En busca del euro perdido: Inversión y finanzas para pymes

. May 30, 2016.

¿Cuántas veces no has escuchado a un emprendedor o al dueño de un negocio decir: “Oye, estoy harto. Trabajo y trabajo y nunca tengo ni un euro en el bolsillo?“.

Apuesto a que muchas.

Entonces… si trabajas tanto en tu propia empresa ¿dónde está ese dinero?, ¿qué pasa con él? Seguro toma su maleta y se va para otro sitio en done lo traten mejor.

En este artículo intentaré explicarte de forma sencilla todo lo que debes hacer para saber dónde está tu dinero y cómo tratarlo mejor.

Antes de empezar: ¿cuál es el problema?

Yo diría que son dos:

  1. Muchos empresarios y emprendedores le temen a los números y, por lo tanto, los manejan de manera poco efectiva. Son esas personas que siempre están pensando en su producto, pero llegan al final de mes con grandes cuentas por pagar.
  2. Otros se complican más de lo que deben. Quizá, y digo QUIZÁ, estudiaron algo de finanzas y creen que se debe aplicar de la misma forma en una pequeña que en una mediana.

En palabras más sencillas: “tememos a todo aquello que no entendemos”.

Así que antes de lanzarte a tu próxima aventura, como la de El Empresario Jones en busca del euro perdido, debes enfrentar tus miedos.

¿Te animas?

Enfréntate a lo básico: ¿Qué son la contabilidad y las finanzas y cómo se complementan?

No necesita guantes, confía en mí.

Tu primer oponente: Desorden en tu contabilidad

No cierres los ojos ni salgas corriendo…

La contabilidad, como su nombre lo indica, es simplemente contar.

Contar con lo que ingres en tu negocio: ventas de tus productos o servicios que haces a tus consumidores o a tus distribuidores, depende de tu modelo de negocio.

Contar lo que gastas:

Si son cosas que gastas todos los meses, como: nómina, alquiler de una oficina o una suscripción a un CRM, se le llaman gastos fijos.

El resto son gastos variables, como: una remodelación, la publicidad, una asesoría, gastos en una obra, en una instalación en un cliente o la subcontratación de personal para un proyecto.

Sin embargo, hay otro tipo de gasto que en realidad es bastante engañoso, como por ejemplo:

  • Una inversión: todos los pagos que haces para obtener algo que luego se convertirá en dinero (ingresos).

Y digo que estos gastos no deberían llamarse así porque el dinero cumple un ciclo. Primero sale de la empresa en forma de billetes, se invierte y luego regresa en forma de lo que tú pusiste acompañados de otros billetes, es decir, el beneficio de la inversión.

Al principio creía que si tomo el dinero que tengo, sumo los ingresos y resto el dinero que sale tendría buenos datos para empezar a manejar mi negocio. ¡ERROR! No podía estar más equivocado.

Los ingresos de dinero menos las salidas nos pueden mostrar cómo está la empresa en lo que llamamos una cuenta de resultados. Sin embargo, el balance general te da una fotografía de un momento determinado de tu empresa. Una fotografía de cómo están tus ingresos de dinero, tus gastos, la financiación y las inversiones.

Si necesitas saber más sobre la contabilidad, te recomiendo leer:

Tu segundo oponente: las finanzas

Hasta ahora, sabemos que la contabilidad te permite ver una fotografía exacta de lo que ocurre mes a mes con tu dinero. Ahora, ¿de qué te vale tener toda esa información? Ella sola no va a sentarse en el escritorio para manejar tu empresa.

Aquí es cuando entran las finanzas. Te permite tomar decisiones para mejorar. Así de sencillo.

Ahora, cuando tienes una sola fuente de ingreso de dinero parece sencillo manejarlo, PERO cuando tu dinero proviene muchas fuentes distintas la cosa se complica más ¿cierto?

Por ejemplo, en una empresa más grande el dinero sale e ingresa de muchas formas: en inversiones, trabajando con distintos bancos, en muchos proyectos distintos, etc.

Imagina que quien maneja las finanzas en tu empresa es un malabarista y las bolas son todas esas fuentes de ingresos distintos. ¿Cómo hace que todas esas bolas se mantengan en sincronía?

Aunque no lo creas, puedes verlo en un ejemplo bastante fácil: un o una jefe de familia que debe gestionar los gastos de la casa y usa el dinero de su cuenta bancaria, más el dinero que recibe de unos alquileres y de otros trabajitos que tiene por allí.

