40 Buenos hábitos para ser más eficiente como emprendedor (I)

. Jul 16, 2016.

El tiempo y el exceso de tareas y compromisos, es el pan de cada día de un emprendedor. Conoce los buenos hábitos que puedes incorporar para ser más eficiente en tu negocio y tener mayor paz en tu vida.

No te quito más tiempo, empecemos:

40 Buenos hábitos para ser más eficiente como emprendedor (I)

Los primeros 20 buenos hábitos para ser más eficiente como emprendedor

3, 2, 1… ¡Vamos!

1. Planifica mentalmente lo que harás

Me he dado cuenta que uno de los buenos hábitos para empezar cualquier actividad como emprendedor es alinear tus planes con lo que realmente quieres hacer en tu vida y en tu negocio.

Una buena idea es hacer un mapa mental de lo que quieres.

Para ayudarte a hacerlo puedes visualizarte cómo quieres estar, suponiendo que hayas cumplido todas tus metas como por arte de magia.

Esto no es ser soñador, sino que en realidad te permite tener tu “objetivo final” bien claro.

2. Anota todas las ideas que se te surjan en la cabeza para llegar a esos objetivos

La idea es que anotes las tareas claves que CREES que te ayudarán a conseguir los objetivos.

Y escribo “crees” en mayúsculas porque se trata de una hipótesis que tienes que comprobar.

En este mundo del emprendimiento todo se basa en proponer hipótesis y comprobarlas (ensayo, error y aprendizaje).

Para más ayuda, puedes leer:

Una vez que tengas todas las listas de las tareas que tengas debes…

3. Clasifica cuáles son las tareas repetitivas

Una de las claves para ser más eficiente que comparten los  emprendedores más exitosos es ocupar su tiempo en lo que genere realmente valor para su idea.

Por ejemplo: cuando empecé a trabajar en el mundo de los medios digitales era de los que quería hacer todo bien sin importar el tiempo. A veces me tocaba publicar un mismo contenido en varias redes sociales (sabiendo que el tamaño de las imágenes en Facebook es distinto al de Twitter o al de Instagram).

Lo que hacía era diseñar una imagen para cada red social e irme a cada plataforma nativa para publicar el contenido.

No te puedo negar se veía todo muy bonito y trabajado pero me tomaba muchísimo tiempo y me di cuenta que la competencia lo hacía de una forma más eficiente, rápida e igual de buena.

Me dediqué a buscar formas de agilizar mi trabajo (lo que te recomiendo que hagas según sea tu idea de emprendimiento).

Te recomiendo leer el artículo del jefe: ¿Cómo logré una gestión de tiempo eficiente?

4. Agrupa las tareas para dedicarte 100 % a ellas

Verás, no es lo mismo empezar a escribir un artículo en un blog y de repente abrir Twitter para publicar una idea y después llamar a un cliente que está conectado para regresar de nuevo a  tu artículo de blog.

Uno de los buenos hábitos que he tenido que aprender es a agrupar las tareas similares para poder concentrarme en ellas.

Esto no se logra de la noche a la mañana, pero si pasas suficiente tiempo puliendo este hábito te aseguro que tu mente se acostumbrará a enfocarse cuando lo necesites.

5. Haz algo que te haga sentir bien a primera hora

Realmente este consejo depende del área de trabajo en la que estés emprendiendo, pero lo que se esconde detrás de este hábito es crear una sensación de que has conseguido algo y que te inspire a seguir el día.

Por ejemplo, si empiezas haciendo lo que más odias es muy probable que te frustres, te pongas de mal humor y tu cabeza estará pensando en cómo puedes mejorar el día. Por lo general, las tareas que menos nos gustan nos llevan más trabajo y cuando es tiempo de pasar a lo que nos gusta resulta que no tenemos ánimo ni energía para hacerlo bien.

El resultado: terminamos haciendo lo que nos gusta a las carreras.

Un buen ejemplo de este hábito es llamar a los posibles clientes para cerrar un trato al inicio. Tendrás una sensación de que conseguiste un nuevo cliente y eso te dará ánimo para afrontar mejor el día.

