Cómo logré una gestión del tiempo eficiente

. Abr 20, 2016.

¿Te gustaría que el día tuviera 30 horas? ¿Te cuesta optimizar el tiempo en tu trabajo? Encontré mi propio camino para la gestión del tiempo eficientemente. Acá comparto mi experiencia.

Supongo que habrás visto muchos libros sobre cómo lograr una gestión del tiempo de manera eficiente … probablemente habrás llegado a este artículo tras haber visto otros con el título parecido a ésto: “Las 10 claves para gestionar tu tiempo eficientemente” o “ El ABC de la priorización de las tareas” o….

Estos son los típicos consejos que te dan para la gestión del tiempo:

 

Todo esos artículos y videos son estupendos, pero, ¡afrontemos la realidad! si estás viendo esta información, es porque “algo falla” y probablemente no eres un campeón de la autogestión, no eres disciplinado y seguramente por mucho que querramos cambiarte, no lo vas a hacer.

Rocky no se levantaba a las 4 de la mañana a correr: era un actor…

No eres como los CEOs de Silicon Valley que se levantan a las 4 de la mañana y tienen todo organizado, pero te quieres parecer. ¡Qué buena gestión del tiempo tienen! ¿No?

¡A que has hecho ésto!

Pero vamos a ello… agarras las 15 reglas del ejecutivo eficiente y te levantas el día 1, haces tu lista de prioridades, vas a la piscina, haces 1000 largos, regresas a la oficina tras tomar un batido súper protéico y naturalísimo y… comienzas a trabajar…

Tu lista está ahí y vas despachando las tareas como un auténtico campeón, a cada tarea que cumples te da más subidón y al final del día has sacado todo… te mereces una cervecita con los amigos y….., LO HACES!!!!! Tu gestión del tiempo fue eficiente.

Al día siguiente, te levantas a las 5 de la mañana en lugar de a las 4 y terminas el 90% de las tareas programadas…, al día siguiente a las 6 y en 3 días ya vuelta a la rutina de las 7:30…. Y tu gestión del tiempo se fue por la borda…

Otra promesa incumplida… como todas las de Septiembre después de las vacaciones o todas las de después de fin de año… Por cierto! chequea este artículo de cómo hacer para trabajar en vacaciones.

Entonces… ¿no vamos a poder cambiar nunca? ¿qué es lo que realmente funciona? ¿hay algo que realmente funciona? La respuesta es SI. Yo lo he logrado.

Sin embargo todo depende de cada uno. Ésto no funciona desde la disciplina, sino desde la satisfacción y la naturalidad.

Vamos a marcar ciertas pautas para ayudarte a hacer algo que marche todo lo bien que pueda funcionar. ¡Ojo! decimos PAUTAS, no las “20 reglas de oro” o los “7 principios” o cualquier lista de ésas que circulan por Internet…

Creo que el listing se está poniendo de moda y si no ves una lista, pues como que pareciera que el contenido no es bueno, cuando no es así; dime, ¿cuántas listas realmente han cambiado tu vida? ¿Y cuantas pautas lo han hecho? pues eso…

¿Y quién soy yo para darte unas pautas?

Pues yo soy alguien que ha probado muchas cosas y por lo normal he estado desbordadísimo como cualquier alto ejecutivo, pero esta vez con una Startup que después de 10 años ha tenido más de 50 developers, ha hecho cosas y sigue haciendo en varios países y siempre, siempre (o hasta hace poco tiempo) hemos estado sin tiempo y con la “lengua afuera”.

Y si a todo esto le sumas, que los trabajadores están cada uno en una punta del mundo…. porque la mayoría trabajan sobre remoto, luego imagínate. En este par de enlaces econtrarás 15 plataformas para encontrar profesionales que estén dispuestos a trabajar de manera remota.

¿Te parecía esto todo? Pues aún hay más, porque hemos tenido constantemente que romper nuestra planificación por otra porque al tener pocas urgencias, las de aquellos clientes más importantes “que te dan de comer” prevalecen.

¿Quieres saber más? Hemos vendido por encima de nuestras posibilidades, para conseguir proyectos, porque ¿quién dice miedo?, en fin, hay que hacer de todo para sacar una compañía sin financiación y por esto… hemos pasado todos…

Luego, creo que puede servirte mi experiencia para mejorar la gestión del tiempo. Sin enrollarme más, os cuento mis pautas para gestionar mi tiempo eficientemente.

Cómo logré una gestión del tiempo eficiente

Cómo logré una gestión del tiempo eficiente

Delego

El tópico de siempre, pero ¿cómo voy a delegar esto y lo otro si soy el que mejor lo hace? Pues complicado y créeme, así pasarás años, tengas una nueva empresa o estés en una tradicional. Si eres emprendedor o empresario, o tienes mucho dinero para poder contratar personas con amplia experiencia o tendrás que hacerlo tú.

