Estás emprendiendo y ¿no sabes cómo administrar un negocio pequeño?
Pues, no te preocupes.
Aquí, encontrarás información detallada para que compruebes que se trata de una actividad fácil y segura.
Fíjate, que muchos negocios al iniciar sus actividades, se concentran solo en el volumen de las ventas y descuidan otros aspectos relevantes, como el tema administrativo empezando por ejemplo con la facturación. Si, si, a pesar que se concentran en ventas, no se concentran en cobros al no usar un programa de facturación sencillo que le facilite la tarea.
Entonces, se les dificulta saber realmente cuánto han gastado, cuánto deben, qué tanto han ganado, cuál es el nivel de inventario, cómo determinar los costes, entre otros.
Y allí, es cuando inicia el caos.
Pero, espera…
PARA EVITAR QUE TE SUCEDA A TI, dedica unos minutos a la lectura del siguiente material:
- Te explicaré uno a uno los pasos para administrar un negocio pequeño
- Seleccionar una herramienta que facilite la administración.
- Las claves para el control de inventarios.
- Identificar los costes.
- Llevar un registro DIARIO de gastos y ventas.
- Realizar una base de datos de clientes.
- Hacer seguimiento de los colaboradores o trabajadores del negocio.
- Comparar los resultados.
- Los bienes y obligaciones del negocio son del negocio.
- Un resumen…
Sí, hoy vengo CON TODO.
Y de allí mis ganas de arrancar, así que… Presta atención!
En la siguiente infografía vas a conocer algunas cosas básicas, pero muy importantes que debes saber:
El problema que tenemos al iniciar un nuevo negocio es que nos informamos muy bien sobre “la idea”.
Pero… muchas veces no nos preocupamos por aprender cómo llevar la administración correctamente.
Por eso, vayamos “al grano”.
Pasos para administrar un negocio pequeño
Para administrar un negocio pequeño de manera eficaz, necesitarás sentar las bases para que cada actividad se ejecute de manera organizada.
Por lo que te recomiendo seguir los pasos a continuación:
Cómo administrar un negocio pequeño. Paso 1: Seleccionar una herramienta que facilite la administración
Existen muchos cálculos que debes hacer y nada mejor que te apoyes con una herramienta tecnológica.
Hay algunas tan sencillas y efectivas como Excel.
Existen otras en línea, como por ejemplo, las hojas de cálculo de Google.
Sea cual sea la opción que selecciones es importante que tengas un software que te apoye y que te sea fácil de manejar.
Y este es el primer paso, ya que, si diseñas un buen sistema de registros te será mucho más fácil llevar el control de la administración de tu negocio.
Paso 2: Las claves para el control de inventarios
Un error de muchos emprendedores, es creer que por tratarse de un negocio pequeño, se puede tener controlado -a simple vista- el stock de materiales o de productos para la venta. ¡Ojo! en el caso de venta de productos. Si hablamos de servicios, un coste oculto es el coste de oportunidad.
Por ejemplo:
Supongamos que vendes helados, tal vez tengas la impresión de que con solo mirar el refrigerador (congelador o heladera), sabrás cuanta disponibilidad tienes.
Pero, si por el contrario, llevas un registro correcto, conocerás con precisión cuántos helados tienes según cada sabor, tamaño, fecha de elaboración, etc.
Esto te permitirá, primero, saber cuál producto tiene más salida; segundo, tomar previsiones para satisfacer la demanda, especialmente, los días con mayores ventas.
Además, con los registros de inventarios podrás también calcular costes, márgenes de ganancias, retorno de la inversión, entradas y salidas de dinero, y mucho más.
Entonces, fíjate en la importancia que representa este paso.
Es mejor trabajar con números, como te dije en la infografía…
Ahora bien, algunas recomendaciones para llevar un buen inventario son:
- Primero, crear un archivo físico o digital.