Aquí te dejo la historia de un extraordinario emprendedor, que trabaja esa idea: David Heinemeier Hansson: el modelo REALISTA a seguir

También te invito a leer:

6. Esfuérzate por empezar el día antes que los demás

Uno de los buenos hábitos que he adquirido es poder levantarme mucho más temprano de lo que acostumbré toda mi vida. Al principio me costaba muchísimo y pensaba que estaba sufriendo por masoquista.

Luego, después de varias semanas haciéndolo,  me daba cuenta que me levantaba sin esfuerzo y que podía hacer muchas más cosas que antes. Incluso, llegué por un tiempo a terminar todo el trabajo antes de que llegara la noche y a veces no sabía qué hacer con tanto tiempo libre.

Mira esta infografía en inglés:

40 Buenos hábitos para ser más eficiente como emprendedor (I)

7. Busca una manera de empezar el día con ánimo

Por lo general un emprendedor tiene buenos hábitos de trabajo, pero los más eficientes saben que al menos 30 minutos diarios para ellos mismos es necesario para conseguir energía, concentración y evitar futuros problemas de salud a largo plazo.

He tenido compañeros de trabajo que se levantan temprano para hacer ejercicios, ir a trotar, otros hacen yoga o meditar.

El hecho es que debes encontrar esa actividad mañanera que te ayude a conseguir todo el ánimo que necesites. Lo que te recomiendo para ser más eficiente es que pruebes varias actividades y, después de un tiempo,  escoge la que mejor te haga sentir.

¡A veces te puedes sorprender qué es lo que te da más ánimo por las mañanas!

8. Aprovecha el tiempo muerto

Yo no soy de los que puede hacer multitasking, pero uno de mis buenos hábitos es aprovechar cualquier franja de tiempo que algunos consideran “tiempo muerto” para hacer mini tareas y salir de eso de una vez.

Uno de los mejores ejemplos que te puedo dar es el trabajar mientras usas el transporte público. Me di cuenta que esa es una de las mejores formas para “jugar”, practicar un idioma, leer noticias, leer blogs de mi área o hablar con amigos (o clientes) mientras me muevo de un lugar a otro.

A veces, el trabajo es muy ajetreado y si es tu caso pues también puedes intentar relajarte o despejar la mente. Todo sirve :)

9. No sufras tanto para ser eficiente

Uno de los buenos hábitos que tengo a la hora de trabajar me lo dio mi padre desde pequeño. En lugar de ser el estudiante que estudiaba con la hoja hasta 30 segundos antes de empezar el examen, era de los que iba despreocupado.

A veces tener una mente en calma y despejada es mucho más eficiente.

Mi padre siempre me recomendó centrar toda mi energía en la preparación de lo que tenía que hacer para no repetir el trabajo o las lecciones. Al final del día me decía: “toma un baño, descansa, lee un libro, juega con los perros o mira una película y por supuesto, acuéstate temprano”.

Al principio creía que era una tarea suicida pero al final terminó siendo el mejor hábito para prepararme sin tanto estrés.

Por supuesto, tú puedes intentar seguir este consejo o encontrar el que mejor se adapte a tu estilo de vida.

10. No lo planifiques tanto y hazlo

Yo era una de esas personas que anotaba todo lo que tenía que hacer. Desde cepillarme, leer una noticia, visitar un blog y hasta ir a visitar a un amigo.

Con el tiempo me di cuenta que tardaba más anotando y planificando lo que debía hacer que lo que tardaba haciéndolo en realidad.

Algunos le llaman la “regla de los 2 minutos”, pero yo solo le llamo “hacerlo de una vez por todas”.

Y creo que lo que sucede es que uno aprovecha el contexto y la inspiración para hacer algo sin ponerse tantas excusas o sin sopesar tanto si lo debes hacer en ese momento o más tarde.

Me di cuenta de que eso me funcionaba cuando revisaba mi famosa lista y me daba cuenta que hacía las cosas desordenadas y a veces hacía cosas que no tenía anotadas. Terminé por dejar la lista para las tareas que sabía que podía olvidar, lo que sé que no voy a olvidar no lo anoto para no perder tanto tiempo.

11. Delega tareas

Este es uno de los buenos hábitos más difícil de adquirir (al menos para mí). Siempre pensé que si quieres que algo salga bien tienes que hacerlo por ti mismo. Al pasar el tiempo me di cuenta que era una pérdida de tiempo y una repetición de tareas que solo traía conflictos y cuellos de botella.