Pero…, imaginando que podrías hacerlo ¿sería eficaz? Yo creo que no. Una empresa al principio requiere de la máxima atención, no suele haber trucos o posibilidad de delegar totalmente. Si alguien te ha dicho algo del tipo “la Startup que delega correctamente” probablemente te haya mentido. Simple.

Vale, vale, no vas a hacer la programación si estás en una empresa  que usa algún software para ejecutar el servicio, o poner los ladrillos en una casa si tienes una empresa de construcción pero al inicio siempre tendrás que supervisar al menos.

La supervisión es fundamental porque no sabes cual va a ser el desenlace de las cosas sobre todo si se trata de algo nuevo.

Si por otro lado, eres un jefe y tienes que delegar en una empresa madura, no te cabe otra alternativa que formar a las personas para ir delegando las tareas poco a poco.

¿Cómo he aprendido a delegar?

Pues muy poco a poco y aprovechando oportunidades para darle tareas a algún compañero. Por ejemplo, le pides a un compañero que llame por tí a un cliente para que haga X, Y, Z. La segunda vez se lo vuelves a pedir y una tercera, hasta que al final, ya no se lo tienes que pedir y sale solo.

Esto lo haces con paciencia y cuando veas que lo que vas a pedir a un compañero es algo fácil y que no te va a requerir tiempo de seguimiento, salvo una pregunta: ¿esta todo ok?…lo estás logrando.

Ahora probablemente estarás preguntándote… para eso es la definición de funciones y los cargos, pero desde mi punto de vista, si defines y dejas que el trabajo lo realicen otros, sin haber hecho seguimiento … ¿se hará bien?

Probablemente si o probablemente no… Supongamos que si… pero, si hay muchas cosas que hacer dentro de un proyecto el que tiene la idea para dirigir la orquesta, eres tú, luego, cuidado con delegar todo porque no podrás supervisarlo o dirigirlo.

¿Cuándo delegar al 100%?

Entonces…, desde mi punto de vista, cuando no tenga sentido que lo hagas tu, porque lo ha hecho otro, lo has comprobado, se ha vuelto a hacer otras veces y…. resulta que ahora tu compañero lo hace mejor que tú… En ese caso, casilla ocupada y una cosa menos de qué ocuparse.

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Organizo las tareas

Yo no creo en realizar primero las tareas de más importancia y luego las otras, no es 100% la realidad. Una cosa es la importancia y otra cosa es lo que te gusta hacer. Por ejemplo, a mí las tareas de contabilidad no me gustan nada y a veces tienen una importancia muy grande sobre todo si las dejas para el último momento.

¿Cómo compaginar unas tareas y otras?

Bueno, yo creo que realmente el día Si puede dar para realizar la mayoría de las cosas si sabes organizarte. ¿Qué hago yo para que mi gestión del tiempo sea eficiente?:

  • Levantarme entre las 5 a 5:30-> revisar emails rápidamente, estirar un poco, hacer algo de ejercicio y desayunar. ¿Por qué lo hago así? Porque recién levantado no me pidas que haga cosas de organización, prefiero cerrar algunas tareas para empezar el día.
  • Después de desayunar organizo el trabajo, entre las 6 a 7:30. Aquí ya he entrado en calor y estoy muy activo y me pongo a organizar el trabajo.
  • Cuando entran mis compañeros, hago un repaso rápido y acuerdo tareas con todos, luego me quedo “libre” para hacer mis cosas, normalmente despachar con clientes.
  • El resto del día ando en reuniones con clientes y atendiendo a mis compañeros, como si fuera un padre. Antes, hacía yo la mayoría de las cosas, ahora como poco a poco he ido delegando y creando mis departamentos, me he ido quitando las tareas de ejecución y hago supervisión, para asegurarme que hay el mínimo de desvíos.

Luego volviendo al punto anterior… tener la regla de hacer lo más importante primero, discrepo, al menos en mi caso, creo que si te organizas bien, puedes abordar cada cosa en su momento.

¿Cómo mejoramos nuestra gestión del tiempo?

En particular nosotros nos manejamos con nuestro propio gestor de tareas interno de nuestro producto llamado Platzilla. Con este gestor de tareas, tenemos vista kanban de las mismas (una vista con tarjetas muy didáctica) donde trasladas tareas arrastrándolas con el ratón…; además de ello tenemos las tareas divididas en cuadrantes en nuestro sistema de trabajo, desde pedidos, tareas de los pedidos, tareas de desarrollo, testing, etc. y sobre todo las validaciones de los clientes. ¿Por qué necesitamos que los clientes validen? Obvio, si no validan luego no dan su Ok! y piden más pagando lo mismo y generando retrabajos.

Aquí te dejo varios artículos relacionados con el uso de los CRMs para mejorar la gestión del tiempo en tu empresa:

¿Qué es más eficiente un excel o un CRM?

Cómo y por qué un CRM mejora tu negocio

Info clave que debes conocer de un CRM

¿Qué aporta un CRM a la gestión de cuentas?

