Sé un emprendedor más eficiente con estos 40 buenos hábitos (II)

. Jul 17, 2016.

Hasta ahora te he comentado qué es lo que he aprendido en mi equipo de trabajo para alcanzar ese equilibrio de hábito y eficiencia. A continuación, te dejo los siguientes 20 buenos hábitos para ser más eficiente que puedes aplicar en tu trabajo, en tu emprendimiento y en tu vida personal.

Si te perdiste los 20 primeros hábitos, puedes revisarlos aquí: 40 Buenos hábitos para ser más eficiente como emprendedor (I)

Sé un emprendedor más eficiente con estos 40 buenos hábitos (II)

Otros 20 buenos hábitos para ser más eficiente en tu emprendimiento

Sigue la lista…

21. Modo: “Ocupado, por favor no molestar”

Esta es el hábito para ser más eficiente en lo que sea que hagas. Como ya debes saber, concentrarse es una tarea muy difícil y lo es mucho más, si estás recibiendo notificaciones constantes.

Así que uno de los buenos hábitos para sacar todo tu trabajo Y BIEN HECHO es tener tiempo para ti sin interrupciones.

Desactiva las notificaciones de las redes sociales, de tu móvil y si puedes desconéctate de todo eso para que puedas trabajar mejor.

22. Cuida tus herramientas de trabajo

Al igual que un espadachín afila su espada, tú debes hacer lo mismo con tus herramientas. Si eres músico cuida tus instrumentos, si eres un emprendedor digital cuida tu portátil y tu móvil, si eres un administrador de proyecto cuida tus programas para que funcionen correctamente.

Aunque no lo creas, el mantenimiento de tus herramientas hará que tu trabajo sea mucho más fluido, además de reducir las probabilidades de que se dañen o de que se vuelan menos efectivos.

23. Tómate tu tiempo para tomar las decisiones importantes

No te puedo decir cuánto tiempo debes tomarte (eso sí, que no sean semanas o meses). Procura que sea un tiempo prudente para sopesar todos los pros y los contras. Coméntalo con familiares, amigos, colegas del trabajo y si puedes, consulta a alguien con más experiencia.

Algunos consejos sobre cómo ser un buen emprendedor alegan que 24 horas deben ser suficiente pero tú tienes el ritmo de tu mente. Como te mencioné en la primera parte del artículo (consejo #9), lo mejor es dejar descansar la mente para que puedas ver con más claridad tus opciones.

Lo que me ha funcionado bien a mi es distraerme completamente de la decisión, veo una película, salgo a caminar, juego con mis perros o hago otra actividad que no esté relacionada. De todas formas sé que mi cerebro estará trabajando en segundo plano con la decisión y la mayoría de las veces se me ocurren las decisiones sin forzarlas mucho.

24. Encuentra una mano derecha

Un buen emprendedor debe ser muy precavido y uno de los buenos hábitos que he adquirido es contar con alguien de confianza capaz de solucionar tareas sencillas que me puedan salvar de un aprieto.

Por ejemplo, si olvido algo o si ocurre algo con mis herramientas tengo el número de alguien que puede entrar a mi correo o ir a mi casa para enviarme el documento que deje en mi otra computadora.

Por supuesto, no puedes hacer eso con 5 personas, lo recomendable es tener a una sola y que sepas que no la estás molestando para eso.

Si no tienes a nadie aún, no te preocupes, puedes llegar a un acuerdo con tu pareja, con tus padres o con algún familiar (amigos entran también en las opciones). Si tienes un trabajo más formal, puedes contratar a alguien en la empresa (como un secretario, a) que te de una mano cuando lo necesites.

25. Anticípate a los bloqueos mentales

Como redactor web me ha tocado sufrir los famosos “bloqueos de escritor” y por más que siga al pie de la letra los consejos anteriores no logro hacer lo que me propongo. Es por eso que intenté cambiar de lugar de trabajo y me ha dado buenos resultados.

Trabaja desde la casa de un amigo, desde la sala de tu empresa, en un parque o en donde creas que estás cómodo para intentar trabajar.

Una vez un profesor en la universidad me dijo que uno de sus mejores hábitos había sido no trabajar en su habitación para no odiar el momento de irse a la cama.

Parece un poco brusco, pero es un hecho que la rutina puede llegar a matar el amor por lo que haces. Así que siempre es bueno hacer pequeños cambios (decoración, espacio, olores, etc.) para que no crees esa sensación de que “vas a sufrir en ese lugar”.