El secreto de un trabajo productivo es confiar en las personas que tienes alrededor (y así ellos confiaran en ti). Por supuesto, otro pequeño detalle a tener en cuenta es saber escoger muy bien a qué personas delegar las tareas.

12. No supongas que los demás “deben saberlo”

Por suerte, pude trabajar como profesor de idiomas y en ese campo me di cuenta que no puedes suponer que la otra persona sabe de lo que hablas.

A veces las ganas de ir más rápido nos hacen creer que la otra persona tiene que buscar todos los medios para entender de lo que estoy hablando. Por mi parte, yo prefiero dejar todo claro y tratar de cubrir todos los aspectos para que todos estemos en la misma página.

Muchos dicen que el éxito de la productividad laboral se esconde en los detalles y yo creo que es muy cierto.

Recuerda que los demás no están en tu cabeza y que han llevado vidas distintas.

A lo mejor lo que para ti parece obvio para el otro no lo es y viceversa.

13. Confirma y pregunta todo lo que puedas

Uno de los buenos hábitos que he aprendido trabajando con grupos de personas es preguntar cada detalle de una forma cordial (sin caer en el típico preguntón que lo hace solo por agotar la paciencia).

Uno de mis profesores en la universidad me recomendó que cuando te den una información clave lo que debes hacer es repetirla a la persona para validar que lo que interpretaste es correcto.

Me he dado cuenta que este sencillo hábito tiene muchas ventajas:

  • Repetir lo que el otro dice me hace recordarlo mejor, o por lo menos con más frecuencia que cuando respondo “entendido”.
  • También, como profesor me di cuenta que cuando tu interlocutor te repite lo que acabas de pedir, te das cuenta si lo dijiste bien o si hubo una confusión en el día, en la hora o en el nombre. Esto suele pasar cuando estamos dando pautas pero tenemos la mente en lo próximo que vamos a decir.
  • Además, en el trabajo me ha evitado los típicos malos entendidos tipo: “creí que era otra cosa”, “no me acuerdo que me hayas dicho eso”, “yo no dije eso”, etc.

14. Aprende a anticiparte a los inconvenientes

Yo soy de los que piensa que hay que prepararse para lo peor y buscar lo mejor. Por suerte, es uno de los buenos hábitos que me ha ayudado a ser más eficiente en cualquier aspecto de mi vida.

Es bueno tener un plan B, un plan C y hasta un plan Z si es necesario. El mejor ejemplo que te puedo dar es cuando somos chicos y nos mandan a una tienda a comprar algo. En lugar de ir, saber que no hay, regresar a casa para decir que no hay y que me enviarán a otro lugar prefería preguntar todo antes de salir.

  • ¿Qué pasa si no hay?
  • ¿Hay alguna otra opción?
  • ¿Hay algo más que haya que hacer cerca de ese lugar?
  • ¿Seguro que me alcanza el dinero?
  • ¿Qué puedo decir si me dicen que no?

15. Responde a tu ritmo

Antes, tenía el mal hábito de responderle a todo el mundo apenas me lo pedían. Sentía la necesidad de hacerlo para que los demás hicieran lo mismo conmigo. Sin embargo, en este mundo del trabajo me di cuenta que todo el mundo tiene su propio espacio y su propio ritmo que debe ser respetado.

En ese momento me pregunté: ¿por qué el tiempo de ellos vale tanto y el mío no? Fue así que poco a poco me dediqué a encontrar un momento para responder todos los mensajes, correos, whatsapps, etc.

Al principio las personas más negativas te dirán que eres un desconsiderado(a) y quién sabe qué más, pero con el tiempo verás que respetarán tu tiempo y que cuando respondes lo haces con propiedad o por lo menos que no lo haces como piloto automático.

16. No seas esclavo del email

A medidas que vayas avanzando en tu idea emprendedora te darás cuenta que no puedes hacer un trabajo productivo si siempre estás respondiendo correos, revisando el spam o clasificando correos apenas te suena una notificación.

Por mi parte lo que he hecho es silenciar las notificaciones y encontrar un momento para hacerlo una sola vez. A mí lo que mejor me resulta es hacerlo a primera hora para saber si hay una información vital que deba conocer antes de empezar mi jornada de trabajo.