- Después, adicionar tantas columnas como requieras, según la naturaleza de tu pequeño negocio. Lo fundamental es expresar: fecha, cantidades entrantes, productos vendidos, precios y otros detalles que consideres importantes.
- Por último, puedes destinar la última columna para totalizar. Así, podrás visualizar rápidamente las cantidades disponibles en tiempo real.
En verdad este tema va más allá, pero para comenzar puedes poner en práctica estos consejos.
Cómo administrar un negocio pequeño. Paso 3: Identificar los costes
Los costes comprenden la inversión que realizas para tener un producto terminado para la venta.
Hay muchos tipos de costes: fijos, variables, directos, indirectos, etc.
Y, en la medida que lo identifiques podrás minimizarlos, lo cual te permitirá:
- Fijar precios competitivos.
- Incrementar las ventas.
- Maximizar las ganancias en tu negocio.
¿Te gusta la idea?
Entonces, procura considerarlos todos por muy mínimos que sean y llevar un registro de los mismos.
¿Qué pasa?
Que a veces solo consideramos costes fijos o directos, es decir, aquellos que vemos en el producto que vendemos, como por ejemplo la materia prima.
Pero, dejamos de lado costes como el servicio eléctrico, el Internet, o la gasolina del auto que va a buscar la materia prima.
¿Lo ves?
Estos costes también debes sumarlos para conocer realmente las salidas de dinero que implica realizar tus actividades.
Y en ese sentido has de negociar todas las tarifas que puedas, empezando por la tarifas de electricidad para empresas, la cual según qué negocios puede ser astronómica, más aún en los últimos meses.
No te imaginas la cantidad de pequeños negocios que han fracasado porque, simplemente, no tenían ganancias debido a que el beneficio no eran nada por no haber cuidado unos gastos fijos astronómicos.
Paso 4: Llevar un registro DIARIO de gastos y ventas
No esperes el fin de mes para sacar cuenta de cuánto gastaste o vendiste, resulta ser muy difícil (esto aumenta el margen de error y se acumula trabajo).
Lo mejor es aplicar la política de “producto vendido, producto registrado en el sistema”.
Cómo administrar un negocio pequeño. Paso 5: Realizar una base de datos de clientes
Es cierto que este paso dependerá de la naturaleza de tu negocio.
Pero, un registro te ayudará a segmentar a tu clientela, saber si son clientes recurrentes o esporádicos, conocer sus preferencias, estudiar la tendencia del mercado, etc.
Por ejemplo:
Si te dedicas a las manualidades con tejidos, es probable que logres un círculo de clientes frecuentes, interesados en este tipo específico de piezas.
En este caso, es importante que lleves un registro de clientes para ofrecerles tus nuevas producciones, conocer la frecuencia con la que compran o indagar en el nivel de satisfacción.
Ahora…
Si tu negocio se trata de vender helados en un parque, pues probablemente la clientela sea muy variada.
Es decir, que su frecuencia puede cambiar según factores como la temporada, la oferta de la competencia, algún evento en particular, etc.
En este caso, es más complejo llevar un registro de clientes.
No obstante, en la medida de lo posible, tener una base de datos es una información muy valiosa para el futuro de cualquier negocio.
Paso 6: Hacer seguimiento de los colaboradores o trabajadores del negocio
Las personas que aportan su esfuerzo y conocimientos influyen mucho en el éxito o fracaso de un negocio.
Por eso, no debes descuidarlos.
En este paso, debes procurar:
- Primero, cumplir con las disposiciones legales en materia laboral.
- Segundo, observar su comportamiento y niveles de motivación.
- Tercero, escuchar sus sugerencias.
- Finalmente, medir su productividad y rendimiento, en función de las metas.
Este tipo de información te permitirá evaluar a tu personal y saber si hay que capacitar, llamar la atención, cambiar de posición e incluso despedir.
Cómo administrar un negocio pequeño. Paso 7: Comparar los resultados de cómo administrar un negocio pequeño
Lo más conveniente es tener puntos de referencia para ir comparando los resultados.
