el motivo de su insatisfacción!

2-Analiza el motivo de su insatisfacción:

Es aquí donde te darás de cuenta si tiene o no tiene la razón. Si tiene la razón es lógico que debes corregir, disculparte y ofrecer algo mejorado al cliente afectado.

De no tener la razón de igual forma debes disculparte, decirle algo como “Si considera que hemos fallado te pedimos disculpa, usted es muy importante para nosotros, estamos dispuesto a ofrecerle un mejor servicio bla bla bla”.

Si complacer el capricho del cliente no te afecta en nada ¡Hazlo! de lo contrario dialoga con él para llegar a un acuerdo donde ambos salgan bien parados.

Pero me estoy adelantando, el segundo paso es solo analizar, vamos con el tercero.

3-Lo tercero es disculparte por medio de un comunicado:

Es aquí donde quería llegar, como ya adelanté sea cual sea el caso debes disculparte.

Y no hablo solo de decir ¡Disculpa! sino hacer algo más formal. Algo que llame la atención del cliente, y nada mejor que escribir una carta para comunicar tus disculpas.

Es aquí donde hablamos de una carta de disculpas a un cliente insatisfecho. Así que pasemos a ver algunos ejemplos.

Ejemplo de una carta de disculpas a un cliente insatisfecho.

Más que un ejemplo son varios formatos que espero te sean de mucha ayuda. En ellos no colocamos encabezados ni nada por el estilo, solo el contenido de la carta de disculpas a un cliente insatisfecho.

Pero en el encabezado solo debes colocar el nombre de tu empresa, dirección, correo, teléfono, logo y otro datos que consideres. Así mismo más abajo debes colocar a quien está dirigida la carta ¡El nombre y apellido de tus clientes! ¡Comencemos!

Formato nº1:

Este formato es específico, para una persona o empresa insatisfecho. Incluye una disculpa, asegura un cambio para mejorar y por último una recompensa ¡Veamos!

Estimado Sr. Carlos:

No se imagina cuanto lamentamos que la experiencia dentro de nuestro restaurante no haya sido la que esperaba. Para nosotros no hay nada más satisfactorio que la satisfacción de clientes como usted, así que de todo corazón queremos brindarle nuestras disculpas.

Pero no queremos que las disculpas queden solo en palabras. Por eso estamos trabajando para que no vuelva a ocurrir lo que ha sucedido con usted, y la mejora de nuestro negocio podrá notarse lo más pronto posible.

Así mismo queremos hacerle un regalo como símbolo de nuestra disculpa. Hemos reservado una mesa especial para usted y otra persona más para que disfruten de un almuerzo totalmente gratis.

Antes de despedirme reitero mis disculpas, espero las aceptes así como la recompensa que hemos decidido entregarle.

Muchas gracias por su tiempo para leernos, lo esperamos muy pronto de vuelta en nuestro restaurante.

Formato nº2:

Otra carta de disculpas a un cliente insatisfecho. Esta es un poco mas general que el anterior, pero tiene el mismo objetivo ¡Pedir disculpas!

Pero es un poco diferente, no va dirigida por una molestia en específico sino como un comunicado que le dará a entender al cliente que estamos cociente que tenemos fallas y que queremos mejorar.

Estimado cliente,

Nos dirigimos a usted para mostrar nuestras más sinceras disculpas si nuestro sitio web le ha ocasionado algún inconveniente y traído consecuencias.

Nuestra intención es brindarle un sitio de calidad, pero estamos consciente que hemos tenido fallas las cuales estamos analizando para mejorar y brindar un mejor servicio.

Reiteramos nuestras disculpa, le pedimos paciencia y a cambio tendrá en muy poco tiempo un sitio web que cubrirá todas sus expectativas.

Si más que decir me despido agradeciendo su atención y sobre todo su compresión.

Hasta aquí el artículo de hoy.

Espero que los formatos de nuestra carta de disculpas a un cliente insatisfecho te sean de mucha ayuda. Y obviamente nos gustaría leer tus comentarios acerca de ellos.

Por otra parte te invito a seguirnos en nuestras redes sociales e inscribirte a nuestro boletín para recibir las próximas actualizaciones de nuestro blog ¡Aprenderemos mucho!

Sin más que decir, solo que queda desearte muchos éxitos en tu emprendimiento ¡Hasta la próxima!

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