Correo corporativo – Consejos

. Sep 23, 2014.

Conoce los beneficios del correo corporativo en una empresa pequeña y algunas buenas prácticas para aprovechar este recurso al máximo.

El correo electrónico es usado como una herramienta de comunicación muy eficaz y profesional, es barato, eficaz, directo y solo requiere una conexión a Internet (que generalmente tiene presente en una empresa).

Aunque no puedas sustituir las formas de comunicación cara a cara el correo corporativo puede servir como una comunicación efectiva para transmitir información básica entre los empleados, los proveedores y los clientes. Como por ejemplo:

Correo corporativo - Consejos

  • Comunicación básica dentro de la empresa

Una empresa puede comunicar información sobre futuras reuniones, eventos, recordatorios, precauciones, guías, cambios de algún tipo, directrices de uso, el menú y los precios de la cafetería, promociones, ofertas, etc.

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  • Como recurso de mercadeo y promoción

La mayoría de las empresas envían correos a sus clientes sobre un nuevo producto o servicio como parte de su promoción muy ligado al E-mailing.

Es necesario que indiques a tus clientes, proveedores o suscriptores si desean recibir información adicional de tu empresa. No quieres ser catalogado como una empresa que genera spam.

  • Comunicación con tus proveedores

Contactar a tus proveedores de servicio, de materia prima o de outsourcing a través del correo corporativo es vital para una empresa, además le da un toque más profesional.

Si aún no está convencido sobre los beneficios del correo corporativo pues aquí te dejamos algunas ventajas:

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Ventajas del correo corporativo en tu empresa

La disponibilidad

Muchísimas empresas ofrecen servicio de correo electrónico así que no hay excusa para  no tener uno. Además, cada día es más requerido el “email” como una vía de comunicación y confirmación de datos personales, etc.

Acelera la comunicación

Puedes comunicarte con tus clientes y proveedores que se encuentren a miles de kilómetros de distancias.

Si usas Gmail puedes saber cuándo alguien ha leído un correo usando esta aplicación. No queremos que seas un jefe invasivo pero si debes protegerte de cualquier excusa.

Envío de distintos formatos

La ventaja del correo corporativo sobre la comunicación telefónica es que se pueden enviar archivos adjuntos, audio, vídeo, imágenes, presentaciones, etc.

Es rentable

Aparte del costo de la conexión a Internet el correo electrónico es mayormente gratuito. Puedes enviar tantos mensajes y documentos adjuntos como lo desees.

¡Atención! Algunos servicios que ofrecen correo corporativo tienen un límite de capacidad y de almacenamiento. Debes asegurarte de la cantidad de almacenamiento, la duración de la cuenta gratuita y cuántos correos puedes enviar al día.

Si eres una empresa pequeña puedes usar Gmail como un correo corporativo de negocio. Para saber cómo haz clic aquí.

No todo es una maravilla con el correo electrónico. Aquí te dejamos algunos aspectos de riesgo que debes tener en cuenta.

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Desventajas del uso del correo corporativo

Es vulnerable a los hackers y a los errores de servidores

El almacenamiento virtual de tus correos corporativos corre riesgo de perderse en caso de que se dañe el disco duro o el servidor donde están almacenados. Para minimizar esto te recomendamos que hagas copias de respaldos necesarias.

Además, en el mundo digital los hackers trabajan sin cansancio para obtener información delicada a la que puedan sacar provecho. Muchos servicios son vulnerables a ser violados o simplemente el envío a un destinatario equivocado puede ser crítico para tu empresa.

Carece de emoción

Quienes participan en la interacción de un correo corporativo no pueden verse entre sí por lo que la comunicación se hace un poco más fría e impersonal. Generalmente, el lenguaje del correo corporativo es mucho más formal y muchas empresas usan plantillas de respuestas.

Aunque los riesgos son muy poco probables (para una empresa pequeña) es necesario que lo tengas en cuenta y tomes las decisiones correspondientes para protegerte de algún daño a futuro.

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Errores al usar el correo corporativo

  • No tener una política corporativa de uso: es necesario que los usuarios del correo corporativo sepan cómo se deben comunicar con otras empresas y con sus clientes.
  • Usar el correo como un chat: existen otros tipos de aplicaciones que permiten conversar como chat.
  • No tener un corrector ortográfico: como empresa es necesario que revises lo que escribes antes de enviarlo.
  • No hacer copias de seguridad: tanto como de los correos como de las listas de contactos.
  • Afiliar publicidad, suscripciones y redes sociales a tu correo corporativo.
  • Mezclar contactos personales con los de la empresa.
  • No controlar el spam.
  • Dejar el correo abierto.
  • Usar disclaimer: o un aviso legal por si el correo es recibido por un usuario al que no debe.

No se puede negar el hecho de que el correo electrónico juega un papel esencial en la comunicación empresarial, principalmente porque es uno de los canales más importantes para distintas empresas y conectar personas con respecto a una marca.

Recuerda usar cada vez más su correo electrónico desde tu ordenador de escritorio, portátil, tableta o teléfono inteligente y no imprimas la información si no es necesario.

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