Google Drive – Guía para organizar tu negocio

. Abr 10, 2015.

Google Drive es la herramienta semi-gratuita de Google que facilita el trabajo de elaborar, compartir y editar documentos a terceros a través de la web.

¿En busca de herramientas que faciliten el intercambio de información? ¿Actualmente tienes empleados a larga distancia? ¿Desearías cargar ciertos documentos al alcance de todos? Elimina las excusas y accidentes, permite que la nube almacene todos tus documentos.

Conseguir la organización de cada documento y oficio a través de correos electrónicos nos mantienen enviando y recibiendo correos que solo consiguen “embasurar” nuestra bandeja de entrada. Generar informes por medio de Google Drive facilita la actualización de datos y contenido sin necesidad de producir otros documentos.

facilisto está...

¡Hola! Mi nombre es Facilisto y siempre consigo las herramientas que mejorarán tu desempeño profesional.

El motivo por el cual adoro Google Drive es por ser una plataforma sencilla que te permite compartir documentos con terceros a partir de un enlace y además, puedes seleccionar los usuarios que pueden intervenir en ellos. ¡Siendo tu quien controla todo!

Además, es la opción ideal para enviar documentos que son demasiado grandes o pesados para entrar en un correo electrónico.

Google Drive – Guía para organizar tu negocio

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¿De qué trata Google Drive?

Google Drive hace la función de correo con un set de Word Office incorporado. De esta forma, podemos subir vídeos, informes, fotografías, presentaciones o crear documentos, almacenarlos, compartirlos y re-editarlos cuantas veces queramos. Es una herramienta práctica que no requiere instalar programas para su funcionamiento y además, puedes gestionar quiénes ven tus documentos y quiénes pueden reescribir el archivo.

Otro punto a favor de Google Drive es la opción de revisar tus documentos desde cualquier tipo de dispositivo, sin necesidad de descargar aplicaciones. También informa oportunamente por medio de un correo electrónico a los usuarios que selecciones sobre el enlace de Google Drive que les ha sido compartido.

Beneficios de Google Drive

Mayor control

Mayor visibilidad

Mayor seguridad

Mayor organización

Gracias a la estructura de Google Drive, puedes detallar como gustes el listado de documentos que te han compartido, que has creado, desechado y hecho como favoritos. Puedes estar al tanto de las actualizaciones realizadas por terceros. Puedes asegurarte de que ciertos documentos sean solo aptos de compartir entre un círculo cerrado de personas y claro, puedes gestionar aquellos proyectos en conjunto que requieren de constantes cambios por parte de tu equipo de trabajo.

Google Drive – Guía para organizar tu negocio

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¿Cómo utilizar Google Drive?

Paso 1

La única condición para acceder a la herramienta de Google Drive y exportar documentos es poseyendo una cuenta de Gmail. Pero tranquilo, es totalmente gratuita. Solo debes ingresar a su página oficial, completar el formulario y estarás listo para disfrutar del servicio de chat y correo electrónico Google.

Con una cuenta de Gmail puedes acceder también a todas las herramientas semi-gratuitas de Google. Luego te enseñaré a sacar el máximo provecho de ellas.

Ahora, en la barra superior izquierda de tu buscador Google verás las opciones Google+, Gmail, Imágenes y el ícono de aplicaciones.

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Paso 2

Haz clic sobre él y encontrarás las aplicaciones de Google que puedes utilizar y además, aquellas a las cuales te has decidido suscribir. Dirígete a la casilla con el logo de Google Drive y haz clic sobre él.

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Paso 3:

Permite que Google Drive te dé la bienvenida y déjate guiar por medio de sus ventanas de información. Para crear cualquier tipo de documento con Office, solo debes hacer clic sobre el recuadro “Nuevo”. De igual forma, si deseas exportar archivos en cualquier otro formato selecciona la opción de tu gusto en el mismo recuadro rojo.

Google Drive – Guía para organizar tu negocio

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Así mismo, tu espacio en Google Drive estará dividido en diferentes secciones de acuerdo a su origen (tal cual como la bandeja de entrada de un correo electrónico). Igualmente, por medio de la barra derecha de tu ordenador, puedes detallar la actividad que han realizado los usuarios con quienes mantienes documentos compartidos.

Otro punto a favor de Google Drive

Una vez que finalices con la creación de tu documento en Google Drive puedes seleccionar la opción “compartir”, ubicada en la parte superior derecha de tu pantalla y automáticamente generará un enlace por el cual puedes compartir el documento.

Google Drive – Guía para organizar tu negocio

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Entre las opciones que Google Drive te ofrece encuentras: editar, comentar o sencillamente leer el documento (ideal para clientes y proveedores). De igual forma, podrás seleccionar los usuarios específicos con quienes te gustaría compartir tal información (ideal para empleados y socios).

Atrévete a utilizar Google Drive y lleva todos tus documentos a donde sea que te encuentres. Por los momentos Google Drive ofrece un espacio de almacenamiento limitado para sus cuentas gratuitas, pero solo por 8 euros al mes puedes optar por Google Drive For Work y despreocuparte por el peso de tus archivos.

facilisto está...

La administración de tiempo y tareas es imprescindible para el correcto funcionamiento de cualquier empresa. Facilisto se ha encargado de hacer una lista de aplicaciones que pueden ayudarte a reducir gastos, comunicarte con tus clientes, empleados y proveedores y claro, aprovechar al máximo lo que la tecnología tiene para ofrecer a las startups.

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