Work team: Mejora tus reuniones de trabajo

. Feb 22, 2015.

Cuando un emprendedor tiene su primer Work Team, comienza a darse cuenta que coordinar el trabajo y conseguir resultados no es tan fácil como parece. 

Puede que reuniones del lunes en la mañana o viernes por la tarde destrancan algunos problemas. Pero a los pocos días, la confusión y los retrasos reinan otra vez.

Hoy quiero hablarte de un método de reunión que permite que el work team esté bien coordinado todos los días.  Lo mejor es cada encuentro que solo requiere sólo de 15min. Con él, podrás reducir significativamente las largas jornadas de las juntas directivas (en que la gente lo que hace es mirar el reloj y el ordenador) y lograr que hagan sus tareas de forma más ágil.

Work team: Mejora tus reuniones de trabajo

Work team: Mejora tus reuniones de trabajo

¿Cuál es el secreto de una buena reunión en el work team?

Trabajar en equipo va mucho más allá de dividir esfuerzos.  La mayoría de las compañías invierten muchísimo tiempo en reuniones sin final. Y se pierde un precioso tiempo que las personas podrían invertir en realizar actividades para la empresa.

La práctica de “Standup meetings” o “reuniones de pie” ayuda a que la gente se coordine rápidamente y destraba aquellos problemas que están bloqueando las actividades de cada colaborador.

¿En qué consiste el Standup Meeting?

Las standup meetings son “encuentros” que se realizan a primera hora de la mañana con todo el personal involucrado en el proyecto y sus líderes (todo el work team, sin discriminación).

Es muy fácil: el work team se para en un círculo y todos deben responder 3 simples interrogantes:

  • ¿Qué he hecho ayer?
  • ¿Qué haré hoy?
  • ¿Qué me impide cumplir con los objetivos?

Como dice su nombre, en esta reunión todos están parados (para garantizar que se realice en 15 min). Mientras, alguien en un pizarrón escribe los compromisos de los miembros del equipo de forma pública. Muchas veces se utiliza papel bond y posticks.

Recuerda previamente establecer qué miembro del work team hará esta actividad (el líder tiene que estar atento a que las metas del día sean exigentes pero realistas, y a desbloquear los problemas)

Se anotan los problemas que bloquean al equipo, y se resuelven inmediatamente después, para evitar que la conversación se extienda demasiado.

La intención de este nuevo método es la agilidad work team. Se aleja del concepto -al que nos hemos mal acostumbrado- de reuniones mayores de 3 horas (en donde más que soluciones, la dinámica apunta a quién tiene la culpa y donde la mayoría de los empleados sienten estrés y nervios antes de sentarse con sus líderes).

¿Cómo puedo implementarlo?

Reúnete con tu work team

Tiene que ser un espacio donde todos quepan parados (y preferiblemente que a gusto) Preferiblemente, solo deben asistir aquellos involucrados directamente en el proyecto directamente y que tienen el reto de coordinarse.

Al estar todos juntos deben mantenerse de pie durante toda la sesión (repito: no debe sobrepasar los 15 minutos)

Work team: Mejora tus reuniones de trabajo

Work team: Mejora tus reuniones de trabajo

El tema es el trabajo del día

Lo ideal que antes de comenzar la reunión, el líder recuerde el estatus del proyecto y el sentido que tiene coordinar los esfuerzos del día.

Para que una reunión de tipo standup meeting sea realmente provechosa, es necesario dedicar unos minutos cada día.  De esa forma, la información no caducará, se olvidará o acumulará, evitando largas sesiones semanales.

Con los días esta práctica revela cosas interesantes. Por ejemplo, descubrir qué personas que continuamente fallan en sus compromisos del día. También detectar un patrón de problemas que está obstaculizando el trabajo diario. Incluso, se descubren tareas muy repetitivitas que quizás puedan agilizarse con tecnología.

Work team: Mejora tus reuniones de trabajo

Work team: Mejora tus reuniones de trabajo

Como líder -para resolver los bloqueos después de esta reunión- no olvides llevar pequeños apuntes. Entonces, cuando hagas una reunión un poco más larga –para resolver problemas concretos- podrás llevar mapas mentales para agilizar la toma de decisiones de tu work team, visualizar los problemas y darles prioridad.

facilisto está...

Algunas herramientas que podrías utilizar para sacar el máximo provecho a las reuniones de tu work team son:

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