Algunos también aconsejan hacerlo 2 veces al día, por la mañana y por la noche. Lo cierto es que tú puedes hacerlo mientras vas en el metro, mientras estás en el baño o mientras esperas que esté listo el arroz. Tú decides 😉

Mira esta infografía de los 10 ladrones digitales del tiempo:

40 Buenos hábitos para ser más eficiente como emprendedor (I)

“La disciplina para lanzarte únicamente a tu primera prioridad hasta terminar, es lo que te hará más productivo que nadie”,  David Valois

17. Aléjate de los grupos de Whatsapp, correos y chats masivos

Es muy difícil encontrar a alguien amante de la tecnología que no esté incluido en 40 grupos de Whatsapp, en 4 chats de redes sociales y que no converse por alguna otra aplicación de mensajería.

Por mi parte, prefiero las conversaciones concisas y que aporten algo de valor. Uno de los ejemplos, son los correos en copia que envían a todos los integrantes de la empresa y que al final del día me llenan la bandeja de entrada con 250 nuevos “correos”.

Otro de los hábitos del emprendedor para ser más eficiente es alejarse de esos grupos de mensajería en los que alguien dice “buenos días” y los otros 248 integrantes responden “buenos días” también (y solo al empezar el día ya tienes batería baja en tu móvil).

18. Escribe tus ideas

Una vez participé en un taller sobre el humor, no con intención de convertirme en comediante, sino de saber cómo podía usar el humor para enseñar. Lo que me sorprendió fue que los comediantes comprar cualidades del emprendedor: llevan siempre consigo una libreta y un boli donde anotan todas las ideas que le surgen en cualquier momento.

Allí aprendí que aunque tengas la mejor memoria del mundo necesitas tener algo en lo que puedas anotar así sea la idea más mínima. Ya después podrás revisarlas con calma y descartar las que creas convenientes.

Por suerte, en esta época de tecnología puedes usar tu móvil o Tablet para grabar tus ideas en voz (aunque sigo pensando que escribirlas a mano funciona mejor porque obligas a estructurar mejor la idea).

19. Depura tus ideas

Las personas emprendedoras tienen la necesidad de probar todas las ideas que tienen, pero para hacerlas hay que enfocarse en una sola a la vez.

De nada te sirve tener todas tus ideas anotadas si no las llevas a cabo y una buena forma de hacerlo es descartar las ideas que no te sirvan. Así que tómate un tiempo a la semana para redescubrir tus ideas y comentarlas con tu equipo de trabajo para ver quién ha hecho algo parecido.

Esto te ayudará a encontrar más inspiración y más estrategias para llevarlas a cabo.

20. Clasifica la urgencia a tus obligaciones

Hay tantas formas de organizar tus ideas como personas que estén leyendo este artículo, sin embargo, para lograr un trabajo productivo te puedo recomendar la que yo uso:

  • Tareas vitales: son las tareas a las que nadie puede encontrarle excusa para no hacerlas. Por lo general, tu negocio depende en gran medida de ellas. Por ejemplo: pago a proveedores, comprar materia prima, pagar servicios, pago a los empleados o conseguir financiamiento.
  • Tareas cortas: Tú eliges la cantidad de tiempo que necesites para llamarla “corta”. Algunos colegas me han recomendado que sean entre 5 y 10 minutos, pero si eres un diseñador industrial en el que el trabajo te toma semanas, una tarea de un día o dos podría ser considerada una tarea corta. Lo esencial aquí es que sea una tarea complementaria y más rápida que las demás.
  • Tareas para despejar la mente: son las tareas que disfrutas hacer independientemente del grado de complejidad o del tiempo que necesiten. Puede ser un diseño de un flyer, de una plantilla para enviar un correo o de programar tareas en las redes sociales (por ejemplo).

Ahora, asigna un día, hora y alguien de apoyo para llevarlas a cabo aplicando todo los consejos que viste en este artículo.

Ahora un pequeño regalito por haber llegado hasta aquí 😉

Las 3 erres que te ayudarán a desarrollar un buen hábito (paciencia, mucha paciencia y mucha práctica):

40 Buenos hábitos para ser más eficiente como emprendedor (I)

Si quieres leer los otros 20 consejos restantes lo puedes hacer aquí: Sé un emprendedor más eficiente con estos 40 buenos hábitos (II)

 

 

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