Meeting point: reunión efectiva

. Mar 13, 2015.

Los meeting point son necesarios en toda compañía para poder concretar ideas, centrar herramientas e idear estrategias, pero, ¿lo estás haciendo bien?

¿Muchas reuniones durante la semana? ¿Se te ha pasado la hora de la cena por estar en una junta? ¿No entendiste nada de lo que se dijo? ¿La conclusión queda como tarea?

Desde confundir a los asistentes como generar altercados entre los presentes, es increíble el centenar de problemas que puede originar una mala reunión. Evitarlos es tarea del líder emprendedor. Pero como sé que no es una labor sencilla el dirigir una orquesta de empleados, Facilisto te enseñará ahora cómo organizar meeting points efectivos.

Meeting point: reunión efectiva

Meeting point: reunión efectiva

¿Cómo realizar un meeting point efectivo?

1) Solo reúnete si tienes motivos

El tiempo es un bien escaso y preciado. Ten en cuenta que cada meeting point representa una porción valiosa de dinero que podría invertirse en la productividad del trabajo; así que a menos que tengas un motivo real y valedero para llamar a reunión, olvídalo.

Utiliza llamadas telefónicas o correos electrónicos para acordar puntos que no requieren de la presencia de la otra persona. Aprovecha medios como Skype o Hangout para brindar una atención más íntima, pero no abuses de las horas – a menos que hayas pautado una cita – .

2) Define tus objetivos

Antes de cada meeting point, tómate un tiempo para escribir paso a paso qué objetivos debes alcanzar para conseguir lo que buscas de la reunión. Describe todo en una agenda y asegúrate de guiar la reunión hacia dónde quieres llegar.

Durante el meeting point, agiliza los pasos guiándote por tu agenda y pasando al siguiente punto luego de concluir el anterior. Tener todo escrito te ayudará a no olvidar qué viene después y mantener una conversación fluida.

3) Lidera la reunión

Toma las riendas de la conversación. Asegúrate de llegar a una conclusión luego de cada punto y de que todos los participantes comprendan el tema en cuestión. Podrías apoyarte enviando una exposición de motivos vía correo electrónico para mantener al tanto a todos los presentes sobre los temas a debatir durante el meeting point.

A pesar de que mantener una actitud pasiva frente a un cliente puede relajarte, el tiempo que costará no será nada barato.

4) Saca información

Lo más difícil es conseguir que la otra persona se sienta cómoda para emitir sus opiniones, sin miedo a ser reprimido por ello. Lo mejor es que guardes tus opiniones para después. No descartes ninguna idea (sin importar qué tan mala sea) o podrías cohibir al grupo entero.

Intenta que las preguntas no parezcan un interrogatorio, sino guía a tu interlocutor para obtener las respuestas que buscas. No lo encasilles y ofrece bebidas frías que ayudan a relajar a las personas.

Facilisto te enseña cómo hacer que lluevan las ideas.

5) Concluye

Al finalizar el meeting point, debes asegurarte de realizar una pequeña conclusión con todos los acuerdos convenidos. Además, te recomiendo redactar un plan de acción con las ideas en concreto del grupo y enviarlo días después de dicho meeting point.

6) Mantente al tanto del desempeño

Una vez que hayan acordado cada estrategia de acción, es posible medir el desempeño del equipo en base a los acuerdos anteriores.

Sé cuidadoso. Observa cómo ha sido el progreso de tu equipo y señala con lujo de detalles las fallas y ventajas de cada una de las herramientas que fueron seleccionadas. De esta forma, sabrás qué temas tratar en próximas reuniones y podrás avanzar hasta conseguir la solución que necesitas.

Meeting point: reunión efectiva

Meeting point: reunión efectiva

Y sobre el lugar…

Facilisto está consciente de que no hay mejor lugar que el hogar,donde nuestro cerebro descansa para comenzar a generar ideas creativas. Sin embargo, ¿cómo podríamos conseguir esa respuesta en la oficina?

A algunos les resultan las reuniones a puerta cerrada,  alrededor de una mesa. Otros prefieren asistir a cafés, restaurantes o realizar sus reuniones al aire libre. El punto es encontrar el meeting point ideal para tu equipo de colaboradores, ¿cómo? 

  • Atrévete a probar en distintos sitios.
  • Evalúa su comodidad.
  • Evalúa su rendimiento.
  • Pregunta directamente.

facilisto está...

Todo varía de acuerdo con el cliente o empleados con quienes estés tratando en el momento, pero en realidad el meeting point de una reunión es sentir que no se está perdiendo el tiempo.

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