Buzón web: Mejora la relación con tus clientes

. Mar 26, 2015.

El buzón web es igual a la herramienta del buzón de sugerencias, la cual permite a los usuarios expresar sus comentarios, críticas y recomendaciones de forma impersonal a través de notas. De esta forma, las compañías pueden determinar el grado de satisfacción del cliente. Sin embargo, muchos sitios web siguen sin contar con una sección donde el usuario pueda comunicarse de forma privada con la empresa.

Aprende cómo crear un buzón web para tu página, mejorar la comunicación con tus clientes y asegúrate de brindar la mejor experiencia a tus visitantes.

¿Quieres ofrecer un mejor servicio? ¿Te gustaría realizar un estudio de mercado constante? Mejorar el trato a los clientes es un paso para conseguir fidelidad a tu marca.

Por medio de un buzón web de sugerencias, podrás gestionar las opiniones que tienen los usuarios sobre el servicio que ofreces. Además, puedes mantener un canal de comunicación abierto que te permite conocer aquellos puntos débiles de tu página web y las preferencias de tus clientes.

Buzón web: Mejora la relación con tus clientes

Buzón web: Mejora la relación con tus clientes

El buzón web es la herramienta ideal para las empresas dedicadas a ofrecer servicios, ya que ayuda a determinar los puntos claves del trabajo, generando una lluvia de ideas mucho más fructífera entre tus empleados. 

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¿Cómo crear un buzón web de sugerencias?

Primero que todo, debemos cuidarnos de no cometer el más común de los errores:

El buzón de sugerencias no es un adorno. Debes revisarlo periódicamente para atender las solicitudes. Toma nota de cada crítica y reflexiona sobre el problema para dar una pronta solución. Tanto los comentarios positivos como los negativos deben ser tomados en cuenta.

Es un error creer que no recibir ningún tipo de notificación en el buzón de sugerencias, se debe a que todo marcha de maravilla. La mayoría de las veces no existe “algo” que incite a la participación de los usuarios.

Contacta al cliente (en caso de haber pedido sus datos), coméntale que su sugerencia ha sido tomada en cuenta y agradece por su comentario. Las respuestas inmediatas luego de ser enviada una opinión a la empresa, demuestran el grado de interés que tiene la misma por sus clientes.

1) Crea tu buzón web

El buzón web funciona de igual forma que un buzón de sugerencias convencional. Solo debes estructurar una plantilla de registro para que los usuarios sepan qué tipo de información es necesaria para solventar su problema.

Toda plantilla de registro debe incluir:

Nombre.

Correo electrónico.

Asunto.

Texto.

En caso de existir términos y condiciones para el uso del buzón web, es necesario que especifiques las pautas antes de ser enviado el formato. Muchas páginas requieren de “aceptar” dichos términos para ser enviada la solicitud.

2) Promociona tu buzón web

Así como ofrecemos viñetas para simplificar la búsqueda de contenido e información en nuestra página, debemos mantener visible un botón de hipervínculo a nuestro buzón web. Además, luego de realizar cada venta facilita al usuario un correo electrónico o número telefónico, donde puede comunicarse en caso de problemas.

Cuando un usuario comenta alguna particularidad del servicio o producto que recibe, generalmente, solo busca mostrar su descontento. Sin embargo, cuando has atendido oportunamente su solicitud y le has ofrecido un descuento, un cupón o un obsequio por su participación, se consigue el engagement con el cliente.

Premiar al cliente por cada vez que comunique fallos y desperfectos de la empresa, los motiva a continuar exigiendo más del servicio y de esta forma, podemos optimizar nuestros procesos internos para brindar siempre la mejor atención.

Entre las empresas con mejor servicio de atención al cliente se cuenta:

facilisto está...Haz clic sobre ellas y conoce las herramientas que han utilizado para enganchar y fidelizar a sus clientes.

3) Hazles saber que sus sugerencias son tomadas en cuenta

Emite un correo agradeciendo la sugerencia o queja postulada en tu buzón web al momento de ser enviada la solicitud. No olvides notificarle en el momento que su problema será solucionado y preguntar semanas después qué tal le ha ido con las mejoras del servicio.

Sobre la base de los comentarios recibidos puedes estructurar una lista de preguntas o casos frecuentes para facilitar la solución de problemas.

 

Artículo de interés: Las 5 quejas más surrealistas que han llegado a un buzón

 

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No olvides a tus empleados

Puede que también tus empleados tengan mucho que decir, pero lamentablemente la mayoría se cohíbe de exponer sus opiniones para no ser objeto de reproches por parte de la directiva o de sus colegas.

Puedes crear una sección del buzón web exclusivamente para empleados, donde las quejas y reclamos sean realizados de forma anónima. Recuerda que la comunicación oportuna dentro de la empresa puede ayudarte a solucionar los problemas a tiempo, optimizar los procesos y atender detalles de estructura que amenacen con alterar el orden de la compañía.

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El servicio de atención al cliente es el encargado de dar una personalidad a nuestra empresa. Aprende cómo mejorar la experiencia de compra y fideliza a tus clientes:

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