Entonces… Se podría decir que un financiero se hace las siguientes preguntas:

  • ¿Estás gastando más de lo que debes? ¿En qué?
  • ¿El balance de la empresa es positivo pero muy pequeño? ¿Corro algún riesgo de quedarme sin dinero?
  • ¿Los gastos en la materia prima parecen un saco roto? ¿Podré negociar con los proveedores?
  • ¿Puedo hacer mis productos o mi servicio de otra forma que requiera menos esfuerzo?
  • ¿Qué es lo que me trae más ingresos en mi negocio? ¿Debo centrarme en ellos?
  • ¿Cuáles son los clientes que más me aportan dinero? ¿Debo consentirlos más?
  • ¿El dinero que sale de mi empresa es un mero gasto o regresará con sus amiguitos?

Como te puedes dar cuenta, el financiero en tu empresa parece ser un sujeto vital para aprovechar mejor tu dinero. ¿Será que debo ir corriendo a buscar uno ya mismo?

¡Pues no!

En una empresa pequeña (incluso en muchas empresas medianas) esta tarea la debes hacer tú porque son cosas del sentido “común” con las que puedes lidiar.

Tomar decisiones en tu empresa no es solo sentarse en el escritorio al frente de muchos gráficos llenos de colores y de números. Puedes tomar decisiones en la ducha o conduciendo:

  • Mmm… Si consigo este proyecto pago esto. Si reduzco la cuota del préstamo [X]. ¿Lo hago ahora o será que todavía no es el momento?
  • ¿Será que necesito contratar más personal o debería ampliar la recepción de mi oficina?

Todas esas son decisiones que puedes tomar tú mismo(a) una vez que tengas la información necesaria y te des el tiempo de pensarlo con cabeza fría.

Y precisamente… No puedes tomar decisiones financieras si no sabes cuánto dinero entra y cuánto sale, y para eso está la contabilidad, para registrar.

Recuerda:

CONTABILIDAD > REGISTRAS Y ORDENAS LA INFORMACIÓN.

FINANZAS > TOMAS LA DECISIÓN CON ESA INFORMACIÓN.

¿Cómo vas? Sigues allí, con vida, ¿cierto?

Bien, ahora lo lógico sería empezar a aplicar estos conocimientos para que puedas encontrar el euro perdido en tu negocio.

Como todo buen explorador en busca de un tesoro, debes armarte de determinación, de curiosidad, tus pantaloncillos, tu sombrero y de algunas herramientas para la aventura.

Para eso te recomendaré algunas etapas que debes seguir para que la búsqueda sea mucho más fácil:

Buscando el euro perdido en mi propio negocio

Como es de saber, hay que recolectar toda la información posible antes de tomar cualquier camino. Así que allá vamos:

Primera etapa: Registra y ordena la información

En este caso solo tienes que anotar todo el dinero que tienes y que te llega y que sale con información clave de:

  • De dónde llega (la fuente) y a dónde va (destino)
  • Cuánto entra y cuánto sale (cantidad)
  • Y la fecha.

¡Pero ey! Hay una forma más fácil de hacer todo esto.

Ya los tiempos en los que anotabas en un cuaderno o con un Excel han quedado en el olvido. Quizás es momento de aprovechar una aplicación de contabilidad que te ayude a hacer todo esto más fácil.

Mi recomendación es usar Contabilidad Fácil :)

En busca del euro perdido: Inversión y finanzas para pymes

Esta es una aplicación ideal para emprendedores y gerentes de pequeñas y medianas empresas que es muy fácil de usar. No es solo porque habla un idioma sencillo sino porque después puedes integrar toda esa información contable aun CRM o una aplicación de facturación sin tener que re-ingresar los mismos datos en cada aplicación por separado.

Cómo lo lees, una aplicación que permite integrarse con otros componentes cuando tu negocio lo necesite. #AsíDeFácil

Segunda etapa: Usa sabiamente la información contable

Ahora que tienes organizada la información contable, es hora de empezar a mirarla para poder tomar decisiones.

Aquí no hay secretos ni trampas. De hecho es bastante simple:

  1. El dinero que gastas, ¿en qué lo gastas? ¿Me trae beneficios?
  2. El dinero que ingresa, ¿de dónde viene? ¿Qué parte de mi negocio hace que ese dinero llegue? ¿Mi producto, mi publicidad, mi atención al cliente, la forma en la que vendo?

Tercera etapa: Busca qué es lo que te trae beneficios

Para hacerlo hay una técnica muy sencilla: la relación Hora-Esfuerzo.

Por un lado, te recomiendo que mires detenidamente (quiero decir, a fondo) qué es eso que te trae más dinero y busca las razones.

