Google Apps para impulsar tu negocio

. Ene 14, 2015.

La seguridad, la movilidad, la rapidez a un bajo costo es el impulso que necesitan los negocios en medio de tiempos tan difíciles. Conoce todo sobre las aplicaciones y las herramientas que Google Apps ofrece para impulsar tu negocio de la manera más fácil y económica del mercado.

Google Apps para impulsar tu negocio

¿Qué es Google Apps?

Google Apps es un paquete de aplicaciones y herramientas web que te permiten administrar, cargar, organizar y compartir tus documentos en la nube.

¿Por qué usar Google Apps para tu empresa?

Porque es un conjunto de aplicaciones web que te ofrecen tanto por tan poco dinero. Google Apps, agiliza procesos que antes eran tan tediosos, agrupa todas las herramientas que necesitas en un panel único y solo necesitas tener una cuenta en Google e Internet para poder utilizarlas.

Google es quien manda en la web y todos tus posibles clientes están seguramente en él, así que todo lo que tienes que hacer es “caerle” bien a Google y empezarás con buen pie.

Otro de los puntos clave de usar Google Apps es que es muy sencillo de usar. Es muy intuitivo y organizado. Si no sabes mucho de esto y acabas de crear tu nueva empresa, te será bastante fácil de usar, créeme.

¿Aún no te convence? Porque…

  • Puedes trabajar desde tu casa.
  • Registrarse y configurar Google Apps solo tarda 20 minutos (dependiendo de cuántos usuarios crees).
  • Tiene una mayor capacidad de almacenamiento en la nube, así que no estarás obligado a guardar nada en tu ordenador.
  • Puedes acceder a todos tus documentos y archivos desde cualquier parte del mundo. Además, lo puedes hacer desde tu ordenador de escritorio o desde casi cualquier dispositivo móvil.
  • Está hecho para compartir de manera fácil y sencilla.
  • Te permite crear un equipo de trabajo más organizado.
  • No necesita de softwares ni hardwares.
  • Tus archivos están seguros.
  • Es completamente compatible con varios idiomas y símbolos “extraños”.
  • La migración hacia Google Apps es muy sencilla y es compatible con casi todas las plataformas del mercado.
  • Facilita la comunicación profesional con tus empleados, tus clientes y proveedores.
  • Puedes recuperar documentos no guardados.
  • Es totalmente ecológico.

Usar Google Apps según el tipo de empresa

Google Apps se adapta a la necesidad de cada usuario, es por eso que tiene distintas versiones según el área de trabajo y el tipo de empresa, como por ejemplo:

“Un usuario en Google Apps se define como una dirección de correo electrónico personalizada (nombre@suempresa.com). Los alias de correo electrónico de grupo (asistencia@suempresa.com) se incluyen de forma gratuita y no se cuentan como usuarios” – Google Inc.

En este artículo nos enfocaremos en las herramientas para usar Google Apps para empresas pequeñas y para los negocios.

Google Apps para impulsar tu negocio

¿Qué ofrece Google Apps?

Google Apps agrupa sus productos según sus funcionalidades y características (todos están conectados entre sí). Te explico brevemente de qué se trata cada uno:

Google Apps para impulsar tu negocio

Para comunicarte en tu empresa

 Gmail: se adapta a tu empresa. Puedes personalizar tu bandeja de entrada y crear direcciones de correo con el nombre de tu empresa. Si ya tienes un servicio de correo para tu empresa no importa, ya que Gmail de Google Apps es compatible con Google Apps for Microsoft Outlook. ¡Ah!, otra cosa: cuentas con almacenamiento ilimitado.

Si quieres migrar tu correo electrónico empresarial a Google Apps solo tienes que saber qué tipo de herramienta debes usar según la plataforma que estés utilizando. Por ejemplo:

Google Apps para impulsar tu negocio

 

Google Calendar: es un calendario, agenda y administrador de tareas personalizables muy fácil de usar y que puedes compartir con tus contactos. Es muy útil para programar citas con tus clientes o proveedores y para planificar cada objetivo y acción que se haga en tu empresa.

 Hangouts: en pocas palabras es  la competencia directa de Skype. Puedes usarlo para contratar empleados, para gestionarlos, para contactar con clientes o hacer videoconferencias. Es uno de los pilares fundamentales para el outsourcing y el teletrabajo en el mundo de hoy.

Google+: es la ventana que tiene tu empresa al mundo de las redes sociales empresariales. Si te interesa, puedes leer mi artículo sobre Google+ para tu negocio.

