Confusiones comunes en la eficacia y eficiencia empresarial

. Abr 23, 2016.

Eficacia y eficiencia ¿falacias? ¿Cómo sabes si tu gestión es eficaz y eficiente? Te ha pasado que en el medio de un discurso ¿te confundes con los términos?

Múltiples fuentes te hablan de la importancia de la eficacia y eficiencia en la productividad de la empresa. Pero realmente ¿sabes el significado, la relación y su impacto en la gestión?

¡Ya no más confusiones!

Las cartas sobre la mesa: Eficacia y eficiencia

Cuando se habla de eficacia, se hace referencia a hacer las cosas bien, cumplir las metas que se establecieron previamente sin importar el cómo. Solo piensas en los resultados y a veces tienes que generar grandes esfuerzos en tiempo y dinero para cumplirlos.

Me dirás que eso está muy bien, pero yo te invito a pensar en ¿cómo sería llegar a los mismos resultados, pero con menor tiempo y menores recursos?

Son justamente la optimización del tiempo y de los recursos los elementos que caracterizan a la eficiencia.

Suena mejor ¿no?

Entonces, una gestión empresarial eficaz y eficiente es la que tiene la capacidad de cumplir las metas en excelencia, en el menor tiempo posible y con la minimización de los recursos.

Mira este video por si te quedó algún cabo suelto…

Para ello requieres de un equipo de trabajo con talento y experiencia, pero también de una gestión que motive, controle y supervise su funcionamiento.

Ejemplos prácticos de eficacia y eficiencia en los Departamentos

Imagina que estamos hablando de tres empresas diferentes que venden “x” producto. Las tres empresas se han propuesto aumentar la venta en un 20% en un tiempo de 2 meses y cuentan con un presupuesto de 1000 euros. Veamos cuál de ellas tiene mejores resultados en términos de eficacia y eficiencia.

Confusiones comunes en la eficacia y eficiencia empresarial

Confusiones comunes en la eficacia y eficiencia empresarial

Departamento eficaz pero no eficiente

El Departamento Comercial de la empresa N°1 alcanzó la meta. Pero para ello tuvo que contratar a más personal. Superó el presupuesto estimado. Por lo tanto, ellos son muy eficaces…pero no eficientes.

Departamento eficiente pero no eficaz

El Departamento Comercial de la empresa N°2 al terminar el segundo mes, consiguió un camino mucho más fácil y económico para lograr la meta, y alcanzó un 15% en aumento de ventas. Es un departamento eficiente porque aplica la innovación en su procesos, pero finalmente no es eficaz porque no alcanzaron la meta.

Departamento donde se evidencia la eficacia y la eficiencia

El Departamento Comercial de la empresa N° 3 también consiguió un camino más fácil y económico para alcanzar la meta. Pero no sólo eso, fueron tan eficientes que las ventas aumentaron el 20% en solo mes y medio (menos del tiempo estimado).

En los 15 días que le restaban, idearon una pequeña campaña adicional y lograron vender 5% más. Para un total de 25%. Este departamento, sin duda fue eficaz y eficiente, pues con los recursos y tiempo que les sobraron obtuvieron mejores resultados.

Y esta es la gran diferencia cuando la eficacia y eficiencia trabajan en conjunto.

Procesos organizativos para garantizar la eficacia y eficiencia

Comencemos por el principio, ¿cuáles son los procesos necesarios para que una empresa se maneje con eficacia y eficiencia?

  • Debe existir una planificación previa de objetivos y metas corporativas.
  • Debes conocer los recursos con los que cuentas para cumplir con las metas.
  • Debes contar con una estructura organizativa que optimice los procesos.
  • Debes contratar a personal capacitado y saber ubicarlo correctamente en tu plantilla.
  • Debes contar con un sistema de gestión, (preferiblemente automatizado), que te permita realizar el seguimiento, llevar el control de procesos y resultados tanto individualmente como colectivamente. Los softwares como servicio (SaaS) aplican muy bien en estos casos. Si no has contratado ninguno, entonces te recomiendo que pruebes 15 días gratis de nuestro producto Platzilla, un sistema  fácil, a tu medida y que puedas integrar diferentes herramientas. Puedes comenzar con el CRM-Fácil si quieres.
Confusiones comunes en la eficacia y eficiencia empresarial

Confusiones comunes en la eficacia y eficiencia empresarial

  • Debes fomentar una cultura empresarial basada en la comunicación interna, para conocer la actuación de cada departamento, y evitar así duplicidad o ausentismo de tareas. Mi compañera Adriana Puleo ha escrito un artículo extraordinario sobre la cultura organizacional que te dejará con la “boca abierta”. Léelo

¿Cómo te aseguras que tu empresa sea eficaz?

Eficacia es el sinónimo de tener resultados. Con el cumplimiento del plan, ya estás garantizando que la empresa sea eficaz.

El conjunto de empleados eficaces dan como resultado, equipos de trabajo eficaces. Y a su vez, el conjunto de equipos eficaces, hacen de tu empresa un ejemplo a seguir en términos de eficacia.

¿Cómo es esto? Sencillo, si tu empresa es de ventas, entonces tienes todo un equipo de marketing y de comerciales que se abocan a cumplir la meta “x” N° de campañas para el aumento de % de leads, % de conversiones, % de cierres, % de fidelización de clientes, etc.