Cómo logré una gestión del tiempo eficiente

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Evito los retrabajos

Esto es lo que se hace una y otra y otra vez. ¿Cómo puede pasar esto? Por varios factores:

  • Los clientes piden algo, no se ha validado correctamente y luego cambian de opinión. Solución: informar en todo momento y tenerlo por escrito en algún formato. En Platzilla estamos incluyendo un módulo de reuniones donde se registran los pedidos frutos de dichas reuniones.
  • Reuniones donde se aclaran cosas y luego alguien cambia de opinión. Solución: al igual que en el caso anterior, es necesario no permitir que esto ocurra. Si las tareas siguen un proceso de etapas, un cambio de opinión debería cambiar las etapas y por lo tanto que la persona que ha cambiado de opinión sea consciente de lo que sucede.
  • Falta de actas de reuniones y seguimiento de cada cosa que se va haciendo.
  • Una planificación muy al detalle. Esto es algo utópico. La mayoría de las veces no es posible visualizar todo lo que hay que hacer si no se va viendo sobre la marcha. En teoría de programación ágil esto es necesario y en cualquier proyecto es necesario hacer check points para ir corrigiendo lo que sucede y evitar retrabajos en la gestión del tiempo de manera eficaz.
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Despacho rápido de emails y reuniones

Los emails NO son urgentes. Si fuera algo urgente, te llamarían, te buscarían. Despáchalos rápido y si es posible todos al principio o final del día. Yo prefiero despacharlos por la mañana lo primero como os comentaba antes porque así tengo una visión de cómo está la situación de las cosas.

Las reuniones… Ay! las reuniones,

La mayor pérdida de tiempo del mundo…, se saca partido sólamente de ciertas cosas… es mucho mejor plantear el problema y que cada uno vaya aportando una solución. El problema de las reuniones muchas veces es que son subjetivas y suele ocurrir que el ego de cada uno aporta su granito de “opinar sobre todo”.

Para evitar todo esto y lograr una gestión del tiempo eficiente, siempre es importante hacer un índice de los puntos que se va a hablar y definir qué tiempos se van a destinar en una discusión, es decir, una especie de “orden del día”. Aclarando al inicio de la reunión los puntos y el rol de cada uno, siendo uno la persona mediadora, se ahorra muchísimo tiempo.

David Heinemeier Hansson, el creador del Basecamp, es enemigo de las reuniones. Conoce por qué.

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Llamadas y otras interrupciones

Aquí es inevitable que ocurra. No luches contra eso, adáptate para que la mayoría del día puedas absorber estas interrupciones. No es un problema de las interrupciones, es de la gestión de todo lo demás. Si lo anterior lo tienes resuelto, ésto no tendrá que ser mucha complicación. Sin embargo, hay una manera de minimizar todo esto: despachar con el equipo 5 minutitos con cada uno antes de cada jornada, tal y como lo mencioné anteriormente.

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Separación del tipo de tareas: incidencias, proyectos y tareas recurrentes

Bien, aquí es necesario separarlos y tenerlo registradas las tareas calendarizadas pero asociadas a lo que son: de proyectos, de tareas recurrentes o mantenimientos e incidencias, urgencias y demás…

Esto ya es para el nivel PRO! si estás en ese nivel, felicidades y si no nuestra herramienta Platzilla te ayuda con simples pasos a hacer estas cosas, muy sencillo, al fin y al cabo es crear los proyectos, sus etapas o hitos y las tarea de cada una de ellas. Lo mismo ocurre con las tareas planeadas recurrentes, como planes de mantenimiento, auditorías o cosas de dinámica parecida.

En referencia a las incidencias éstas han de registrarse para poder ver a toro pasado qué ha ocurrido con el cliente “X” o el cliente “Y”. Si consigues aplicar todo esto, serás el máster de la gestión del tiempo.

¿Por donde empiezo?

Bueno, eso es todo por hoy… y, ¿por dónde empiezas?… bueno, pues puedes comenzar usando nuestro software como te puedes imaginar que predicamos con el ejemplo, pero si no es así puedes intentar emular o practicar ciertas cosas que aquí se narran; en cualquier caso, todo es puro sentido común y parte de la premisa de sentirte cómodo trabajando y que de una manera natural cumplas con tus objetivos… ¿Parece fácil, verdad? pues manos a la obra…

Pero antes de ello, un último consejillo… usa dos pantallas… y cuando tengas tareas aburridas, mecánicas que no requieren pensar, ponte en una de ellas un documental online… a mí ver que estoy dentro de una historia (ponte auriculares) me da sensación de dinamismo y quita esa pereza inicial a hacer cosas…

¿Menuda tontería no? Pues parte de un principio básico… si te mueves, no te da pereza, si estás haciendo ejercicio no te da pereza subir escaleras y si estás escuchando algo que va a un ritmo progresivo pues te ayuda a que te pongas “manos a la obra” con esas tareas aburridas y mecánicas.
Gracias por todo y cualquier cosa, os respondo encantado y ¡a darle duro a la gestión del tiempo!

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