Todo guardado en la nube

Google Drive: es el disco duro principal de tu empresa montado en la nube. Todo estará allí, a cualquier hora y desde cualquier parte.

Para crear documentos y organizarse mejor

Google Docs: es el competidor de Microsoft Office. Puedes crear casi cualquier documento desde la nube y sin necesidad de un programa.  También puedes almacenar imágenes, vídeos, documentos y otros tipos de archivos. Sus componentes son: Documentos, Hojas de Cálculo, Formularios y Presentaciones.

*Puedes crear, ver y guardar documentos en PDF sin necesidad de instalar complementos en tu ordenador. 

Google Sites: útil para organizar mejor tu empresa desde adentro. Te permite crear sitios web internos sin tener conocimientos sobre código HTML.

El control en tus manos

Consola del administrador: es el panel principal de Google Apps para controlar y gestionar desde un solo lugar toda tu empresa.

Google Vault: es un complemento que te permite conservar, archivar, buscar y exportar todo el correo electrónico de tu empresa. Está basado en los requisitos de eDiscovery (Investigación Electrónica).

Como si fuera poco, con Google Apps también tienes acceso a otras herramientas como:

Ya sabes de qué se trata Google Apps, cuáles son las herramientas y para qué sirven. Ahora solo te falta saber cómo puedes obtenerlas y cuánto te costará.

Google Apps para impulsar tu negocio

¿Cuánto cuesta Google Apps?

Google Apps se adapta al bolsillo del cliente, es por eso que cuenta con 3 versiones que varían según su precio y funciones:

  • Versión de prueba

Es una versión algo limitada de Google Apps diseñada para convencerte de que compres el producto. ¡Haz la prueba! No te costará nada y te ayudará a decidir si te sirve o no.

¿Cuánto cuesta?: es gratuito por solo 30 días.

Puedes probar Google Apps gratis desde aquí.

  1. Versión estándar

Es la versión básica de Google Apps que comprende todos los componentes de la versión de prueba y además ofrece:

  • Direcciones de correo electrónico personalizadas para tu empresa (usuario@nombredeempresa.com).
  • 30 GB de almacenamiento en línea.
  • Sincronización de archivos.
  • Aplicaciones: Hangouts, Google Docs, Google Sites.
  • Controles de seguridad y administración.
  • Asistencia telefónica las 24 horas, los 7 días de la semana.

¿Cuánto cuesta?

  • Plan flexible: US$ 5 por usuario creado al mes.
  • Al año: US$ 50 (más impuestos) con la condición de tener el servicio durante mínimo 1 año.
  1. Versión extendida

Ofrece las herramientas de Google Apps estándar y otras funcionalidades extras, como:

  • Sistema avanzado de seguridad: que te permite emplear contraseñas personalizadas y mecanismos SSO o SSL.
  • Almacenamiento ilimitado.
  • Sincronización de dispositivos: puedes operar tus archivos desde tu ordenador de escritorio y tus dispositivos móviles (BlackBerry, iPhone, Windows Mobile, Android y otros).
  • Compatible con Microsoft Outlook.
  • Aplicaciones adicionales: ofrece aplicaciones como Google Vault y Google Groups for Business.
  • No tiene límite de cuenta de usuario (podrás crear las cuentas que quieras).
  • Muy fiable: Google asegura que el funcionamiento de su sistema está garantizado en un 99,9 %.
  • Asistencia telefónica las 24 horas, los 7 días de la semana.

*Solo está disponible si tienes la versión estándar de Google Apps.

¿Cuánto cuesta?

  • Plan flexible: US$ 10 por usuario creado al mes.
  • Al año: US$ 120 (más impuestos) con la condición de tener el servicio durante mínimo 1 año.

¡ATENCIÓN!

Google Apps es un conjunto de herramientas, así que si quieres uno de los productos tienes que comprar el paquete completo. Además, es importante que sepas:

  • El plan flexible te permite agregar y eliminar usuarios cuando quieras.
  • El plan anual te  ofrece un pequeño descuento pero te cobrarán un cargo extra para eliminar algún usuario.

¿Cómo puedo pagar?

Puedes pagar el servicio de Google Apps con tarjeta de crédito, mediante el débito automático (dependiendo del país) o puedes optar por un método prepago (el crédito se le debitará automáticamente al principio de cada mes). Muy fácil.

Ya tienes toda la información para empezar a administrar tu empresa con Google Apps.

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