26. Acostúmbrate a ser empírico

Si tienes personas a tu cargo sueles hacer peticiones de tareas que nunca has realizado (y es normal, para eso las contrataste). Sin embargo, haber hecho o intentado al menos una vez esa tarea forma parte de los buenos hábitos para ser un emprendedor más efectivo.

Lo bueno de probar las cosas por ti mismo es que tendrás el conocimiento necesario de la tarea, de cómo se hace, de las trabas que tiene y puedes dar consejos que sirvan a tus empleados para trabajar mejor.

Además, como beneficio extra, si estás emprendiendo con un negocio propio tendrás el control y el “know-how” de la mayoría de las cosas que ocurren en tu negocio. Es decir, muestras compromiso e interés.

Uno de los ejemplos que te puedo dar es de Napoleón Bonaparte, que en lugar de comandar a su ejército desde lejos, era el primero que estaba en el frente de batalla y hasta comía con sus soldados.

Esto le servía para conocer de primera mano el comportamiento de su ejército, del enemigo e inspiraba a sus tropas para que combatieran con él.

27. No más reuniones innecesarias

Uno de los secretos para hacer un negocio productivo es usar el tiempo sabiamente y en este caso en las reuniones que se hacen.

Se podría decir que hay una “mala costumbre” en hacer las reuniones lo más aburridas y tediosas posibles. Para mí es como una burocracia laboral y como suelen estar incluidas dentro  del tiempo de trabajo, nadie hace nada para mejorarlas.

Intenta que las reuniones que lleven a cabo sean lo más cortas y concisas que puedas. Esto no quiere decir que harás una reunión cada mes, sino que hagas reuniones estratégicas en donde invites solo a las personas estrictamente necesarias.

Algunos colegas me han dicho que esto no parece una buena opción porque se corta la comunicación con el resto del equipo de trabajo, pero precisamente una de las cualidades del emprendedor es estar en comunicación constante con todos sus trabajadores. Esto te evitará hacer reuniones para saber cómo avanzan en el trabajo o cómo se sienten.

Inténtalo y después nos comentas cómo te ha ido.

28. Acostúmbrate a que cada reunión deje algo palpable

Es de los mejores hábitos que puedes adquirir para tener un negocio productivo: que cada reunión deje algo realmente tangible al final.

Yo también he pasado por esas reuniones en las que después de 2 horas nadie me dice nada nuevo, nadie toma decisiones o me enseña algo distinto. Así que no caigas en ese error.

Antes de hacer el llamado a la reunión procura que tengas un objetivo en mente: “con esta reunión quiero empezar a hacer algo, una estrategia, toma la decisión para un inversión o publicar una campaña” (por ejemplo).

29. Crea una agenda para cada área de tu empresa

Es decir, organiza todas las actividades, tareas, ideas y proyectos para las áreas comunes. Una agenda para la comunicación, otra para los recursos humanos, otra para los medios digitales, otra para la producción, etc.

El desafío de este hábito es mantenerse informado de lo que aporta cada área para tu negocio sin que se distancian tanto. Para eso te recomiendo que uses los objetivos SMART y que a cada acción que quieras tomar la relaciones con las otras áreas de la empresa.

Por ejemplo: si quieres crear una campaña en Twitter, debes relacionarla con el equipo de marketing y cómo te ayudará en el departamento de ventas y de atención al cliente.

Parece un trabajo bastante sacrificado pero, en mi opinión, si haces esto, evitarás tener que revisar después la relación entre los departamentos o llamar a los encargados para otra reunión.

Algunos artículos que te ayudarán con este hábito son:

30. Mira constantemente a tus futuros clientes

Una vez trabajé en un proyecto en el que nos dieron una ficha de cómo eran el público con el que nos íbamos a trabajar para diseñar nuestras estrategias. Todo empezó bien pero después de algunos meses las estrategias parecían perder efecto.

Luego de tanto indagar descubrimos que nuestro público objetivo había evolucionado y que nosotros nos estábamos quedando atrás. Por supuesto, los clientes se habían ido con las empresas que mejor lo entendían y tuvimos que hacer cambios drásticos y un poco apurados.

Ahora sé que es importante revisar cómo se comporta tu público objetivo, qué quieren, de qué hablan y qué necesitan para adaptarnos mejor a las circunstancias.

