Recibo de salarios o nóminas

. Ago 27, 2014.

Recibo de salarios o nóminas:

Al ejecutar los pagos de nómina es importante emitir recibo de salarios que especifique la cantidad de presupuesto que será destinado al pago de los trabajadores. Más que una herramienta para llevar la contabilidad son requisitos de ley.

Recibo de salarios o nóminas

Existen 3 formas de emitir el recibo de salarios o nómina de pago:

  • Hacer los cálculos tú mismo.
  • Contratar a un contador a medio tiempo.
  • Utilizar un software de pagos.

Recomendamos el uso de la tercera opción, pues es el software de nómina la perfecta combinación entre eficiencia y costo para emitir el recibo de salarios. La mayoría ronda entre los 79$ por mes, incluyendo la suma de 2$ por cada empleado que sea pagado utilizando este sistema.

Después de instalar el software de nómina de tu preferencia, el proceso para pagarle a tus empleados debería de tomar no más de una hora por semana y debes de supervisar que el software que instalaste te permita realizar las siguientes actividades:

  • Calcular el salario bruto de cada empleado.
  • Calcular el salario de tus empleados luego de impuestos, gastos de transporte y beneficios.
  • Emitir los pagos a través de depósitos bancarios o cheques impresos.
  • Archivar papeleo de impuestos, registros de obligación de ley y demás documentos legales.
  • Enviar pagos de impuestos.

Independiente de si prefieres utilizar el pago de nómina a través de un software o por cualquier otro método de tu preferencia, siempre necesitarás de algún contador de registro de horas de trabajo para saber cuánto debes pagarle a tus empleados.

¿Cómo deberías llevar el tiempo de tus empleados?

Si tienes pocos empleados con una pequeña variación de horas semanales, podrías utilizar una hoja de cálculo de Google o Excel para llevar el registro de horas.

Si tienes muchos empleados o existe gran variación entre sus horarios de trabajo, puedes buscar en línea los software de pagos que mejor se acoplen a tus necesidades (algunos con periodos de uso gratuitos).

De igual forma puedes encontrar aplicaciones de software que registren on-line el tiempo de trabajo de tus empleados. 

¿Cómo registrar en el recibo de salarios las horas extras?

Dependiendo de cuántas horas trabaje un empleado por semana (en algunas ocasiones de su día de trabajo, esto dependerá del tipo de contrato realizado), puedes ofrecerles el pago de horas extras. Si te encuentras en los Estados Unidos entonces deberás de tener en cuenta si tu empresa está obligada a cumplir con las leyes federales. Te resaltamos que esto dependerá de tu ubicación, puesto que en algunos estados se contempla el pago de horas extras como aquellas fuera del horario habitual de trabajo y en otros como California, se contará como hora extra luego de las 8 horas laboradas, aun sin importar cuál sea la cantidad promedio de horas trabajadas por el empleado. Aquí tienes una lista de las leyes de cada estado (Estados Unidos).

En España, el acuerdo es diferente por lo que aquí puedes revisar las normas sobre la regulación de jornadas de trabajo del Ministerio de Empleo y Seguridad Social.

En la mayor parte de los casos, es decisión del empleado si desea o no laborar tiempo extra a menos que su tarea pueda evitar alguna situación riesgosa o deba de  actuar ante un siniestro. Si deseas conocer más a fondo a cuál de tus empleados puedes pedirles que trabajen más horas, te recomendamos leer este artículo (en inglés) de James Paille. 

Recibo de salarios o nóminas¿Cómo ajustar en el recibo de salarios las vacaciones y días no laborados por enfermedad?

Existen empleados que sacan ventajas del beneficio de no descontar el día por falta, alguna enfermedad o por las vacaciones pagas, por lo que debes implementar políticas sobre el sistema en el cuál se manejará el registro de vacaciones y faltas por enfermedad.

Decisiones voluntarias

En algunos casos los empleados pueden que necesiten cierta independencia a la hora de tomar decisiones. Cuando hablamos de decisiones queremos decir la forma en la que prefieren que les sea realizado el pago por su trabajo, sus vacaciones o cómo lidiar con los días de ausencia laboral. Alguno de los tipos de recortes que puedes realizar son:

  • El pago de un seguro médico.
  • Plan de jubilación.
  • Gastos relacionados con el trabajo.

Estos “recortes” pueden calcularse luego del cobro de los impuestos y debe mantenerse el acuerdo en vigencia con cada uno de los empleados. Debería ser fácil de realizar a través del software de nómina que decidiste implementar.

Recibo de salarios

Luego de que hayas calculado el pago de nómina que debes realizar es necesario que registres un reporte de requisitos y sea realizado el pago en el plazo acordado. He aquí la importancia de mantener un recibo de salarios y pagos realizados para administrar el presupuesto.

Aquí tienes una lista del papeleo que debes de registrar (en los Estados Unidos):

  • Declaración de impuestos federales de desempleo anual (Formulario 940).
  • Declaración trimestral del impuesto de nómina del empleador (Formulario 941).
  • Reporte anual de los impuestos de tus empleados.
  • Retorno anual de impuestos Federales de Ingresos (Formulario 945).
  • Salarios e impuestos múltiples (Forma W-2).

Sin embargo, el pago del seguro de desempleo no está incluido dentro del recibo de salarios puesto que estos se basarán en tu nómina, por lo que deberás utilizarla para calcular los pagos de seguro de desempleo.

Si deseas conocer más sobre el pago del seguro de desempleo te recomendamos este artículo de fitsmallbusiness.com; ahora, si estás buscando más detalles de nómina y cuándo debes de actualizar el registro de pago de nómina, te recomendamos este artículo de Intuit.

Beneficios de poseer un registro de salarios computarizado

Los software de nómina de pagos pueden ayudarte a ajustar tu presupuesto acorde a cuánto requieres cancelar a tus empleados.

Sin embargo no siempre realizan automáticamente las formas de pago o el pago de impuestos de ley.

Debes estar muy atento a cada detalle a la hora de adquirir un software de pago de nóminas, ten en cuenta que pueda:

  • Completar el registro de nómina (luego de que tú lo hayas realizado previamente).
  • Realizar los pagos al momento.
  • Depositar pagos directos.
  • Registrar acciones, hojas, libros de cuenta, etc.
  • Rellenar formas y realizar los pagos de ley.
  • Brindar soporte técnico gratuito y disponible en tiempo real.
  • Emitir cheques de la compañía.

Recuerda que las herramientas que implementes para tu empresa además de funcionales deben ser de fácil comprensión tanto para ti como para tus empleados (en caso tal de que contrates a  alguien que se encargue de manejar el programa) y todas las especificaciones de pago deben de hacerse anticipadamente y con aprobación de ambas partes para evitar conflictos internos. El buen manejo de las nóminas y el recibo de salarios permitirá el buen funcionamiento de la empresa y dejará registro de la distribución del presupuesto.

 

Fuente: fitsmallbusiness.com

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