Consejos de última hora para organizar un evento

. Abr 25, 2015.

Pocos directores de marketing gozan de un presupuesto abultado para hacer los eventos que tienen en mente, pero hay formas de agrupar a todos tus clientes en un solo lugar sin invertir montañas de dinero. No esperes a última hora para organizar tu evento y gánate a tus usuarios.

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Para una empresa no basta anunciar su evento en Facebook y esperar que vengan los usuarios. Recuerda que la competencia es abrumadora y cada quien tiene gustos distintos. Aprende hoy algunos consejos para que tu evento tenga éxito y no tengas imprevistos de última hora.

Consejos de última hora para organizar un evento

Consejos de última hora para organizar un evento

Tips para no tener contratiempos de última hora al organizar tu evento

Lo primero que debes hacer es definir claramente el perfil de tu audiencia para saber qué tipo de evento te genera más beneficios.

Vamos al grano:

Tipo de evento

Para ayudarte a escoger el tipo de evento resume en una palabra el sentimiento que quieres provocar con el evento (triunfo, alegría, euforia, etc.).

Entre las opciones que puedes manejar están: caminatas, conciertos, proyección de películas, galerías, flashbobs, pintar casas, donación de medicamentos, eventos de moda,paseos por la ciudad, partidos de fútbol, torneos de videojuegos, etc.

¿Cuándo y dónde?

Lo más claro de tu anuncio debe ser el tipo de evento, el nombre, la fecha, el lugar y el costo.

  • No empieces la promoción de tu evento a última hora. Puedes empezar a promocionar tu evento sin fecha y una vez que la tengas, la incluyes en tus anuncios.
  • El lugar debe estar cerca de tus clientes potenciales y en su defecto, un espacio cómodo y seguro.
  • Haz alianzas con compañías que tengan locales para unir fuerzas en tu evento. Para hacer esto, debes tener la planificación, objetivos y presupuestos de tu evento en un documento.
  • Respeta la puntualidad. Puede que los participantes lleguen a última hora, pero tu evento debe dar el ejemplo y comenzar a la hora pautada.
  • Pide confirmación de asistencia.

Las redes sociales más efectivas para anunciar un evento según FreemanXP y el Event Marketing Institute son:

Consejos de última hora para organizar un evento

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Promoción

  • Crea un hashtag para el evento. #Evento15M por ejemplo.
  • Haz un concurso para diseñar el afiche del evento.
  • Crea un tráiler de tu evento y compártelo en todas las redes sociales de video.
  • Usa Google+, Eventos de Facebook, LinkedIn y Twitter para anunciar tu evento. Algunas de estas redes tienen la opción de recordar a los participantes por medio de mensajes de texto.
  • Envía Notas de prensa a periodistas, síguelos, interactúa con ellos e invítales.
  • Invita a celebridades a cambio de una entrada gratis o acceso VIP.
  • Si logras invitar a un personaje conocido, contacta a su mánager para establecer entrevistas en la radio, para que escriban un artículo de periódico, hacer una grabación en vivo o una firma de autógrafos.
  • Regala algo; haz ofertas, rifas, concursos, etc.
  • Ten una cuenta regresiva en tu página web y en tus redes sociales.
  • Usa los elementos de la ciudad para incluir la publicidad de tus eventos.
  • Si tus participantes leen periódicos, escuchan radio o ven televisión regional es bueno que te anuncies en esos medios.

Tu evento debe tener unas normas de última hora que casi nadie lee, pero son importantísimas. Como por ejemplo, el derecho de admisión, la vestimenta, el reembolso, de qué se encarga la empresa y de qué no, las condiciones de uso, etc.

Ejecución

  • Planifica la logística del evento (cantidad de participantes, capacidad máxima, invitados, materiales, equipos, alquiler, comida salidas de emergencia y duración de cada intervención).
  • Haz un inventario de todo lo que dispones.
  • Crea un plan B, plan C y plan de emergencia.
  • Ten un animador o un embajador (alguien que explique de qué va tu negocio, tu evento y lo que tienen que hacer los asistentes).
  • Toma fotos y vídeos del evento (o delega esta tarea a alguien más).
  • Transforma tu evento en una experiencia de última hora. Invita a los participantes a interactuar con el evento y a compartirlo por Internet. Puedes hacer una premiación a la mejor frase de agradecimiento, al mejor vídeo o foto.
  • Tus empleados deben asistir al evento y formar parte del equipo organizador.
  • Ten entradas disponibles para los que decidieron a última hora asistir a tu evento.
  • Atiende cordialmente a todos los invitados. Muchas empresas se reservan el derecho de admisión. Sin embargo para no impedirle la entrada a nadie, es mejor que envíes invitaciones personalizadas.
  • Contrata personal de etiqueta y logística para que te ayude con el volumen de trabajo.
  • Si es en un espacio abierto, contrata personal de seguridad para que cumplas con las normas de tu Comunidad Autónoma.
  • Transmite tu evento vía streaming.

Después del evento

  • Agradece a quienes hicieron posible tu evento (participantes, personal, proveedores, etc.).
  • Lleva a cabo una medición de los resultados del evento en las redes sociales y medios de comunicación.
  • Toma nota de las críticas, sugerencias y contratiempos para que no se repitan.
  • Recopila toda la información del evento y envía un newsletter y contenidos en las redes sociales que reflejen cómo estuvo el evento.
  • Puedes enviar encuestas a los participantes para que te indiquen qué les pareció tu evento.
  • Planifica en un borrador un posible evento próximo.

Uno de los mejores ejemplos de mercadeo de eventos son las recopilaciones de festivales de música como el de Tomorrowland, que seguro incita a su público objetivo a participar en la próxima entrega.

Consejos para organizar hoy mismo tu evento ¡no esperes a última hora!

No esperes a última hora para empezar a organizar tu evento. Reúne a tu equipo de trabajo y escucha las propuestas para hacer relaciones públicas con un evento que se adapte a tu presupuesto:

  • Usa códigos QR en tus anuncios.
  • Ofrece Wi-Fi, parking o refrigerios gratis (si puedes).
  • Busca causas benéficas y haz alianzas con fundaciones.
  • Realiza tu evento en un día representativo (Día de la Tierra, Día del trabajador, etc.).
  • La forma más económica y directa de empezar a promocionar tu evento es Twitter.

Te dejo aquí la infografía de contunegocio.es:

Consejos de última hora para organizar un evento

Consejos de última hora para organizar un evento

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Los tipos de eventos que puedes realizar son prácticamente infinitos. Depende tu creatividad y de la forma en que lo enfoques.

Empieza por brindarles un café a tus clientes y aprovecha para que te den ideas para tu evento. ¡Así comienzan las historias!

PD: Guárdame varias entradas para asistir a tu evento. Esperaré tu invitación.

¡Última hora! Para ayudarte a encontrar la forma de promocionar tu marca, te recomiendo leer:

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