Todos los miembros de tu organización se enfocan en el cumplimiento de estas metas “a costa de lo que fuere”, entonces, estás siendo muy eficaz.

Pero, no debes quedarte allí. Debes identificar dentro de tu empresa, cuál de los equipos está obteniendo mejores resultados.

¿Cómo ayudar a los Departamentos a ser más eficaces?

Entonces, basándote en las metas debes preguntarte:

  1. ¿Qué departamento te ha dado mayores resultados?
  2. ¿Qué procesos aplican para el logro de sus resultados?
  3. ¿Cómo están organizados?

Respondiendo estas preguntas sabrás cuál estrategia está siendo más eficaz, qué área está mejor desarrollada y cuáles debes atender. Así mismo, podrás ver lo que conviene emular para mejorar en otros departamentos.

¿Cómo te aseguras que tu empresa sea eficiente?

Se dice sencillo, pero no lo es. Requiere de la participación y el compromiso de todos los miembros de la empresa. Pues lo más seguro es que los criterios de eficiencia puedan surgir de los mismos departamentos.

Son los empleados los que pueden darte un diagnóstico de cuán fácil o difícil es cumplir con la meta cumpliendo los procesos que hasta ahora han venido desarrollando.

Y no solo eso, sino que además pueden proponer caminos más eficientes para alcanzar la meta, a través de la innovación en los procesos.

¿Cómo ayudar a los Departamentos a ser más eficientes?

Un buen gestor se pregunta:

  1. ¿En cuánto tiempo los equipos de trabajo están logrando los resultados?
  2. ¿Los recursos utilizados a veces te parecen exagerados?

Con base en ese diagnóstico, entonces te sugiero:

  1. Pídele a los equipos que realicen un mapa de procesos. Estúdialos e identifica dónde puedes optimizar.
  2. Fomenta la cultura de la comunicación interna. Conversa con los empleados, ellos te hablarán mejor de sus experiencias.
  3. Evita las interrupciones. El tiempo del trabajo, es el tiempo para trabajar.

Si alguien te puede hablar de eficacia y eficiencia, es el Líder de esta empresa: David Polo. Lee su más reciente artículo sobre la gestión del tiempo.

Me encanta esta infografía de Utel:

Confusiones comunes en la eficacia y eficiencia empresarial

Confusiones comunes en la eficacia y eficiencia empresarial

Ahora bien, existen casos en que hay que tomar medidas para obtener resultados eficaces, y te voy a dar un ejemplo.

Un caso genuino de eficacia sin eficiencia

Quizás,me voy a meter en problemas con más de uno. Pero, ¡no seas susceptible! espera que termine de contarte.

Steve Jobs  no escatimaba en gastos ni tiempos cuando tenía entre sus manos un proyecto nuevo. Ya conoces lo criticado que fue en la compañía precisamente por su estilo de trabajo, y lo que le costó.

Yo pienso que Jobs tenía muy claro sus objetivos. El se obsesionaba con lograr un producto único, inmejorable por la competencia, funcional y estéticamente bello. Un producto para un target exclusivo.

Su razonamiento era que aquel que quisiera optar por un producto Apple, debía pagar lo que valía. No siempre funcionó su estrategia. En varios proyectos su compañía tuvo pérdidas.

Como te mencioné, este es un caso genuino. La puesta en marcha de estrategias arriesgadas que yo por mi parte no sería capaz de aplicar. Yo apuesto más a la combinación de la eficacia y eficiencia.

¿Existe la fórmula para lograr empresas eficaces y eficientes?

Yo creo que no existe una fórmula única. Creo que cada empresa tiene su dinámica y un líder inteligente debe ser capaz de encontrar la suya propia.

Sin embargo, te dejo algunos tips que pueden ser tu punto de partida:

  • Automatiza procesos que distraigan la labor creativa y productiva de tus empleados.
  • Agrupa tareas afines para que un trabajador pueda organizarse en torno a mismo objetivo. Lograrás empleados especializados y ahorrarás tiempo.
  • En cada tarea, selecciona a los empleados competentes, pero además que tengan compromiso e interés por lo que va a realizar, así lograrás que el empleados se mantenga motivados.
  • Capacita continuamente a tus empleados. Nosotros tenemos la Universidad Platzilla y al menos una vez al mes nos capacitan con herramientas que facilitan nuestro trabajo, pero lo que me ha parecido más interesante es que hemos tenido la fortuna de conocer los procesos de los compañeros de otras áreas y eso nos apropia más de la empresa, del producto y nos enfocamos mejor en lo que hacemos.  ¡Mira qué simpática es nuestra imagen!
Confusiones comunes en la eficacia y eficiencia empresarial

Confusiones comunes en la eficacia y eficiencia empresarial

  • Monitorea continuamente los resultados. Para esta labor funcionan excelentemente los sistemas de gestión integrados. <(otro enlace a nuestros productos)>
  • Compartir los aprendizajes.

Ya no te confundirás más con los términos eficacia y eficiencia en tu próximo speech. Pero lo que más me agrada es que después de leer este artículo seguro que comenzarás a generar los cambios que tu empresa requiere para la máxima productividad.

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