Plan de contingencia empresarial

. Oct 30, 2014.

La inteligencia recae en la rapidez con la que solucionamos problemas de la vida cotidiana pero existen otro tipo de eventos inesperados donde improvisar podría significar una catástrofe. Un plan de contingencia empresarial busca analizar posibles circunstancias que afecten la salud financiera o la imagen profesional de una compañía para estructurar una guía a seguir y evitar el mayor daño posible.

Plan de contingencia empresarial

Cualquier tipo de funcionamiento que no sea el habitual de la empresa puede ser perjudicial para la misma.

El plan de contingencia empresarial busca entonces crear un plan de acción a seguir en caso de fluctuaciones del mercado, inseguridad de activos, gestión en crisis y cualquier otra situación donde pueda verse afectado directamente el equilibrio y correcto funcionamiento de la empresa.

Contenido del plan de contingencia

Bases

Para que un plan de contingencia sea funcional debe incluir una serie de especificaciones sobre el problema a tratar (teniendo en cuenta la particularidad de cada uno de los eventos), indicando las áreas en las cuales afectaría a la compañía (de mayor a menor nivel) manejándose de acuerdo a las estadísticas actuales y proyecciones de la empresa.

Las bases del plan deben trabajar un problema en concreto para evitar confusiones.

Por ejemplo: en caso de que la competencia de apertura a una sucursal en la misma calle de tu negocio.

Especificaciones

Luego de especificar el problema debes enumerar una serie de pasos, consideraciones y herramientas a seguir en caso de que ocurra el evento, al igual que un listado de personal que sea considerado como capacitado para atender este tipo de situaciones.

En el caso que citamos anteriormente donde existe un desbalance externo a causa de la proximidad de la competencia debe asignarse como encargado al directivo de estrategias publicitarias y de mercadeo.

Consideraciones

Ten en cuenta que las catástrofes naturales también pueden afectar gravemente el funcionamiento de tu empresa y dependiendo del grado de alcance, cómo afecte las relaciones comerciales que mantienes con proveedores, sucursales o inversores. Te recomendamos echar un vistazo a la página de la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias donde encontrarás distintas planillas de plan de contingencia en caso de catástrofes naturales.

Plan de contingencia empresarial

Plan de contingencia para situaciones recurrentes

Quizá no sucedan con la suficiente proximidad como para llamarle una “situación recurrente” pero la mayoría de las empresas enfrentan este tipo de eventos por lo menos una vez a lo largo de su trayectoria, por lo que atender el problema antes de que suceda te dará una ventaja enorme entre la competencia. Alguno de los problemas más frecuentes son:

Manejo de crisis

Ya sean desastres naturales, manifestaciones nacionales o internacionales, accidentes laborales, accidentes agravados (incendios en algún depósito), clientes insatisfechos, empleados descontentos o eventualidades que afecten la imagen pública de la empresa.

Para todos los casos citados anteriormente la mejor estrategia es realizar análisis de matriz FADO periódicamente sobre cada una de las áreas de la compañía para determinar las vulnerabilidades del sistema, proyectando el nivel de agravio que puede afectar a la compañía y fortaleciendo las estrategias de trabajo para atender dichas eventualidades.

Seguridad de los activos

El plagio de contenido o destrucción de patentes, los rumores o estrategias comentados a terceros por empleados poco confiables, el daño de maquinaria o pérdida de la producción pueden destruir por completo a una compañía por lo que asegurarnos de mantener un sistema de seguridad actualizado y privado, la adquisición de pólizas de seguro a tiempo real y asesores de recursos humanos atentos a cualquier irregularidad dentro del personal podrán salvarnos de esta incómoda y dañina situación.

Problemas de gestión

Tu compañía debe estar preparada para casos tales como la muerte de un ejecutivo de peso, la renuncia de algún gerente o crisis económicas que amenacen con el cierre de la compañía, para ello es recomendable mantener una mesa de trabajo donde a pesar de que el valor personal sea irremplazable, no se dependa única y exclusivamente de una persona.

Por otra parte, las crisis económicas pueden predecirse pero para ello requerirás de analistas y estadísticos que adviertan con anterioridad sobre el evento, a su vez, un buen manejo de las finanzas e inversiones mantendrán tu compañía a flote.

Errores humanos

Los errores humanos suelen ser comunes y casi imposibles de evitar pero resulta imperdonable para el funcionamiento de una empresa, por lo que las estrategias de relaciones públicas deben mantenerse atentas a cualquier escándalo ocasionado por un mal gerente, fallas de producción o inclusive demandas.

Debes mantener un equipo de asesores legales que redacten con claridad contratos y demás documentos para asegurar la estabilidad de la empresa.

Ten en cuenta que en mayor número de casos este tipo de eventualidades resultan imposibles de prever pero controlarlas depende de ti, estar atento a cada detalle salvará a tu compañía de correr con daños mayores. Ser director no es trabajo fácil pero un buen líder puede abarcar tantísimas áreas con la ayuda de sus empleados por lo que te recomendamos leer nuestro artículo para sacar el mejor del provecho de tus trabajadores haciendo clic aquí.

Toma precauciones, síguenos en las redes sociales como plan de contingencia en caso de que sea actualizada alguna información referente a las finanzas y puedas adelantar tus estrategias de la competencia.

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