Organización administrativa ¡En negocios pequeños y grandes!

Como emprendedor debes tener en cuenta que la organización administrativa es uno de los procesos más significativos de una empresa.

Y es que, una buena organización permite mejor coordinación de las actividades y el uso eficiente de los recursos, para lograr los objetivos.

Independientemente del tamaño del negocio.

Pero, los emprendedores podrían ser los más vulnerables a cometer errores, al no contar con suficiente experiencia.

¿No crees?

Por esa razón, hoy explicaré los puntos clave de una organización exitosa, desde el inicio del emprendimiento.

Fíjate en el contenido:

  • Primero, te explicaré qué es la organización administrativa.
  • Después, te hablaré de una aplicación práctica que puedes usar.
  • Y por último, te daré algunos consejos para que organices tu empresa desde el comienzo de la actividad comercial.

¿Te gusta la idea?

¡Presta atención!

Exactamente ¿Qué es la organización administrativa?

Es una función que tiene que ver con el orden que existe entre dos factores fundamentales:

  • Las estructuras: referidas a los cargos del personal, las unidades, los departamentos o las secciones que ejecutan las actividades.
  • Los recursos con los que dispone la empresa: bien sea recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos, etc.

La organización es la segunda etapa del proceso administrativo, después de la planeación, y antes de la dirección, el control, la coordinación y la evaluación.

En palabras simples…

La organización administrativa es tener todo en su lugar de manera que sea más fácil desarrollar las actividades y lograr los objetivos. 

Organización de una empresa ¡Sea pequeño o grande tu negocio!
Organización de una empresa ¡Sea pequeño o grande tu negocio!

Se trata de, por ejemplo:

  • Dar a conocer -a todo el personal- las responsabilidades de cada uno y cada equipo.
  • Adiestrar al personal y delegar las funciones.
  • Establecer la prioridad y la secuencia de las acciones.
  • Contar con las herramientas necesarias.
  • Poner en orden la legalidad y la contabilidad del negocio.
  • Tener una base de datos de todos los clientes de la empresa, con la información particular, de esta forma, si necesitas comunicarte con uno de ellos, no tendrás que estar buscando las facturas archivadas.
  • También, crear un listado de clientes potenciales, a fin de diseñar estrategias para convertirlos en usuarios o consumidores recurrentes del negocio.
  • Además, mantener un registro de productos, es decir, inventarios de materiales, productos en proceso, stock de artículos terminados o listos para la venta, etc.
  • Incluso, un registro de reclamos y sugerencias.

Todo esto te va a impulsar a otros niveles.

Ten en cuenta que en las empresas hay documentos que se pueden gestionar en forma digital, por ejemplo: contratos de los empleados, comprobantes de pagos, presupuestos, manejo de inventarios, retenciones de impuestos, entre otros.

Estos documentos requieren la firma del contable, administrador o del personal, para ello existen herramientas para firmar documentos en formato PDF. ¡Esto te facilitará la organización administrativa!

Observa, que no es solo organizar lo que tiene que ver con el cliente o las ventas, también hay otras áreas importantes dentro de tu negocio que necesitan ser organizadas.

En consecuencia vale la pena mencionar…

Una aplicación práctica para la organización administrativa

¿Te ha pasado que preguntas por el precio de un producto y quien atiende no lo sabe?

Peor aún, no saben con qué productos cuentan. 

¡Eso se llama: falta de organización!

Es triste cuando te hacen un reclamo -una y otra vez- y no brindas una solución porque, simplemente, se te ha olvidado.

O cada vez que los clientes te hacen una misma pregunta y te das cuenta de que hay algo que no está bien explicado, pero igual no lo solucionas.

En fin, son muchos los ejemplos de desorganización.

Por eso, quiero hablarte de:

Platzilla… una aplicación práctica que puedes usar

Es una plataforma con diferentes aplicaciones útiles y fáciles de usar.

Esto permite que se adapte a cada empresa.

