Aplica la automatización de procesos en tu emprendimiento

. Nov 16, 2016.

Seguramente has escuchado sobre la automatización de procesos para alcanzar la productividad que deseas en tu emprendimiento, pero quizás te da miedo que sea solamente para grandes emprendimientos con presupuestos abultados, ¿cierto?

En primer lugar, es importante recalcar que todos los emprendedores buscan obtener los máximos resultados con el mínimo esfuerzo (también conocido como la norma 80/20), pero… lamentablemente no hay una fórmula única para lograrlo.

Cada emprendedor tiene que encontrar ese punto en el cual pueda implementar la automatización de procesos según el modelo de negocio.

Porque no es lo mismo automatizar procesos en una agencia de marketing que en una panadería o en una tienda de zapatos.

Aplica la automatización de procesos en tu emprendimiento

Aplica la automatización de procesos en tu emprendimiento

¿Todavía crees que la automatización de procesos no es para empresas pequeñas?

Mira lo que pasó con Amazon.

Imagina que en sus inicios, Amazon tuviera que buscar manualmente a las personas que han pagado, luego redactar un correo y enviar el producto.

O tendría que contratar a miles de empleados en todo el mundo o simplemente no hubiera podido ser tan grande como ahora.

En resumen, si no hubieran aplicado la automatización de procesos en Amazon se hiubieran vuelto locos, como lo explica Jeff Bezos en este vídeo:

Así que el punto clave aquí es conseguir esa “ayuda” (sobre todo de la tecnología) que pueda liberarte de tareas repetitivas que no influyan directamente en los beneficios de tu negocio.

¿Recuerdas las etapas de las empresas?

En caso de que no lo recuerdes, puedes ver la explicación de nuevo de David Polo.

Entre todas las etapas de las empresas, la travesía del desierto es una de las etapas más difíciles para un emprendedor.

Quizás, para algunos la travesía del desierto sea muy difícil y se extienda demasiado en el tiempo.

Tanto tiempo, que el emprendedor abandone sus sueños porque no ve la luz al final del túnel (seguramente te ha pasado por la mente).

Para hacer que esa travesía del desierto sea más amena, debes buscar todo el apoyo que necesites y ocuparte en actividades que en realidad te acerquen a tus objetivos.

Mira este pequeño ejemplo…

La automatización de procesos en Franelas JM:

Franelas JM es una empresa de franelas y de ropa deportiva que logró “sobrevivir” de la travesía del desierto vivos.  Ahora son capaces de vender a un número más grande de personas sin volverse locos.

-Aunque no fue tan sencillo al inicio-.

El equipo de Franelas JM tenía un proceso de ventas totalmente manual.

El encargado de las ventas, tenía que revisar en su banco cuando un cliente pagaba, después les escribían a los clientes un correo electrónico para notificar que habían recibido el pago y luego enviaban los productos.

Al principio, esta estrategia parecía muy personalizada y funcionaba con un puñado de clientes.

Pero cuando empezaron a invertir en publicidad y en marketing las ventas aumentaban considerablemente.

Por supuesto, con esa cantidad de clientes de todo el mundo, no todos hacían sus compras en horarios de oficina. Por lo que el equipo tardaba en responder varias horas o días.

El estrés y las quejas de sus clientes eran muy comunes, así que Franelas JM tuvo que buscar la forma de implementar la automatización de procesos acorde a su tamaño y presupuesto.

¿Cómo lo solucionaron?

Invirtieron en una tienda en línea que automatizaba los pagos (con PayPal) y la “pasarela de entrega”.

Cuando un cliente paga desde cualquier parte del mundo, la pasarela de entrega se encarga de enviar automáticamente el producto. Así lograron seguir vendiendo sin estar revisando el correo todo el día.

También automatizaron el envío de correos electrónicos para que los compradores supieran que su dinero estaba seguro y que el producto iba en camino (spoiler: en el mismo proceso registraron el correo para enviar futuras promociones por esta vía).

La automatización de procesos en estas pequeñas tareas le ahorraron al equipo de trabajo un tiempo valioso para poder ocuparse más detenidamente en atender otras tareas como despachar a sus clientes, a diseñar nuevas campañas de marketing e incluso en nuevos diseños para sus franelas.

Todo pinta muy bonito, pero… ¿cómo hace tu empresa para automatizar procesos sin gastar tanto dinero?

Fácil.

En el artículo de hoy, te voy a dar consejos en 3 áreas en las que puedes implementar la automatización de procesos sin halarte de los cabellos….

3 áreas en las que puedes implementar la automatización de procesos en tu emprendimiento:

Puedes automatizar muchísimos procesos, pero hoy te hablaré de 3 áreas claves: tus redes sociales, la gestión de ventas y las tareas administrativas.

