Factura electrónica: simple, ecológico y económico

. Dic 15, 2014.

La factura electrónica posee las mismas características que nuestra factura física con la sencilla modificación que imprimirla es opcional, dile adiós a los gastos de oficina o por lo menos en gran parte.

A buena hora cambia el proceso de facturación para mejor y es que los beneficios que nos ofrece son inigualables.

Factura electrónica simple ecológico y económicoLa factura electrónica posee con exactitud las los mismos de una factura común pero nos ofrece una mayor segura, menor porcentaje de error y un ahorro diario que al cabo de un año parecerá una fortuna (siempre piensa a largo plazo) además de que siempre nos quedará abierta la opción de imprimirla pero no es una exigencia legal (a menos que el comprador así lo desee).

Beneficios de la factura electrónica

  • Agiliza y facilita la entrega de documentos en caso de inspección de la Agencia Tributaria.
  • Facilita los procesos contables.
  • Descuento automático del IVA.
  • Ayuda a la planificación financiera.
  • Permite detectar atrasos en pagos o mora.
  • Aumenta la seguridad de las facturas emitidas por nuestra empresa  al contener sellos de seguridad imposibles de copiar.
  • Ahorro de tiempo al personal encargado de realizar la facturación.
  • Origen automático de la base de datos de clientes.
  • Ahorro de costos en impresión, tintas y  tonners.
  • Ahorro de dinero en repuestos y equipos por daños a impresoras.
  • Reducción del consumo de papel de papel.
  • Ahorro de agua a causa de menor cantidad de papel consumido.
  • Responsable con el medio ambiente.
  • Ahorro en gastos por mensajería.
  • Mejor enfoque del personal contratado y sus tareas de trabajo.
  • Respaldo digital de la factura.
  • Se evitan los problemas por pérdidas o daño de facturas.

La factura electrónica no solo te permite ahorrarte un par de billetes en gastos comunes de oficina sino que también mantiene un respaldo de todas tus transacciones y disminuye la probabilidad de errores en tu contabilidad o inventario, lo que también se traduce como ahorro de dinero.

Por otra parte al ser eco-amigable funciona a su vez como tarea de responsabilidad social y puedes utilizarlo como gancho para la publicidad de tus negocios.

 

Factura electrónica simple ecológico y económico

 

[Artículo de interés: Modelos de factura electrónica]

 

No olvides que próximamente los procesos rudimentarios a los cuales estábamos obligados a realizar desaparecerán por lo que adaptarte a buena hora a los cambios del modernismo de brindará una ventaja sobre tus competidores.

Requisitos para implementar la factura electrónica

Antes de comenzar a gestionar el papeleo para poder emitir facturas electrónicas te recomendamos adquirir una firma digital para respaldar la autenticidad de tu factura y un certificado digital para tu website en caso de impostores que quieran engañar a tus clientes.

La mayoría de los usuarios aun no sienten simpatía por este tipo de facturación por la desconfianza que existe a los medios digitales y el dinero por lo que debes invertir en brindar seguridad en internet para tus transacciones.

Por último es necesario que contrates un servicio de factura electrónica que se ajuste a tus necesidades y te permita realizar el proceso por tu cuenta, si el software es muy complicado tus empleados invertirán aun más tiempo del que toma una factura común.

Requisitos legales para emitir facturas electrónicas

  • Solicitar un certificado FNMT Clase 2 CA a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre o cualquier otro tipo de entidades de certificación que se encuentran en la web de la Agencia Tributaria.
[Requisitos para solicitud del certificado FMNT]

 

  • Visitar la oficina de la Agencia Tributaria más cercana para verificar tu solicitud.
  • Especificar el formato y programa que utilizarás para emitir la factura electrónica.

En la web puedes encontrar distintos softwares de descarga gratuita para comenzar a realizar tu facturación pero no te lo recomendamos ya que se trata de un punto muy importante para la empresa y debemos evitar tratos fraudulentos por ahorrarnos unos euros.

  • Especificar el medio de almacenamiento de la información facturada.

La ley ofrece 2 opciones (generar una base de datos o guardar una copia de seguridad en escritorio) pero bien puedes utilizar ambas o escoger la que mejor se ajuste a tus necesidades e incluir otro medio en caso de desearlo.

Debes tener en cuenta que por los momentos la emisión de una factura electrónica no es una imposición por ley por lo que el receptor está en su derecho de decidir qué tipo de facturación prefiere (en caso de disponer de factura electrónica) por lo que aun no nos libraremos del papel pero seguramente comenzaremos a ahorrar en grande.

Para implementar las herramientas digitales debes invertir en seguridad de ordenadores, conexiones y redes

La factura será enviada por correo electrónico y debe permitirse la descarga del archivo para que el receptor pueda tener constancia de su compra así que no olvides proteger los ordenadores de tu compañía. Esto fue todo por hoy pero no olvides suscribirte a nuestro blog para enviarte un boletín con las nuevas actualizaciones y herramientas que aumentarán el rendimiento de tu negocio.

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