Platzilla, te ayudará a organizar la administración de tu negocio con unos cuantos clics.

Luego, ir incorporando otras aplicaciones para las áreas funcionales de la empresa, como facturación, CRM posventa, calidad, proyectos, etc.

Observa:

Áreas que se pueden organizar con Platzilla - Organización administrativa
Áreas que se pueden organizar con Platzilla

En Platzilla, la información se mantiene organizada y accesible desde el primer día. 

Los datos de los módulos son compartidos, según vayas suscribiendo aplicaciones.

Por ponerte un ejemplo sencillo:

Cuando una incidencia sea recurrente y la resolución siempre sea la misma, con un clic podrás, convertir el caso en un registro de preguntas frecuentes. 

Esto lo puedes configurar en el módulo para tal efecto, en la opción Entradas.

Así, estarás ejecutando tareas de manera fácil y práctica.

Y es solo una de tantas funciones que ofrece esta aplicación.

¡Descubre qué es Platzilla! 

Entenderás de forma más específica lo que digo de la aplicación y la organización en el post: ¿Necesitas organizar la empresa?: Platzilla

También, puedes ir directamente a probar nuestra versión gratuita en app.platzilla.com.

Si bien es cierto, además de esta plataforma, existe en el mercado un abanico de opciones que te pueden facilitar la organización administrativa.

Entonces, no hay excusa… es necesario que apliques alguna y que no ignores su importancia, por muy nuevo que sea tu negocio.

Ahora, quiero compartirte algo muy valioso.

Consejos acerca de la organización de una empresa

Aparte de utilizar aplicaciones como la mencionada anteriormente, quiero compartir contigo algunos consejos, que te ayudarán a tener un negocio mejor organizado.

Fíjate:

  • Debes tener objetivos claros. Sin tener una meta, un lugar donde ir es difícil organizarse. Es como un ejército que va a cumplir una misión, si no sabe sus objetivos no podrá avanzar.
  • Ser realista con lo que cuentas. Tus planes, estrategias… y organización en general dependen de los recursos con los que cuentes. Vuelvo con el ejemplo de la guerra, no te vas a lanzar a una misión sin saber con qué armamento cuentas. Y todo lo que planifiques será en base a ellos ¿por cuánto tiempo soportaremos con estas provisiones?
  • La organización es específica. Es decir, no basta con tener un objetivo, sino tener clara cada actividad necesaria para cumplirlo. Hay que ser muy específico. No es válido decir que para este mes tenemos que vender 200 pasteles, sin siquiera saber cómo lo vamos a lograr. A diario, tú y tu equipo deben contar con una lista de  tareas a realizar.
  • Ten un registro de tus empleados. Debes saber sus cualidades y quien es el ideal para cada actividad. Si no te organizas con respecto a esto no vas a seleccionar al mejor para cada tarea.
  • Cree en el liderazgo. Aunque tú eres el principal, debes delegar otros líderes y confiar en ellos. Sin una estructura con jerarquía será más difícil la organización. Así que delega y confía.

Conclusión

El error de muchos emprendedores es creer que necesitan organizar su negocio cuando este ya sea muy grande.

Y la realidad, lo más conveniente es organizarlo desde el comienzo, buscando la mejora continua para que crezca de manera correcta.

Si dejamos que algo se geste mal, cuando esté grande será más complicado enmendar el error.

¿Por qué te digo esto?

Porque si desde que emprendes tienes un desastre, cada día que pase será un desastre mayor… y se irá haciendo más difícil organizar. 

Por eso, hoy te enseñé de qué se trata la organización administrativa y te mostré las ventajas de una plataforma ideal para esta función.

Además, te señalé una serie de consejos prácticos.

Así, que toma muy en serio lo que es la organización administrativa… ¡Tu empresa lo vale!

Antes de despedirme te sugiero leer el post: Etapas del Proceso Administrativo. Te explico cada una.

¡No olvides que la organización es una de las etapas del proceso administrativo!

Muchas gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios.


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