Por ejemplo: si el producto Nº 4 es el que te trae más beneficios, mira qué es lo que lo hace tan especial. ¿es su precio? ¿su forma? ¿su calidad? ¿tiene más publicidad que otros productos?

Una vez que descubras eso que lo hace tan especial podrás saber si inviertes más tiempo y dinero es potenciarlo para que sea aún mejor.

Por otro lado, también puedes indagar en esos productos, proyectos, inversiones o servicios que no te están dando dinero. De igual forma, indaga en qué es lo que pasa, ¿acaso es la falta de publicidad? ¿es muy caro? ¿me cuesta mucho hacerlo?

De esta forma podrás empezar a tomar las decisiones que creas convenientes para tu negocio 😉

No te preocupes. Al principio creerás que toma muchísimo tiempo, pero vamos, es tu negocio. Sé que si le dedicas algunos minutos todos los días llegarás a hacerlo de forma casi automática.

Cuarta etapa: Revisa en qué ‘gastas’ tu dinero

Por lo general, una empresa está dividida en áreas (departamentos) que se encargan de tareas específicas (recursos humanos, administración, marketing, ventas, etc.). Así que cualquier decisión financiera en esta etapa debe enfocarse en:

  • ¿Si inyecto más dinero en este departamento obtendré más beneficios?

Por ejemplo: contratar más comerciales, disminuir los gastos en los departamentos que no necesiten tanto, sustituir un costoso Head Hunter por una suscripción de LinkedIn, etc.

A veces nos da un poco de temor reducir los gastos en un departamentos para dárselos a otro. Es por eso que quiero que veas esta infografía que te muestra cómo perder tu dinero en 8 pasos:

En busca del euro perdido: Inversión y finanzas para pymes

 

Quinta etapa: Revisa tus proyectos

Cuando hablamos de una empresa de productos, quizá resulte más fácil identificar dónde está tu dinero. Sin embargo, cuando hablamos de una empresa de servicios el dinero tiende a esconderse.

Para ayudarte en este caso, te recomiendo:

  • Determinar si la mayoría de los ingresos provienen pocos clientes para que enfoques tus energías en conseguir más.
  • Determinar qué tipos de proyectos son los que te traen más beneficios, ¿acaso me da más dinero muchos proyectos pequeños o pocos proyectos grandes?

Sexta etapa: Diferencia los gastos de las inversiones

Un error muy común entre los emprendedores y los directores de empresas es creer que si el dinero no está en tu cuenta bancaria entonces no tienes nada.

En palabras sencillas:

  • Un gasto es todo aquello que debes pagar de forma periódica: el alquiler de la oficina no trae beneficios en sí; la papelería de tu empresa tampoco, Es decir, que pagar el alquiler no hará que entre dinero a tu bolsillo de forma automática, son gastos que debes hacer casi por obligación.

Por otro lado:

  • Una inversión es todo aquello que esté relacionado con tus beneficios: si compras 4 casas en la playa, tienes que gastar mucho dinero, pero quizá al cabo de un año ya hayas recuperado el dinero y te empiecen a traer más dinero. La formación de empleados también es una inversión: pagas en dinero o en tiempo para que tu fuerza de trabajo esté más capacitada y por ende, sea más productiva a la hora de crear un producto o de ofrecer un servicio.

Para diferenciar los gastos de las inversiones te recomiendo hacerte esta pregunta:

  • ¿Si pongo dinero aquí obtendré alguna ganancia a corto o mediano plazo?

 

Y al final de todo, quizás hayas encontrado el euro perdido y puedes usarlo de mejor forma para que cuando salga a pasear regrese con más amiguitos.

 

 

¿Has encontrado el euro perdido?

¡FELICIDADES!

¿Qué tal te ha parecido esta pequeña aventura?

Antes de irme, quisiera repasar en pocas palabras lo que debes tener para encontrar ese euro perdido:

  • La contabilidad es todo lo que se puede contar.
  • Registra y ordena esa información para ser usada en las finanzas.
  • Puedes usar Contabilidad Fácil para llevar la información contable de tu negocio de una forma más fácil, que funciona en la nube y que se puede integrar con un CRM u otros componentes como la facturación.
  • Las finanzas te ayudan a decidir en dónde poner tu dinero (con la ayuda de la información contable)
  • Enfócate en qué es lo que te trae más beneficios.
  • Mira en qué poner dinero y que no te trae beneficios.
  • No olvides que a diferencia de los gastos, las inversiones sí te traerán en el futuro más beneficios.

Nos vemos en la próxima 😉

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