31. Habla constantemente con tu equipo de trabajo

Ya sean colaboradores, superiores o colegas, lo importante es que no te distancies de ellos. Es vital para la cohesión de una empresa que todo el mundo se sienta parte de un mismo equipo.

Yo mismo he trabajado en empresas de 300 personas en las que solo conozco a 3 de ellas como mucho y por más que intenté nunca me sentí parte del equipo por completo.

Y en este punto también quiero aclarar que los empleados subcontratados también deben mantener una comunicación constante (sobre todo si se relaciona con el marketing o la comunicación de la empresa).

32. Usa los “ver más tarde” sabiamente

En este boom de la información parece tarea imposible no dejarse llevar por toda la información que está a nuestra disposición. Por esto tienes que crearte el hábito guardar lo que necesitas para más tarde.

Ya sea un artículo de blog, una publicación en redes sociales, un vídeo o un artículo de revista. La idea es que asignes la lectura para el momento que destinaste para hacerlo.

Uno de los buenos hábitos que me ha ayudado a no darle “ver más tarde” a todo lo que veo es cuidar muy bien las fuentes de información que manejo.

Otro punto es que, a veces, los títulos de los contenidos en internet suelen ser muy engañosos. Me ha pasado que cuando me dispongo a leer un artículo resulta que no dice nada nuevo o que incluso ya lo había leído en otra parte.

Así que me dediqué a ser más exclusivo con las cuentas que sigo para evitarme molestias innecesarias.

33. Evita el multitasking abrumador

Si eres bueno escribiendo un correo mientras ves un documental sobre tu área de negocio no lo desaproveches. Sin embargo, intentar hacer cosas distintas puede ser perjudicial.

Un ejemplo claro es hablar con un empleado mientras estás redactando un documento. Hay varias razones, pero para mí las más importante es que, aunque escuches todo lo que dice el empleado, necesitas mirarlo a los ojos para transmitir mejor tus ideas.

Otro ejemplo claro y  más peligroso e ir conduciendo y atender llamadas a los clientes o con tus empleados. Si algo aprendí a los golpes en esto del emprendimiento es que vale más hacer una sola cosa y hacerla bien, qué hacer 8 de mediana calidad.

34. Aplica el principio de Pareto

El principio de Pareto reza que el 20 % de lo que haces te trae el 80 % de los beneficios :O

Sí, la primera vez que escuché sobre esto pensé que había tirado todo mi tiempo por la borda, pero no es completamente cierto.

Lo que busca la regla del 80/20 (como también se le dice) es que trabajes de forma más eficiente. Así que uno de los buenos hábitos para ser más eficiente es detectar cuáles son esas actividades que te dan mejores resultados de forma directa para que puedas enfocar tus energías en ellos.

Por ejemplo, si te das cuenta que Twitter atrae el 80 % del tráfico de tu blog no quiere decir que vas a eliminar de una vez tu cuenta en las otras redes sociales. Lo que puedes hacer es enfocarte en mantener y potenciar tu actividad en Twitter. Como ya se supone que lo tienes bajo control y haces la tarea de una forma más o menos automatizada, podrás tener tiempo para ver qué es lo que pasa con las otras redes sociales y probar nuevas estrategias.

Puedes aplicar este principio de Pareto para cualquier otra actividad que quieras (formas de vender, de producción, de comunicación, tipos de clientes, etc.)

35. Automatiza las tareas más sencillas

Para entender este hábito te puedo contar una anécdota de un Community Manager que conocí.

Me había dado cuenta que teníamos más o menos el mismo tipo de trabajo pero parecía que él tenía mucho más tiempo que yo.

Yo intentaba hacer todo más rápido sin lograr estar a su ritmo. Cuando decidí preguntarle cuál era su secreto me dijo que usaba una herramienta IFTTT para automatizar acciones sencillas en las redes sociales. La probé y desde que conocí esa herramienta me he declarado un fiel usuario.

En este caso se trata de una herramienta gratuita para publicar un contenido en varias redes sociales con una sola acción :) La tomé como uno de mis buenos hábitos y ahora sé cómo ser más eficiente en el trabajo de Community manager.

36. Crea plantillas para documentos

Siempre y cuando no se desvíe tanto de la filosofía de personalización, usar plantillas constituye otro de los buenos hábitos para ser más eficiente en el trabajo que te quita mucho tiempo y que no te trae beneficios directos palpables.

