Pago proveedores – La guía para el emprendedor

. Nov 6, 2014.

Conoce el proceso pare realizar pago proveedores, los tipos y formas de pagos que más te convienen y empieza a emprender con nosotros con un regalito.

En el artículo de hoy te explicaremos cómo realizar el pago proveedores y algunos otros consejos.

Antes de empezar, debemos tener claros el significado de algunos conceptos para poder entender mejor:

–      Proveedores: es la persona jurídica o natural que vende materiales, materia prima, insumos o presta servicios para llevar a cabo tu negocio.

–      Orden de compra: se refiere al documento escrito (contrato) en el que el proveedor se compromete a ofrecer(los materiales, insumos o servicios) y que tú o tu empresa se comprometen a recibir y pagar. En este documento deben estar estipulados todos los detalles de dicha transacción (cantidad, precio, fecha de entrega, etc.).

–      Factura: es el documento tributario que el comprador y el vendedor exigen por el pago (imprescindible para ambas partes).

–      Insumos: se refiere a todo aquello disponible para el desarrollo y uso de un producto, servicio, acción o proceso (ingredientes).

Si estás iniciando una relación comercial con un proveedor, te recomendamos leer este artículo sobre “Cómo negociar con proveedores”.

Pago proveedores - La guía para el emprendedor

El pago proveedores es imprescindible para asegurar el presente y el futuro de tu negocio

Proceso para el pago proveedores

Ahora bien, ya que conoces algunos conceptos básicos te desglosaremos las etapas para realizar el pago proveedores:

1)   Revisión del catálogo de productos, insumos o materia prima: lo primero que debes hacer es informarte sobre qué materiales ofrece un proveedor determinado, su precio al mayor (en comparación al precio de la unidad), luego infórmate sobre los tipos de pagos que acepta el proveedor, así como también la forma, el plazo y el precio de envío.

2)   Verificación del presupuesto disponible: luego debes verificar si tú o tu empresa tienen el capital disponible para realizar el pedido al proveedor.

3)   Orden de compra (o pedido): una vez que hayas verificado que tienes el dinero disponible para poder hacer el pedido debes destinar ese dinero al pago al proveedor. En palabras más sencillas, debes apartar ese dinero en tu contabilidad. La orden de compra debe contener todos los detalles de la transacción (qué tipo de servicio o insumo, cantidad, precio, forma de pago, fecha de recepción, dirección de tu empresa, etc.).

4)   Emisión de la orden de compra: una vez que tengas la orden de compra debes hacerla llegar a tu proveedor.

Por lo general, el proveedor realiza un contrato con el comprador o usuario y le indica una fecha de entrega. El pago proveedores se lleva a cabo cuando se recibe el servicio o los insumos.

5)   Emisión de factura por parte del proveedor: indicando y confirmando la información otorgada en la emisión de orden de compra.

6)   Recepción del servicio o de los insumos: en este paso tú o tu empresa reciben los insumos, materiales o servicios necesarios para llevar a cabo tu negocio.

7)   Validación de la calidad del servicio o de los insumos. 

8)   Autorización de pago: una vez que verifiques la información de la factura y que verifiques si estás satisfecho con la calidad del producto o servicio recibido es hora de proceder a realizar el pago proveedores. Si posees una Pyme con un sistema de contabilidad más o menos complejo debes autorizar al pago al jefe de finanzas o al tesorero. Si no es el caso, solo debes realizar el paso siguiente.

9)   Pago proveedor y notificación: en este paso en donde realizas el pago total (o parcial, según lo acordado con el proveedor) y debes notificar el pago ¡y listo!

Te dejamos aquí algunas imágenes que ilustran de una manera más sencilla el proceso de pago proveedores:

Pago proveedores - La guía para el emprendedor

Pago proveedores - La guía para el emprendedor

Tipos de pago proveedores

Como lo comentamos anteriormente, se suele hacer el pago proveedores tiempo después que el comprador recibe los productos o servicios, generalmente con un plazo de entre 30, 60 o 90 días.

Sin embargo, existen otros tipos de pagos que puedes acordar previamente con tu proveedor:

  • Pago anticipado (parcial o total)
  • Pago en el momento (generalmente es total)
  • Pago posterior (lo recomendable es hacer un pago total)

Pago proveedores - La guía para el emprendedor

Formas de pago proveedores

Tienes varias formas disponibles de hacer el pago proveedores pero si estás a cargo de una Pyme, de una empresa startup o simplemente como autónomo, te explicaremos en qué consiste cada forma de pago para que determines cuál es la que más te conviene:

  • Pago en efectivo: es el pago proveedores más simple y tradicional, sin embargo, debes tener en cuenta 1) que los billetes no sean falsos y 2) la limitación al pago en efectivo en cada país.
Puedes leer más sobre el anteproyecto de ley de medidas de lucha contra el fraude fiscal en versión PDF aquí
  • Pago en cheque: o pagaré. Es una forma segura de pagar pero debes tener en cuenta que muchas veces ocasiona problemas de impago si se cambia la cuenta a debitar, si el cheque es rechazado o simplemente porque toma un poco más de tiempo para hacerse efectivo.
  • Transferencia electrónica: es de las formas de pago proveedores más comunes, más fáciles, más directos y más efectivos.
  • Cargo en cuenta: (o domiciliación bancaria, recibo domiciliado, giro). Es parecido a la transferencia pero en el sentido contrario. El proveedor le dice a su banco que le cargue a la cuenta de su cliente el importe de la venta.
Existen otras formas de pago, como PayPal, monedas electrónicas, créditos documentarios, factoring, conforming, entre otros.
[Tal vez te pueda interesar: Unificación de pagos y cobros europeos SEPA, ¿qué es?]

Algunas empresas realizan el pago en forma de intercambio comercial o a cambio de publicidad (lo que podríamos llamar un Trueque). No obstante, solo queda de tu parte acordar la mejor forma de realizar el pago proveedores y una vez que tengas más tiempo con una relación comercial con ellos, podrían acordar nuevas formas de pago que sean las más apropiadas para ambas partes.

LEY BOE sobre los pagos a proveedores en España

Si quieres saber más sobre la Ley 13/2014, de transformación del Fondo para la Financiación de los Pagos a Proveedores puedes descargar el documento oficial  aquí.

Pero espera, aún hay más…

¡BONUS!

Pago proveedores - La guía para el emprendedor

¿Qué debe tener un contrato con tu proveedor?

  • Detalles de los involucrados: nombres de las empresas, de los responsables, direcciones físicas y electrónicas, números de tributación fiscal, etc.
  • Detalle de los servicios e insumos que el proveedor se compromete a realizar con el cliente.
  • Detalle de la cantidad y forma de pago del cliente al proveedor.
  • Detalle del plazo del pago, de la entrega, devolución, etc.
  • Duración del contrato y cláusula de renovación automática.
  • Garantías.
  • Acuerdos de confidencialidad.
  • Derechos de propiedad intelectual.
  • Términos jurídicos para poner fin a la relación comercial.
  • Firma de los involucrados.
[Artículo relacionado: E-Commerce, pagos en línea en Europa]

Esperamos que este artículo te haya ayudado con respecto al tema de pago proveedores. Si quieres recibir más artículos como este puedes suscribirte a nuestro blog o puedes seguirnos por las redes sociales. Nos echas una mano y te ayudamos a emprender. Hasta pronto.

Comentarios

Comentarios

Más de Finanzas

Recibe un resumen de nuestros mejores artículos y recursos GRATIS en tu email

Como tú, tampoco nos gusta el spam, por lo que solo te escribiremos 1 vez por semana

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.plugin cookies

ACEPTAR