¿Cuando es necesario un Departamento de Recursos Humanos?

. Abr 22, 2016.

¿Cómo saber si tu empresa está lista para crear un Departamento de Recursos Humanos? ¿Qué es mejor, contratar servicios o hacerlo internamente? ¿tengo personal suficiente como para destinar un área específica dentro de mi empresa?

Estas son preguntas frecuentes cuando comienzas a emprender o cuando tu empresa ha madurado y el personal ha empezado a crecer. Veamos cuándo es necesario contratar servicios o crear un Departamento de Recursos Humanos y cuáles son sus funciones principales.

¿Qué hace un Departamento de Recursos Humanos?

Ya que queremos “meternos en honduras”, comencemos por lo más sencillo. El Departamento de Recursos Humanos se encarga de gestionar el talento humano de las empresas con los siguientes objetivos:

  1. Seleccionar estratégicamente a las personas que van a formar parte de la empresa.
  2. Formar permanentemente a los empleados.
  3. Garantizar los medios para el cumplimiento de las tareas cotidianas del personal del Departamento.

Talent Clue brinda 5 consejos para que tu Departamento de Recursos humanos sea más productivo:

¿Cuando es necesario un Departamento de Recursos Humanos?

¿Cuando es necesario un Departamento de Recursos Humanos?

Funciones principales del Departamento de Recursos Humanos

Para cumplir con los objetivos del Departamento de Recursos Humanos, te debes asegurar que se cumplan las siguientes funciones:

  1. Planificación del talento humano: se trata de analizar la razón de ser de la empresa para detectar las necesidades de talentos que hay que contratar e ir formando la plantilla. También la definición de los puestos, funciones y responsabilidades.
  2. Reclutamiento del talento: reclutamiento no es selección todavía. Es un paso previo. Se trata de los procedimientos que se deben realizar para atraer posibles candidatos acordes con los perfiles que requiere la empresa.
  3. Selección de personal: luego, llega el momento de seleccionar los talentos más acordes con las necesidades de la empresa. Este punto es estratégico y laborioso. Es un filtro por donde todos los candidatos deben pasar para que finalmente se elija el más competente
  4. Creación de planes de carrera del personal: cuando un candidato se ofrece para un puesto de trabajo, analiza si la empresa le ofrece posibilidades de crecer y desarrollarse profesionalmente. Si tu empresa cuenta con un plan de carrera, serás muy atractivo para ellos.
  5. Formación y capacitación del personal: así como cambia el entorno empresarial, evoluciona el mercado y se actualizan las tecnologías, así también tu personal debe adaptarse. La única forma posible es ocuparte de la formación y actualización permanente.
  6. Evaluación del desempeño: creación de sistemas o procedimientos para el seguimiento y control del personal. Horarios, cumplimiento de metas, eficacia y eficiencia, promociones, compromiso con la institución, entre otros.
  7. Garantía de un buen clima laboral: para medir la satisfacción del personal y además estar preparados para la mediación y eliminación de conflictos que se puedan generar.
  8. Administración del talento humano: labores cotidianas del Departamento de Recursos Humanos tales como, elaboración de contratos, nóminas, seguimiento de beneficios laborales, etc.
  9. Promoción de las relaciones y comunicación corporativa: garantía de una buena comunicación entre la empresa y los empleados.
  10. Establecimiento de remuneraciones: realizar la propuesta de remuneraciones según perfiles y responsabilidades, así como su actualización permanente.
  11. Seguimiento y análisis integral del talento humano: realizar los respectivos análisis, estatus y demás actividades que brinden el diagnóstico permanente del talento humano.

Como ves, son funciones estratégicas para la gestión del talento humano.

Te recomiendo este artículo escrito por mi compañero Charrier, que habla de los beneficios laborales para empleados.  Muy bueno y fácil de aplicar.

Disfruta esta parodia de Pictoline:

¿Cuando es necesario un Departamento de Recursos Humanos?