Para ello, te puedes valer de:
- Los planes, los objetivos y las metas que te has trazado.
- Las cifras que alcanzan otros negocios similares, en este caso puedes observar los indicadores del negocio más grande y destacado en tu área, asimismo, del más pequeño.
Y si al cumplirse un plazo de tiempo pre-establecido los resultados no van acorde con lo esperado, es hora de aplicar medidas correctivas y tomar decisiones ¡Algo debe estar mal!
Paso 8: Los bienes y obligaciones del negocio son del negocio
En este último paso quiero recalcar que para administrar de la mejor manera un pequeño negocio, es clave diferenciar lo personal de lo empresariales.
Un error que cometemos muchas veces es creer que el dinero, equipos, maquinaria, deudas, etc… del negocio son nuestro.
Trayendo como resultado una distorsión en el capital de trabajo, equipos desgastados, omisión de compromisos salariales, etc.
En resumen…
En este post pudiste aprender algunos consejos de cómo administrar un negocio pequeño.
Y, resumidamente se trata de:
No es todo ¡Hay más!
Considera este artículo un abre-boca, pues el tema de cómo administrar un pequeño negocio es extenso, y hay que trabajarlo por áreas.
¡Pero para comenzar es bueno que tomes en cuenta los 8 puntos que te compartimos!
Y, para cerrar, en la gestión de un negocio pequeño, parte crucial de la “Administración para Emprendedores”, la inversión inicial define su rumbo. Con prácticas sólidas se asegura un crecimiento estable y seguro.
Por ello, te invito a leer nuestro post: Administración para Emprendedores.
Muchas gracias por leernos.
Excelente gracias por la información
¡Muchas gracias por las palabras Freddy!
Me encantó la información, es fácil de entender y muy útil. Gracias
Gracias a ti Fátima
Gracias por compartir tus conocimientos y es muy útil para emprender un mego.
Muchas gracias Hegnexsio
Wooo thank you muy interesante todo buenas instruciones muy claras para Nuestra ayuda fue excelente esta valiosa information.
Hola Frances,
Gracias por tu comentario.
Saludos.
muchas gracias la verdad empece con una pequeña papaeleria y la verdad siento que no voy bien y mi socio es mi esposo pero los gastos y deudas son muchas como debo organizarme
Hola Omaira, le he respondido en otro comentario.
Saludos
Hola he empezado un pequeño negocio, ,pero a veces siento que no lo manejo como es,necesito de su ayuda y consejos porfavor
Hola Cleidys,
Con gusto te apoyamos, escríbenos al info@emprender-facil.com
Un abrazo!
Hola;
Gracias por esta valiosa información!
Hace más de 7 años con mi papá abrimos una pizzeria, gracias a Dios hay ventas. Pero nada de lo que leí hoy hacemos y me gustaria tener más orden, poder avanzar y crecer más!
Ojalá pueda empezar con todo.
Graciass!!!! Saludos !!
Hola Vanessa,
No te preocupes, paciencia y poco a poco. Sin prisa pero sin pausa. ¿Tienes ya una idea de cómo comenzar a organizar vuestra pizzeria?
Saludos
tengo una pequeña papaleria pero la verdad son muchos los gastos y deudas como debo organizarme mi esposo es mi socio
Hola Omaira,
La verdad es que en un comentario no puedo responderle. Podemos revisar su caso en una llamada. Si quiere puede escribirme a info@emprender-facil.com a ver qué podemos hacer. Y tranquila, todo tiene solución…
¡Muchas gracias a ti Guillermo por leernos!
Muy bien explicado, lo tomaré en cuenta para un negocio que voy a emprender.
Muchas gracias!, espero que le sea de mucha ayuda!