Aplica la automatización de procesos en tu emprendimiento

Aplica la automatización de procesos en tu emprendimiento

Primero: Automatiza tus redes sociales

La red social con la que puedes empezar es Facebook. Esta permite programar contenidos desde su propia página (móvil, etc.).

Y totalmente gratuito.

Aplica la automatización de procesos en tu emprendimiento

Aplica la automatización de procesos en tu emprendimiento

Para las redes como Twitter, Google+ o LinkedIn puedes usar herramientas como: Buffer o Hootsuite.

Prueba programando 10 publicaciones al día de forma gratuita y si te sirve, puedes probar con planes mensuales con precios accesibles para ti.

IMPORTANTE: En Instagram NO se pueden programar contenidos automáticamente (hasta ahora).

Automatiza más redes sociales con IFTTT

Hay más formas de aplicar la automatización de procesos en tus redes sociales, por ejemplo, con IFTTT.

Esta es una herramienta gratuita que permite automatizar acciones en una página web, aplicación, teléfonos inteligentes, gadgets y dispositivos conectados al Internet de las cosas.

¿Cómo Eco Pro automatizó sus redes sociales con IFTTT?:

Eco Pro es una agencia de publicidad que vio el potencial de IFTTT para agilizar más su propio negocio y el de sus clientes.

Se tomaron su tiempo para ver qué podían automatizar en IFTTT y poco a poco iban conectando sus redes sociales y aplicaciones en tareas bastante sencillas, pero que tomaban tiempo hacerlas manualmente.

¿Qué automatizaron?

  • Automatizaron la sincronización de las imágenes de perfil en Facebook y Twitter (es decir que solo tenían que cambiar la imagen en alguna de las 2 redes sociales y la otra se actualizaría automáticamente).
  • Publican sus fotos de Instagram o Twitter automáticamente en su página de Facebook (o Tumblr).
  • Automatizaron procesos en su WordPress (del blog), como la publicación automática de nuevos artículos en todas sus redes sociales.

Una de las tareas automatizadas que les ahorró el seguimiento en redes sociales fue archivar en Dropbox cada vez que alguien les comentaba en Twitter o marcaba como Me gusta.

Este tipo de tareas automatizadas evitaba que pasaran el día mirando las redes sociales y ya tenían los nombres de los usuarios para poder enviarles promociones más tarde.

Además, cuando no encontraban “recetas” para automatizar lo que querían, las crearon ¡y listo!

De hecho, aplicar una receta de estas no se tarda más de 3 minutos (que después puedes invertirlos en cosas más productivas).

Si te interesa empezar a automatizar procesos en tu empresa, te recomiendo probar con estas 22 recetas de IFTTT que te ayudarán a automatizar tus redes sociales.

¡CUIDADO! Cuando pruebas la automatización de procesos te dan ganas de automatizar absolutamente todo. Y en las redes sociales esto podría ser contraproducente.

Si quieres darle la bienvenida a un seguidor o responder comentarios, es mejor que lo hagas manualmente. Y por favor, no agregues personas a listas automáticas en Twitter, tus usuarios pensarán que eres un robot que hace spam.

Aplica la automatización de procesos en tu emprendimiento

Aplica la automatización de procesos en tu emprendimiento

Segundo: Automatiza procesos de gestión de venta y marketing

El dato interesante: las ventas suelen obtenerse entre el quinto y décimo contacto de seguimiento a tus potenciales clientes.

El dato atemorizante: muchas empresas pequeñas no hacen seguimiento a sus clientes potenciales porque encuentran la tarea muy aburrida o intimidante.

Para aliviar la carga con un proceso automatizado que envíe respuestas automáticas en el momento preciso es necesario que uses un CRM.

Como lo explica la siguiente imagen:

Aplica la automatización de procesos en tu emprendimiento

Aplica la automatización de procesos en tu emprendimiento

Las tareas que puedes automatizar con un CRM:

  • Programa tareas de seguimiento a tus prospectos. Generalmente está conectado a tu página web, a tu formulario de email marketing y a tus redes sociales.
  • Establece recordatorios para mantener el contacto con los clientes potenciales. Para que a nadie se le olvide enviar información, hacer una llamada o enviar presupuestos.
  • Enviar información pertinente según lo que busque el cliente. Si el cliente revisa la sección de servicios, puede registrar esa información y avisarle al equipo de ventas.
  • Clasificación automática de los clientes actuales y futuros.  Para que tú te encargues de escoger qué tipo de contenido debes proporcionarle.
  • Envío de correos electrónicos automáticos (cuando se suscriban, cuando hagan una descarga o cuando participen en una promoción, por ejemplo).
  • Conecta tu página web con tu marca.
  • Llevar el control de tus campañas de marketing.
  • Contiene plantillas de todo tipo para que no pierdas tiempo haciéndolas desde cero.

