Freelance, autónomo, independiente… ¿Sabes cómo hacer una factura?

. May 18, 2016.

¿Sabías que por cada trabajo que realicen freelances, autónomos o independientes están obligados a presentar una factura? Y además… ¿que las facturas no son todas iguales? y por último, ¿que deben seguir unas pautas legales? Entérate cómo hacer una factura… y más en este artículo.

¿Qué son las facturas?

Las facturas son documentos donde se reflejan todos los datos de una transacción comercial (NIF, importe, cantidad,concepto, impuesto, dirección y teléfono del emisor y del receptor). Son los comprobantes necesarios para que clientes y proveedores registren en su contabilidad los ingresos, los gastos o inversiones que se realizan en su actividad económica.

Como ves, es un documento que interesa tanto a los que compran como a los que venden. Y al mismo tiempo es un mecanismo de control de Hacienda, porque en su registro debe declararse impuestos.

¿Qué significa emitir una factura?

Significa que has vendido un producto o servicio y que dejas constancia de que ese cliente te debe dinero. Cuando te paga, cambias el estatus de la factura “por cobrar” a “pagado”.

En la siguiente imagen está Platzi (quien está representando a la Casita de Mía). Platzi acaba de entregar un pedido de Chocolates al encargado y tiene en sus manos la factura que deben pagarle por la entrega de la mercancía.

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¿Qué significa recibir una factura?

Significa que has comprado un producto o servicio y tienes que pagarlo.

Tipos de facturas

Antes de llegar al tema de cómo hacer una factura, es importante que sepas que existen diferentes tipos. Se clasifican según el contenido, el valor, requisitos y formato de transmisión.

Facturas según el contenido

Esta clasificación es la más común y pueden ser:

  • Ordinarias: son las que recogen toda la información necesaria para las operaciones comerciales.
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  • Rectificativas: son las enmiendas que se realizan cuando cometiste errores en facturas anteriores, bien sea por equivocaciones en montos o conceptos, por devoluciones, descuentos no registrados, o porque la factura original (ordinaria) no cumple con los requisitos de la ley. ¿Cómo hacer una factura rectificativa?, fácil, emites otra factura que sustituya la anterior. En ella debes aclarar que es una factura de enmienda o rectificación.
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  • Recapitulativas: son facturas que puedes agrupar si cumples con 2 condiciones: a) que sea del mismo cliente o destinatario, y b) que sea del mismo mes. Lo que importa en este caso es la anulación de las facturas anteriores. Igualmente te digo cómo hacer una factura recapitulativa: debes mostrar el valor total del mes y por cada concepto anexa una descripción, de manera que se comprenda que se trata de una agrupación de facturas.
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Facturas según el valor

Las facturas según su valor no tienen legitimidad por sí solas, sino que sirven de soporte o anticipo de las facturas originales. Por ejemplo: proforma, copia y duplicado.

  • Facturas proforma : con este tipo de facturas puedes presentar ofertas comerciales con un fecha de caducidad. En ella detallas las condiciones de la negociación. Cuando el cliente la aprueba, entonces procedes a hacer una factura ordinaria con la entrega de producto o prestación de servicio. Por supuesto, debe estar visible la característica de factura “proforma” para que no existan confusiones con otro tipo de documentos. Generalmente se utilizan para las transacciones internacionales y algunas instituciones u organismos también las exigen antes de hacer una contratación o una adquisición.
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  • Copia: es el documento que es una copia fiel de la factura original, quedará en propiedad del receptor. Puede ser de otro color y debe indicar la palabra COPIA para saber diferenciarla.
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  • Duplicado: es la factura que el emisor debe entregar en caso de pérdida de la factura original. Mantiene los mismos datos y se distingue por la palabra DUPLICADO.

 

Facturas según los requisitos

Son facturas que se emiten dependiendo los requisitos que ampara la ley vigente. Se trata de facturas: completas, simplificadas o documentos sustitutivos. Los tres tipos son válidos legalmente.

  • Completa: es una factura que cumple con todos los requisitos exigidos en la ley vigente, tales como: fecha, correlativo, información de la operación comercial + impuestos, datos de la persona o empresa que emite la factura y de quien recibe también. Nif, razón social, nombres y apellidos, etc.
  • Simplificada: esta factura no contiene la totalidad de los datos . Solo se permite en algunos casos. Si quieres saber cómo hacer una factura simplificada y en qué casos se permiten, consulta el siguiente enlace.
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  • Sustitutivos de facturas: pueden ser vales numerados, tiques de máquinas registradoras o talonarios.

Facturas según el formato de transmisión

Existen hasta ahora dos formatos de transmisión de las facturas: la tradicional y la electrónica.

  • Factura tradicional: es la que se presenta con soporte físico o en papel. Entregada personalmente o a través del correo.
  • Electrónica: es un formato relativamente nuevo que permite emitir a través de internet. Debe contener todos los datos y requisitos que se exigen en una factura en papel, pero lo que cambia es la transmisión. Para que sea válida debe llevar una firma electrónica. A partir del 15 de enero de 2015, en España es obligatorio facturar electrónicamente a la Administración Pública, entérate de más en este enlace. Disfruta de esta infografía realizada por Viafirma
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¿Cómo hacer una factura? ¿Qué debe contener?

Ya te he ido adelantando qué debe contener una factura, pero para explicarte mejor cómo hacer una factura, usaré esta infografía (una imagen vale más que mil palabras):

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Hazlo más fácil (especial para autónomos)

¿Sabes que si adquieres un software de gestión en facturación, todo será más fácil para tí? ¡Así es! Son herramientas en línea que solicitan que ingreses la información detallada están en la capacidad de generar facturas electrónicas en cualquiera de sus formatos y formas.
Aplicaciones tales como Billin, OneBizz, Facturación-Fácil o Mygestion son softwares en la Nube que permiten realizar las gestiones de facturación. De todas ellas, mi favorita es Facturación-Fácil de Platzilla, porque en la medida que crece tu empresa, puedes ir incorporando aplicaciones a tu medida todo integrado sin esfuerzos adicionales. ¿Cuáles son las otras aplicaciones de Platzilla?, contabilidad, CRM, calidad, recursos humanos, etc.

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¿Cómo puedo facturar como autónomo?

Lo primero que tienes que hacer es registrarte en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores. Si facturas y no has cumplido con este requisito, estás incurriendo en un delito. Cuando se emiten facturas recurrentes y con la misma cantidad de dinero, Hacienda asume que estás desarrollando una actividad comercial normal y te puede multar.
Explora en el siguiente artículo las formas que tienes para facturar sin ser autónomo. 

¿Cuánto es lo máximo que puedes facturar como autónomo?

Si lo que percibes por tu actividad comercial como freelancer no sobrepasa un año de salario mínimo interprofesional, no tendrás problemas.

Para el año 2016 el Ministerio de Empleo y Seguridad Social fijó el Salario Mínimo Interprofesional en los siguientes valores:
Salario Mínimo diario: 21,84€
Salario Mínimo mensual: 655,20€
Salario Mínimo anual: 9172,80€ (14 pagas)
Estos valores representan un incremento del 0,5% respecto al pasado año 2015.

Ahora bien, ya conoces lo mínimo indispensable de cómo hacer una factura. Ahora te toca ponerlo en práctica. Cualquier duda, déjala en los comentarios o si no:

Imagen de cabecera cortesía de anfix.tv

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