Una informacion genial. Me ayuda mucho como pequeño gran emprendedor. Dice un dicho. El negocio puede ser pequeño pero los sueños son muy grandes. Gracias por su valiosa informacion
El negocio es pequeño ahora, quizás algún día quien sabe 🙂 Al ataque!
gracias me eh quitado muchas dudas y mas por que hace 15 dias abri mi negocio pero no tenia esas cosas en cuenta solo me falta a preder a manejar excel para poder aprender a administrar mi negocio que mas a delante sera una empre
Hola Andrés. Puedes usar excel o nuestro software Platzilla
Ola buenas noches saludos cordiales gracias por leer mi mensaje yo tengo mi pequeño negocio vendo todo lo básico de una tienda, lavandería, vendo helados y mis costuras y al final del día no me salen las cuentas
Hola Charito,
Siento leer eso. No hay una fórmula secreta, pero le recomiendo que haga un análisis breve de dónde van los gastos, qué áreas eliminar y cuáles promover. Por ejemplo ya he visto otros negocios que por ejemplo son una tienda pero también BAR y les ha ido bien, pero se han quitado lo que no ha funcionado como productos de limpieza y otros servicios que tenían (una costurera)
Suerte!
Hola David, muchas gracias por la información. Me gustaría saber cual sería el porcentaje ideal que yo debería tomar como mi “sueldo” del total de ganancias de mi negocio?
Hola Federico,
No hay porcentaje “ideal” y depende de cada caso. Es usted quien ha de evaluar cuánto necesita el negocio en términos de capital circulante (dinero de funcionamiento) y cuánto necesita usted. Haga un balance entre su situación y por lo tanto su nómina y la inversión en el negocio. Una vez el negocio vaya “bien” páguese como debiera, no cometa el error de no pagarse nunca, pero tampoco de “secar” el negocio”
Un saludo
Muchas gracias por valiosa información, tengo 8 años con mi pequeño negocio y pensé que exajerava al apuntar cada gasto por mínimo que fuese, separar los gastos personales con los del negocio y apuntar producción que realizo día a día ya tengo mi punto de venta que tiene la información básica para seguir creciendo pero por el miedo a la modernidad no lo e podido instalar con esta información que acabo de leer me acaba de abrir otra oportunidad para subir otro escalón. También apunte otros puntos que no tenia encuenta como enfocarme también con el personal que tengo al rededor mio Gracias!!
Gracias a ti Marisol, mucha suerte y siempre avanzando! cualquier duda, estamos para apoyarle
Saludos
Buena, imformacion valiosia
Agradesco alos.dueños.de esto
Muchísimas gracias Ricardo y mucha fuerza con tu emprendimiento!
Mui interesante tus consejos
¡Muchas gracias Lidia!
Hola Saludos desde Perú quiero emprender en algún negocio como pasteleria pequeña y x favor si me puedes sugerir en algo bueno q tenga buen dia
Hola Ada, Sugerirte algo, no lo veo conveniente. Pero sí que veas este vídeo para que te des cuenta de varias cosas: https://www.youtube.com/watch?v=uuBDkghR3q8
Hola estoy apunto de emprender un pequeño negocio q promete un futuro muy bueno ..pero no se nada de administracion ..toda mi vida he trabajado x mi cuenta y pues me ha resultado xq son negocios muy pequeñoa .pero hoy en dia estoy emprendiendo en un negocio que estoy legalizando ..y me gusto su pagina y me gustaria un consejo al respecto ..mil gracias .
Hola Xiomara, No hay el consejo. No hay la píldora mágica. Hay referencias que te recomiendo que veas la lista de píldoras de gestión de nuestro canal (son videos cortos): https://www.youtube.com/watch?v=IQtRv2epj_M&list=PL8PL2AFBnNp1kqVnTXZYjk10FKU4YUDCz
Un saludo
Hola David,
Primero felicitarte por tu artículo, es estupendo. Me gustaría saber a ver si teneis algún curso online donde me pueda subscrivir y pueda comprar para de una vez poder aprender como llevar correctamente mi negocio paso a paso.
