Organización de eventos ¡Hazlo bien y ahorra!

. Mar 28, 2015.

Una fiesta, una conferencia o una exposición. Son solo 3 ejemplos de organización de eventos que puedes hacer para lanzar un nuevo producto o servicio al mercado o para impulsar aquellos que ya tienen cierto tiempo usándose.

Los eventos son buenos para tu marketing pues permite concentrar en una sola experiencia la transmisión de mensajes claves de tu marca, construir sentido de comunidad y hacer networking con posibles clientes o aliados.

facilisto está...

¡Hola, te habla Facilisto!

Hoy te daremos una guía fácil para la organización de eventos de lanzamiento de productos o servicios. Al leer esto podrás multiplicar tus resultados y ahorrar un montón de dinero.

¿Estás listo?

Organización de eventos ¡Hazlo bien y ahorra!

Organización de eventos ¡Hazlo bien y ahorra!

Paso por paso en la Organización de eventos

Nadie quiere que tanto esfuerzo se vaya por la borda con un evento de lanzamiento mal organizado.  Si bien a una escala inferior, la organización de eventos debe planificarse meticulosamente.

¿Qué hacer antes de la fecha del evento?

Es una fase de vital importancia en la organización de eventos. Deberás definir qué objetivo tienes (homenajear, persuadir, presentar tu producto) y comenzar tu proceso de pre-producción.

Organización de eventos ¡Hazlo bien y ahorra!

Organización de eventos ¡Hazlo bien y ahorra!

  1. Invitados: conocer tu objetivo te hará saber a quién invitar, y ello te permitirá diseñar estrategias. Por ejemplo: ¿Quieres recaudar dinero o quieres obtener clientes?

No te olvides de invitar periodistas e influenciadores en tu sector: son quienes replicarán en los medios la información de lo que pase en tu evento.

Recuerda llevar registros de los asistentes y utilizar una etiqueta en Twitter para que luego sea más fácil comenzarlos a seguir.

  1. Catering:También te permitirá decidir qué bebidas y comida servir, qué entretenimiento ofrecer, etc. Piensa en tus clientes potenciales, en socios comerciales y colaboradores.
  2. El lugar y fecha del evento: será acorde a la cantidad de invitados y deberá contar con características como: fuentes de electricidad, acceso a internet, área de servicio para preparar la comida. También debe estar ubicado en un lugar de fácil acceso o, en caso de que no, es mejor procurar un transporte  o utilizar en tus invitaciones un link a google maps.

Para definir la fecha y la hora lo mejor es que pienses cuál es el mejor momento para tu audiencia. Esto varía mucho de acuerdo al cliente. Si es una conferencia, quizás es mejor comenzar un sábado temprano. Si en cambio es una fiesta, nada como convocar una media hora después de que termine el trabajo

  1. Arma tu equipo: ¿quiénes te ayudarán esa noche? Una manera de agrupar y diferenciar a tu equipo es uniformándolo, para distinguirlo. Incluye a quienes servirán las bebidas o comidas, al grupo que te ayudará a preparar la locación.

Un reportero o fotógrafo es muy pertinente en la organización de eventos para documentar los mejores momentos y difundirlos en tus redes o sitio web.

  1. Decora inteligentemente: no te olvides de que la gráfica y las frases claves tienen un objetivo: mostrar lo increíble que es tu producto o empresa. Todo cuanto vaya al evento verá tu producto y lo recordará en función de cuánta prominencia le des a su imagen. Puedes tener preparado algún recuerdo para los invitados, como stikers para laptós o muestras (dependiendo de tu presupuesto).
  2. Organízate: como verás, son muchos detalles a considerar. Lleva nota de cada uno en un plan de acciones, con sus progresiones o fallas, para que el equipo pueda resolver cualquier pendiente.
  3. Apóyate en tecnología. Puedes usar herramientas como Eventbrite para confirmar asistentes y vender entradas (en caso de que tu evento tenga un costo). Si deseas hacer un evento más grande quizás necesites un sitio web. Aquí podemos ayudarte en eso.

 

Facilitando la organización de eventos

Si está dentro de tu presupuesto, lo ideal sería contratar a un organizador de eventos, (esto lo hará todo mucho más fácil). Si no es así, tendrás que aprender rápidamente.

Cercana la fecha, trata de tenerlo todo listo: confirma los invitados, finiquita detalles con los proveedores, chequea que la locación tenga todo lo que necesitas, mantén reuniones con tu equipo para realizar estatus (delegar es importante, y un buen signo de la capacidad de respuesta de todo equipo)

También debes estar pendiente de los detalles de publicidad a través de tus redes sociales o página web y promociónalo por los canales a los que tengas acceso (el encargado de publicidad -o tú mismo en tal caso- hará un esfuerzo para tener publicaciones en otros canales: radio, prensa, etc. 

facilisto está...

Por supuesto: cuando llegue el día del evento ¡serás el primero en llegar al lugar! Es muy posible que los nervios te pongan muy agitado en la organización de eventos. Trata de mantenerte concentrado, evitar tensiones con tu equipo, y resolver todo lo que vaya surgiendo de manera diligente. ¡Siempre habrá imprevistos!

Y entonces…¡Ha llegado el gran día!

Organización de eventos ¡Hazlo bien y ahorra!

Organización de eventos ¡Hazlo bien y ahorra!

¿Qué hacer el día de evento? ¿Y después?

Es el gran día en la organización de eventos. Todo estará listo para que tengas que dedicarte a las relaciones públicas, presentar tu producto y establecer futuras alianzas o conexiones. Es importante, como ya te he dicho, la documentación para su posterior difusión.

Haz que todos se sientan bien. Si hay algún retraso, infórmalo con elegancia. Sé amable con todos, dentro y fuera de tu equipo.

Deberás estar muy alerta porque mientras realizas relaciones públicas, alguien debe estar pendiente de la organización interna, del cronograma de actividades y del desarrollo de los objetivos.

Organización de eventos ¡Hazlo bien y ahorra!

Organización de eventos ¡Hazlo bien y ahorra!

Una vez terminado el evento, deja todo muy limpio, agradece a cada uno de los asistentes y de tu equipo, y organiza la información que recogiste. Haz una reunión para evaluar fallas y aciertos, descansa un poco, y prepárate para seguir trabajando muy duro (recoge los frutos de lo que cosechaste en el evento: haciendo prospección y citas con personas que conociste en el evento).

Si llegaste aquí, seguro te encantará leer:

Comentarios

Comentarios

Más de Marketing

Recibe un resumen de nuestros mejores artículos y recursos GRATIS en tu email

Como tú, tampoco nos gusta el spam, por lo que solo te escribiremos 1 vez por semana

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.plugin cookies

ACEPTAR