Por ejemplo, plantillas de respuestas para prospectos que nos hacen preguntas por correo electrónico, plantillas para crear un ebook o un artículo de un tema específico. Incluso una plantilla para documentos dentro de la empresa es imperativo para evitar el re-trabajo y mantener un estilo dentro de la organización.

37. Trabaja en vacaciones o días festivos (si has descansado)

En el mundo del emprendimiento la palabra sacrificio es prácticamente un sinónimo. No quiere decir que no vas a tener ningún día de descanso, pero siempre y cuando tengas el ánimo no dejes de hacerlo; sobre todo porque un hábito se empieza a forjar después de los 21 días seguidos.

Uno de los mejores consejos que te puedo dar es trabajar en días festivos o vacaciones pero en fracciones de tiempo mucho más reducidas.  Piensa que es una forma de mantener el ritmo de trabajo constante.

Si te cuesta un poquito más puedes ocuparte en tareas mucho más sencillas y llevaderas pero que te den algún resultado significativo para el emprendimiento.

38. Intercambia ideas con tu equipo de trabajo sobre los buenos hábitos para ser más eficiente

Lamentablemente nadie tiene todas las respuestas y la mejor opción para contrarrestar este mal es intercambiar ideas para ponerlas a prueba.

Cuando lo haces con tu equipo de trabajo no debería ser una formalidad. Si lo haces como una reunión obligatoria donde cada uno tenga que aportar 10 sugerencias para la lluvia de idea tendrás una reunión de baja calidad.

Lo mejor es sentarse como amigos para que cada uno cuente qué es lo que mejor le funciona a cada uno de ellos. Así puedes recomendar puntos extras y poner a prueba sus hábitos para ver qué tal te va.

Otro de los beneficios de este hábito laboral es que das un paso para crear un equipo más unido y sabes de una vez cómo es la forma de trabajo más eficiente para cada uno de ellos.

39. Usa un programa que te ayude a tener una visión global de lo que pasa en tu negocio

Como penúltimo punto es importante nombrar la inversión que requiere todo emprendimiento. Ya sea que se trate de un programa contable, de un ERP o de un CRM es importante que uses la ayuda de la tecnología para poder tener un control más genuino sobre todo lo que pasa en tu empresa.

Por lo general, este tipo de herramientas centralizan la información y permiten compartirla con todos los miembros de la empresa desde cualquier parte del mundo.

Esto supone una ventaja competitiva y un flujo más coordinado de los datos necesarios para tomar decisiones basadas en números (lo que aumenta las probabilidades de acertar).

En internet puedes encontrar miles de comparaciones sobre herramientas que te hacen la vida más fácil, pero, si me lo permites, quisiera recomendarte nuestra aplicación Platzilla.

Esta aplicación se basa en un grupo de pequeñas aplicaciones destinadas a varias áreas vitales de una empresa pequeña y mediana (contabilidad, gestión de calidad, CRM, facturación, mantenimiento) que están conectadas entre sí.

Lo único de Platzilla es que no tienes que pagar todo el paquete si solo necesitas la aplicación para llevar tus facturas. Solo usas lo que necesitas y en caso de que tu negocio demande más ayuda, puedes incorporar nuevos componentes que se integran con la información de tu negocio (sin tener que reescribir otra vez todos los datos de tu empresa).

Sé un emprendedor más eficiente con estos 40 buenos hábitos (II)

Si quieres más información, puedes probar nuestro CRM Fácil sin ningún compromiso ni tarjetas de crédito.

40. Deja tiempo libre para ti

Y para finalizar la lista de los buenos hábitos para ser más eficiente está el descanso merecido. Para poder tener negocios productivos es necesario mantener el ánimo intacto y recargar las energías.

Y nada mejor para hacerlo que dedicar un tiempo libre para ti, uno en el que el trabajo esté alejado por un momento para que puedas vivir y ocuparte de tus otros asuntos (aficiones, familia, amigos, etc.).

Un emprendedor feliz siempre será mucho más eficiente, no lo olvides.

 

Cuéntanos qué te ha parecido nuestra lista de los buenos hábitos, cuál has logrado convertir en un hábito y qué otro sugerirías a otros emprendedores como tú :)

Ha sido un placer compartir estos consejos, nos vemos en la próxima por este mismo canal 😉

 

No olvides revisar los primeros 20 buenos hábitos aquí: 40 Buenos hábitos para ser más eficiente como emprendedor (I)

 

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