Muchas gracias
Hola Arri. En breve pondremos cursos gratuitos de gestión con correcciones profesionales para quien lo pida. De momento, tenemos nuestro canal de youtube: https://www.youtube.com/channel/UC55Ze-O0pUjHvY0SvJ9xL8g donde puede aprender muchísimas cosas. Suscríbase!
Gracias
hola , me sirvió mucho tus consejos para las empresas que tengo actualmente en chile, una panadería y distribuidora de productos alimenticios(harina,levadura,manteca,utensilios,etc). tienen ventas pero solamente falta tener mas orden y contar con los números mas claros (costos,gastos) para poder lograr crecer este año que es lo que mas me interesa (tener una buena base para luego construir), pero carezco de conocimiento en el area administrativo, podrias ayudarme con temas mas especificos acorde a mi realidad. gracias.
Hola Alexander,
Sí claro. Contáctame en info@emprender-facil.com
Saludos
Muy buenos consejos.
Muchas Gracias!
Excelente gracias x los consejos
¡Gracias a ti Fátima!
En lo personal me pareció un exelente tema y recomendaciones para poder hacer progresar mí pequeño negocio
Hola Hugo, muchas gracias. Saludos!
Gracias muy bien explicado lo tomaré en cuenta xq quiero emprender un negocito
Gracias a ti Soveyda, animo y manos a la obra para ese emprendimiento. Saludos!
Gracias, tendré en cuenta estos consejos, mi negocio tiene 10 años, estoy ubicada en un lugar estratégico de mi localidad, sin embargo no crece. Siento que no lo hago bien, recién voy a implementar un sistema informático… veré como voy. Por cierto te escribo desde Ecuador. Exitos
Hola Loly,
Muchas gracias por leernos.
Te comparto vídeo, de lo que debemos aplicar en cada una de las etapas de la empresa para seguir creciendo. Te ayudara a plantearte soluciones en el momento correcto. https://youtu.be/0gOAmBIj60I
¡Te deseo mucho éxito en tu negocio!
Un abrazo desde España.
Muy interesante…..GRACIAS
Hola Nevel,
Gracias a ti por la lectura.
Saludos.
hola david soy de mexico estado de sinaloa me encanto como explicas todo tedire que apenas voy ha poner mi negocio y me pondre asegir tus buenos comentarios
Hola David,
Gracias por tu lectura.
¡Enhorabuena! te comparto estos consejos de ¿Cómo empezar a emprender? inicies de manera correcta tu emprendimiento. Una metodología de la matriz estrella con la que evalúas de forma correcta y a fondo tu idea de negocio
https://tinyurl.com/yav5gvf8
https://tinyurl.com/yb9opydy
Échales un vistazo y me comentas que piensas.
¡Éxito en con tu emprendimiento!
Saludos,
hola!! muchas gracias por la información, estamos mirando de abrir nuestro pequeño negocio q queremos q sea familiar, un taller de motos, mi marido el mecánico y yo su administradora de todo. haber si me puedes aconsejar con algo mas. te lo agradecería. mil gracias!!
Hola Paula,
Muchas gracias por tu lectura.
Te compartiré unos vídeos que será interesante que veas y después me comentas que piensas o dudas que tengas.
Consejos para ¿Cómo comenzar a emprender?
Evaluación de la idea de negocio
¿Cómo diseñar tu modelo de negocio?
¡Éxito con tu emprendimiento!
Saludos.
Hola muchas gracias por la informacion qusiera un consejo tuyo tengo un pequeño negocio de venta de bolsas e incienso y a veces se ve el dinero a veces no..es muy relativo quiciera un concejo de como lo podtia manejar..gracias
Hola Loida!
Muchas gracias por tu lectura.
Te recomiendo que pruebes de forma gratuita https://app.platzilla.com/ o si gusta de manera tradicional, puedes llevar un detalle de tus ingresos, gastos, inventario, ventas en excel. Es importante que este control lo realices diario y de forma inmediata. De esta manera te darás cuenta en que cosas estas malgastando o cuál es la fuga de dinero que tienes.
