Equipar la oficina de tu negocio

. Jul 30, 2014.

La oficina de tu empresa influye mucho en los usuarios a la hora de comprar o no. Debes tener todo lo que necesitas. En este artículo te recomendaremos algunos aspectos a tener en cuenta para hacer de na manera fácil y rápida.

El diseño depende del logo de tu empresa, del tipo de tu empresa y del espacio del local. Contacta a un diseñador de interiores para que te aconseje o asesore sobre el diseño de tu oficina. Si no, también puedes leer el artículo de Cara Garreston (en inglés) sobre los pro y los contra de los distintos tipos de diseño. El diseño de tu empresa te ayudará a saber el estilo de las cosas que necesites comprar.

Compra por Internet

Casi todo lo que necesitas para tu nueva oficina se puede comprar por Internet. Inscríbete, aprovecha las ofertas y los envíos gratis. Recuerda comprar en tiendas que tengan buena reputación de venta y que sus productos sean de calidad. Puedes usar Amazon, eBay, Mercado Libre o cualquier otro vendedor en línea de tu país.

Esto te ahorra valioso tiempo y te ayudará a organizarte sobre qué cosas se necesitan primero.

¿Qué cosas necesitas?

Haz una lista  y ordénala desde lo que necesitas de primero hasta las cosas que no deben ser tan inmediatas

Lo mínimo que te recomendamos para tu oficina:

  • Escritorio(s).
  • Sillas.
  • Computadora(s).
  • Teléfono fijo.
  • Luces y lámparas.
  • Internet.
  • Impresora, fax y escáner
  • Material de oficina (lápices, sacapuntas, borradores, bolígrafos, sobres, papel, etc.).

Considera también tener

  • Un sistema de alarma y seguridad. (Muchas empresas incluyen cámaras de seguridad).
  • Un seguro
  • Dispensador de agua.
  • Café o té.
  • Sanitarios
  • Cuadros en las paredes.
  • Y otros elementos que quieras agregar.

Escritorios

Puedes adquirir escritorios plegables y aunque no lo creas ahorras algo de dinero.

Sillas

Son vitales. A nadie le gustar permanecer de pie por mucho tiempo, sin embargo, si las sillas son incómodas o hay pocas los clientes asociarán tu oficina con una tortura. Adquiere sillas cómodas para tus empleados (por su puesto) y para tus clientes. Algunos estudios recomiendan que compres un Sillón para los cargos más importante ya que así se puede reconocer quien está a cargo solo con ver su asiento.

Computadoras

Puedes revisar nuestro artículo sobre escoger la computadora ideal para tu empresa.

Teléfono fijo

Le da una dirección telefónica exclusiva para el contacto de tu empresa. Recuerda tener varios puntos de conexión telefónica y varios clientes, así como también un sistema interno de comunicación.

Existen algunos servicios de telefonía que te permiten consultar los mensajes de tu teléfono fijo desde tu celular y otros servicios que te permiten desviar llamadas de tu oficina a tu teléfono móvil cuando haya una conexión a Internet.

Si tu local es extenso, deberías también considerar el uso de intercomunicador (desde la puerta a la oficina).

Luces y lámparas

La iluminación tiene un gran impacto sobre la productividad de los empleados. Primeo asegúrate de aprovechar toda la luz natural que puedas, es mucho más saludable y te ahorra dinero. Segundo, elige los colores y la ubicación de cada lámpara de noche. Evita adquirir una iluminación fluorescente

Internet

Decida si adquiere un sistema de Internet por medio de cables o por Wi-Fi. Si usas un sistema de cable te recomendamos usar fibra óptica (más rápida y mejor), si escogiste usar Wi-Fi, asegúrate de comprar un router con potencia y ubicarlo en el sitio estratégico para cubrir todos los espacios.

Otro aspecto para tener en cuenta es si vas a usar clave o no para tu conexión inalámbrica. La gente pasa prefiere ir y pasar tiempo en sitios que tenga conexión inalámbrica a internet gratis. Esto puede ser un inconveniente pues puede hacer que tu conexión se vuelva muy lenta. Es por eso que una vez que tu empresa haya crecido te recomendamos comprar 2 conexiones a internet y 2 routers, uno para los miembros de la empresa y otro para los clientes. Además, esto te evitará posibles hackeos si manear información delicada.

Impresora, fax y escáner

Si no eres una empresa de diseño deberías pensar en comprar una impresora “todo en uno”. Te ahorraras mucho dinero, espacio y tiempo. Además no gastarás tiempo buscándolos por separado. Te recomendamos que sea a color y que tenga distintos tamaños de papel. Recuerda siempre suplir la tinta, es muy desagradable una empresa que no tenga cómo imprimir.

Sistema de alarma

La variedad en el mercado es extensa. Así que te recomendamos buscar en Internet tus opciones y compararlas precio-calidad. Muchas empresas en Latinoamérica y España se especializan en este campo.

Seguro

El tipo de organización que sea tu empresa influirá en el tipo de seguro que necesitas. Puedes proteger tu negocio contra futuras demandas como accidentes y lesiones, negligencia, etc.

Material de oficina

Representan los pequeños detalles que hacen funcionar a una empresa.

Agua

Debes ofrecer un dispensador de agua en tu oficina. Lo recomendable es que tengas 2, uno para tus empleados y otro para los clientes.

Café y té

Es una opción adorable. Siempre en bueno estar en un sitio donde te ofrezcan café o té. Simplemente te acercarás un poco más a tus clientes. Puedes también adquirir un calentador de agua (eléctrico) y hacer café instantáneo.

Sanitarios

Si no tienes espacio o presupuesto suficiente para tener por separado uno para tus empleados, otro para las damas y otro para los caballeros, te recomendamos separar los sanitarios entre empleados y clientes.

¡Limpieza! No está de más recordarte que el sanitario debe estar muy limpio y bien equipado. Papel sanitario y jabón (líquido) son esenciales. Las toallas de extracción automática o secadores con aire son la mejor opción. No querrás gastar dinero en lavar paños. No es bueno que tengas cientos de carteles que indiquen “Deje limpio como estaba” o “Mantener limpio, por favor”. Generalmente, si un sanitario está limpio, la gente lo cuidará.

Puedes agregar otros elementos a tu oficina que le den el toque de tu empresa. Por ejemplo, una empresa de diseño debería tener grandes carteles (de trabajos propios o de algún artista) que haga entender lo que tu empresa hace. Si eres una empresa educativa, es bueno tener objetos interactivo para que el cliente se enganche o afiches informativos.

Muchas empresas recomiendan tener una pecera o monitores para ver noticias. Esto dependerá muchísimo de tu espacio y del diseño de la oficina. Una vez tengas lista tu oficina ya estás preparado(a) para emprender y ganar dinero. ¡Éxito!

 

Fuente: fitsmallbusiness.com

Los emprendedores no trabajan solos. Trabajan con colaboradores para transformar sus ideas en verdaderos emprendimientos.

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