¿Cuando es necesario un Departamento de Recursos Humanos?

Tengo poco personal, ¿necesito el Departamento de Recursos Humanos?

Entiendo que cuando comienzas una empresa, no estás pensando en un gran equipo que realice todas estas actividades. Más bien, lo que se busca en estos casos, es resolver sobre la marcha, o quizás encargar a otro departamento que se considera en ese momento “más importante”.

Pero llega el momento en que vas creciendo y requieres apoyo, porque si no se puede convertir en una “medusa” inmanejable.

A lo que voy es que, en cualquier punto que te encuentres, bien sea el inicio o en el medio, es necesario contar con responsables del talento humano. Lo puedes hacer por la vía de la contratación o tercerización de servicios, o de una vez en la creación de un Departamento de Recursos humanos.

¿Cuándo es necesario contratar servicios de talento humano?

Considero que es importante la contratación de servicios cuando se inicia una empresa. Sobre todo porque es el paso previo a la creación de tu Departamento de Recursos Humanos.

Ellos se encargarán de realizar todo el trabajo laborioso de la organización. Lo alinearán con la filosofía de gestión y diseñarán junto con el Departamento de Administración todo lo relacionado con la estructura organizativa, manual de cargos, perfiles, etc.

Ahora, si no lo hiciste en su momento, no hay problema. La urgencia también es una buena razón para contratarlo. También es buena la intervención de un tercero cuando se requiere de objetividad para realizar ciertas tareas.

Tengo dos experiencias que compartir contigo.

La primera fue cuando tuve mi primer trabajo. Era una institución educativa que iba a dividirse en dos. Una quedaría para atender niveles básicos y medios de la educación y la otra en lo que respecta a lo universitario. Los altos ejecutivos decidieron que era necesaria la intervención de una empresa para determinar quiénes se quedaban en una y quiénes eran promovidos a la otra.

Fue un proceso un poco traumático, pero no por la empresa contratada, sino por las presiones propias del entorno y la “eterna juzgadera”.

¿Quieres jugar? Si te interesa saber qué pasó conmigo, dónde me ubicó la empresa, busca el resultado en la última línea del artículo.

La otra experiencia fue que me tocó participar en la creación de toda una institución. Un museo de historia, el más importante de mi país. Este caso fue diferente. Un grupo de profesionales dentro de la organización asumimos la creación de todos los Departamentos.

Fue difícil porque fuimos creando sobre la marcha (como generalmente pasa). Lo ideal es crear toda la estructura y luego operar. Pero casi nunca pasa así. Entonces, las labores diarias del trabajo entorpecían los avances de la creación. Lo logramos, pero en un tiempo más largo.

Mi opinión es, que para la creación del Departamento de Recursos Humanos, contrates una empresa especializada en el área.

¿Hasta cuándo puedo contratar servicios de talento humano?

Bien, si cuentas con un dinero disponible para contratar los servicios de manera continua, está bien, pero va a llegar un momento en que vas a tener que dispensar de ellos. Simplemente porque solo dentro de tu empresa es que se conocen las necesidades propias del personal.

También, porque generalmente las empresas de servicios manejan muchos clientes y tienen “una misma receta” para todos. No es que esté mal, pero tu empresa merece evolucionar por sí misma.

Una excelente clave que te voy a dar es que tengas a un responsable del área de recursos humanos que trabaje a la par con la empresa, de manera que la transición sea armoniosa.

¿Cuándo se recomienda la creación de un Departamento de Recursos Humanos?

Bueno, ya te lo he adelantado. Llega el momento en que el personal de tu empresa va creciendo y las actividades propias del área se van haciendo inmanejables no solo por las tareas administrativas sino porque la labor se complejiza a aspectos relacionados con la psicología y organización.