Te comparto un vídeo que te indica cuáles son las estrategias para llevar un control y seguimiento de tu emprendimiento. https://cutt.ly/2vdGu1L
¡Éxito en tu emprendimiento!
Saludos.
Buenas noches escribo dese Venezuela. Gracias por la información. Hace 7 meses inicie6un negocio en casa pero a veces el dinero no me rinde y siento que estoy fallando en algo. Aquí los alimentos aumentan a diario por el precio del dólar y si quisiera alguna orientacion gracias.
Hola Wilmery. Cuántame, ¿en qué te puedo ayudar?
Gracias por leernos
Muchas gracias por la información, es cierto, hay que registrar todo, cuando inicié mi negocio no lo hice y fue fatal, tuve que reinvertir tocando dinero de mi bolsillo y eso no esta bien, a partir de ahí, empecé a anotar cada venta y cada entrada nueva de mercancía, Excel en efecto es lo mejor para hacer estas cosas mes por mes y llevar un control de tu negocio de manera óptima y eficiente.
Son cosas que a casi todo emprendedor pasa, es normal, con la práctica se va mejorando, pero si estás empezando con tu negocio, es mejor que prestes atención a este artículo y desde tu primera venta lo anotes y no esperes a equivocarte, mientras menos tropiezos se puedan tener, pues mejor, en el camino se van aprendiendo muchas cosas, ser comerciante no es fácil, pero es un trabajo bien bonito y que al final del día de verdad que deja mucha alegría y satisfacciones.
Un abrazo.
Hola Mariano,
Sí en un emprendimiento hay que registrarlo todo o se va de las manos. Nosotros recomendamos Platzilla para ello aunque hay muchos en el mercado. Muchas gracias por tu comentario
Saludos
Buen dia. Yo tengo mi negocio una botica ya cumpliremos 3 años pero mis ganancias son pocas, todo las ventas del mes prácticamente me alcanzan para comprar todo los medicamentos que se acaban durante el mes, pago de personal alquiler entre otros y las ganancias son muy pocas en que puedo estar fallando. Por favor un consejo. Gracias
Hola Mirian,
Me temo que no hay una solución mágica. Por un lado hay que eliminar costes extras, ver cómo llegan los clientes, qué marketing se tiene, cómo son los productos, su precio, la competencia y por supuesto el nivel de servicio.
Muy buena esta información
Muchas gracias por leernos
Mui util tu informacion
¡Muchas gracias por leernos!
Muy hutil tu informacion
¡Muchas gracias Lidia!
Un artículo muy bueno que resume bien la herramientas basicas para hacer prosperar un negocio.
Muchas o todas estaban siendo tomadas en cuenta para mi negocio, mi problema solo es el siguiente: Como realizar un eficiente registro de inventario en tiempo real cuando se tienen muchas salidas de productos simultaneamente.
Hola Edgar,
Hay muchas herramientas para ello. Nosotros tenemos la nuestra propia que ya hemos implementado en varias empresas. Se llama platzilla y puedes consultarla en https://app.platzilla.com
Saludos
Hola David, quisiera agracerte, tus artículos son muy buenos estoy queriendo emprender y me ayuda mucho tus explicaciones, te busque en Twitter y no hay movimiento desde hace 2 años, quisiera contactarte para poder hacerte una pequeña entrevista, espero te encuentres bien, saludos de Peru
Hola Gerson, claro, cuando gustes. Puedes escribirme a dpolo@timemanagement.es
Muchas gracias
Hola, David
Tengo en mente emprender un pequeño negocio relacionado con partes para vehiculos, concretamente la linea de mangueras, racores, servicio de grafado y algunas otras cosas, encontrè su blogs y la verdad que lo tomarè como base para organizarme. Muchas Gracias.
JOSE URBINA
Gracias a ti Jose, cualquier cosa que necesites estamos a tu disposición