Cómo trabajar cuando estás de vacaciones

. Feb 8, 2016.

La primera recomendación de este artículo es que si quieres salir de vacaciones te debes desconectar por completo del trabajo (para mí esa es la esencia misma de las vacaciones). Sin embargo, también creo que hay circunstancias que pueden impedir que dejemos de trabajar por completo, por ejemplo en épocas de carnaval.

Así que si eres uno de esos independientes o profesionales que viajan en las fechas especiales pero que debe seguir trabajando a distancia este artículo intentará darte una guía para organices tu trabajo mientras viajas.

¿Estás de acuerdo?

Vamos con la pregunta del millón…

¿Es mejor desconectarse por completo en las vacaciones?

¡Pues claro que sí!

Las vacaciones no solo son el escape del trabajo sino una oportunidad para mejorar tu salud física, mental y emocional. Imagínate un estado en el que puedas ser mucho más eficiente y tengas ideas nuevas sin tanto esfuerzo. Bueno, eso es lo que trae de nuevo las vacaciones.

Lo cierto es que para algunas personas tomar vacaciones es un trabajo estresante o no quieren perder el ritmo de trabajo que tanto habían tardado en conseguir, y creo que por eso muchos trabajadores prefieren tomar menos días libres al año.

“Un 15 % necesita ayuda para regresar a la rutina con las pilas cargadas” – Florencia Poy (responsable de la Orientación Educativa de la Universidad Francisco de Vitoria)

¿En qué te puede servir tomar vacaciones de tu negocio?

En el 2011 un estudio de Intuit mostró que el 82 % de los dueños de pequeños negocios que tomaron más vacaciones incrementaron su productividad cada vez que regresaban y los motivos pueden ser:

  • Cambias tu perspectiva
  • Recargas las baterías
  • Expande tu cerebro
  • Sales de confort
  • Haces más contactos sin darte cuenta

Por ejemplo, si eres una marca personal ya debes saber que necesitas algo que contar. Así que si estás todos los días haciendo lo mismo, sentado(a) en tu escritorio con tu computador a lo mejor llegue un momento en que el que se te acaben las historias.

Por eso es que amo el dicho “si no pasa nada, haz que pase”. Para poder contarlo algo al mundo y sacar provecho monetario de eso tienes que hacer que las cosas pasen, y sin duda una de las mejores es viajando en vacaciones, ya sea de carnaval, verano o Navidad.

  Estar de vacaciones te obliga a hablar con otros, de comunicar ideas, de llegar a acuerdos, de prepararte para lo desconocido,

“Cuando creas una compañía estás rompiendo barreras; y solo podrás crecer si sigues rompiendo las barreras de la zona de confort” – Jhon Roa, fundador de AKTA

Antes de salir de viaje….

01 ¡Planifica!

¡Es cierto que las mejores cosas en la vida no se planifican! No lo discuto… pero si pretendes irte de viaje en carnaval o porque simplemente lo necesitas te recomiendo que planifiques las etapas básicas del viaje para que aproveches mejor tu tiempo y tu dinero.

¿Qué debes planificar?

Te dejo algunas preguntas que me han ayudado a irme de viaje y seguir trabajando:

  • ¿Dejaste todo listo en tu negocio? (Cuentas por cobrar, trabajos por terminar, eventos por asistir, etc.)
  • ¿Avisaste en las redes sociales que estarás de vacaciones? (o a tu asistente – si tienes uno-).
  • ¿Tienes la información vital para tu negocio en un lugar móvil? (Me refiero a la Nube. Todo lo que puedas necesitar guárdalo bien en algún lugar seguro – te ahorrará contratiempos).
  • ¿Tienes las herramientas necesarias? (móvil, computadora, tableta, etc.)
  • Lleva las cuentas de tu negocio contigo (para que revises algún pago tardío, etc.)
  • Creaste un documento “cuando no estés” que diga todos los cánones que debes hacer (como un checklist).
  • Crea un mensaje en tus correos que responda automáticamente cuando no estás.

 

Para el viaje:

  • Planifica los días que te irás
  • Los medios (cómo te iras y cómo regresarás)
  • Dónde te quedarás
  • El dinero previsto para cubrir tus vacaciones de carnaval (y algo extra por si acaso)
  • Los lugares que visitarás (o los que te gustaría visitar)
  • El cambio de divisa
  • El huso horario entre ambos países
  • Cómo obtendrás WIFI o señal para comunicarte ¿está asegurado?
  • Ten un mapa del sistema de transporte precargado en tu móvil
  • Adaptadores de toma corriente del lugar (o país) al que vas

 

Ahora que sabes los aspectos básicos de tu viaje y de tu negocio es necesario que hagas unas pequeñas planificaciones para tus vacaciones. Recuerda, el objetivo es terminar las tareas en el menor tiempo posible de la mejor forma posible.