Entre las ventajas que tendrás después de crear tu Departamento de Recursos Humanos están:

  1. Evitar las tareas cruzadas. Pues tendrás funciones, perfiles y tareas por cada empleado.
  2. Contar con un presupuesto específico para el área.
  3. Tener planes de contingencia para la resolución de conflictos.
  4. Tener personal capacitado.
  5. Tener empleados más felices.
  6. Mejorar el rendimiento de la empresa.
  7. Fortalecer la imagen corporativa.
  8. Mayor compromiso del empleado con la empresa.

Quiero destacar en este momento el punto N° 5. Empleados felices. Prácticamente la responsabilidad de que los empleados de tu empresa estén más felices depende el 80% del Departamento de Recursos Humanos. Mira este video y convéncete por tí mismo:

 

Compara estas ventajas con las funciones del Departamento de Recursos Humanos descritas más arriba y me dirás si vale o no vale la pena.

Nuevas tecnologías…nuevos retos para el Departamento de Recursos Humanos

No podía dejar de contarte que la plantilla de nuestra empresa Platzilla es 100% remoto. Estamos repartidos en 7 ciudades del mundo y esto ha sido un reto para nuestros Líderes y también para nosotros.

Y es que gracias a las nuevas tecnologías esto es posible. En el año 2001 cuando me gradué en la Universidad, jamás me imaginé que hoy día trabajaría para una empresa fuera de mi país, desde mi propia casa.

La condición remota del equipo no nos ha impedido crecer como profesionales, competimos sanamente, mensualmente recibimos capacitaciones para mejorar nuestras prácticas diarias y todo esto gracias a herramientas como Trello, Skype, Realtime Board, y otras propias del Google Drive etc.

Lo que te quiero decir es que hasta equipos que manejes de manera virtual requieren de atención, seguimiento, promoción y mejoramiento. Y es por ello que un Departamento de Recursos Humanos debe estar casado con las nuevas tecnologías.

Aun considero que mi empresa es pequeña

Es normal, sigues considerando que tu empresa es pequeña y que es mucho alboroto crear un Departamento de Recursos Humanos. Yo te respondo que ¡asumas!

Si lo que tienes miedo es a la generación de actividades y al aumento de trabajo, entonces es porque no conoces las nuevas plataformas tecnológicas que apoyan procesos y procedimientos afines a esta área.

¿Cuando es necesario un Departamento de Recursos Humanos?

¿Cuando es necesario un Departamento de Recursos Humanos?

Por ejemplo, nuestro producto Platzilla RRHH-Fácil te permite:

  1. Acelerar el proceso de reclutamiento, programar y hacer seguimiento de manera automática, realizar pruebas psicométricas a los candidatos y organizar todos los contactos.
  2. Medir el desempeño en tres dimensiones: objetivos, competencias y reglas de conducta de manera fácil y rápida.
  3. Gestionar la asistencia y el cumplimiento de horarios.
  4. Crear cursos para la capacitación de tu talento humano en diferentes formatos. También puedes llevar el historial de formación de tu personal.
  5. Realizar acciones para la retribución y pago de nóminas.
  6. Realizar análisis a través de gráficos e informes periódicos.

Y todo ésto gestionado desde la nube, lo que permite que tu y tus colaboradores lleven el registro y consultas automatizadas.

Así que ya no tienes que temer al papeleo y al trabajo de carpintería. Platzilla te da la solución fácil, rápida, eficiente y eficaz.

Puedes comenzar probando 15 días gratis del CRM-Fácil y luego le integras la herramienta de Recursos  Humanos.

Lee estos artículos que están relacionados con el liderazgo empresarial:

Cómo logré gestionar mi tiempo eficientemente

7 Claves para tener una cultura organizacional innovadora

Confusiones comunes en la eficacia y eficiencia empresarial

Ideas para montar una consultora de recursos humanos

Ahora bien, los pasos para la creación de un Departamento de Recursos Humanos, los dejamos para otro artículo. ¿Te parece?

Ey! no te olvides de nuestro juego. Mi resultado fue que me promovieron a la institución de Educación Universitaria :)

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