Como puedes ver en la imagen, la filosofía de un CRM es liberarte de carga de trabajo con programas sencillos de usar, como puedes ver en las imágenes:

Además de las tareas de venta y marketing, también puedes automatizar tareas como:

  • El método de cobro: como PayPal u otras soluciones que estén disponibles en tu país.
  • Envío de información a tus proveedores, aliados, integrantes de tu emprendimiento, etc.
Aplica la automatización de procesos en tu emprendimiento

Aplica la automatización de procesos en tu emprendimiento

Tercero: Automatiza los procesos administrativos

Las tareas administrativas pueden ser las más tediosas, aburridas y frustrantes cuando llevas tu propio negocio.

Aunque sean tareas necesarias, no te acercan a tu objetivo principal.

Para que descubras cuáles son las tareas que debes automatizar, te recomiendo probar con la matriz de Eisenhower:

Aplica la automatización de procesos en tu emprendimiento

Aplica la automatización de procesos en tu emprendimiento

Por supuesto, las tareas administrativas que se automaticen dependen de cada empresa y modelo de trabajo.

Las tareas administrativas en una pequeña empresa pueden ser:

  • Gestión de tu agenda.
  • Elaboración y envío de presupuestos, pedidos, etc.
  • Creación y envío de facturas.
  • Redacción y revisión de documentos.
  • Llevar las tareas de contabilidad (dinero que entra y que sale).
  • Gestión de eventos y reuniones.
  • Búsqueda de información.

Otra forma de descubrir qué tareas puedes automatizar teniendo claro cuáles tareas forman parte de la filosofía de trabajo.

Por ejemplo:

Si tienes un pequeño restaurante que se dirige a su público joven por medio de las redes sociales y que se caracteriza por atender de forma personalizada a cada usuario, no es recomendable que automatices las respuestas automáticas.

Precisamente porque uno de los puntos fuertes de tu empresa sería atender a cada uno de ellos por separado.

Una vez que hayas descubierto en qué puedes aplicar la automatización de procesos, tienes vía libre para adoptar cualquier solución tecnológica que te sea conveniente.

En este caso puedes usar aplicaciones gratuitas como: Trello, G Suite (antiguo Google Apps) o incluso Google Drive para gestionar agendas, formularios, correo electrónico, etc.

Muy bien, ¡felicidades! :)

Ya tienes 3 áreas en las que puedes liberarte de carga laboral en tu pequeño negocio.

Pero ahora surge otra pregunta importante…

¿Qué puedes hacer con el tiempo que recuperaste automatizando?

Aplica la automatización de procesos en tu emprendimiento

Aplica la automatización de procesos en tu emprendimiento

Puedes usarlo para ocuparte de ti. Un emprendedor motivado es mucho más productivo. Pero como sabemos que trabajas muy duro para que tu negocio crezca y salir de la “travesía del desierto”.

La premisa clave después de haber implementado la automatización de procesos es que ocupes tu tiempo “de sobra” en actividades que te acerquen más a tus objetivos, como por ejemplo:

Algunas tareas en las que puedes invertir tu tiempo “ahorrado”:

  • Puedes enfocarte en diseñar campañas de marketing o de publicidad.
  • Enfócate en mejorar la productividad de tus empleados.
  • Busca nuevas ideas para desarrollar productos y servicios.
  • Dedícale más tiempo a atender a tus clientes.
  • Crea estrategias para trabajar con otros emprendedores o influencers.
  • Puedes crear descargas, folletos, infografías o ebooks que sirvan para “convencer” a tus clientes.
  • Ocúpate de tareas que tenías olvidadas (como mejorar el SEO de tu página web, mejorar la información de tus redes sociales, etc.).
  • Invierte más tiempo en cerrar ventas o explicar dudas a posibles compradores.
  • O haz cualquier actividad en la que seas muy bueno(a) y que te guste hacerla.

Quizás esta tabla te ayude a entender mejor cómo puedes usar tu tiempo ahorrado después de automatizar procesos:

Aplica la automatización de procesos en tu emprendimiento

Aplica la automatización de procesos en tu emprendimiento

 

Recuerda que implementar la automatización de procesos no quiere decir que vas a poner tu negocio en piloto automático, sentarte y disfrutar de una piña colada mientras ganas dinero.

Debes estar atento y revisar si los procesos se cumplen adecuadamente.

Y como cada vez salen nuevas tácticas y nuevas tecnologías, debes estar atento para ver cuál de ellas puede ayudarte a facilitarte tu vida y tu trabajo.

 

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