02 Planificación semanal

La semana antes de irte de vacaciones debes asegurarte de que todo debe estar listo antes de irte de vacaciones, como por ejemplo:

  • Listas de las tareas por día (y si es necesario las mini tareas que debes hacer para conseguirlas)
  • EL reto de la semana (conseguir un cliente más antes de irte, un % de nuevos seguidores, un % de venta determinado)

Es simple, ahora tienes que poner esos recordatorios al lado de tu computador o en algún lugar donde no lo puedas olvidar.

03 Planificación diaria

Ahora que ya sabes cuál es tu meta general en la semana es necesario que cada día tengas un ritual para cumplir cada tarea del día, por ejemplo:

  • Ponles un hora específica para terminar cada tarea
  • Asocia las tareas relacionadas para que las hagas al mismo tiempo
  • Las tareas “más sencillas” déjalas para la primera parte del día. Así sentirás que sí ha servido la lista de tarea y tendrás ánimos para completar las tareas más complejas en la tarde.
  • Sé más productivo en las reuniones (mientras más al grano vayas mejor). La única excepción es cuando trates con clientes o con posibles contactos.

 

04 Planificación para trabajar en ‘tus vacaciones’

Toma en cuenta el huso horario del sitio a dónde vas

  • Anota qué actividad harás con los dos husos horarios que necesites (para saber cuándo lo harás y qué hora es en tu “oficina”)
  • Envía recordatorios de reuniones
  • Levántate temprano para que puedas aprovechar tus vacaciones. Así al empezar el día ya habrás salido de tus obligaciones
  • Distribuye mejor el uso de tus aparatos para que te dure la batería. A veces las personas se sienten obligados en trabajar hasta que ya no tengan batería. Yo te recomiendo que administres mejor la energía.
  • Lleva un respaldo de los documentos más importantes en un disco duro externo o un pendrive con alta capacidad.

 

¿Dónde puedes trabajar?

  • En el aeropuerto o salas de esperas puedes responder correos pendientes, menciones agradecimiento y guardar para contenido para leer más tarde.
  • Puedes trabajar en el avión o en el tren (si viajas así)

 

¿En qué puedes trabajar cuando tomas vacaciones?

Te recomiendo que no hagas cosas muy complicadas, no tengas reuniones ni tareas que ocupen demasiado tu tiempo. Recuerda, lo que necesitas es hacer el mínimo necesario para mantener el negocio a flote y aun así disfrutar del tiempo para ti mismo. Lo que puedes hacer es:

  • Revisar las redes sociales
  • Pones en práctica algo que aprendiste o que quieres intentar (grabar un vídeo, tomar fotografías, etc.)
  • Haz una lluvia de ideas para campañas de marketing, productos o servicios
  • Toma nota de las cosas interesantes que te pasan en tu viaje, quizá lo puedas convertir en contenido digital
  • Mira esa película que tanto querías ver
  • Escribe correos, plantillas y responde solicitudes de los cliente
  • Lee un libro
  • Haz una limpieza de lo que no te sirva para avanzar (notas, archivos, contactos, etc.)

 

¿Qué necesitas?

  • Libreta de notas y bolígrafo
  • Marcadores de colores y resaltador
  • Una herramienta para hacer notas virtuales que estén en la Nube (Google Keep, Evernote, Pocket, etc.)
  • Auriculares
  • Whatsapp con los números de tus contactos o de tu equipo de trabajo (por si sucede algo inesperado).

 

  Adopta el estilo de organización que más se adapte a ti Es decir, si eres de los que se sienten más cómodos trabajando a primera hora del día para luego salir puedes hacerlo. Yo conozco colegas que en los viajes lo primero que hacen es recorrer un poco la ciudad, regresan a trabajar por unas 2 horas y después vuelven a adoptar su rol de turistas :) Depende siempre de cómo te sientas mejor. Siguiente paso:

05 ¡Disfruta tu viaje!

De nada sirve salir de vacaciones si no disfrutas el viaje, el paseo y las nuevas aventuras. Si no lo harás te recomiendo que no salgas de vacaciones hasta que lo puedas hacer. ¿Estás listo para tomar tus maletas e irte? Entonces te recomiendo estos vídeos… Mira este vídeo del aeropuerto de Heathrow que te enseña cómo empacar una maleta como un pro:  

 

O este de Howdini:

 

  Por último,

¡No olvides descansar!

 Espero que tengas un bonito viaje :) 

[Imagen de cabecera cortesía de Alexander Rakoczy en Flickr]

 

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